Slik kan du overbevise styret ditt om å bytte plattform

Du kjenner til sammenhengen mellom effektiv datatilgang og lønnsomhet, så valg av styreplattform er en personlig prioritet. Og når en eksisterende plattform eller prosess ikke lenger fungerer, vet du at dere bør anskaffe et mer effektivt alternativ så raskt som mulig.

Men hvordan får du med deg resten av styret på en slik endring?

Din ti-trinnsplan til suksess

Det er ikke alltid enkelt å argumentere overbevisende for en endring, selv ikke om styret ditt har et ønske om endring. Å forberede en solid sak er en ti-trinnsprosess.

1. Behovsvurdering og gap-analyse

Den eneste grunnen til at du vurderer en ny styreplattform er sannsynligvis fordi det har oppstått problemer med den eksisterende programvaren og prosessene. Det kan hende dere fortsatt bruker manuelle prosesser og regneark, noe som understreker utfordringene og ineffektiviteten du opplever. Men for å kunne utarbeide en overbevisende sak for å bytte plattform må du identifisere nøyaktig hva en ny plattform må kunne tilby – samt hvordan dagens system ikke oppfyller disse kravene.

Husk å samle inn styrets behov. Alle har sine egne prioriteringer og ideer om hva et nytt system må kunne tilby. Ved å vurdere alle behov blir det enklere å velge et verktøy som passer for alle. Og jo flere behov en plattform oppfyller, desto enklere blir det å overbevise interessenter om å støtte forslaget ditt.

Når du kvantifiserer gapet mellom behovene og det dere faktisk har, blir det enklere å forstå hvor potensielle forbedringer kan oppnås. Denne analysen blir også en fasit for hva en potensielt ny løsning må kunne tilby.

2. Strategisk tilpasning

Det er bare fornuftig å gjennomføre endringer når de er i tråd med strategien. Derfor må endring av styreplattform være i tråd med selskapets overordnede mål for å kunne tilføre reell verdi.

De fleste organisasjoner har brede mål –forbedre effektiviteten, redusere risikoer, forbedre sikkerheten, gjøre det enklere å dele data, kunne ta smartere beslutninger og så videre. Men argumentet ditt må vise hvordan et bytte av plattform også kan bidra til å utvikle organisasjonen. Og hvis du kan gjøre det basert på konkrete mål, blir argumentene dine mye bedre.

Det lønner seg å huske at alle interessenter har sine egne sekundære strategiske mål. Når du sikrer at den foreslåtte nye plattformen kan oppfylle disse målene også, får du et godt argument for saken din.

3. Verdiforslag

For mange interessenter er dette det viktigste argumentet. Hvilken verdi vil endringen medføre? Og kanskje enda viktigere – hvilken verdi får de personlig av endringen? Ved å utvikle et verdiforslag kan du kvantifisere nøyaktig hvor stor fordel du forventer at den nye plattformen fører til.

For evidensfokuserte interessenter må forslaget inkludere nøyaktige estimater knyttet til ny effektivitet. Det kan hende du må samarbeide med leverandører for å kvantifisere følgende:

• Tidsbesparelser
• Reduserte ressursbehov
• Besparelser søm følge av risikoreduksjon og forbedret compliance

4. Engasjement fra interessenter

Når du engasjerer interessentene tidlig i planleggingsprosessen, oppnår du flere fordeler – for både deg og kollegene dine. Du har allerede startet denne prosessen i fasen for behovsanalyse, men du må videreføre engasjementet for å sikre at andre parter beholder motivasjonen og interessen for å gjennomføre prosjektet.

Regelmessig engasjement sørger for at prosjektet ikke sporer av eller leverer ROI som ikke er optimal, når behovene endres. Det bidrar også til å fremme delt eierskap når styremedlemmene samarbeider for å nå de strategiske målene i prosjektet – og resten av virksomheten.

5. Risikovurdering og risikobegrensning

Ingen endringer er helt uten risiko, uansett hva leverandøren lover. Når du utarbeider en troverdig plan, må du erkjenne den potensielle risikoen, og du må også kvantifisere konsekvensene hvis noe går galt.

Ved å konkretisere risikoene tidlig får du også muligheten til å identifisere hvordan de kan begrenses. Det viser at planen er gjennomtenkt, slik at overgangen blir enklere hvis prosjektet gjennomføres. Ved å kvantifisere risikoer og kostnadene i forbindelse med overgangen blir det også enklere å gjennomføre det neste trinnet av suksessplanen – beregne ROI.

6. ROI-analyse

For maksimal effekt bør du beregne en økonomisk verdi for hver nye besparelse som den nye plattformen tilbyr. Det kan hende at den første investeringen er høy, så derfor må du sørge for at forslaget ditt tar hensyn til langsiktig verdiskaping, slik at du kan vise når det forventes avkastning på investeringen – samt hvor stor avkastningen realistisk kan bli.

Hvis det er minimal forventet avkastning på investeringen, må du finne ut hvordan du kan forsvare endringen og/eller utgiftene. Til syvende og sist vil avkastningen være den avgjørende faktoren for om prosjektet blir gjennomført. Hvis du ikke kan argumentere for økonomien, må du tenke gjennom hvorfor du vil gjennomføre endringen på nytt. Dette trinnet av planen er kritisk.

7. Demonstrasjon

Å vise interessenter hva den potensielt nye plattformen kan gjøre, er mye bedre enn å bare fortelle dem hva den gjør. Når interessenter kan se den nye styreplattformen i bruk, blir det enklere for dem å forstå hva de kan oppnå (og hvordan det nye verktøyet kommer til å forenkle rollene deres).

Samarbeid med potensielle leverandører for å tilpasse demonstrasjonen, slik at den viser følgende:

• Hvordan plattformen er i tråd med de strategiske behovene dine.
• Hvordan den nye programvaren oppfyller behovene som interessentene har oppgitt.
• Hvordan systemet tetter hullene i dagens prosesser. 
• Hvordan data sikres mot tap eller tyveri.

Det er ekstremt viktig at demonstrasjoner tilpasses for hver gruppe av interessenter, slik at de ser at deres behov oppfylles (eller ikke oppfylles) av alternative plattformer.

8. Leverandørvalg og ekspertise

Å bytte styreplattform handler om mer enn å bare bytte ut en app. En ny plattform kan ha alle funksjonene dere, trenger, men hva med selskapet som står bak den?

Når du vurderer leverandører, må du huske å ta en titt på historikken og erfaringen deres. Du trenger en partner som har en organisasjon som forstår styrets ulike funksjoner samt hvordan behovene deres kan oppfylles ved hjelp av programvare. Ideelt sett har denne partneren hundrevis eller tusenvis av kunder som allerede bruker programvaren for å arbeide på en effektiv måte, og som gjerne anbefaler produktet til potensielle kunder som dere.

For Admincontrol taler tallene våre for seg selv: 130 000 aktive brukere, 7000 aktive styreportaler, og 97 % av kundene fornyer løsningen hvert år. 

Og i tillegg har vi en omfattende liste over funksjoner som lar deg gjøre følgende:

• Samarbeide i ett eller flere styrer.
• Støtter bedre styringsprosesser.
• Tilrettelegger for mer effektiv beslutningstaking.
• Skalerbar etter dine behov i alle vekststadier. 
• Vanntett sikkerhet for å beskytte sensitive data. 

9. Pilotfasen

Når en ny plattform er valgt, er det lurt å gjennomføre et pilotprosjekt (også kalt en proof-of-concept-utrulling) for å vurdere om plattformen:

• oppfyller løftene og lever opp til forventningene
• fungerer som den skal i et reelt miljø
• fører til uforutsette problemer eller risikoer
• fører til forventede besparelser og forbedringer

Pilotprosjektet kan kjøres parallelt med eksisterende prosesser for å sikre at den er egnet til formålet før overgangen gjennomføres. Pilotprosjektet gjør det også enklere for IT-avdelingen og andre interessenter å planlegge en gradvis overgang for å minimere avbrudd og maksimere bruken.

10. Kommunikasjonsplan

Med en trinnvis utrulling kan det ta flere måneder å gjennomføre prosjektet. Ved å utarbeide en kommunikasjonsplan på forhånd får du en dokumentert måte å holde interessenter oppdatert på. Planen bør inneholde oppdateringer til alle ansatte eller tredjeparter som påvirkes direkte eller indirekte av endringen. Det gjør det enklere å sikre «buy-in» for prosjektet og de tilhørende målene.

Konklusjon

Å gå over til en ny styreplattform eller velge virksomhetens første styrefokuserte programvareløsning medfører betydelig forbedringspotensial samt målbare fordeler. Økt effektivitet i alle deler av styrearbeidet vil føre til synergier for organisasjonens lønnsomhet.

Og med den riktige styreplattformen er det mye mer sannsynlig at styremedlemmene kommer til å ta i bruk den nødvendige endringen. De kan bruke de forbedrede styringsfunksjonene til å modellere endringer som kan replikeres og akselereres i hele virksomheten.