Fem måter å forbedre styrearbeidet på

For å unngå disse fallgruvene er det svært viktig at dere tar tak i forskjellige aspekter, fra kombinasjonen av kompetanse til kulturen og prosessene som brukes. I denne artikkelen skal vi se nærmere på fem viktige strategier for å gjøre styret mer effektivt.

1. Sørg for riktig sammensetning av personer og kompetanse

Grunnlaget for effektivt styre er personer som er tilpasningsdyktige, motstandsdyktige, strategiske, og som er flinke til å samarbeide. I stadig større grad betyr dette at man må ha fokus på mangfold.  Forskning fra Financial Reporting Council i Storbritannia viser at mangfold får direkte konsekvenser for styrets resultater, og for selskapene de leder. Fordelene inkluderer bedre økonomiske resultater, bedre samarbeid i styrerommet samt større mulighet til å bli enige om viktige saker.

Som et første skritt må du se gjennom sammensetningen av styret ditt for å sikre at det preges av både mangfold og eksperter. Et homogent styre kan føre til flokkmentalitet og begrensede perspektiver. Ved å rekruttere personer med ulik bakgrunn og erfaring kan man få ny innsikt, ta bedre beslutninger og forbedre evnen til å løse problemer.

På samme måte er det viktig å ha en godt balansert kombinasjon av ferdigheter, inkludert økonomisk kompetanse, juridisk kunnskap, bransjespesifikk innsikt samt ledererfaring. I dag bør kombinasjonen også inkludere digitale spesialister og eksperter på sikkerhet – personer som kan vurdere mulighetene og risikoene som er knyttet til nye teknologier som forvandler bedrifter.

Handling: Vurder regelmessig styrets ferdigheter og kompetanser for å finne forbedringsområder, og rekrutter nye styremedlemmer ved behov. 

2. Sørg for riktig kultur for å fremme mønsterpraksis

Kulturen er utgangspunktet for at styret skal lykkes.  Og en positiv kultur starter med de riktige forberedelsene før møter. Dette inkluderer å definere tydelige agendaer og levere materiell i god tid. Styremedlemmene må være villige til å gå grundig gjennom alt materiell og alle punkter på agendaen for å forbedre diskusjoner og beslutningstaking. De må også være villige til å lytte, være åpne for endringer samt være forberedt på å utfordre de vante måtene å tenke på.

For å styrke denne tankegangen må det defineres vedtekter med tydelige forventninger, slik at hvert styremedlem kan evalueres. Vedtektene skal gjennomgås og fornyes når organisasjonen og utfordringene endres. 

Onboarding og opplæring av både nye og eksisterende styremedlemmer er også helt avgjørende. Nye medlemmer må forstå organisasjonens mål, historie og utfordringer. Alle må være klar over rollene sine, ansvaret sitt samt kulturen som definerer hvordan det forventes at de skal jobbe. 

Handling: Invester i orientering og løpende opplæring, slik at alle forstår kulturen og verdiene.

3. Bruk riktig informasjon til å håndtere risikoer og forbedre problemløsingen

Data er alfa og omega ved transformasjon av bedrifter, siden de hjelper ledere på alle nivåer i organisasjonen med å finne nye måter å rette seg mot kunder, strømlinjeforme prosesser og redusere kostnader på. Datadrevet innsikt blir også i stadig større grad nøkkelen for styrer som ønsker en bedre forståelse av utfordringene og risikoene de må håndtere.

EYs Global Board Risk Survey viser at det er mye større sannsynlighet for at organisasjoner som håndterer risikoer på en god måte, også bruker data og teknologi på en effektiv måte. Men bildet er ikke likt for alle. EYs undersøkelse viser også at mindre enn 20 prosent av styrer sier at organisasjonen «bruker data og teknologi på en effektiv måte» eller «leverer innsiktsbaserte rapporter til styret til riktig tid».

Styrer som ønsker å arbeide mer effektivt, må ta tak i dette problemet. Først må de sørge for at tilgang til riktige data er en prioritert del av styrets agenda, og deretter må de oppfordre til investeringer i systemene og prosessene som sørger for at de får den innsikten de trenger for å avdekke og løse problemer.  

Men det er ikke bare organisasjonens ansvar å sørge for informasjon. Styremedlemmene må også ta initiativ til å gjennomføre undersøkelser og kontakte eksterne kilder for å få relevante data og informasjon. Denne proaktive tilnærmingen til innhenting av informasjon fører til bedre diskusjoner og beslutninger i styremøter.

Handling: Oppfordre virksomheten og styret til å prioritere tilgang på riktige data.

4. Strømlinjeforme og sikre prosesser for styrearbeidet

Med tanke på tidsbegrensningen som mange styremedlemmer opplever, er effektivitet nøkkelen til et godt styre. Ved å effektivisere prosessene for styrearbeidet kan man spare både tid og ressurser, samtidig som man sikrer at hver rolle i styret kan arbeide på en så proaktiv måte som mulig. Den mest effektive måten å gjøre dette på er å bruke en god, digital styreportal. Disse plattformene gir enkel og sentralisert tilgang til både nye og arkiverte dokumenter, strømlinjeformet kommunikasjon, raskere beslutninger samt forbedret samarbeid mellom styremedlemmer. 

De forbedrer også både sikkerhet og compliance, beskytter styrets kommunikasjon på portalen samt begrenser tilgang til konfidensielle dokumenter. 

Det er imidlertid viktig å huske at styreportaler tilbyr forskjellige nivåer av funksjonalitet og ytelse. For at du skal kunne være sikker på at styreportalen er så effektiv og produktiv som mulig, må du se gjennom hva styreportalen dere bruker i dag, tilbyr sammenlignet med konkurrentene i markedet. 

Her er de viktigste tingene du bør vurdere: 

• Utvalget av funksjoner. 
• Apper og muligheten for å jobbe frakoblet, slik at dere alltid har tilgang.
• Hvor effektive sikkerhetstiltakene og påloggingen er.
• Tjenesteavtaler for brukerstøtte.
• Leverandørens omdømme og kundehistorikk.
• Utviklingsplaner og hvor regelmessig løsningen oppdateres.

Ved å bruke en avansert, digital portal kan du redusere den administrative belastningen av styret, slik at medlemmene kan fokusere mer på strategiske diskusjoner og beslutninger.

Handling: Gå gjennom styreportalens muligheter ved hjelp av vår guide for kjøp av styreportal

5. Evaluer styret regelmessig

Det viktigste tiltaket for å hjelpe organisasjoner med å kontinuerlig forbedre styrets effektivitet er en årlig evaluering av styret. Dette er en egenevaluering som gjør det enklere for organisasjoner å måle styrets effektivitet, muligheter og potensial.

Evalueringer av styret fremmer en kultur som preges av tilbakemeldinger, åpenhet og ansvarlighet. De gir også styremedlemmene muligheten til å reflektere over sine individuelle og kollektive bidrag samt finne forbedringsområder.

Se på evalueringen som en overordnet og strategisk gap-analyse som enkelt kan gjennomføres ved hjelp av et digitalt verktøy, for eksempel Admincontrol Board Evaluation. Styreevalueringer gir verdifull innsikt i styrets evne til å løse problemer på en effektiv måte, oppfylle kompetansekrav, levere strategier av god kvalitet, definere mål, sikre effektiv ledelse samt rapportere på en effektiv måte og i samsvar med regelverket. 

Bruk denne innsikten til å bygge bevissthet om mønsterpraksis, forstå styret og ledelsens forventninger samt planlegge konkrete tiltak for å gjøre styret mer effektivt. Evalueringsprosessen er avgjørende for å skape en kultur som preges av tilbakemeldinger, slik at styrer og deres medlemmer kan styre på best mulig måte. Valgkomiteer kan også bruke resultatene av evalueringene til å finne ut om de må rekruttere nye styremedlemmer for å tette kompetansegap. 

Styreevalueringer fører til konkret innsikt for å veilede styrets utvikling og øke de generelle resultatene på flere nivåer.

Handling: Les vår ultimate guide til styreevaluering

Konklusjon

Å gjøre styret mer effektivt består av mange tiltak. Det kreves en komplett tilnærming som inkluderer å rekruttere de riktige personene med de riktige ferdighetene, fremme en positiv styrekultur, sikre tilgang til den riktige informasjonen, strømlinjeforme prosesser samt gjennomføre regelmessige evalueringer. Ved å ta tak i disse nøkkelområdene kan styret fremme mønsterpraksis, ta beslutninger raskere samt løse problemer på en mer effektiv måte.