Sådan overbeviser du din bestyrelse om at skifte ledelsesplatform

Du anerkender sammenhængen mellem effektiv dataadgang og effektivitet, så valget af bestyrelsesplatform er en personlig prioritet. Og hvis en eksisterende platform eller proces ikke fungerer, ved du også, at et mere effektivt alternativ skal anskaffes så hurtigt som muligt.

Men hvordan får du resten af bestyrelsen med på dit ønske om forandring?

Din 10-trins plan for succes

Det er aldrig let at fremføre en overbevisende sag for at opnå forandring, heller ikke selv om din bestyrelse er forpligtet på transformation. Forberedelse af et stærkt argument er en 10-trins proces:

1. Behovsvurdering og mangelanalyse

Du overvejer sandsynligvis kun en ny bestyrelsesplatform på grund af problemer med jeres eksisterende software og processer. Det kan være, at du stadig er helt afhængig af manuelle processer og regneark, hvilket kun forstørrer de problemer og den mangel på effektivitet, du oplever. Men at udvikle en overbevisende sag for forandring er ensbetydende med at identificere nøjagtigt, hvad en erstatningsplatform skal kunne levere, og hvordan jeres eksisterende system ikke lever op til disse krav.

Husk at få klarhed over, hvad hele bestyrelsens behov er – de vil hver især have deres egne prioriteter og ideer om, hvad et nyt system skal kunne tilbyde. Når du tager alle behov i betragtning, kan du bedre vælge et værktøj, der passer til alle. Endnu vigtigere: Jo flere behov en platform opfylder, jo lettere vil det være at overbevise interessenter om at støtte dit forslag.

Ved at identificere kløften mellem det, I har brug for, og det, I har, bliver det lettere at forstå, hvor der kan foretages potentielle forbedringer. Denne analyse vil også tjene som en plan for, hvad en eventuel erstatning skal tilbyde.

2. Strategisk tilpasning

Forandring giver kun mening, når den er tilpasset strategien. Deraf følger, at enhver ændring af bestyrelsesplatformen skal være i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål, hvis den skal levere ægte værdi.

De fleste organisationer har brede mål – forbedre effektiviteten, nedbringe risiko, forbedre sikkerheden, forenkle datadeling, styrke smartere beslutningstagning osv. Dit argument skal dog vise, hvordan udskiftning af platformen vil hjælpe med at flytte organisationen fremad. Og hvis du kan tilpasse til specifikke mål, bliver din sag meget stærkere.

Det er værd at huske på, at hver enkelt interessent har sine egne sekundære strategiske mål. Hvis du kan sikre, at den foreslåede erstatningsplatform også kan opfylde disse mål, vil det være et stærkt argument for forandring.

3. Forslag til øget værdi

For mange interessenter vil dette være deres vigtigste overvejelse – hvilken værdi vil forandringen medføre? Og måske endnu vigtigere: Hvilken værdi vil forandringen medføre for dem personligt? Ved at udarbejde et forslag til øget værdi søger du at tydeliggøre nøjagtigt, hvor stor fordel du forventer, at den nye platform vil give.

For interessenter, der ønsker at se dokumentation, skal forslaget indeholde nøjagtige skøn over nye effektivitetsgevinster. Du skal muligvis samarbejde med leverandører om at få dokumenteret:

• Tidsbesparelser
• Reduktion af ressourcekrav
• Besparelser gennem risikoreduktion og forbedret compliance

4. Inddragelse af interessenter

Inddragelse af interessenter tidligt i planlægningsprocessen giver flere fordele – for dig og dine kolleger. Du har måske allerede påbegyndt denne proces i behovsanalysefasen, men du bliver nødt til at fortsætte inddragelsen for at holde andre parter motiverede og interesserede i at komme videre med projektet.

Løbende inddragelse gør, at dit projekt ikke risikerer at blive afsporet eller give et uoptimalt investeringsafkast, når behovene ændrer sig. Det vil også tilskynde til fælles ejerskab, når bestyrelsesmedlemmer arbejder sammen om at nå de strategiske mål for projektet – og for resten af virksomheden.

5. Risikovurdering og afbødning

Ingen forandring er helt uden risiko, uanset hvad en leverandør lover. Når du udarbejder en troværdig plan, skal du ikke kun anerkende, at der er en potentiel risiko, men også være tydelig om indvirkningen, hvis noget går galt.

En tidlig indkredsning af risici giver også mulighed for at identificere, hvordan de kan afbødes. Det viser, at planen er blevet grundigt overvejet, hvilket er med til at gøre migreringen lettere, hvis projektet går videre. At identificere risiciene og omkostningerne ved afbødning vil også hjælpe med næste fase af succesplanen – beregning af investeringsafkastet.

6. Analyse af investeringsafkastet

For at planen kan få maksimal effekt bør du beregne den økonomiske værdi af hver ny besparelse, som en alternativ platform tilbyder. Det kan være, at den indledende investering er dyr, så sørg for, at dit forslag også omfatter langsigtet værdiskabelse, så du kan se, hvornår du kan forvente et investeringsafkast – og hvor stort du realistisk kan forvente, at afkastet bliver.

Hvis det forventede investeringsafkast er minimalt, skal du afgøre, om ændringen og/eller udgifterne kan retfærdiggøres. I sidste ende vil investeringsafkastet være afgørende for, om projektet kan gå videre eller ej. Hvis du ikke kan opstille en økonomisk begrundelse, skal du genoverveje, hvorfor du egentlig ønsker forandringen. Dette trin i planen er afgørende.

7. Demonstration

Det at vise interessenter, hvad en potentiel ny platform kan udrette, er langt mere effektivt end blot at fortælle dem, hvad den kan. At se en ny bestyrelsesplatform i anvendelse giver interessenter mulighed for at forstå, hvad man kan opnå (og hvordan det nye værktøj vil gøre deres roller nemmere).

Samarbejd med potentielle leverandører om at skræddersy demonstrationen, så den viser:

• Hvordan platformen stemmer overens med jeres strategiske behov.
• Hvor den nye software opfylder interessenternes behov.
• Hvordan systemet 'lukker' hullerne i jeres eksisterende processer. 
• Sådan sikres data mod tab eller tyveri

Det er yderst vigtigt, at demonstrationerne skræddersys til hver enkelt gruppe af interessenter, så de kan se, at deres behov imødekommes (eller ikke imødekommes) af alternative platforme.

8. Valg af leverandør og ekspertise

At skifte bestyrelsesplatform er mere end blot at skifte fra et program til et andet. En ny platform kan have alle de funktioner, man har brug for – men hvad med virksomheden bag?

Når du overvejer leverandører, skal du ikke overse deres baggrund og erfaring. Du vil gerne samarbejde med en organisation, der forstår de forskellige funktioner i en virksomhedsbestyrelse, og hvordan man imødekommer deres behov ved hjælp af software. Ideelt set vil denne partner have hundredvis eller tusindvis af andre kunder, der allerede bruger deres software til at drive effektiv transformation – og som vil være glade for at anbefale produktet til potentielle kunder som dig.

Hvad angår Admincontrol taler vores tal for sig selv: 130.000 aktive brugere, 7.000 aktive bestyrelsesportaler og en kundefornyelsesrate på 97 %. 

Og det er før du overvejer vores omfattende liste af funktioner, der giver dig mulighed for at:

• Samarbejde i én eller flere bestyrelser
• Understøtte ledelsesprocedurer bedre
• Gøre beslutningstagningen mere effektiv
• Skalere til jeres behov på alle væksttrin 
• Have fuld sikkerhed for beskyttelse af følsomme data 

9. Pilotfase

Når en ny platform er blevet valgt, er det klogt at gennemføre et pilotprojekt (undertiden kaldet en proof-of-concept-implementering) for at vurdere, om platformen:

• Indfrier løfter og forventninger
• Fungerer tilstrækkeligt i et virkeligt miljø
• Påviser uforudsete problemer eller risici
• Vil levere de forventede besparelser og forbedringer

Pilotprojektet kan køres parallelt med eksisterende processer for at sikre, at det er egnet til formålet, før man fuldt ud forpligter sig til overgangen. Pilotprojektet hjælper også dit it-team og andre interessenter med at planlægge en faseinddelt migrering, der minimerer afbrydelser og maksimerer ibrugtagningen.

10. Kommunikationsplan

Med en trinvis implementering kan det tage flere måneder at fuldføre projektet. Udarbejdelse af en kommunikationsplan på forhånd vil sikre, at du har en dokumenteret måde at give interessenter statusopdateringer på. Din plan bør også indeholde opdateringer til medarbejdere eller tredjeparter, der kan blive direkte eller indirekte berørt af ændringen – dette vil være med til at sikre 'buy-in' til projektet og dets mål.

Konklusion

Overgangen til en ny bestyrelsesplatform eller vedtagelsen af din første bestyrelsesfokuserede softwareløsning giver et betydeligt potentiale for forbedring sammen med målbare fordele. Øget effektivitet i alle aspekter af bestyrelsesarbejdet vil have en afsmittende effekt på rentabiliteten for organisationen.

Og med den rette bestyrelsesplatform på plads er bestyrelsesmedlemmer mere tilbøjelige til at omfavne tiltrængte forandringer. De vil kunne bruge de forbedrede ledelsesfunktioner til at modellere ændringer, der kan kopieres og accelereres på tværs af virksomheden som helhed.