Sådan håndterer du modstand mod at ændre jeres bestyrelsesportal

Her er de vigtigste spørgsmål, som du skal være forberedt på... sammen med forslag til, hvordan du kan opbygge dit svar.

Overtalelse af bestyrelsen – Q&A

"Hvorfor skal vi flytte til en ny bestyrelsesportal?"

For at opbygge din sag skal du dække vigtige områder som sikkerhed, support og legitimationsoplysningerne for din potentielle nye leverandør af bestyrelsesportal i detaljer. Men først skal du gentage og underbygge de største fordele ved, at dette er den rette beslutning. 

Digitale bestyrelsesportaler fremskynder beslutningstagningen og gør det lettere at arbejde sammen i et sikkert, brugervenligt og altid tilgængeligt miljø.

De mest avancerede og udviklede portaler skærer igennem gammel ineffektivitet, så din bestyrelse kan arbejde hurtigere, mere sikkert og have mere produktive og effektive møder 

Forklar dine brugere, at det er afgørende for et effektivt bestyrelsesarbejde at have den rigtige bestyrelsesportal til jeres behov – ikke bare den, I altid har brugt.

"Hvad kan den nye portal, som vores eksisterende portal ikke kan?"

Gør det klart, at ikke alle bestyrelsesportaler giver det samme niveau af funktionalitet. De funktioner, I har til rådighed, varierer alt efter, hvor avanceret platformen er. Kernefunktionerne gør det muligt for din organisation at oprette og administrere møder mere effektivt, kommunikere sikkert på portalen og bruge elektroniske underskrifter til fjerngodkendelse af beslutninger og referater.

Men blandt andre nyttige funktioner i software til bestyrelsesportaler er: 

• Adgang til kontrol og brugertilladelser 
• Sporing af brugeraktivitet 
• Godkendelsesproces og styring af arbejdsgange 
• Sikker lagring og hentning af dokumenter 
• Administration af kalender
• Administration af compliance 
• Samarbejde via kommentarer og noter
• Automatiske påmindelser om møder og handlinger
• Sikker fildeling 
• Offlineadgang
• Funktioner til meningsmålinger og afstemninger
• Nem dokumentsøgning
• Kontrol af dokumentversion 

En avanceret og funktionsrig portal vil også indeholde yderligere moduler til styring af yderligere processer uden for møder, såsom den årlige bestyrelsesevaluering. 

Igen er der her faktorer, som differentierer. Bestyrelsesevaluering fra Admincontrol tager for eksempel halvt så lang tid at gennemføre end andre sammenlignelige undersøgelser, koster mindre at implementere end konkurrencedygtige tilbud, er integreret i Admincontrols bestyrelsesportalprocesser og kræver ikke noget nyt login eller nye manuelle løsninger. Værktøjet er også udviklet med input fra akademikere, retlige rammenetværk, bestyrelser og erfarne ledere for at sikre, at det leverer al den vigtige indsigt, der er nødvendig for at evaluere og forbedre bestyrelsens effektivitet. 

Vores anbefaling: Foretag en mangelanalyse for at finde ud af, hvilke funktionselementer I mangler i øjeblikket, identificer, hvordan dette kan blive løst med den nye portal, og vis, hvordan dette vil flytte resultaterne i bestyrelsen fremad. 

Se vores guide til købere af bestyrelsesportaler for at få flere oplysninger om, hvad en effektiv portal består af, samt de funktioner, du kan forvente at se. 

"Er vores følsomme bestyrelsesoplysninger virkelig sikre mod cybertrusler og uautoriseret adgang i et digitalt miljø?"

Ifølge Cybersecurity Ventures forventes omkostningerne ved cyberkriminalitet at nå 8 billioner USD i 2023 og vil vokse til 10,5 billioner USD inden 2025. Dette er et meget følsomt emne for bestyrelsesmedlemmer. Mange af dem repræsenterer allerede organisationer, der har været ofre for alvorlige brud på sikkerheden.  De skal se på cybersikkerhed som en del af deres dagsorden for risikostyring i virksomheden. De skal også tænke over, hvordan de sikrer deres egen kommunikation.

Sørg for, at du har et klart svar. Gør din due diligence og sørg for, at den nye bestyrelsesportal, du foreslår at implementere, indeholder alle de nødvendige foranstaltninger til at opbevare dokumenter og kommunikation på bestyrelsesniveau sikkert. Disse foranstaltninger bør omfatte separat kommunikation via sikre kommunikationskanaler i portalen, sikker opbevaring af alle aktuelle og historiske dokumenter og elektronisk signering til fjernbaseret godkendelse af bestyrelsesdokumenter. Andre foranstaltninger bør omfatte overholdelse af GDPR og også tofaktorgodkendelse, som hjælper med at overvinde svagheder i brugeradgangskoder, begrænse adgangen og sikre streng brugerverifikation.

Du bør også bede din potentielle leverandør om at fremlægge detaljerede oplysninger om, hvordan data, der bevæger sig inden for portalen, krypteres, hvor dataene opbevares, og hvor ofte de udfører test af tredjepartsindtrængning og sikkerhed. På samme måde er det vigtigt at fastslå, om softwaren regelmæssigt revideres af uafhængige og anerkendte revisorer. 

Alle disse oplysninger er en kritisk del af præsentationen af sagen om en ny portal, der ikke kun vil kunne drive produktivitet og effektivitet, men også kan tilbyde forbedret beskyttelse mod ondsindede angreb.

"Hvor pålidelig er portalen, og hvor godt understøttes den?"

Ud over at fastslå legitimationsoplysningerne for din leverandør af bestyrelsesportalsoftware i forhold til ydeevne og sikkerhed vil interessenter også gerne vide, om bestyrelsesportalen er robust, pålidelig og godt understøttet.  Bestyrelsesmedlemmer er travle mennesker – de sidder ofte i flere forskellige bestyrelser på tværs af geografiske placeringer, tidszoner og sprog. De kræver et højt niveau af tilgængelighed, brugervenlighed og fuld support af systemerne, når de har brug for det. 

Du bør derfor også tjekke, om din potentielle nye leverandør tilbyder kritiske faktorer som f.eks. 

adgang til support og backup-servere 24/7 i tilfælde af, at systemet ikke er tilgængeligt. Find også ud af, hvor længe kunderne normalt skal vente på supportopkald, hvilke sprog leverandørens supportpersonale taler, og hvad leverandørens supportaftaler er. 

Det er også vigtigt, at din nye portal får en nem overgang, så sørg for også at kontrollere (og kommunikere til din bestyrelse), at der tilbydes fuld support til onboarding og træning i, hvordan systemet fungerer – for eksempel hvordan man tilpasser brugerindstillinger. 

Pålidelig adgang til bestyrelsesportalen, når man er på farten, er også vigtig for alle brugere af systemet, så undersøg også, om din leverandør har en app til både iOS og Android, og hvor regelmæssigt den opdateres. Hvis du tjekker dette, bliver det også nemmere for dig at forsikre din bestyrelse og andre brugere om, at mobil adgang aldrig bliver et problem. 

"Hvad er legitimationsoplysningerne for leverandøren af bestyrelsesportalen?"

Dine vigtigste interessenter vil naturligvis – som med enhver teknologi, de implementerer – gerne fastslå legitimationsoplysningerne for din leverandør. De skal vide, at de har at gøre med en partner, de kan stole på, og som har et anerkendt ry for ydeevne og kundetilfredshed. Blandt de nøglespørgsmål, du skal stille, er hvornår virksomheden blev grundlagt, hvor mange kunder den har, og hvor mange aktive bestyrelsesportalkunder den har globalt. Endnu vigtigere er det at kontrollere den årlige fornyelsesrate blandt disse kunder (hos Admincontrol er vores årlige fornyelsesrate 97 %). 

Læs også kundeanmeldelser og find ud af, hvad andre kunder siger om at arbejde med den leverandør, du foreslår at flytte til. Disse anmeldelser, både positive og negative, vil ofte fokusere på niveauet af support, de yder. 

"Hvad er bestyrelsesportalleverandørens planer for fremtiden?"

Den teknologi, du køber, skal udvikle sig med din virksomhed, i takt med at markedet udvikler sig. Så du skal også sikre dig, at din valgte leverandør løbende forbedrer deres produkt baseret på kundefeedback og branchens behov. 

Undersøg din potentielle leverandørs produktkøreplan for at se, hvor den leder hen. Hvilke funktioner planlægger de at tilføje i fremtiden? Hvis din virksomhed vokser, vil bestyrelsesportalen være skalerbar på en måde, der kan vokse sammen med jer?

Den rette leverandør vil have klare produktudviklingsplaner og vil være lydhør over for din feedback for at beslutte, hvilke forbedringer der skal prioriteres i fremtiden. 

Når du får en bekræftelse af dette, vil du og alle dine nøgleinteressenter bedre kunne få sikkerhed for, at I overgår til en leverandør, der bedre vil være i stand til at opfylde alle jeres nuværende og fremtidige krav. 

Konklusion

At have den rigtige bestyrelsesportalsoftware til jeres behov er afgørende for virksomheder, der ønsker at forbedre den måde, deres bestyrelse arbejder på, samtidig med at de sparer tid og kan opbevare fortrolige dokumenter sikkert. Er du interesseret i at finde ud af, hvordan Admincontrol kan forbedre arbejdet i jeres bestyrelse? Find ud af, hvad vi kan tilbyde, ved at booke en gratis bestyrelsesportaldemo i dag.

Hvis du overvejer at flytte til en ny leverandør, vil svarene i denne vejledning hjælpe dig med at opbygge en sag baseret på en detaljeret forståelse af tekniske og sikkerhedsmæssige krav og leverandøroplysninger. 

Har du brug for flere oplysninger? Hvorfor ikke læse vores eBook Få buy-in fra din bestyrelse.