Købers guide til software til bestyrelsesportaler

Den vil især hjælpe dig til at forstå: 

• Hvad en bestyrelsesportal kan gøre for din organisation 
• Hvilke funktioner du skal kigge efter i en bestyrelsesportalplatform 
• Hvilke spørgsmål du bør stille en potentiel leverandør 
• Hvordan man fastslår en leverandørs troværdighed 

Klædt på med disse oplysninger vil du være i den rette position til at gennemgå markedet, vælge en løsning, der passer til din organisation, og begynde at kunne udnytte alle de fordele, som en markedsledende bestyrelsesportal byder på.

Vi vil især dække: 

• Hvad er software til bestyrelsesportaler
• Hvornår software til bestyrelsesportaler kan anvendes
• De bestyrelsesportalfunktioner, du kan forvente i din løsning
• Betydningen af e-signaturer i bestyrelsesportalsoftware
• Sikkerhedsovervejelser for software til bestyrelsesportaler
• Spørgsmål, du bør stille om ydeevne, historik og support for bestyrelsesportalen
• Spørgsmål, du bør stille om brugervenligheden af bestyrelsesportalsoftwaren 
• Spørgsmål, du bør stille om produktkøreplaner og opdateringer

Hvad er software til bestyrelsesportaler?

Software til bestyrelsesportaler (af og til omtalt som software til bestyrelsesadministration) giver bestyrelser og ledelsesteams en sikker digital platform. Den kan bruges til dokumentdeling, samarbejde, et historisk digitalt arkiv og adgang til bestyrelsesdokumenter online og offline. Software til bestyrelsesportaler eller bestyrelsesadministration erstatter således traditionelle måder at arbejde på, som er kendetegnet ved manuelle papirbaserede processer, udskrivning i store mængder og usikker kommunikation via e-mail.

Hvornår anvendes  software til bestyrelsesportaler? 

Bestyrelsesportalsoftware bruges oftest af administratorer som f.eks. virksomhedssekretærer og bestyrelsesmedlemmer før, under og efter bestyrelsesmøder. For eksempel:

Før mødet

• Til at udsende påmindelser om mødetid og -sted, bekræfte tilgængelighed, oprette dagsordener, udarbejde bestyrelsespakker og uploade tidligere mødereferater eller andre relevante opdateringer siden sidste bestyrelsesmøde. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du arrangerer bestyrelsesmøder online og offline her

Under mødet

• Til at tage referat i portalen, registrere afstemninger og beslutninger, tildele handlinger og angive deadlines

Efter mødet

• Til på en sikker måde at udsende referater, lette godkendelse af referater og beslutninger efter mødet med e-signatur, indstille påmindelser om handlinger, underrette bestyrelsen om nye uploads og muliggøre afstemninger om forretningsanliggender, der stadig er åbne eller kræver godkendelse

Software til bestyrelsesportaler gør det også muligt for bestyrelse, administratorer og de ledelsesteams, de interagerer med, at samarbejde mere effektivt mellem møderne ved at få adgang til fortrolige virksomhedsoplysninger hvor som helst. De kan også når som helst kommunikere på en sikker måde med andre bestyrelser i portalen i stedet for gennem usikre kanaler som e-mail. 

Dette hjælper bestyrelser med at forberede sig mere grundigt til møder, fremskynde deres beslutningstid og øge produktiviteten, hvilket alt sammen er afgørende faktorer for at øge bestyrelsens effektivitet.

For at få en mere detaljeret forståelse af, hvad en bestyrelsesportal er, og hvordan den kan hjælpe din bestyrelse med at trives, kan du læse vores blog 'Hvad er en bestyrelsesportal'.

De bestyrelsesportalfunktioner, du kan forvente i din bestyrelsesportalløsning

Ikke alle bestyrelsesportaler er ens. Niveauet af de funktioner, du har, varierer alt efter, hvor avanceret din valgte løsning er. Som udgangspunkt skal du dog forvente at kunne: 

• Oprette dagsordener og bestyrelsespakker nemt og hurtigt 
• Kommunikere eller chatte sikkert (og dermed eliminere behovet for at kommunikere via apps som Slack)  
• Skrive referater og tildele handlinger
• Aktivere e-signaturer til fjerngodkendelse af beslutninger og referater  

Andre nyttige funktioner i software til bestyrelsesportaler omfatter: 

• Adgang til kontrol og brugertilladelser 
• Sporing af brugeraktivitet 
• Godkendelsesproces og styring af arbejdsgange 
• Sikker lagring og hentning af dokumenter 
• Administration af kalender
• Administration af compliance 
• Samarbejde via kommentarer og noter
• Automatiske påmindelser om møder og handlinger
• Sikker fildeling 
• Offlineadgang
• Kompatibilitet med flere enheder 
• Nem søgning efter og arkivering af dokumenter
• Kontrol af dokumentversion 

Betydningen af e-signaturer i software til bestyrelsesportaler

E-signaturer er en særlig vigtig funktion inden for software til bestyrelsesportaler, fordi de gør det muligt for bestyrelsen at underskrive referater af bestyrelsesmøder og andre virksomhedsdokumenter eksternt, sikkert og i overensstemmelse med virksomhedens og officielle retningslinjer. De er også potentielt lige så juridisk bindende som en blækunderskrift – men du skal sørge for, at e-signaturfaciliteten i den bestyrelsesportal, du vælger, har de rette mål og funktioner, for at dette kan være tilfældet. 

Det er derfor vigtigt at sikre, at din potentielle leverandør af bestyrelsesportaler har en passende løsning til elektronisk signatur, som letter både god governance og effektivt bestyrelsesarbejde sammen med sikkerhed og compliance. 

For det første skal du finde ud af, om løsningen giver dig mulighed for at underskrive de filer, du typisk bruger, og om løsningen også indeholder et indbygget automatiseret underskriftsflow. Brugervenlighed er altafgørende. Gør den løsning, du bruger, det nemt at forberede dokumenter til underskrift? Kan du logge på en hvilken som helst type enhed? Understøtter din løsning avanceret underskrift af dokumenter med flere underskrivere? Alle disse funktioner er afgørende for at gøre det muligt at arbejde mere effektivt og få beslutninger underskrevet hurtigt. 

For det andet skal du kontrollere, om din løsning overholder reglerne på de områder, hvor I har aktiviteter. Overholder den f.eks. de seneste eIDAS-bestemmelser for Europa? 

Der findes forskellige løsninger og teknologier på markedet med forskellig grad af tillid og retskraft. Admincontrols løsning rummer for eksempel to muligheder, der begge er i overensstemmelse med EU’s eIDAS-standarder: Avanceret underskrift og begrænset underskrift. Læs vores blog om, hvordan e-signaturer kan forbedre bestyrelsens effektivitet her.

Sikkerhedsovervejelser for software til bestyrelsesportaler

En af de andre vigtigste ting, som bestyrelser skal overveje, når de overvejer at købe eller bruge en eksisterende bestyrelsesportalløsning, er den fortsatte trussel om cyberangreb, som ifølge McAfee nu koster virksomheder over 1 billion dollars årligt. 

Spørgsmålet er særligt vigtigt for bestyrelser, fordi direktører og topledere er blandt de foretrukne mål for ondsindede hackere – en kendsgerning, der ikke er overraskende i betragtning af den meget fortrolige karakter af de oplysninger og dokumenter, de arbejder med. 

Det betyder, at bestyrelser ikke kun skal overveje cybersikkerhed som en del af deres dagsorden for virksomhedens risikostyring – de skal også tænke over, hvordan de sikrer deres egen kommunikation.

Af denne grund bør den bestyrelsesportal, din organisation vedtager, indeholde:

• Separat kommunikation via sikre kommunikationskanaler i portalen 
• Sikker opbevaring af alle aktuelle og historiske dokumenter
• Elektronisk signering til fjernbaseret godkendelse af bestyrelsesdokumenter 
• Overholdelse af GDPR 
• Tofaktorgodkendelse for at overvinde svagheder i brugeradgangskoder og begrænse adgang og sikre streng brugerbekræftelse 

Dette sidste punkt – tofaktorgodkendelse – er særligt vigtigt, fordi det gennem årene er blevet bevist, at:

• 90 % af alle adgangskoder kan brydes på mindre end seks timer  
• To tredjedele af alle brugere benytter den samme adgangskode overalt 
• 57 % af de personer, der allerede er blevet snydt i phishing-angreb, har stadig ikke ændret deres adgangskoder

Tofaktorgodkendelse bidrager til at løse dette problem, fordi det er et ekstra sikkerhedslag, der bruges til at sikre, at kun godkendte brugere får adgang til en onlinekonto. Først skal en bruger indtaste sit brugernavn og en adgangskode som normalt. I stedet for at få adgang med det samme bliver brugeren derefter bedt om at skaffe yderligere oplysninger.

Denne anden faktor kan komme fra en af følgende kategorier:  

• En kode fra en godkenderapp på en telefon eller en kode, der sendes via SMS til en telefon
• En biometrisk indikator, f.eks. brugerens fingeraftryk (Touch ID) eller ansigtsgenkendelse (Face ID) 

Effektiviteten af disse foranstaltninger er veldokumenteret: Microsoft har udtalt, at tofaktorgodkendelse effektivt forhindrer 99,9 % angreb på konti, og som sådan bør det være en vigtig del af dit forsvar mod cybersikkerhedsangreb på bestyrelsesniveau og beskyttelsen af kritiske data, der opbevares i din bestyrelsesportal. 

Læs mere om effektiviteten af tofaktorgodkendelse (2FA) her.

Spørgsmål, du bør stille for at fastslå bedre sikkerhedsforanstaltninger for leverandører af bestyrelsesportaler 

Når du vurderer bestyrelsesportalsoftware, er det også afgørende vigtigt at stille en række andre vigtige spørgsmål, der hjælper dig med at fastslå, at den løsning, du vælger, har de rette foranstaltninger på plads, så vigtige dokumenter og kommunikation kan være sikre. 

Disse spørgsmål bør omfatte. 

• Er alle data, der bevæger sig inden for portalen, krypteret?  
• Hvor lagres dataene? 
• Er der backup-servere?
• Har bestyrelsesportalleverandørens sikkerhed nogensinde været i fare?  
• Har bestyrelsesportalens mobilapp et skjold mod hackere?
• Hvor ofte udfører leverandøren test af tredjepartsindtrængning og sikkerhed?
• Har leverandøren afsat ressourcer til sikkerhed og beskyttelse af persondata? 
• Bliver softwaren til bestyrelsesportalen regelmæssigt revideret af uafhængige og anerkendte revisorer? 
• Har leverandøren et logonsystem med tofaktorgodkendelse?
• Har portalen ID-baseret godkendelse på højeste sikkerhedsniveau?
• Er bestyrelsesportalen i fuld compliance med EU's persondataforordning (GDPR)? 

Den rette leverandør skal være i stand til at fremlægge dokumentation i form af akkrediteringer eller certificeringer, så du kan have ro i sindet i forhold til deres processer. De bør også kunne fortælle dig, hvor ofte deres systemer revideres og af hvem samt være villige til at dele disse revisionsrapporter med dig.

Spørgsmål, du bør stille om ydeevne, historik og support for bestyrelsesportalen

Før du beslutter dig for en leverandør af software til en bestyrelsesportal, er det også en god ide at læse kundernes anmeldelser og finde ud af, hvad andre siger om at arbejde med den leverandør, du har i tankerne. Ofte vil dette afhænge af niveauet af støtte, de yder. 

At stille sig følgende spørgsmål vil også hjælpe med at kunne evaluere din potentielle leverandørs samlede præstationshistorik. Det vil også hjælpe dig med at fastslå, om de har opfyldt kundernes forventninger gennem årene. 

• Har leverandøren pålidelige og detaljerede kundereferencer?
• Hvad er deres rate for kundefornyelse?
• Hvor længe skal forbrugerne normalt vente på supportopkald?
• Hvilke sprog taler leverandørens supportmedarbejdere?
• På hvilke markeder har leverandøren lokale kontorer? 
• Kan du betale for premium-supporttjenester? 

En anden måde at måle en leverandørs omdømme på er at se på deres priser og akkrediteringer. Har de nogen? Hvilke institutioner er de fra? Jo mere dokumentation der er for positiv feedback fra upartiske kilder, jo større chance har du for at træffe et informeret valg, der kan hjælpe dig med at opnå de produktivitets- og effektivitetsfordele, du forventer og fortjener at få ud af din investering. 

Spørgsmål, du bør stille om brugervenligheden af bestyrelsesportalsoftwaren 

Ud over at fastslå legitimationsoplysningerne for din leverandør af bestyrelsesportal i forhold til ydeevne og support er det også vigtigt at forstå, hvor let systemet vil være at bruge for både administratorer og bestyrelsesmedlemmer, for at de kan få brugernes accept og få implementeret systemet.

Bestyrelsesmedlemmer er meget travle mennesker – de sidder ofte i flere forskellige bestyrelser på tværs af geografiske placeringer og tidszoner. Som sådan vil de sandsynligvis modsætte sig en bestyrelsesportal, der ikke er intuitiv. 

Det betyder, at det også er tilrådeligt at stille flere vigtige spørgsmål for at fastslå, om din potentielle leverandør leverer det rette niveau af brugervenlighed:

• Får du eller dine brugere adgang til support 24/7? 
• Hvilke avancerede funktioner tilbyder de (e-signering, eID, deling af noter, afstemning osv.)? 
• Er du i stand til fuldt ud at skræddersy den platform, du vælger, så den passer til dine forretningsbehov?
• Vil du kunne få adgang til og arkivere fortrolig dokumentation, både online og offline? 

Som med de fleste moderne teknologier er det sandsynligt, at det vil være nødvendigt med en vis konfiguration for at få platformen til at passe til dine behov. Det betyder, at du også bør spørge potentielle leverandører, hvilket niveau af support de vil yde under opsætningen, om de leverer skabeloner til brugervenlighed, hvilken dokumentation de har, som du kan følge, og om der vil være mulighed for regelmæssige gennemgange for løbende at optimere dit system. 

Spørgsmål, du bør stille om produktkøreplaner og opdateringer

Enhver teknologi, du køber, skal fortsat kunne understøtte din virksomhed, i takt med at den udvikler sig. Så det er meget vigtigt, at du også sikrer dig, at din valgte leverandør løbende forbedrer deres produkt baseret på kundefeedback og branchens behov. 

Det betyder, at du også skal tage dig tid til at se på din potentielle leverandørs produktkøreplan for at se, hvor den leder hen. Vil det fungere for jer på langt sigt? Hvilke funktioner planlægger de at tilføje i fremtiden? Når de implementerer disse nye funktioner, vil de så advare jer, før opdateringen finder sted? Og hvis din virksomhed vokser, vil bestyrelsesportalen være skalerbar på en måde, der kan vokse sammen med jer?

Der er flere vigtige spørgsmål, du bør stille vedrørende din leverandørs fleksibilitet og deres evne til at supportere og tilpasse sig dine behov på langt sigt: 

• Har leverandøren et inhouse-team, der er stort og dedikeret nok til at udvikle applikationen? 
• Hvilken slags uddannelse får jeres virksomhed under processen?
• Får I en kontaktperson, som I kan kontakte?
• Hvor mange sprog understøtter løsningen?
• Bliver brugerne advaret, før der installeres opdateringer?
• Hvilken understøttende dokumentation leverer de? 

Den rette leverandør skal være åben om deres udviklingsplaner, villig til at lytte til feedback og parat til at arbejde sammen med deres kunder om at beslutte, hvilke forbedringer der skal prioriteres.

Få mere at vide

Moderne bestyrelsesportalsoftware er et must-have for organisationer, der gerne vil forbedre effektiviteten og kvaliteten af kommunikation på højt ledelsesniveau og samtidig spare tid, penge og holde fortrolige dokumenter sikre. 

At stille de spørgsmål, der er beskrevet i denne artikel, hjælper dig med at fastslå, om din valgte leverandør vil være i stand til at opfylde alle disse krav og hjælpe dig med at opnå det rette niveau af investeringsafkast. 

De svar, du modtager, giver en glimrende indikation af, om løsningen og leverandøren er god for dig både nu og på langt sigt.

For at se en bestyrelsesportalplatform i aktion kan du anmode om din demo her. Du kan også læse mere om, hvordan du kan sikre din bestyrelses succes via vores ultimative vejledning til effektive bestyrelser.  For at stille os disse spørgsmål og se, hvordan vi klarer os, kan du sende os en e-mail på info@admincontrol.com, så vil vi med glæde hjælpe dig.