Forklaring av elektroniske signaturer

I dette innlegget ser vi på funksjonene, bruksområdene og fordelene med elektroniske signaturer, også kalt e-signaturer, inkludert:

• ulike typer elektroniske signaturer
• hvordan de opprettes og brukes
• forskjellen på elektroniske og digitale signaturer
• om de er juridisk bindende
• fordelene ved dem

Hva er en e-signatur?

Elektroniske signaturer, også kalt e-signaturer, er nesten nøyaktig det de høres ut som – en elektronisk versjon av en vanlig blekksignatur. 

Kanskje har du gjennomgått den lange prosessen med å signere på et blankt ark, skanne og lagre signaturen på datamaskinen som en jpg-fil, og deretter kopiere og lime den inn i signaturfeltet i et dokument. Dette er i praksis en veldig enkel elektronisk signatur. Prosessen er ikke særlig lettvint og det kan ikke bevises at det er du som har signert, og derfor må mottakeren bare stole på at signaturen er ekte. 

Det er ikke overraskende at teknisk utvikling betyr at ting har gått videre. Nå fins det mer sofistikerte digitale signaturer som bruker komplekse algoritmer for å verifisere identiteten til underskriver. Dette betyr at en elektronisk signatur kan være juridisk bindende. De er også en sikrere og mer praktisk måte å signere en hvilken som helst dokumenttype på hvilken som helst enhet. 

Er elektroniske signaturer og digitale signaturer det samme?

Det kan virke forvirrende, men ikke alle elektroniske signaturer  er digitale signaturer. Å legge navnet ditt til i en e-post eller å kopiere og lime det inn i et PDF-dokument, betyr at du har signert dokumentet elektronisk. Dette er vanligvis nok for enkle brev og interne dokumenter, og selv om dette kan anses som en elektronisk signatur, er det ikke en digital signatur. 

Digitale signaturer bruker kompleks krypteringsteknologi og godkjenningsmetoder, inkludert revisjonsspor, for å bekrefte personens identitet. Noen av dem kan også logge hvor og når dokumentet ble signert. Teknologien kan oppdage om det har blitt gjort endringer i ettertid, identifisere signaturer som har blitt ulovlig endret eller signaturer som kan være falske. 

Ulike typer digitale signaturer

Digitale signaturer er delt i ulike undergrupper. Terminologien for disse gruppene kan variere, men de kalles som regel begrensede, eller grunnleggende, og avanserte elektroniske signaturer. 

Begrensede elektroniske signaturer

Begrensede elektroniske signaturer bruker tofaktorautentisering, for eksempel et engangspassord, som vanligvis sendes som en tekstmelding til brukerens mobiltelefon. Dette gjør det mulig å kontrollere identiteten deres ved å sammenligne informasjonen deres med det allerede registrerte mobiltelefonnummeret. 

Det ekstra sikkerhetslaget gjør at begrensede elektroniske signaturer er juridisk bindende i de fleste land og territorier, men det er viktig å sjekke hvilke forskrifter som gjelder siden det kan finnes regionale variasjoner. 

Avanserte elektroniske signaturer

Avanserte elektroniske signaturer innebærer strengere tekniske krav og bruker ytterligere teknologi som for eksempel krypteringsnøkler: en algoritme som krypterer eller dekrypterer tekst for å opprette en mer avansert autentiseringsmetode. Det kan bevises at kun underskriveren har tilgang til signaturen, og det kan fastslås hvor, når og på hvilken enhet signeringen skjedde. Denne typen elektronisk signatur regnes som like juridisk bindende som en blekksignatur. 

Godkjenningsmetoder for en avansert signatur vil variere fra land til land, men inkluderer BankID eller andre former for identifikasjon som er unike for underskriveren. Det må være en ubestridelig og unik kobling mellom den digitale signaturen og personens identitet, slik at den ikke kan bli overført eller endret på noen måte. 

På grunn av den avanserte teknologien som brukes i godkjenningen for en avansert signatur, er de en mer pålitelig måte å signere dokumenter med samsvarsbaserte implikasjoner på. Selv om digitale signaturer ofte brukes innen finans, på juridiske områder og i helsesektoren, er de fordelaktige for alle typer virksomheter og organisasjoner. For toppledelse og styregrupper kan en avansert signatur brukes til beslutninger og avstemninger samt for godkjenning av møteprotokoll. De brukes også i kontrakter, juridiske dokumenter og i samsvarsbasert dokumentasjon, samt i partnerskapsavtaler som inkluderer investeringsbeslutninger eller fusjons- og oppkjøpsdokumenter. 

Lovgivning om elektroniske signaturer 

Verden over er det fastsatt spesifikke juridiske krav til elektroniske signaturer, hvilket betyr at opprettelse og godkjennelse er regulert og må overholde strenge tekniske krav. 

Innen EU er elektroniske signaturer regulert under eIDAS-lovgivningen, som forklarer hvordan de blir opprettet og hvilke godkjenningsmetoder som godtas. Regjeringen i Storbritannia har siden Brexit tilpasset EUs lovgivning til markedet i Storbritannia, og selv om signaturer på tvers av landegrenser anses å være godkjente så lenge de oppfyller eIDAS-kravene, anbefaler vi å sjekke anbefalinger basert på lokale lover der du befinner deg.

Fordelene ved elektroniske og digitale signaturer

Sikrere

Den komplekse identitetsverifiseringen av begrensede og avanserte signaturer er kanskje den mest åpenbare fordelen for en organisasjon. Godkjenningen av underskriverens identitet, revisjonssporet som opprettes og at det kan spores hvordan signaturen ble gjort, betyr at de tilbyr sikkerhetsfunksjoner som er mye bedre enn for en blekksignatur. 

Kostnads- og tidsbesparende

Elektroniske signaturer krever ikke papir og heller ikke post- eller frakttjenester. Derfor er de et mer kostnadseffektivt alternativ til en tradisjonell blekksignatur. Siden signering og innsending av et dokument elektronisk er raskere enn post- og fakstjenester, kan bedrifter også spare mye tid. 

Bedre for miljøet

Elektroniske signaturer er miljøvennlige. Det er ikke nødvendig med papir eller blekk, og fossilt drivstoff brukes ikke til å sende det signerte dokumentet dit det skal. De eliminerer stadier og prosesser i en forretningsprosess, som også hjelper med å redusere karbonavtrykket. 

Produktivitetsøkning

Enkelte verktøy til elektroniske signaturer lar brukere signere flere dokumenter med én enkelt autentisering. Dette er spesielt nyttig for styre- og ledergrupper som ofte signerer juridisk bindende styremøtereferater eller kontrakter og avtaler. Det sparer tid, øker produktiviteten og gir bedre oversikt og kontroll over hva som blir signert og når. 

Hvordan lage en elektronisk signatur

For å lage en elektronisk signatur som er juridisk bindende, må du bruke spesialisert programvare. Det finnes flere ulike typer verktøy som hjelper deg til å enkelt og raskt signere et dokument med en begrenset eller avansert elektronisk signatur. 

I Admincontrol jobber vi sammen med spesialiserte leverandører av programvare for elektroniske signaturer for at kundene våre skal kunne opprette både en begrenset og en avansert signatur. Prosessen er rask, enkel og effektiv, og overholder alle eIDAS-reglene. Vi tilbyr tofaktor- og BankID-autentisering som gjelder for alle de europeiske markedene vi betjener.