Slik overvinner du motstand mot å bytte styreportal

Her er de viktigste spørsmålene du må forberede deg på, samt forslag til hvordan du kan besvare dem. 

Vanlige spørsmål og svar om hvordan du kan overtale styret

"Hvorfor må vi vurdere å bytte til en ny styreportal?"

For å argumentere for saken din må du dekke viktige områder som sikkerhet og brukerstøtte samt omdømmet til den potensielle leverandøren av den nye styreportalen. Men først på du gjenta og understreke de viktigste fordelene dere oppnår ved å ta den riktige beslutningen. 

Med digitale styreportaler kan man ta beslutninger raskere, samtidig som det blir enklere å samarbeide i et trygt og brukervennlig miljø som alltid er tilgjengelig.

De mest avanserte og utviklede portalene eliminerer gammel ineffektivitet, slik at styret kan jobbe raskere og sikrere samt gjennomføre mer produktive og effektive møter. 

Minn publikum om at for at styret skal kunne jobbe på en effektiv måte er det helt avgjørende at dere har den riktige styreportalen for deres behov – og at dere ikke bare fortsetter å bruke den dere alltid har brukt.

"Hva gjør den nye portalen som den portalen vi allerede bruker, ikke kan?"

Gjør det tydelig at ikke alle styreportaler tilbyr den samme funksjonaliteten. Funksjonene varierer avhengig av hvor avansert plattformen er. Kjernefunksjonaliteten må la organisasjonen opprette og administrere møter på en mer effektiv måte, kommunisere på en sikker måte ved hjelp av portalen samt bruke elektroniske signaturer for ekstern signering av diskusjoner og referater.

Andre nyttige funksjoner i styreportalprogramvare inkluderer 

• tilgangskontroller og brukerrettigheter 
• sporing av brukeraktivitet 
• godkjenningsprosess og kontroll over arbeidsflyt 
• sikker lagring og henting av dokumenter 
• administrering av kalender
• administrering av compliance 
• samarbeid ved hjelp av kommentarer og notater
• automatiserte påminnelser om møter og handlinger
• sikker fildeling 
• frakoblet tilgang
• funksjon for avstemninger og avstemning
• enkelt dokumentsøk
• versjonskontroll av dokumenter 

En avansert portal med mange funksjoner vil også ha flere moduler for å administrere flere prosesser utenfor møter, for eksempel den årlige styreevalueringen. 

Her er det også differensierende faktorer. Det tar for eksempel 50 prosent kortere tid å gjennomføre styreevaulering fra Admincontrol enn andre sammenlignbare undersøkelser, den koster mindre å implementere enn tilbudene fra konkurrentene, den er integrert i styreportalprosesser fra Admincontrol, og den krever ikke ny innlogging eller manuelle løsninger. Verktøyet er også utviklet basert på innspill fra akademikere, lovverket, styrer og erfarne ledere for å sikre at det gir all den viktige innsikten som kreves for å kunne evaluere styret og forbedre effektiviteten. 

Vår anbefaling er at det gjennomføres en gap-analyse for å finne ut hvilken funksjonalitet dere savner, identifisere hvordan dette kan løses med den nye portalen samt vise hvordan dette vil gjøre styret mer effektivt. 

Se vår veiledning for kjøpere av styreportaler for mer informasjon om hva som utgjør en effektiv portal, og hvilke funksjoner dere bør forvente. 

"Er den sensitive styreinformasjonen vår virkelig beskyttet mot cybertrusler og uautorisert tilgang i et digitalt miljø?"

Ifølge Cybersecurity Ventures anslås det at kostnadene i forbindelse med cyberkriminalitet kommer til å være 8 billioner dollar i 2023, og beløpet kommer til å vokse til 10,5 billioner dollar innen 2025. Dette er et svært følsomt tema for styremedlemmene. Mange av dem har allerede representert organisasjoner som har blitt utsatt for alvorlige brudd på sikkerheten.  De må inkludere cybersikkerhet som en del av bedriftens agenda for risikostyring. De må også tenke gjennom hvordan de sikrer sin egen kommunikasjon.

Sørg for at du har et klart svar. Gjør din due diligence, og sørg for at den nye styreportalen du anbefaler, har alle de nødvendige tiltakene som trengs for å beskytte dokumenter og kommunikasjon på styrenivå. Disse tiltakene bør inkludere beskyttet kommunikasjon via sikre kommunikasjonskanaler i portalen, sikker lagring for både nye og historiske dokumenter samt elektronisk signering for ekstern godkjenning av styredokumenter. Andre tiltak bør inkludere overholdelse av GDPR samt tofaktorautentisering, som gjør det enklere å beskytte mot svake brukerpassord og begrense tilgang og sikre streng brukerverifisering.

Du bør også be den aktuelle leverandøren om å komme med detaljert informasjon om hvordan data som overføres i portalen, er kryptert, hvor dataene lagres og hvor ofte de gjennomfører tredjeparts penetrasjons- og sikkerhetstesting. Det er også viktig å finne ut om programvaren blir regelmessig validert av uavhengige revisorer med godt omdømme. 

All denne informasjonen er viktig når du skal legge frem saken om en ny portal som ikke bare kommer til å øke produktiviteten og effektiviteten, men som også vil sikre økt beskyttelse mot ondsinnede angrep.

"Hvor pålitelig er portalen, og hvor god er kundestøtten?"

I tillegg til informasjon om fordelene med leverandøren av styreportalprogramvaren basert på ytelse og sikkerhet er interessentene også interessert i å finne ut om styreportalen er robust og pålitelig, og at det tilbys god kundestøtte.  Styremedlemmer har det travelt, og de sitter ofte i flere forskjellige styrer på forskjellige steder, i flere tidssoner og på flere språk. De krever god tilgjengelighet og brukervennlighet, og de forventer fullstendig brukerstøtte for systemer når de trenger det. 

Derfor bør du finne ut om den potensielt nye leverandøren tilbyr kritiske ting som 

tilgang til brukerstøtte 24/7 samt backup-servere hvis systemet blir utilgjengelig. Du må også finne ut hvor lenge kundene vanligvis må vente når de ringer til brukerstøtte, hvilke språk leverandørens brukerstøtteansatte snakker samt hva leverandørens SLA-er for brukerstøtte er. 

Det er også avgjørende at det er enkelt å bytte til den nye portalen, så du må også undersøke (og informere styret om) at det tilbys fullstendig brukerstøtte i forbindelse med onboarding og opplæring i hvordan systemet fungerer, for eksempel hvordan brukerinnstillingene kan tilpasses. 

Pålitelig tilgang til styreportalen når man er på farten er også viktig for alle brukerne, så du må også undersøke om leverandøren har en app for både iOS og Android samt hvor ofte den oppdateres. Når du undersøker dette, blir det enklere å forsikre styret og andre brukere om at de aldri kommer til å oppleve problemer med mobil tilgang. 

"Hva er fordelene med leverandøren av styreportalen?"

Som med all teknologi ønsker de viktigste interessentene å få en forståelse for fordelene med leverandøren din. De må få bekreftet at de har å gjøre med en partner de kan stole på, og som har godt omdømme når det gjelder resultater og kundetilfredshet. Viktige spørsmål som du må kunne besvare, inkluderer når selskapet ble startet, hvor mange kunder det har, og hvor mange aktive styreportalkunder det har globalt. Det er også veldig viktig at du undersøker hvor mange av kundene som fornyer avtalen hvert år (hos Admincontrol fornyer 97 prosent av kundene avtalen hvert år). 

Du må også lese kundeanmeldelser og finne ut hva andre kunder sier om å samarbeide med leverandøren du foreslår å flytte til. Disse anmeldelsene, positive eller negative, handler ofte om hvor god brukerstøtte de har fått. 

"Hva er leverandøren av styreportalens planer for fremtiden?"

Teknologien du kjøper, bør utvikle seg i takt med virksomheten din og markedet. Derfor må du sørge for at leverandøren du velger, kontinuerlig forbedrer produktet sitt basert på tilbakemeldinger fra kundene og bransjens behov. 

Se på den produktveikartet til den potensielle leverandøren for å finne ut hvilke planer som finnes. Hvilke funksjoner planlegger de å inkludere i fremtiden? Vil styreportalen kunne skaleres, slik at den kan vokse med virksomheten din?

Den riktige leverandøren kommer til å ha tydelige planer for produktutvikling og er åpen for å lytte til tilbakemeldinger fra deg for å finne ut hvilke forbedringer som må prioriteres i fremtiden. 

Ved å få dette bekreftet blir det enklere for deg og alle de viktige interessentene å forstå at dere bytter til en leverandør som er bedre skikket til å oppfylle alle krav dere har – både i dag og i fremtiden. 

Konklusjon

Å ha den riktige styreportalprogramvaren for behovene deres er avgjørende for organisasjoner som ønsker å forbedre måten styret jobber på, og som samtidig vil spare tid og beskytte konfidensielle dokumenter. Vil du ha mer informasjon om hvordan Admincontrol kan forbedre måten styret ditt jobber på? Avtal en gratis demonstrasjon av styreportalen for å se hva vi tilbyr.

Hvis du vurderer å bytte til en ny leverandør, vil svarene i denne veiledningen kunne hjelpe deg med å argumentere for det basert på detaljert forståelse av krav til teknologi og sikkerhet samt leverandørens omdømme. 

Trenger du mer informasjon? Da kan du lese e-boken vår «Få tilslutning fra styret ditt.