Viisi tapaa parantaa hallituksen suorituskykyä

Näiden sudenkuoppien välttämiseksi on tärkeää huomioida eri näkökohtia, kuten oikeiden henkilöiden löytäminen, hallituskulttuuri ja käytössä olevat prosessit. Tässä artikkelissa tarkastelemme viittä keskeistä strategiaa, joilla voidaan parantaa hallituksen tehokkuutta.

1. Oikeat henkilöt, joilla on oikeanlaista asiantuntemusta

Suorituskykyisen hallituksen perustana ovat mukautuvat, joustavat, strategisesti ajattelevat ja yhteistyökykyiset jäsenet. Tämä edellyttää entistä vahvempaa panostusta monimuotoisuuteen.  Yhdistyneen kuningaskunnan Financial Reporting Councilin tutkimuksessa on todettu, että monimuotoisuus parantaa hallitusten ja niiden johtamien yritysten suorituskykyä suoraan. Se parantaa muun muassa taloudellisia tuloksia, hallituksen yhteistyötä ja mahdollisuuksia päästä yksimielisyyteen tärkeistä päätöksistä.

Ensimmäisenä tulisi siis tarkistaa hallituksen kokoonpano sen varmistamiseksi, että se koostuu monipuolisista ja asiantuntevista jäsenistä. Liian yhtenäinen hallitus voi johtaa ryhmäajatteluun ja rajoittuneisiin näkökulmiin. Taustoiltaan ja kokemuksiltaan erilaisten henkilöiden etsiminen voi tarjota uusia näkökulmia sekä parantaa päätöksentekoa ja ongelmanratkaisua.

Samoin on tärkeää, että hallituksessa on tasapainoinen yhdistelmä erilaisia asiantuntijoita, joilla on esimerkiksi taloudellista osaamista, lainsäädännöllistä tietämystä, alakohtaista tietoa ja kokemusta johtamisesta. Nykyään jäseninä tulisi olla myös digitaali- ja turvallisuusasiantuntijoita eli henkilöitä, jotka osaavat arvioida liiketoimintaan vaikuttavien uusien tekniikoiden mahdollisuuksia ja riskejä.

Toimi näin: arvioi hallituksen taitoja ja osaamisalueita säännöllisesti, jotta voit tunnistaa parannuskohteita ja etsiä tarpeen mukaan uusia jäseniä. 

2. Oikea hallituskulttuuri, joka tukee parhaiden käytäntöjen noudattamista

Oikeanlainen kulttuuri on jokaisen menestyvän hallituksen perusta.  Myönteinen kulttuuri alkaa asianmukaisesta valmistautumisesta kokouksiin. Tämä edellyttää selkeiden esityslistojen laatimista ja aineistojen toimittamista hyvissä ajoin. Hallituksen jäsenten tulisi puolestaan olla valmiita käymään kaikki aineistot ja esityslistan kohdat läpi perusteellisesti, sillä se parantaa keskustelua ja päätöksentekoa. Heidän tulisi myös olla avoimia muutokselle sekä valmiita kuuntelemaan muita ja haastamaan vakiintuneita lähestymistapoja.

Voit edistää tällaista ajattelutapaa laatimalla selkeät odotukset asettavan asiakirjan, johon kunkin hallituksen jäsenen suoriutumista voidaan verrata. Asiakirjaa tulisi tarkastella ja päivittää organisaation ja sen haasteiden kehittyessä. 

Niin uusien kuin myös olemassa olevien hallituksen jäsenten perehdyttäminen ja kouluttaminen on tärkeää. Uusien jäsenten tulisi ymmärtää organisaation tehtävä, historia ja haasteet. Jokaisen jäsenen tulisi myös olla tietoinen rooleistaan, vastuualueistaan ja hallituskulttuurista, joka määrittää, miten heidän odotetaan toimivan. 

Toimi näin: panosta perehdytykseen ja jatkuvaan koulutukseen, jotta kaikki ymmärtävät hallituksen kulttuurin ja arvot.

3. Käytä oikeita tietoja riskien hallintaan ja ongelmanratkaisun parantamiseen

Tiedot ovat liiketoiminnan kehittämisen elinehto. Ne auttavat johtajia kaikilla organisaation tasoilla löytämään uusia tapoja vedota asiakkaisiin, sujuvoittaa prosesseja ja pienentää kustannuksia. Dataan perustuvat tiedot ovat yhä tärkeämpiä hallituksille, joiden jäsenet haluavat ymmärtää oman hallituksensa haasteita ja riskejä paremmin.

EY:n Global Board Risk Survey -tutkimuksessa on käynyt ilmi, että kun organisaatioissa hallitaan riskejä hyvin, niissä myös huomattavasti todennäköisemmin käytetään tietoja ja tekniikkaa tehokkaasti. Tilanne ei kuitenkaan ole kaikille sama. EY:n tutkimuksessa alle 20 prosenttia hallituksista ilmoitti, että niiden organisaatiossa käytetään tietoja ja tekniikkaa tehokkaasti tai että niiden hallituksille toimitetaan ajoissa tietoihin perustuvia raportteja.

Tähän ongelmaan on puututtava, jos hallituksen suorituskykyä halutaan parantaa. Ensinnäkin tulee varmistaa, että hallituksessa panostetaan oikeiden tietojen saatavuuteen. Lisäksi hallitusta tulisi kannustaa investoimaan järjestelmiin ja prosesseihin, joiden avulla saadaan tarvittavia tietoja ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen.  

Tietojen tarjoaminen ei kuitenkaan ole vain organisaation vastuulla. Myös hallituksen jäsenten tulisi tehdä oma-aloitteista tutkimusta ja etsiä tarvittaville tiedoille ulkopuolisia lähteitä. Tällainen ennakoiva tiedonhankinta parantaa keskustelujen ja päätöksenteon laatua hallituksen kokouksissa.

Toimi näin: kannusta yritystä ja hallitusta panostamaan oikeiden tietojen saatavuuteen.

4. Virtaviivaista ja suojaa hallitustyöskentelyn prosesseja

Tehokkuus tukee hallituksen suorituskykyä, kun otetaan huomioon, kuinka monilla hallituksen jäsenillä on käytettävissään vain rajallisesti aikaa. Hallituksen työskentelyprosessien sujuvoittaminen voi säästää aikaa ja resursseja sekä auttaa varmistamaan, että jokainen hallituksen jäsen voi työskennellä mahdollisimman tuottavasti. Tehokkain tapa on käyttää hyvää digitaalista hallitusportaalia. Hallitusportaalialustat auttavat käyttämään asiakirjoja ja arkistoja helposti ja keskitetysti, sujuvoittavat viestintää, nopeuttavat päätöksentekoa sekä parantavat hallituksen jäsenten välistä yhteistyötä. 

Ne parantavat myös turvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta, pitävät hallituksen viestinnän turvassa portaalissa sekä rajoittavat luottamuksellisten asiakirjojen käyttöä. 

On kuitenkin tärkeää muistaa, että hallitusportaalit usein eroavat toisistaan toiminnoiltaan ja suorituskyvyltään. Jos haluat varmistaa, että hallituksesi hallitusportaali toimii mahdollisimman tehokkaasti ja tuottavasti, tarkista, mitä kaikkea nykyinen hallitusportaali tarjoaa markkinoiden kilpailevaan tarjontaan verrattuna. 

Tärkeimmät huomioon otettavat asiat: 

• saatavilla olevat ominaisuudet ja toiminnot 
• sovellusten saatavuus ja offline-työskentely missä ja milloin tahansa
• suojaustoimien vahvuus ja luotettavuus
• tuen palvelutasosopimukset
• palveluntarjoajan luotettavuus ja asiakashistoria
• tuleva tuotteen etenemissuunnitelma ja päivitysten säännöllisyys

Kehittyneellä digitaalisella portaalilla voit vähentää hallituksen hallinnollista taakkaa, jotta hallituksen jäsenet voivat keskittyä enemmän strategisiin keskusteluihin ja päätöksentekoon.

Toimi näin: käy läpi hallitusportaalisi ominaisuudet hallitusportaalin ostajan oppaan avulla.

5. Suorita hallituksen arviointi säännöllisesti

Vuosittainen hallituksen arviointi on tärkein käytäntö, joka auttaa organisaatioita parantamaan hallituksen suorituskykyä jatkuvasti. Se on itsearviointiprosessi, joka tukee organisaatioita hallituksen tehokkuuden, edellytysten ja mahdollisuuksien arvioinnissa.

Hallituksen arvioinnit edistävät palautteen jakamiseen, läpinäkyvyyteen ja vastuun kantamiseen perustuvaa kulttuuria. Niiden avulla hallituksen jäsenet voivat myös pohtia omaa ja yhteistä panostaan sekä tunnistaa parannuskohteita.

Arviointi on hieman kuin korkean tason strateginen puuteanalyysi, joka voidaan toteuttaa helposti käyttämällä digitaalista työkalua, kuten Admincontrolin hallituksen arviointia. Hallituksen arvioinneista saadaan arvokasta tietoa hallituksen kyvystä ratkaista ongelmia tehokkaasti, täyttää pätevyysvaatimukset, toteuttaa laadukkaita strategioita, asettaa tavoitteita, johtaa taitavasti sekä raportoida tehokkaasti ja vaatimustenmukaisesti. 

Tällaisten tietojen avulla voidaan lisätä tietoisuutta parhaista käytännöistä, hahmottaa hallituksen ja johdon odotuksia sekä suunnitella konkreettisia toimenpiteitä hallituksen suorituskyvyn parantamiseksi. Arviointiprosessi on ratkaisevan tärkeä tekijä sellaisen palautteen antamiseen perustuvan kulttuurin rakentamisessa, jossa hallitukset ja niiden puheenjohtajat voivat varmistaa parhaiden käytäntöjen mukaisen hallinnon. Nimityskomiteat voivat myös selvittää arviointitulosten pohjalta, tarvitseeko niiden etsiä hallitukseen uusia jäseniä osaamisvajeiden paikkaamiseksi. 

Arvioinneista saadaan useilla tasoilla hyödyllisiä tietoja, jotka ohjaavat hallituksen kehitystä ja parantavat yleistä suorituskykyä.

Toimi näin: lue kattava hallituksen arviointia käsittelevä oppaamme.

Yhteenveto 

Hallituksen suorituskyvyn parantamiseksi on huomioitava monia eri asioita. Se edellyttää kokonaisvaltaista lähestymistapaa, johon kuuluu oikeiden asiantuntijoiden etsiminen, myönteisen hallituskulttuurin edistäminen, oikeiden tietojen saatavuuden varmistaminen, prosessien sujuvoittaminen ja säännölliset arvioinnit. Varmistamalla nämä keskeiset asiat hallitus voi edistää parhaita käytäntöjä, nopeuttaa päätöksentekoa ja ratkaista ongelmia tehokkaammin.