I dette indlæg ser vi på funktionerne, brugen og fordelene ved elektroniske signaturer eller e-signaturer, herunder:
- Typer af elektroniske underskrifter
- Sådan oprettes og bruges de
- Forskellen mellem elektroniske og digitale signaturer
- Er de juridisk bindende?
- Fordelene ved dem
Elektroniske signaturer, også kendt som e-signaturer, er næsten nøjagtigt som de lyder – en elektronisk version af din normale våde blækunderskrift.
Måske har du været gennem den langvarige proces med at lave en underskrift på et blankt ark papir, scanne og gemme den på din computer som en jpg-fil og derefter kopiere og indsætte den i signaturfeltet i et dokument. I virkeligheden er dette en meget enkel elektronisk signatur. Processen er ikke særlig smidig, og din identitet som underskriver kan ikke bevises, så modtageren skal simpelthen stole på, at den er ægte.
Ikke overraskende betyder den tekniske udvikling, at tingene har udviklet sig. Nu er der mere avancerede digitale signaturer, der bruger komplekse algoritmer til at godkende underskriverens identitet. Det betyder, at en elektronisk signatur kan være juridisk bindende. De udgør også en mere sikker og bekvem måde at underskrive en dokumenttype på og på enhver enhed.
Er elektroniske signaturer og digitale signaturer det samme?
Det kan virke forvirrende, men ikke alle elektroniske signaturer er digitale signaturer. Når du tilføjer dit navn til en e-mail eller kopierer og indsætter det i en PDF, betyder det, at du har underskrevet dokumentet elektronisk. Dette er typisk nok til enkle breve eller interne dokumenter, og selvom dette ville blive betragtet som en elektronisk signatur, så er det ikke en digital signatur.
Digitale signaturer bruger kompleks krypteringsteknologi og godkendelsesmetoder, herunder revisionsspor til at bekræfte personens identitet. Nogle er også i stand til at logge, hvor og hvornår dokumentet blev underskrevet. Teknologien kan registrere, om der blev foretaget ændringer efterfølgende, identificere de signaturer, der er blevet manipuleret med, eller dem, der kan være svigagtige.
Typer af digitale signaturer
Digitale signaturer er opdelt i forskellige undertyper. Terminologien for disse grupper kan variere, men de omtales normalt som begrænsede eller grundlæggende og avancerede elektroniske signaturer.
Begrænsede elektroniske signaturer
Begrænsede elektroniske signaturer bruger tofaktorgodkendelse såsom en engangsadgangskode, der normalt sendes via en SMS til brugerens mobile enhed. Dette gør det muligt at godkende deres identitet ved at matche deres detaljer med det registrerede mobiltelefonnummer.
I betragtning af det ekstra lag sikkerhed er begrænsede elektroniske signaturer juridisk bindende i de fleste lande og territorier, selvom det er vigtigt at kontrollere regler, der er lokale for dig, da der kan være regionale variationer.
Avancerede elektroniske signaturer
Avancerede elektroniske signaturer involverer mere dybtgående tekniske krav og bruger yderligere teknologi såsom kryptografiske nøgler: en algoritme, der krypterer eller dekrypterer tekst for at give en mere avanceret godkendelsesmetode. Signaturen kan vises at være unikt knyttet til underskriveren sammen med identifikation af hvor, hvornår og på hvilken enhed den blev lavet. Denne type elektronisk signatur betragtes som juridisk bindende som en version med vådt blæk.
Metoder til godkendelse af en avanceret signatur varierer efter område, men omfatter BankID'er eller andre former for identifikation, der er unikke for underskriveren. Der skal være en ubestridelig og unik forbindelse mellem den digitale signatur og personens identitet, så den ikke kan overføres eller ændres på nogen måde.
På grund af den avancerede teknologi, der bruges til godkendelse af en avanceret signatur, er de en mere pålidelig måde at underskrive dokumenter på, som har compliance-baserede konsekvenser. Selvom digitale signaturer ofte bruges i den finansielle, juridiske og sundhedsmæssige sektor, har de fordele for enhver form for virksomhed eller organisation. For topledelse og bestyrelsesteams kan en avanceret signatur bruges om governance- og afstemningsspørgsmål og til godkendelse af mødereferater. De bruges også på kontrakter og juridisk eller compliance-baseret dokumentation eller partnerskabsaftaler, herunder investeringsbeslutninger eller fusions- og overtagelsespapirer.
Regulering af elektroniske signaturer
Rundt om i verden er der specifikke lovkrav til elektroniske signaturer, hvilket betyder, at oprettelsen og godkendelsen af dem er reguleret og skal overholde strenge tekniske krav.
Inden for EU er elektroniske signaturer reguleret under eIDAS-lovgivningen. Den forklarer, hvordan de oprettes, og hvilke godkendelsesmetoder der er acceptable. Siden Brexit har den britiske regering tilpasset EU's lovgivning til det britiske marked, og selvom underskrifter på tværs af landene generelt anerkendes, hvis de er i overensstemmelse med eIDAS-kravene, anbefaler vi at kontrollere vejledningerne baseret på den lokale lovgivning i din region.
Fordelene ved elektroniske og digitale signaturer
Mere sikre
Den komplekse identitetsbekræftelse af begrænsede og avancerede underskrifter er måske den mest åbenlyse fordel for en organisation. Bekræftelsen af underskriverens identitet, det revisionsspor, der oprettes, og sporbarheden af, hvordan signaturen blev lavet, betyder, at underskrifterne har sikkerhedsfunktioner, der er bedre end en våd blæksignatur.
Omkostnings- og tidsbesparelse
Elektroniske signaturer kræver ingen papir- eller post- eller kurertjenester. Derfor er de et mere omkostningseffektivt alternativ til en traditionel blæksignatur. Da det er hurtigere at underskrive og indsende et dokument elektronisk end med post- eller faxtjenester, er der også betydelige tidsbesparelser for en virksomhed.
Bedre for miljøet
Elektroniske signaturer er miljøvenlige. De kræver ikke papir eller blæk, og de bruger ikke fossile brændstoffer til at levere det underskrevne dokument til dets destination. De eliminerer faser og processer i en forretningsgang, der også hjælper med at nedbringe CO2-udledningen.
Produktivitetsforøgelse
Nogle værktøjer til elektroniske signaturer giver brugerne mulighed for at underskrive flere dokumenter med en enkelt godkendelse. Det er især nyttigt for bestyrelsen eller ledende medarbejdere, der ofte underskriver juridisk bindende bestyrelsesmødereferater eller kontrakter og aftaler. Det sparer tid, øger produktiviteten og giver bedre overblik og kontrol med, hvad der underskrives og hvornår.
Hvordan opretter man en elektronisk signatur
For at oprette en elektronisk signatur, som er juridisk bindende, skal man bruge en bestemt software. Der er en række forskellige typer værktøjer, der hjælper med nemt og hurtigt at underskrive et dokument med en begrænset eller avanceret elektronisk signatur.
Hos Admincontrol arbejder vi sammen med specialiserede leverandører af software til elektronisk signatur for at kunne tilbyde vores kunder muligheden for at oprette både en begrænset og avanceret signatur. Processen er hurtig, enkel og effektiv og i overensstemmelse med alle eIDAS-regler. Vi tilbyder tofaktor- og BankID-godkendelse, der gælder på tværs af de europæiske markeder, vi betjener.
Læs mere om vores løsning med elektronisk signatur her.
