Köpguide till styrelseportalmjukvara

Den kommer att hjälpa er att framför allt förstå följande: 

• Vad en styrelseportal kan göra för organisationen 
• Vilka funktioner och funktionalitet man bör titta efter i en plattform för styrelseportaler 
• Vilka frågor man bör ställa till en potentiell leverantör 
• Hur man fastställer en leverantörs trovärdighet 

Beväpnad med denna information har ni goda förutsättningar att kunna granska marknaden, välja en lösning som passar organisationen och börja dra nytta av alla fördelar som en marknadsledande styrelseportal medför.

Vi kommer att specifikt ta upp följande: 

• Vad är styrelseportalmjukvara
• När styrelseportalmjukvara  kan användas
• Vilka styrelseportalfunktioner man bör förvänta sig av lösningen
• Vikten av att styrelseportalmjukvaran har en e-signeringslösning
• Säkerhetsöverväganden för styrelseportalmjukvara
• Frågor man bör ställa om styrelseportalens prestanda, historia och support
• Frågor man bör ställa om styrelseportalmjukvarans praktiska funktioner 
• Frågor man bör ställa om produktutveckling och uppdateringar

Vad är styrelseportalmjukvara?

Styrelseportalmjukvara (ibland kallat programvara för styrelsehantering) ger styrelser och ledningsgrupper en säker digital arbetsplattform. Den kan användas för dokumentdelning, samarbete, ett historiskt digitalt arkiv och ger tillgång till styrelsedokument online och offline. Styrelseportalen eller programvaran för styrelsehantering ersätter traditionella sätt att arbeta i styrelsen som kännetecknas av manuella pappersbaserade processer, stora volymer utskrifter och osäker kommunikation via e-post.

När används styrelseportalmjukvara? 

Styrelseportalmjukvara används oftast av administratörer som styrelsesekreterare och styrelseledamöter före, under och efter styrelsemöten. Exempel:

Före mötet

• För att skicka påminnelser om tid och plats för mötet, bekräfta tillgänglighet, skapa dagordningar, sammanställa mötespaket och ladda upp tidigare protokoll eller andra relevanta uppdateringar sedan det senaste styrelsemötet. Du kan hitta mer om hur du organiserar styrelsemöten online och offline här 

Under mötet

• För att skapa protokoll i portalen, registrera omröstningar och beslut, tilldela åtgärder och ange tidsfrister

Efter mötet

• För att säkert skicka protokoll, underlätta signering av protokoll och beslut efter mötet via e-signering, ställa in påminnelser om åtgärder, meddela chefer om nya uppladdningar och aktivera omröstningar om frågor som fortfarande är öppna eller kräver godkännande

Styrelseportalmjukvaran gör det också möjligt för styrelseledamöter, administratörer och de ledningsgrupper de interagerar med att samarbeta mer effektivt mellan möten genom att behöriga personer kan komma åt konfidentiell företagsinformation var som helst ifrån. De kan också kommunicera säkert med andra styrelseledamöter när som helst inom portalen, istället för via osäkra kanaler som e-post. 

Detta hjälper styrelser att förbereda sig för möten mer noggrant, korta ned tiden till beslut och öka produktiviteten, som alla är viktiga faktorer för en effektiv styrelsearbete.

För att få en mer detaljerad förståelse för vad en styrelseportal är och hur den kan bidra till en välfungerande styrelse, läs vårt blogginlägg "Vad är en styrelseportal”.

Vilka styrelseportalfunktioner man bör förvänta sig av styrelseportallösningen

Inte alla styrelseportaler fungerar likadant. Nivån på funktionalitet och funktioner varierar beroende på hur avancerad lösningen är. Lägstanivån bör dock omfatta detta: 

• Snabbt och enkelt kunna skapa dagordningar och styrelsepaket 
• Kommunicera eller chatta säkert (vilket eliminerar behovet av att kommunicera via appar som Slack)  
• Skapa protokoll och tilldela uppgifter
• Aktivera e-signaturer för signering av beslut och protokoll på distans  

Andra användbara funktioner hos styrelseportalmjukvara inkluderar: 

• Åtkomstkontroll och användarbehörigheter 
• Spårning av användaraktivitet 
• Godkännandeprocess och arbetsflödeskontroll 
• Säker lagring och hämtning av dokument 
• Kalenderhantering
• Hantering av efterlevnad 
• Samarbete via kommentarer och anteckningar
• Automatiserade påminnelser för möten och åtgärder
• Säker fildelning 
• Offline-åtkomst
• Kompatibilitet med flera enheter 
• Enkel sökning och arkivering av dokument
• Dokumentversionskontroll 

Vikten av att styrelseportalmjukvaran har en e-signeringslösning

E-signaturer är en särskilt viktig funktion i styrelseportalmjukvara eftersom de gör det möjligt för ledamöter att underteckna protokoll från styrelsemöten och andra företagsdokument på distans, säkert och i enlighet med företagets och myndigheternas riktlinjer. De är också potentiellt lika juridiskt bindande som en signatur med penna, men man måste se till att e-signaturfunktionen i styrelseportalen har rätt egenskaper och funktioner för detta. 

Därför måste man säkerställa att leverantören av styrelseportalen har en lämplig lösning för digital signering som underlättar både god bolagsstyrning och effektivt styrelsearbete samt säkerhet och regelefterlevnad. 

För det första måste du ta reda på om lösningen kan användas för att signera de filer ni vanligtvis använder, och även kontrollera om lösningen har ett inbyggt automatiserat signaturflöde. Användarvänlighet är helt avgörande. Är det enkelt att förbereda dokument för underskrift? Kan man logga in på vilken typ av enhet som helst? Har lösningen stöd för avancerad signatur för dokument med flera undertecknare? Alla sådana funktioner är viktiga för att möjliggöra effektivare arbete och få beslut undertecknade snabbt. 

För det andra måste du kontrollera om lösningen uppfyller reglerna i de områden där ni är verksamma. Följer den till exempel de senaste eIDAS-förordningarna för Europa? 

Det finns olika lösningar och tekniker på marknaden med olika nivåer av förtroende och rättslig verkan. Admincontrol erbjuder till exempel två alternativ som båda överensstämmer med EU:s eIDAS-standarder: avancerad signatur och begränsad signatur. Läs vår blogg om hur e-signaturer kan förbättra styrelsens effektivitet här.

Säkerhetsöverväganden för styrelseportalmjukvara

En av de andra viktiga sakerna som styrelser måste tänka på när de funderar på att köpa eller använda en befintlig styrelseportallösning är det ständiga hotet om cyberattacker, som enligt McAfee nu kostar företag över 1 biljon dollar årligen. 

Frågan är särskilt viktig för styrelser eftersom styrelseledamöter och chefer på ledningsnivå tillhör favoritmålen för skadliga hackare, ett faktum som inte är förvånande med tanke på den mycket konfidentiella karaktären hos den information och de dokument som de arbetar med. 

Detta innebär att styrelser inte bara behöver överväga cybersäkerhet som en del av sin riskhanteringsagenda – de måste också tänka på hur de skyddar sin egen kommunikation.

Därför bör styrelseportalen som organisationen väljer inkludera följande:

• Avgränsad kommunikation via säkra kommunikationskanaler inom portalen 
• Säker lagring för alla aktuella och historiska dokument
• Elektronisk signering för distansgodkännande av styrelsedokument 
• Efterlevnad av GDPR 
• Tvåfaktorautentisering för att minska svagheter i användarlösenord och begränsa åtkomst och säkerställa strikt användarverifiering 

Denna senare punkt – tvåfaktorautentisering – är särskilt viktig eftersom det genom åren har bevisats att:

• 90 % av lösenorden kan knäckas på mindre än sex timmar  
• Två tredjedelar av användarna använder samma lösenord överallt 
• 57 % av dem som tidigare blivit lurade i nätfiskeattacker har ännu inte ändrat sina lösenord

Tvåfaktorautentisering bidrar till att lösa det här problemet eftersom att det tillför ett extra säkerhetslager som säkerställer att endast autentiserade användare har åtkomst till ett onlinekonto. Först anger användaren användarnamn och lösenord som vanligt. Istället för att få åtkomst direkt måste man ange ytterligare information.

Denna information kan vara något av följande:  

• En kod från en Authenticator-app på telefonen, eller en kod som skickas via SMS till telefonen
• En biometrisk indikator, t.ex. fingeravtryck (Touch ID) eller ansiktsigenkänning (Face ID) 

Effektiviteten av dessa åtgärder är väl beprövad: Microsoft uppger att 2FA effektivt förhindrar 99,9 % av attackerna på konton, och därför bör metoden vara en viktig del av försvaret mot cybersäkerhetsattacker på styrelsenivå och ingå i skyddet av kritiska data som finns i styrelseportalen. 

Läs mer om effektiviteten hos 2FA här.

Frågor om säkerhetsåtgärder man bör ställa till leverantörer av styrelseportaler 

När man utvärderar styrelseportalmjukvara är det också mycket viktigt att ställa ett antal frågor som visar om lösningen har rätt funktionalitet för att skydda viktiga dokument och skapa säker kommunikation. 

Frågor som bör ställas: 

• Krypteras alla data som hanteras i portalen?  
• Var lagras data? 
• Finns det backup-servrar?
• Har styrelseportalleverantörens säkerhet någonsin varit utsatt för fara?  
• Är styrelseportalens mobilapp skyddad mot hackare?
• Hur ofta genomför leverantören tester med tredjepartspenetration och säkerhetsprovning?
• Har leverantören särskilda resurser för säkerhet och persondataskydd? 
• Kontrolleras styrelseportalmjukvaran regelbundet av oberoende och respekterade granskare? 
• Har leverantören ett inloggningssystem med tvåfaktorsautentisering?
• Erbjuder portalen ID-baserad autentisering på högsta säkerhetsnivå?
• Uppfyller styrelseportalen samtliga krav i den nya allmänna dataskyddsförordningen (GDPR)? 

En lämplig leverantör ska kunna tillhandahålla bevis i form av ackrediteringar eller certifieringar för sina processer. De bör också kunna berätta hur ofta deras system granskas, av vem och vara villiga att dela dessa revisionsrapporter med er.

Frågor man bör ställa om styrelseportalens prestandahistorik och support

Innan man väljer leverantör av styrelseportalmjukvara är det också en bra idé att läsa igenom kundrecensioner och ta reda på vad andra kunder har att säga om den tilltänkta leverantören. Ofta ger detta en vink om nivån på supporten de erbjuder. 

Att ställa följande frågor hjälper dig också att utvärdera din potentiella leverantörs övergripande resultathistorik. Det ger också en uppfattning om leverantören har lyckats möta kundernas förväntningar under åren. 

• Har leverantören tillförlitliga och detaljerade kundreferenser?
• Vad är deras kundförnyelsegrad?
• Hur länge behöver kunderna normalt vänta på support?
• Vilka språk talar supportpersonalen?
• Var finns deras kontor? 
• Kan man betala för premiumsupporttjänster? 

Ett annat sätt att mäta en leverantörs rykte är att titta på deras utmärkelser och ackrediteringar. Har de några? Vilka organ kommer de ifrån? Ju mer bevis det finns för positiv feedback från opartiska källor, desto större är chansen att göra ett välgrundat val som hjälper er att uppnå de produktivitets- och effektivitetsfördelar ni förväntar er av investeringen. 

Frågor man bör ställa om styrelseportalmjukvarans praktiska egenskaper 

Förutom att kontrollera styrelseportalleverantörens referenser när det gäller prestanda och support, är det också viktigt att ta reda på hur enkelt systemet är att använda så att administratörer och styrelseledamöter vill använda det.

Styrelsemedlemmar är extremt upptagna människor – de sitter ofta i flera olika styrelser på olika geografiska platser och i olika tidszoner. De kommer sannolikt att motsätta sig en styrelseportal som inte är intuitiv. 

Det betyder att det också är tillrådligt att ställa fler viktiga frågor för att fastställa om den potentiella leverantören erbjuder ger rätt nivå av användarvänlighet och användbarhet:

• Kommer du eller användarna att ha tillgång till support dygnet runt? 
• Vilken typ av avancerade funktioner har lösningen (e-signering, eID, delade kommentarer, röstning osv.)? 
• Kan den valda plattformen skräddarsys så att den passar era affärsbehov?
• Kommer ni att kunna komma åt och arkivera konfidentiell dokumentation, både online och offline? 

Som med de flesta moderna tekniker är det troligt att det blir nödvändigt med en viss konfiguration för att plattformen ska passa era behov. Det betyder att du också bör fråga leverantören vilken supportnivå de kommer att tillhandahålla under installationen, om de tillhandahåller mallar för enkel användning, vilken dokumentation de har som man kan följa och om regelbundna revideringar kommer att vara möjliga för att kontinuerligt optimera systemet. 

Frågor man bör ställa om produktutveckling och uppdateringar

All teknik ni köper måste fortsätta att stödja företaget i takt med att det utvecklas. Det är alltså mycket viktigt att ni också ser till att den valda leverantören kontinuerligt förbättrar sin produkt utifrån kundfeedback och branschbehov. 

Det betyder att ni också bör titta närmare på leverantörens produktplan för att se vart den är på väg. Kommer lösningen att fungera på lång sikt? Vilka funktioner planerar de att lägga till i framtiden? När de implementerar de nya funktionerna, kommer de att varna er innan uppdateringen sker? Och om företaget växer, kommer styrelseportalen att vara skalbar på ett sätt som växer med företaget?

Det finns fler viktiga frågor man bör ställa om leverantörens flexibilitet och deras förmåga att stödja och anpassa sig till era behov på lång sikt: 

• Har leverantören ett internt team som är tillräckligt stort och dedikerat för att utveckla applikationen? 
• Vilken typ av utbildning får ert företag under processen? 
• Finns det en kontaktperson ni kan få hjälp av?
• Hur många språk har lösningen stöd för?
• Varnar de användarna innan det görs uppdateringar? 
• Vilken stödjande dokumentation tillhandahåller de? 

Rätt leverantör bör vara öppen med sina utvecklingsplaner, villig att lyssna på feedback och beredd att samarbeta med sina kunder för att bestämma vilka förbättringar som ska prioriteras.

Läs mer

Modern styrelseportalmjukvara är ett måste för organisationer som vill förbättra effektiviteten och kvaliteten på kommunikationen på seniornivå samtidigt som de sparar tid, pengar och håller konfidentiella dokument säkra. 

Att ställa de frågor som beskrivs i den här artikeln hjälper er att fastställa om den valda leverantören kommer att kunna uppfylla alla dessa krav och hjälpa er att uppnå rätt nivå av ROI. 

Svaren ni får ger en utmärkt indikation på om lösningen och leverantören kommer att fungera bra nu och på lång sikt.

Om du vill se hur en styrelseportal fungerar i praktiken beställer du en demo här. Du kan också läsa mer om hur du kan säkerställa styrelsens framgång via vår ultimata guide till effektivt styrelsearbete.  För att ställa dessa frågor till oss och se hur vi står oss i konkurrensen, mejla oss på info@admincontrol.com så återkommer vi gärna.