Här är de viktigaste frågorna som du behöver förbereda dig för ... samt förslag på hur du kan besvara dem.
Övertyga styrelsen – Q&A
”Varför måste vi överväga att byta till en ny styrelseportal?”
För att lyfta ditt ärende måste du ha med viktiga områden som säkerhet, support och referenser om din potentiella nya styrelseportalleverantör i detalj. Men först måste du upprepa och förstärka de främsta fördelarna med att detta beslut är rätt.
Digitala styrelseportaler påskyndar beslutsfattandet och gör samarbetet enklare i en säker, alltid tillgänglig och lättanvänd miljö.
De mest avancerade och utvecklade portalerna skär igenom gammal ineffektivitet så att din styrelse kan arbeta snabbare, säkrare och ha mer produktiva och effektiva möten.
Påminn din målgrupp om att ha rätt styrelseportal för dina behov, inte bara den du alltid har använt, är avgörande för ett effektivt styrelsearbete.
”Vad kan vi göra med den nya portalen som vi inte kan göra med vår befintliga portal?”
Förklara att inte alla styrelseportaler har samma funktionalitet. Funktionerna du har varierar beroende på hur avancerad din plattform är. Kärnfunktionaliteten gör det möjligt för din organisation att skapa och hantera möten mer effektivt, kommunicera säkert inom portalen och använda e-signaturer för fjärrsignering av beslut och protokoll.
Andra användbara funktioner i styrelseportalmjukvara inkluderar:
- Åtkomstkontroll och användarbehörigheter
- Spårning av användaraktivitet
- Godkännandeprocess och arbetsflödeskontroll
- Säker lagring och hämtning av dokument
- Kalenderhantering
- Hantering av efterlevnad
- Samarbete via kommentarer och anteckningar
- Automatiserade påminnelser för möten och åtgärder
- Säker fildelning
- Offline-åtkomst
- Funktionalitet för omröstningar och röstning
- Enkel dokumentsökning
- Dokumentversionskontroll
En avancerad och funktionsrik portal kommer också att innehålla ytterligare moduler för att hantera ytterligare processer utanför möten, till exempel den årliga styrelseutvärderingen.
Men här finns det återigen olika faktorer. Styrelseutvärdering från Admincontrol tar till exempel 50 % mindre tid att slutföra än andra jämförbara undersökningar, kostar mindre att implementera än konkurrerande erbjudanden, är inbäddad i Admincontrols styrelseportalprocesser och kräver ingen ny inloggning eller manuella lösningar. Verktyget har också utvecklats med input från akademiker, juridiska ramverk, styrelser och erfarna chefer för att säkerställa att alla viktiga insikter som krävs för att utvärdera och förbättra styrelsens effektivitet finns med.
Vi rekommenderar att du genomför en gapanalys för att ta reda på vilka delar av funktionalitet du för närvarande saknar, identifierar hur detta kommer att lösas av den nya portalen och visar hur detta kommer förbättra styrelsens prestanda.
I vår styrelseportalköpguide finns mer information om vad som gör en effektiv portal och vilka funktioner du kan förvänta dig.
”Är vår känsliga styrelseinformation verkligen säker mot cyberhot och obehörig åtkomst i en digital miljö?”
Enligt Cybersecurity Ventures förutspås kostnaden för cyberbrottslighet uppgå till 8 biljoner dollar 2023 och växa till 10,5 biljoner dollar år 2025. Detta är en mycket känslig fråga för styrelseledamöter. Många av dem har redan representerat organisationer som har utsatts för allvarliga säkerhetsöverträdelser. De måste överväga cybersäkerhet som en del av sin agenda för riskhantering. De måste också tänka på hur de skyddar sin egen kommunikation.
Se till att du har ett tydligt svar. Gör en företagsbesiktning och se till att den nya styrelseportalen du föreslår innehåller alla nödvändiga åtgärder som behövs för att skydda dokument och kommunikation på styrelsenivå. Dessa åtgärder ska omfatta avgränsad kommunikation via säkra kommunikationskanaler med portalen, säker lagring av alla aktuella och historiska dokument och elektronisk signering för fjärrgodkännande av styrelsedokument. Andra åtgärder ska inkludera efterlevnad av GDPR och även tvåfaktorautentisering, vilket hjälper till att övervinna svagheter i användarlösenord och begränsa åtkomst och säkerställa strikt användarverifiering.
Du ska också be din potentiella leverantör att presentera detaljerad information om hur data som färdas inom portalen krypteras, var data lagras och hur ofta de utför penetrations- och säkerhetstester från tredje part. På samma sätt är det viktigt att fastställa om programvaran regelbundet granskas av oberoende och respekterade revisorer.
All denna information är en viktig del vid ett eventuellt byte till en ny portal som inte bara kommer att driva produktivitet och effektivitet, den kommer också att erbjuda förbättrat skydd mot skadliga attacker.
”Hur tillförlitlig är portalen och hur väl stöds den?”
Förutom att fastställa meriter för din leverantör av styrelseportalprogramvara vad gäller prestanda och säkerhet, kommer intressenterna också vilja veta om styrelseportalen är robust, tillförlitlig och väl understödd. Styrelsemedlemmar är extremt upptagna människor – de sitter ofta i flera olika styrelser på olika geografiska platser och i olika tidszoner. De kräver att ett system har hög tillgänglighet, är användarvänligt och har fullt stöd när de behöver det.
Därför ska du även kontrollera om din potentiella nya leverantör tillhandahåller kritiska faktorer som
tillgång till support och backupservrar dygnet runt om systemet inte är tillgängligt. Fastställ också hur länge kunder oftast måste vänta på supportsamtal, vilka språk leverantörens supportpersonal talar och vad leverantörens support-SLA är.
Det är viktigt att övergången till din nya portal är enkel, så se till att du också kontrollerar (och kommunicerar till din styrelse) att fullt stöd kommer att erbjudas för onboarding och utbildning i hur systemet fungerar – till exempel hur man anpassar användarinställningarna.
Tillförlitlig åtkomst till styrelseportalen på resande fot är också viktigt för alla användare av systemet, så undersök också om din leverantör har en app för både iOS och Android och hur regelbundet den uppdateras. Att kontrollera detta hjälper dig att försäkra din styrelse och andra användare om att mobil åtkomst aldrig kommer att vara ett problem.
”Vilka referenser har styrelseportalleverantören?”
Naturligtvis, som med all teknik som införs, kommer dina viktigaste intressenter att vilja fastställa din leverantörs referenser. De måste veta att de har att göra med en partner som de kan lita på och som har ett gott rykte bland kunder. Viktiga frågor som du behöver tänka på är när företaget grundades, hur många kunder det har och hur många aktiva styrelseportalkunder det har globalt. Ännu viktigare är att kontrollera den årliga förnyelsetakten bland dessa kunder (hos Admincontrol är vår årliga förnyelsetakt 97 %).
Läs också kundrecensioner och ta reda på vad andra kunder säger om att arbeta med den leverantör du föreslår att byta till. Dessa recensioner, positiva eller negativa, fokuserar ofta på vilken nivå av stöd de tillhandahåller.
”Vilka framtidsplaner har styrelseportalleverantören?”
Tekniken du köper ska utvecklas med ditt företag och med marknaden. Det är alltså mycket viktigt att ni också ser till att den valda leverantören kontinuerligt förbättrar sin produkt utifrån kundfeedback och branschbehov.
Det innebär att ni också ska titta närmare på leverantörens produktplan för att se vart den är på väg. Vilka funktioner planerar de att lägga till i framtiden? Om företaget växer, kommer styrelseportalen då att vara skalbar på ett sätt som växer med företaget?
Rätt leverantör kommer att ha tydliga produktutvecklingsplaner och vara öppen för att lyssna på din feedback för att bestämma vilka förbättringar som ska prioriteras i framtiden.
Om detta kan tillgodoses kan du försäkra dina viktigaste intressenter att du övergår till en leverantör som bättre kan uppfylla alla dina nuvarande och framtida krav.
Slutsats
Att ha rätt styrelseportalprogramvara för dina behov är avgörande för organisationer som vill förbättra hur deras styrelse fungerar samtidigt som det sparar tid och skyddar konfidentiella dokument. Vill du veta mer om hur Admincontrol kan förbättra din styrelseverksamhet? Ta reda på vad vi har att erbjuda genom att boka en kostnadsfri styrelseportaldemo idag.
Om du funderar på att byta till en ny leverantör kan du med hjälp av den här guiden bygga ett ärende baserat på en detaljerad förståelse av tekniska krav, säkerhetskrav och leverantörsuppgifter.
Vill du ha mer information? Läs vår eBook; övertyga styrelsen om att köpa in.
