Den vil spesielt hjelpe deg med informasjon om: 

• hva en styreportal kan gjøre for organisasjonen din 
• hvilke funksjoner og egenskaper du bør se etter i en styreportalplattform 
• hvilke spørsmål du bør stille en potensiell leverandør 
• hvordan du kan gjenkjenne seriøse leverandører 

Når du er utstyrt med denne informasjonen, vil du ha et godt grunnlag for å vurdere markedet, velge riktig løsning for organisasjonen din og benytte deg av alle fordelene som en markedsledende styreportal vil gi.

Hva er styreportalprogramvare?

Styreportalprogramvare (noen ganger kalt styreprogram) gir styrer og ledergrupper en sikker digital plattform. Denne kan brukes til dokumentdeling, samarbeid, som et historisk digitalt arkiv og til å gi tilgang til styredokumenter både på nett og frakoblet. En styreportal eller et styreprogram erstatter derfor tradisjonelle måter å utføre styrearbeid på, som er preget av manuelle papirbaserte prosesser, store mengder utskrifter og utrygg kommunikasjon gjennom e-post.

Når blir styreportalprogramvare brukt? 

Styreportalprogramvare brukes oftest av administratorer, slik som selskapssekretærer og styremedlemmer, før, under og etter styremøter. Slik som:

Før møtet

• For å sende påminnelser om møtetidspunkt og -sted, bekrefte tilgjengelighet, opprette agendaer, sette sammen styredokumenter og laste opp tidligere referater eller andre relevante oppdateringer siden siste styremøte. Du kan finne ut mer om hvordan du organiserer nettbaserte og frakoblede styremøter her

Under møtet

• For å notere referater i portalen, registrere stemmer og beslutninger, tildele handlinger og sette tidsfrister

Etter møtet

• For å sende referater på en sikker måte, legge til rette for signering av referater og beslutninger med e-signatur, sette påminnelser om handlinger, varsle styremedlemmer om nye opplastinger og gjøre det mulig å stemme over punkter som fortsatt er åpne eller krever godkjenning

Styreportalprogramvare gjør det også mulig for styremedlemmer, administratorer og lederteamene de samhandler med å samarbeide mer effektivt mellom møter, ved å ha tilgang til konfidensiell selskapsinformasjon fra hvor som helst. De kan også når som helst kommunisere med andre styremedlemmer på en sikker måte i portalen, i stedet for over usikre kanaler som e-post. 

Dette hjelper styrer med å forberede seg grundigere til møter, ta beslutninger raskere og øke produktiviteten, som alle er avgjørende faktorer for å øke styreeffektivitet.

For å få en grundigere forståelse av hva en styreportal er og hvordan den kan gjøre styret ditt mer effektivt, les bloggen vår Hva er en styreportal.

Styreportalfunksjoner du skal kunne forvente i en styreportalløsning

Ikke alle styreportaler er like. Nivået av egenskaper og funksjoner vil variere etter hvor avansert løsningen du har valgt er. Som et minimum, bør du imidlertid forvente å kunne: 

• opprette agendaer og styredokumenter på en rask og lettvint måte 
• kommunisere eller chatte på en sikker måte (dette eliminerer behovet for å kommunisere gjennom apper som Slack)  
• opprette referater og tildele handlinger
• aktivere e-signaturer for ekstern signering av beslutninger og referater  

Andre nyttige funksjoner i styreportalprogramvare inkluderer: 

• tilgangskontroller og brukerrettigheter 
• sporing av brukeraktivitet 
• godkjenningsprosess og arbeidsflytkontroll 
• sikker lagring og henting av dokumenter 
• administrering av kalender
• administrering av samsvarsprosesser 
• samarbeid gjennom kommentarer og notater
• automatiserte påminnelser om møter og handlinger
• sikker fildeling 
• frakoblet tilgang
• kompatibilitet med flere enheter 
• enkle dokumentsøk og -arkiveringer
• versjonskontroll av dokumenter 
  
  

Betydningen av e-signaturer i styreportalprogramvare

E-signaturer er en spesielt viktig funksjon i styreportalprogramvare fordi de gjør det mulig for styremedlemmer å signere referatene fra styremøter og andre selskapsdokumenter eksternt, sikkert og i samsvar med selskapets retningslinjer og offisielle regler. De kan også være like juridisk bindende som en blekksignatur – men du må sørge for at du velger en styreportal som har det riktige oppsettet og de riktige funksjonene for e-signaturer. 

Det er derfor avgjørende å sørge for at den potensielle styreportalleverandøren har en hensiktsmessig løsning for elektronisk signatur som tilrettelegger for både god ledelse og effektivt styrearbeid, i tillegg til sikkerhet og samsvar. 

For det første må du finne ut om løsningen lar deg signere de vanlige filene dine og om løsningen har en innebygd, automatisert arbeidsflyt for signaturer. Brukervennlighet er avgjørende. Er det enkelt å klargjøre dokumenter for signering med løsningen du bruker? Kan signeringen gjøres med alle typer enheter? Støtter løsningen avanserte signaturfunksjoner der flere skal signere dokumentet? Alle disse funksjonene er avgjørende for å kunne jobbe effektivt og ta beslutninger som godkjennes raskt. 

For det andre må du sjekke om løsningen overholder regler og forskrifter på stedene der du har virksomhet. Overholder den for eksempel den nyeste eIDAS-forordningen for Europa? 

Markedet tilbyr ulike løsninger og teknologier med varierende nivåer av pålitelighet og rettskraft. Admincontrols løsning inneholder for eksempel to alternativer som begge er i samsvar med EUs eIDAS-standarder: Avansert signatur og begrenset signatur. Les bloggen vår for å se hvordan e-signaturer kan forbedre styreeffektiviteten her. 

Sikkerhetshensyn for styreportalprogramvare

En annen svært viktig ting styrer må vurdere når de tenker på å kjøpe eller bruke en eksisterende styreportalløsning, er den pågående trusselen om nettangrep, som ifølge McAfee nå koster bedrifter over 1 billion dollar i året. 

Dette problemet er spesielt viktig for styrer siden styremedlemmer og toppledere er blant de mest populære målene til ondsinnede hackere, og dette er ikke overraskende med tanke på den svært konfidensielle informasjonen og dokumentene de jobber med. 

Dette betyr at styrer ikke bare må tenke på cybersikkerhet som en del av agendaen for risikostyring for virksomheten – de må også tenke på hvordan de sikrer sin egen kommunikasjon.

På grunn av dette bør styreportalen som organisasjonen din innfører, inkludere:

• fullstendig sikret kommunikasjon gjennom sikre kommunikasjonskanaler i portalen 
• sikker lagring av alle gjeldende og historiske dokumenter
• ekstern godkjennelse ved elektronisk signering av styredokumenter 
• samsvar med personvernforordningen (GDPR) 
• tofaktorautentisering for å kompensere for svakheter i brukerpassord, begrense tilgang samt sikre nøye brukerverifisering 

Dette siste punktet – tofaktorautentisering – er spesielt viktig fordi det gjennom årene har blitt bevist at:

• 90 % av passord kan hackes på under seks timer  
• to tredjedeler av oss bruker samme passord overalt 
• 57 % av personer som allerede har blitt svindlet gjennom phishing-angrep, har fortsatt ikke endret passordene sine

Tofaktorautentisering (2FA) bidrar til å løse dette problemet fordi det er et ekstra sikkerhetstiltak som brukes for å sikre at kun godkjente brukere får tilgang til en nettbasert konto. I utgangspunktet vil en bruker skrive inn brukernavnet og passordet som vanlig. Istedenfor å få tilgang med en gang, vil de deretter bli pålagt å gi ytterligere informasjon.

Denne andre faktoren kan komme fra én av disse kategoriene:  

• en kode fra en godkjennings-app på en mobil eller en kode sendt som tekstmelding til en mobil
• en biometrisk indikator, som brukerens fingeravtrykk (Touch ID) eller ansiktsgjenkjenning (Face ID) 

Det er utførlig bevist at disse tiltakene er effektive: Microsoft har uttalt at 2FA har en effektivitet på 99,9 % for å hindre angrep på kontoer, og derfor bør det være en viktig del av forsvaret mot angrep på cybersikkerheten på styrenivå og for å beskytte viktige opplysninger som er lagret i styreportalen. 

Les mer om effektiviteten av 2FA her.

Spørsmål du bør stille for å etablere bedre sikkerhetstiltak for styreportalleverandører 

Når du vurderer styreportalprogramvare, er det også helt avgjørende å stille en rekke viktige spørsmål som kommer til å hjelpe deg med å fastslå om løsningen du velger inneholder de riktige funksjonene for å holde viktige dokumenter og kommunikasjoner trygge og sikre. 

Disse spørsmålene bør inkludere: 

• Er alle data som går gjennom portalen krypterte?  
• Hvor blir informasjonen lagret? 
• Er det backup-servere?
• Har styreportalleverandørens sikkerhet noen gang vært i fare?  
• Er styreportal-appen på mobil vernet mot hackere?
• Hvor ofte gjennomfører leverandøren tredjepartsinntrenging og sikkerhetstesting?
• Har leverandøren spesifikke ressurser for sikkerhet og personvern? 
• Blir styreportalprogramvaren regelmessing revidert av uavhengige og anerkjente revisorer? 
• Har leverandøren et system for tofaktorautentisering av innlogging?
• Tilbyr portalen ID-basert autentisering på høyeste sikkerhetsnivå?
• Overholder styreportalen alle krav i EUs personvernforordning (GDPR)? 

Den riktige leverandøren skal kunne fremlegge bevis i form av akkrediteringer og sertifiseringer for å gjøre deg trygg på prosessene deres. De skal også kunne fortelle deg hvor ofte systemene deres blir revidert og av hvem, samt være villige til å dele disse revisjonsrapportene med deg.

Spørsmål du bør stille om styreportalens ytelse, historikk og støtte

Før du bestemmer deg for en leverandør av styreportalprogramvare, er det også lurt å lese omtaler fra kunder og finne ut hva andre kunder har å si om å jobbe med leverandøren du har i tankene. Støttenivået de leverer vil ofte være en avgjørende faktor. 

Å stille de følgende spørsmålene vil også hjelpe deg med å evaluere den potensielle leverandørens generelle prestasjonshistorikk. Det vil også vise deg om de har lyktes med å oppfylle forventningene fra kundene sine opp gjennom årene. 

• Har leverandøren pålitelige og detaljerte kundereferanser?
• Hvilken andel av kundene deres fornyer avtalene sine med dem?
• Hvor lenge må kundene vanligvis vente på kundestøtte?
• Hvilke språk snakker leverandørens støttepersonell?
• I hvilke markeder har leverandøren lokale kontorer? 
• Kan du betale for støttetjenester på premiumnivå? 

En annen måte å måle omdømmet til en leverandør på, er å se på prisene og akkrediteringene deres. Har de noen? Hvilke organisasjoner kommer de fra? Jo mer dokumentasjon som finnes av positive tilbakemeldinger fra upartiske kilder, jo større sjanse har du for å ta et informert valg som vil hjelpe deg til å oppnå forbedringene av produktivitet og effektivitet som du forventer og fortjener å få fra investeringen din. 

Spørsmål du bør stille angående brukervennlighet av styreportalprogramvare 

I tillegg til å se på hvilken dokumentasjon styreportalleverandøren har når det gjelder ytelse og støtte, er det også viktig å forstå hvor lett systemet vil være å bruke for både administratorer og styremedlemmer, for å fremme brukeraksept og få folk til å ta systemet i bruk.

Styremedlemmer har det ekstremt travelt – og sitter ofte i flere forskjellige styrer på ulike geografiske steder og i flere tidssoner. Det er derfor sannsynlig at de vil være negative til en styreportal som ikke er brukervennlig. 

Dette betyr at det også er lurt å stille flere nøkkelspørsmål for å fastslå om den potensielle leverandøren din tilbyr tilstrekkelig brukervennlighet:

• Vil du eller brukerne dine ha tilgang til støtte 24/7? 
• Hvilke avanserte funksjoner tilbyr de (elektronisk signering, eID, deling av notater, avstemning osv.)? 
• Kan du fullstendig tilpasse den valgte plattformen etter forretningsbehovene dine?
• Vil du ha tilgang til og mulighet til å arkivere konfidensiell dokumentasjon, både på nett og frakoblet? 

Som med det meste av moderne teknologi, er det sannsynlig at en viss konfigurasjon vil være nødvendig for at plattformen skal oppfylle behovene dine. Dette betyr at du også bør spørre alle potensielle leverandører om hvilket støttenivå de vil gi under konfigurasjonen, om de tilbyr maler som gjør systemet lettere å bruke, hvilken dokumentasjon de har som du kan følge og om det er mulighet for regelmessige gjennomganger for kontinuerlig optimalisering av systemet. 

Spørsmål du bør stille om produktveikart -og oppdateringer

All teknologi du kjøper må fortsette å støtte virksomheten din etter hvert som den utvikler seg. Derfor er det helt nødvendig at du også er sikker på at den valgte leverandøren din stadig forbedrer produktet sitt basert på tilbakemeldinger fra kunder og bransjebehov. 

Dette betyr at du også bør ta deg tid til å se på produktveikartet til den potensielle leverandøren din for å se hvor veien går. Kommer produktet til å fungere for deg på lang sikt? Hvilke funksjoner planlegger de å legge til i framtiden? Når de implementerer slike nye funksjoner, vil de varsle deg på forhånd før oppdateringen skjer? Vil styreportalen være skalerbar på en måte som gjør at den kan vokse med virksomheten din?

Det er andre viktige spørsmål du bør stille om leverandørens fleksibilitet og evnen deres til å støtte og tilpasse seg til behovene dine på lang sikt: 

• Har leverandøren et internt team som er stort nok og engasjert nok til å utvikle applikasjonen? 
• Hva slags opplæring får selskapet ditt i løpet av prosessen? 
• Kommer du til å få en kontaktperson?
• Hvor mange språk støtter løsningen?
• Varsler de brukerne før de implementerer oppdateringer? 
• Hvilken støttedokumentasjon leverer de? 

Den riktige leverandøren bør være åpen om utviklingsplanene sine, villig til å lytte til tilbakemeldinger og være forberedt på å samarbeide med kundene sine for å bestemme hvilke forbedringer de skal prioritere.

Finn ut mer

Moderne styreportalprogramvare er en nødvendighet for organisasjoner som vil forbedre effektiviteten og kvaliteten av kommunikasjoner på toppledernivå, samtidig som de sparer tid og penger og holder konfidensielle dokumenter trygge. 

Å stille spørsmålene som er angitt i denne artikkelen, vil hjelpe deg med å fastslå om leverandøren du har valgt kan oppfylle alle disse kravene og hjelpe deg med å få en korrekt avkastning på investeringen. 

Svarene du får, vil gi deg en utmerket indikasjon av om løsningen og leverandøren vil fungere for deg både nå og på lang sikt.

For å se hvordan en styreportalplattform fungerer, be om en demo her. Du kan også lese om hvordan du kan sikre styrets suksess i vår ultimate veiledning til styreeffektivitet.   For å stille oss disse spørsmålene og se hva vi svarer, bare send oss en e-post til info@admincontrol.com, så hører du snart fra oss.