Hva er en styreportal? Den fullstendige veiledningen

Styreportalens rolle i styremøter

Styreportaler er laget for å fjerne flaskehalser og overflødige faktorer fra styremøteprosessen, samtidig som de legger til et ekstra sikkerhetslag. Denne løsningen effektiviserer de tre fasene av et styremøte – før møtet, under møtet og etter møtet.

Før styremøtet

Et styremøte starter med utarbeidelse av møtereferat. Personer som er fraværende kan bruke referatet til å forstå hva som ble diskutert, hvilke beslutninger som ble tatt, og hvis det var konflikter, hvilke avtaler som ble inngått. Når de er utarbeidet riktig, er referater en hjelp til å hindre endringer i siste liten, og fungerer som autentiske og offisielle registreringer av møtedeltakernes synspunkter og meninger.

Styreportalen fungerer som et knutepunkt for all styrerelatert dokumentasjon før møter. Styresekretæren kan organisere informasjon, laste opp referater, sjekke tilgjengeligheten til styremedlemmer og oppdatere informasjon på en dynamisk måte før ting settes i gang.

Når datoen for møtet nærmer seg, opprettes agendaen, styremedlemmer blir invitert, og styreprotokollen blir publisert – alt med hjelp fra styreportalen, takket være de innebygde verktøyene for kommunikasjon og dokumenthåndtering.

Styremedlemmer mottar styreprotokollen og begynner å gjennomgå den. I tillegg til å kommentere og dele notater, kan de gå gjennom tidligere møtemateriell, se på dokumenter og chatte med hverandre, alt i en sikker styreportal.

Under styremøtet

Det bør ikke være noen overraskelser eller endringer i siste liten når styremedlemmer ankommer styremøtet. Det er enkelt å holde møtet på sporet med navigering mellom seksjoner med ett enkelt trykk. En god styreportalapplikasjon lar styremedlemmer stemme, signere dokumenter, tildele oppgaver, sette tidsfrister og sjekke spørsmål etter hvert som de dukker opp.

Etter møtet

Et varsel gir styremedlemmer beskjed om når oppgaver må være ferdige, inkludert e-signaturer, avstemning over utestående spørsmål og svar på undersøkelser. Overholdelse av regler sikres ved å spore alle handlinger, fremmøterapporter og opplastinger.

En god styreportalløsning må kombinere denne arbeidsflyten med strenge sikkerhetstiltak og la styret og ledelsen jobbe effektivt. Dette er hva du bør forvente fra en pålitelig styreportalprogramvare:

En avgjørende funksjon: å legge til rette for godkjenning av styreprotokoller

Et produktivt og effektivt styre er avhengig av å opprette og godkjenne møteprotokollen, som er den juridiske og offisielle dokumentasjonen av styremøter. En nøyaktig og omfattende dokumentasjon av hvert møte må føres inn i disse referatene. Registrering og godkjenning av referater kan forbedre effektiviteten, akselerere beslutningstaking og hindre feilkommunikasjon.

Styresekretærene har strenge rutiner for opprettelse av referater, der de hører på møtet og nøyaktig registrerer hva som blir sagt og av hvem. Følgende skal inkluderes i møteprotokollen:

• Hva som ble bestemt
• Hva som ble oppnådd
• Hva som ble avtalt

Inntil møteprotokollene er godkjent, anses de ikke som offisielle referater fra et møte. Godkjenning er et avgjørende skritt som ikke kan overses. Sekretærens godkjente versjon av protokollen regnes som den offisielle dokumentasjonen av møtet. 

Opprettelse og godkjennelse av møteprotokoll er en essensiell del av styreledelse. Opprettelse, distribusjon og godkjenning av møteprotokoll kan forenkles med en styreportal og integrert møteprotokollprogramvare. Ved å opprette tydelige gjøremål, kan styrer opprette en møteprotokoll og samarbeide om utkast. Ved å bruke e-signaturer kan styresekretæren dele og godkjenne en møteprotokoll på en trygg måte så snart den er ferdig.

Hva er agendaer?

Under styremøter kan en agenda være et tidsbesparende verktøy. Den bidrar til å sikre velorganiserte og effektive møter, og effektiviserer godkjennelser av vanlige møteelementer. 

I en agenda blir dagligdagse møteelementer gruppert i ett emne til diskusjon. Dette gjør at ett forslag i stedet for flere forslag kan registreres for de grupperte elementene.

En styreportal kan gjøre det mulig for deltakerne å på forhånd få tilgang til all dokumentasjon tilknyttet punktene på agendaen, slik at de har nødvendig informasjon til å kunne stemme over alle de grupperte elementene. Før møtet bør gruppemedlemmene gjennomgå dokumentasjonen, slik at de vet hvilke problemer som skal diskuteres.

Deltakerne i møtet må ha muligheten til å stille spørsmål i tilknytning til avstemningen før den avholdes. Alle deltakere bør kunne se spørsmålene og svarene. 

Under diskusjonen av et punkt på agendaen, kan enkle spørsmål, avklaringer eller korte samtaler tillates. For å gå gjennom agendaen på en effektiv måte, er det avgjørende å ikke fjerne agendapunkter helt for å svare på et enkelt spørsmål. 

Agendaen for et slikt samtykke inkluderes i styremøtets agenda på dagen for møtet. Ved starten av møtet spør styrelederen deltakerne om noen ønsker å diskutere agendapunkter som ikke er oppført på agendaen. 

Administrering av agenda kan best gjøres i styreportalprogramvaren. Dette kan hjelpe deg med å effektivt administrere dokumentasjon og automatisere prosessen for å lage en møtepakke og gjennomgå innhold som en del av møteprotokollhåndteringen.

Viktige funksjoner du skal kunne forvente å finne i en god styreportal

I styreportaler er to sett med verktøy tilgjengelige: ett for styremedlemmene og ett for administrativt personell. En styreportal bør dekke både administratorers og styremedlemmers behov gjennom hele styremøtets livssyklus.

Styreportalbrukere: selskapssekretærer og styreadministratorer

Det er som regel styresekretæren som blir utnevnt til å administrere en styreportal. Noen ganger kan disse være juridiske rådgivere og toppledere. Styreportalen lar dem:

• opprette møter
• samle og distribuere digitale styrepakker
• be om elektroniske signaturer
• laste opp eller oppdatere dokumenter
• sende varsler
• administrere portalbrukere og arbeidsområder
• gi tillatelser til dokumenttilgang og systemprivilegier

Styreportalbrukere: Styremedlemmer, administrerende direktører og toppledere

Styret bruker en styreportal til å motta møteinvitasjoner, møteagendaer, digitale styrepakker og andre relevante dokumenter. Brukere kan dele, gjennomgå, endre og kommentere dette materiellet.

Styremedlemmer kan i tillegg signere styredokumenter på en sikker og offisiell måte ved å bruke digitale signaturer. En papirløs styreportal fjerner behovet for å skrive ut, distribuere og lagre papirkopier.

Styreportaler for rapportforfattere

Når vi snakker om utskrifter av styrekommunikasjon, har en gruppe deltakere i styremøteprosessen mest nytte av en styreportal. Rapportforfattere vil umiddelbart merke at innboksene deres ikke blir så belastet, og at sikkerhetsrisikoen ved å inkludere sensitive vedlegg i e-poster reduseres. 

En styreportal vil håndtere orienteringer, oppgavefrister og versjonskontroll, sømløst og med alt på ett sted. Tilbakemeldinger om rapporter mellom rapportforfattere og selskapssekretæren blir enklere, mens rapportforfatterne får tilgang til maler basert på beste praksis, veiledning og opplæring for mer effektive rapporter. 

En god styreportal vil fjerne behovet for hundrevis av usikre e-postkommunikasjoner, samtidig som den fungerer som en plattform for å drive kontinuerlig forbedring av styrerapporter.

Fordeler ved papirløs styremøteprogramvare 

En effektiv styreportal kan i betydelig grad hjelpe selskapet, fra reduksjon av materialkostnader til forbedring av bedriftsstyring.

Kostnadsbesparelser

Selskap kan spare papir, portokostnader og ressurstimer ved å kjøre virtuelle møter, siden det er så enkelt å opprette og distribuere digitale styrepakker. Tiden det tar å opprette et møte kan reduseres fra timer til minutter. Endring av filer og dokumenter kan gjøres umiddelbart, slik at styremedlemmer alltid har den mest oppdaterte informasjonen.

En praktisk løsning

Gode styreportaler er tilgjengelige når som helst og fra hvor som helst, gjennom et mobil- eller skrivebordsbasert program som gir styremedlemmer fleksibilitet til å logge inn fra hvor som helst og fra en hvilken som helst enhet. Ved å bruke styreportalen kan administratorer og styremedlemmer jobbe frakoblet, for eksempel under reiser eller nedetider, og alt vil bli synkronisert så snart de er tilbake på nett. Du sparer dermed penger på transport som kan brukes til andre formål.

Raskere møteforberedelse

Styremedlemmer kan få tilgang til oppdatert materiell til rett tid, slik at de kan forberede seg før møter, administrere oppgaver og samarbeide på et sentralt sted. Informasjonen kan også nås uten å lete gjennom fysiske styrepakker eller e-postmeldinger. Dette sparer tid ved å tilby «én kilde til sannhet» på kun én plattform.

Økt produktivitet

Å bruke en styreportal frigjør brukernes tid til viktigere oppgaver, slik at de kan bli mer produktive. Med styreportalprogramvaren kan dere ta beslutninger med nødvendig nøyaktighet. Du kan finne all informasjonen du trenger ved å bruke søkefunksjonen i dokumentene. Denne funksjonen eliminerer også bryderiet med å fysisk se gjennom flere dokumenter for å finne alle nødvendige detaljer. 

Bedre styring

Gjennom sømløst samarbeid om styreinformasjon og -dokumenter kan styremedlemmer maksimere sin produktivitet og bruke tiden sin best mulig. De oppgaverelaterte funksjonene gir brukere muligheten til å spore og håndtere nødvendige gjøremål. Fra et makroperspektiv kan dette forbedre styremøteopplevelsen og øke engasjementsnivået i styrer, to avgjørende grunnpilarer for effektiv styring.

God sikkerhet og adgangskontroll

En god styreprogramvare gir også et ekstra lag av sikkerhet. Styredokumenter er sensitive, og derfor må plattformer bruke sikkerhetstillatelser og datakryptering for å sikre en solid beskyttelse av data. Organisasjoner kan være trygge på at globale personvern- og sikkerhetsstandarder blir overholdt av en svært sikker styreportal, slik at ressursene kan konsentreres om andre ting.

En styreportal vil gjøre det mulig for organisasjoner og styrer å sikre selskapsdata samtidig som de holder systemet under full kontroll. For å gjøre aktiviteter og revisjoner på en gjennomsiktig måte, har styreportalen kontroller av tillatelser og genererer revisjonsspor for å gi styremedlemmer tilgang.

De beste styreportalene tilbyr:

• kryptering for inaktive data og data som overføres
• mulighet til å kontrollere autentiserings- og tilgangsrettigheter på detaljert nivå, inkludert tofaktorautentisering og BankID
• beskyttelse mot manglende enheter med ekstern tømming
• et revisjonsspor som viser all aktivitet
• sikkerhetsrevisjoner og penetrasjonstester utført av tredjeparter, som ISO 27001
• en robust plan for forretningskontinuitet og krisegjenoppretting som garanterer oppetid

Papirløse styremøter

Papirmapper er tunge, kostbare å sende i posten og lite miljøvennlige. Styremedlemmene dine kan heller ikke finne informasjon så raskt som i digitale dokumenter. Når du innfører en papirløs løsning, reduseres ikke bare karbonavtrykket, men administrasjonen av dokumenter forbedres også. 

Spørsmål å stille en styreportalleverandør

Aller først må du sette deg inn i den gjeldende løsningen for styreprotokoller og finne problemområdene. Dette steget hjelper deg med å identifisere helt nødvendige elementer i den nye styreportalen din. Husk at styremedlemmene dine kanskje ikke er tekniske eksperter, og derfor bør den perfekte portalen ha praktiske og enkle funksjoner. 

Hvis du finner flere styreportaler som alle ser ut til å dekke behovene dine, hvordan kan du vite hvilken av dem som er best? Det anbefales at du forbereder en liste med spørsmål du kan stille deg selv under letingen etter en styreportal.

• Hvor sikker er styreportalen? Uansett hvilken teknologi styret bruker, er sikkerhet en viktig faktor. For å sikre at styreportalen din er trygg, må du sjekke at den inneholder de nyeste sikkerhetsmekanismene som overholder kravene der du befinner deg. 
• Er den nye programvaren lett å implementere? Får du veiledning om bruken av leverandøren? Du kan kanskje navigere i den nye plattformen din ved hjelp av støttende artikler og annet opplæringsmateriell de har tilgjengelig. 
• Hvor raskt får du svar fra kundeservicefunksjonen deres? I tillegg til innledende opplæring, bør du finne ut om leverandøren din tilbyr lokalisert døgnåpen kundeservice for å hjelpe deg med eventuelle problemer. 

Noen siste betraktninger 

Uavhengig av bransje og organisasjonstørrelse, er styrer avhengige av de samme suksessfaktorene, som inkluderer god styring, etterlevelse av regler, ansvarlighet overfor interessenter og teknologisk innovasjon. Ikke bare gjør styreportaler styremøter mer effektive, men også mer virkningsfulle. 

Admincontrol er spesielt laget for moderne ledere, og gjør det mulig for dem å gjøre sine styrerelaterte oppgaver raskere, ta bedre beslutninger og spare tid både i og utenfor styrerommet.

For å se hvordan en styreportalplattform fungerer i praksis, be om en demo her.

For å få vite mer om hvordan du effektiviserer styret og ledergruppen, kan du laste ned Den ultimate veiledningen til moderne styreeffektivitet fra oss.