Den ultimate veiledningen til effektiv styreledelse i et flyktig forretningsklima og beste praksis du må innføre
Nøkkelen til et effektivt styre som tilfører reell innsikt og verdi, er å ha gode styremedlemmer. Men hva betyr det å være et effektivt styremedlem når arbeidsmetodene endrer seg så raskt? Og hva betyr dette i en tid der økt geopolitisk risiko krever nye typer styreledelse og selskapsformål?
I denne veiledningen vil vi dekke alt fra det grunnleggende som kreves av styremedlemmer, til kunnskapen de trenger for å levere effektiv styreledelse i dagens klima.
Spesifikt vil vi dekke:
- det usikre klimaet som driver endringer på styrenivå
- spørsmålene som dagens styremedlemmer må ha grundig kunnskap og bevissthet om
- grunnprinsippene for god praksis og atferd som styremedlem
- hvorfor styremedlemmer må endre måten de arbeider på i takt med moderne teknologi
Denne veiledningen skulle være nyttig for alle styremedlemmer som ønsker å vurdere eller forbedre sin ytelse. Den gir også en sjekkliste for styreledere eller ledergrupper som ønsker å vurdere individuelle styremedlemmers prestasjoner eller evaluere nye kandidaters potensiale.
Det usikre geopolitiske klimaet som driver endringer på styrenivå
De pågående konsekvensene av pandemien, pålagte krav i forbindelse med klimaendringer, kampanjer for sosial rettferdighet og nye nivåer av geopolitisk usikkerhet utløst av krigen i Ukraina, har ført til at mange ser behov for å tilpasse styreledelse og videreutvikle selskapsformål.
Ikke overraskende har dette har ført til mange bevegelser og reorganiseringer på styrenivå i den siste tiden. I Storbritannia har for eksempel en ny Board Monitor UK 2022-rapport vist at det forrige år var rekordmange nye utnevnelser til styrer i FTSE 350-selskaper.
Også innenfra styrene oppfordres det til endringer. PwCs Styreundersøkelse 2022 avdekket nylig at halvparten av alle styremedlemmer i styrer for bedriftsledelse (48 %) gjerne skulle skiftet ut mer enn én eller flere av kollegaene sine. Målet deres: å fremme et nytt mangfold av tenkemåter og gi et nytt perspektiv på nye og raskt fremvoksende utfordringer.
Budskapet er klart. Sterke krefter virker for en endring i fokus på styrenivå. Dette betyr at kunnskapen, erfaringen og ferdighetene som kreves for å være et styremedlem og levere en effektiv styreledelse, også endrer seg.
De mest presserende problemene styremedlemmer må være oppmerksomme på for å levere en god styreledelse
Økende nettsikkerhetstrusler
I tillegg til økende krav om mangfold, er en av hovedårsakene bak nye utnevnelser til styrer behovet for utvidet kunnskap og erfaring om økende nettsikkerhetstrusler. Disse truslene har blitt større siden Russlands invasjon av Ukraina, og har ført til angrep mot europeiske energiselskaper, finansinstitusjoner og infrastrukturer for kommunikasjon. Ifølge teknologianalytikergruppen Gartner ser 88 % av styrer nå på nettsikkerhet som en forretningsrisiko, sammenlignet med at 55 % av styrer hadde samme synspunkt for fem år siden.
Det er ikke tilstrekkelig å håndtere denne bekymringen ved å utnevne noen utvalgte personer med erfaring innen nettsikkerhet. Alle styremedlemmer, ikke bare de som sitter i styrer for teknologiledelse, må heve sin kompetanse og innføre en ny type lederskap som er pressende nødvendig for å omforme kulturer med bevissthet om cybersikkerhet på tvers av organisasjoner. Ledelse av denne typen er avgjørende for å sørge for at sikkerhet ikke bare oppfattes som noen tekniske retningslinjer alle ansatte må følge. Dagens styremedlemmer må ha nødvendig kunnskap for å gjennomføre tiltak som sikrer at sikkerhet blir en sentral del av en organisasjons DNA, bedriftsstyring og dens generelle oppdrag og resultatmål.
Nødvendigheten av klimaendringstiltak
Når PwC lanserte sin Styreundersøkelse 2022 viste den at styremedlemmene er minst trygge på sin forståelse av klimarisikoer og strategier, sammenlignet med utfordringene i den daglige driften av virksomheten.
62 % føler seg sikre, sammenlignet med at 92 % er fornøyde med sin tilnærming til talenter og bedriftskultur.
Den nylige globale krisen innen energipriser og -forsyning, den kontinuerlige avhengigheten av fossilt brensel for å møte etterspørselen samt problemene som verdenslederne fremhevet på COP 27-toppmøtet, betyr at styrer nå raskt må gjøre noe med denne mangelen på forståelse. Om nødvendig, vil dette innebære å be om ekstern rådgivning fra uavhengige standardiseringsorganisasjoner og regulerende myndigheter. Det vil også bety å sette seg inn i emnet slik at de kan levere en effektiv og praktisk nyttig styreledelse i tilknytning til det som er i ferd med å bli det viktigste spørsmålet for organisasjonene – ikke minst på grunn av økende engasjement og aktivisme fra aksjonærer i forbindelse med klimaendringer.
Virkningen av digital transformasjon og disruptiv teknologi
Virkningene av digital forretningsvirksomhet og disruptiv teknologi er en annen hovedprioritering for styremedlemmer: Så mange som 86 % av styrer rangerer for tiden dette blant deres øverste fem prioriteringer. For øyeblikket blir bekymringen enda større på grunn av potensialet teknologier som kunstig intelligens har til å bli den neste avgjørende endringsfaktoren som kan forvandle bransjer.
Både styreledere og enkeltmedlemmer må stille seg flere avgjørende spørsmål for å levere en effektiv styreledelse i lys av nye muligheter og risikoer relatert til teknologi:
- Forstår vi risikoene knyttet til nye former for teknologi?
- Har vi nok kontrollmekanismer på plass for å sikre at maskinene ikke bidrar til uhensiktsmessig beslutningstaking?
- Har de ansatte tilstrekkelig kompetanse på teknologi og endringsstyring til at selskapet bevarer konkurranseevnen?
Dagens styremedlemmer må aktivt utvikle sin forståelse av disse kritiske områdene for å sikre at de kan levere effektiv styring og risikokontroll i et raskt skiftende digitalt forretningslandskap.
Talentstyring og konkurranse om ferdigheter
Organisasjoner står i dag overfor store utfordringer knyttet til økende inflasjon og stadig større energi- og driftskostnader. Den europeiske levekostnadskrisen og den massive overgangen til hybridarbeid betyr på samme måte at de også står overfor mange problemer knyttet til å beholde og rekruttere de beste talentene.
I tillegg til alle de andre problemene de har på sin dagsorden, betyr dette at høytytende styremedlemmer også må være helt oppdaterte om hele HR-situasjonen. De må, viktigst av alt, diskutere med ledelsen hvordan dagens talentmarked påvirker selskapet – og, spesielt, hvordan ledelsen håndterer ressursbehov gjennom planer for investering i opplæring, lønn og frynsegoder. De må også støtte ledelsen og innsatsen de gjør for å øke mangfoldet i arbeidsstyrken, inkludert på seniornivå, og ta opp likestillingsspørsmål knyttet til likelønn.
Grunnprinsipper for styremedlempraksis og -atferd som fører til effektiv styreledelse
Eksepsjonelle styremedlemmer er svært bevisste overfor disse presserende problemene som påvirker organisasjonene de jobber for.
De forstår imidlertid også sine grunnleggende arbeidsoppgaver godt, og vet hvordan de skal utføre dem. Det er visse minimumskrav her som ikke er gjenstand for kompromisser:
Vær forberedt til møter
Organisasjoner utarbeider en informasjonspakke for styremedlemmer før hvert styremøte, kjent som en styrepakke eller styrepapirer. Styrepakker inneholder som regel styremøteagendaen, referater fra tidligere møter, lederrapporter på C-nivå, økonomiske rapporter, HR-oppdateringer, styrekomitérapporter og andre diskusjonspunkter som ledergruppen har identifisert som viktige.
Effektive styremedlemmer tar seg tid, nå mer enn noensinne, til å gjennomgå informasjonen i detalj, slik at de er fullt forberedt til møtet og klare til å tilføre verdi og innsikt. De best presterende styremedlemmene vil også oppsøke rådgivning og skaffe seg informasjon om områder de ikke er helt fortrolige med, slik som de nylige truslene mot nettsikkerhet. Dette hjelper dem til å sørge for at de er klare til å kommentere dem i møtediskusjoner, og ikke lærer «på jobben» mens møtet er i gang.
Hold deg til omfanget av rollen din (og ikke prøv å lede selskapet)
Styremedlemmer som har drevet sin egen virksomhet (eller fortsatt gjør det) kan lett bli fristet til å gå utover sitt eget ansvar og bli involvert i beslutningstaking på ledelsesnivå. Dette kan være en distraksjon og en alvorlig hindring for styremedlemmer som utfører arbeidet sitt på en effektiv måte.
Et styremedlems jobb er å gi råd til administrerende direktør og å stille informasjonssøkende spørsmål, ikke å bestemme strategi. Styremedlemmer presterer på sitt beste når de fokuserer på å evaluere ledelsens forslag med et åpent sinn og hjelper administrerende direktør med å opprette nye retningslinjer. De bruker også kunnskapen sin for å gi råd til administrerende direktør om eventuelle røde flagg, alternative tilnærminger de tidligere har opplevd samt andre ideer de har utviklet gjennom nylig læring eller undersøkelser.
Bygg relasjoner med andre styremedlemmer og bli med i styrekomiteer der det er mulig
Organisasjoner bør alltid orientere et nytt styremedlem fullt ut om hvordan virksomheten fungerer og om eventuelle spesielle prosesser. Høyt presterende styremedlemmer tar seg også tid til å dyrke relasjoner med andre styremedlemmer for å nyte godt av erfaringene deres og utvikle sine egne ferdigheter. I dag er det for eksempel vanlig at hvis styret inkluderer en ekspert på digital transformasjon eller nettsikkerhet, bør resten av styret strebe etter å lære fra dem slik at denne kompetansen kan brukes i deres egne resonnementer.
En annen god måte å utvikle relasjoner med andre styremedlemmer på og bli kjent med virksomheten i detalj, er å bli med i styrekomiteer innen for eksempel revisjon, ytelsesvurderinger og godtgjørelser.
Andre gode rutiner for styremedlemmer er:
Delta i så mange møter som mulig – de fleste styrer har retningslinjer som sier at hvis styremedlemmer ikke deltar på en bestemt prosentandel av møter, vil de bli satt i karantene eller bli utestengt fra å stemme over beslutninger.
Lær om bransjen, ikke bare virksomheten – for å bli et virkelig fremragende styremedlem er det ikke nok å forstå virksomhetens arbeid. Effektiv styreledelse betyr også å forstå bransjen virksomheten opererer i, risikoene den står overfor og hva konkurrenter gjør for å håndtere disse risikoene.
Ikke forplikt deg til for mye – selv om det er vanlig at styremedlemmer sitter i mer enn ett styre, forplikter de mest effektive styremedlemmene seg ikke for mye og sitter ikke i flere styrer enn de har tid til – spesielt hvis dette kommer til å påvirke oppmøte eller nivået av forberedelse til hvert møte.
Vanene som team med effektiv styreledelse må innføre i takt med moderne teknologi
Mange styremedlemmer har tradisjonelt sett vært vant til analoge arbeidsmåter dominert av møter som fant sted ansikt til ansikt, utskrifter av styrepakker og andre papirbaserte prosesser.
Utviklingen har imidlertid gått raskt videre, og de fleste styremedlemmer har nå muligheten til å bruke digitale verktøy som hjelp til å gjøre arbeidet på en mer grundig og effektiv måte.
Dette betyr i de fleste tilfeller å bruke avansert nettbasert styreportalprogramvare. I denne siste delen vil vi dekke hvordan de mest dynamiske styremedlemmene bruker styreportaler for å maksimere sin ytelse og holde data trygge.
Hvis organisasjonen din ennå ikke har tatt i bruk en styreportal og fortsatt bruker en ad hoc-kombinasjon av samarbeids-, prosjektstyrings- og fildelingsprogrammer, anbefaler vi denne veiledningen for å evaluere investeringer i styreteknologi
Hva er en styreportal?
Styreportalprogramvare gir styrer og ledergrupper en digital plattform for deling av dokumenter, samarbeid, et historisk digitalt arkiv og tilgang til styredokumenter både på nett og frakoblet. Dokumentene som deles og åpnes via styreportaler kan inkludere økonomiske rapporter, budsjetter, HR-oppdateringer, bedriftsstrategier, fusjonsforslag, sikkerhetsoppdateringer og policyerklæringer. En styreportal er et avgjørende kommunikasjonssenter. Det er også et sikkert lager for konfidensiell informasjon.
Du kan lære mer om styreportaler i den nyeste bloggen vår, «Hva er en styreportal».
Hvordan styremedlemmer bruker styreportaler
Som i andre deler av næringslivet, er noen styremedlemmer fortsatt motvillige mot å ta i bruk digitale løsninger. De mest effektive styremedlemmene omfavner imidlertid teknologien, fordi den gir dem muligheten til å samarbeide mer effektivt og fremskynder beslutningstaking.
Spesifikt for dem er at de:
- bruker portaler til å få tilgang til både aktuell og historisk informasjon, uansett hvor de befinner seg
- bruker fullstendig sikrede kommunikasjonskanaler innen portalen for å kommunisere med andre styremedlemmer og komme bedre forberedt til møter
- bruker e-signaturer til å signere beslutninger og gi rask godkjenning
Ved fullstendig og korrekt bruk av en styreportal, kan styremedlemmer lettere løse de mange problemene de står overfor. De kan også vise god praksis for styreledelse ved å sørge for at de alltid er fullt informert når de skal gi råd eller godkjenning for strategiske beslutninger.
Hvordan styremedlemmer bruker portaler for å holde informasjon trygg
I dages situasjon med økende geopolitiske spenninger, må organisasjoner beskytte seg mot mange ulike slags nettangrep fra stadig mer aggressive kilder. I henhold til en ny rapport fra HP Wolf Security inkluderer disse kildene nasjonalstater hvis «nettangrep blir hyppigere, mer varierte og åpne; og fører oss nærmere mot en ‘avansert cyberkonflikt’ enn vi noen gang har vært siden Internetts begynnelse».
Problemet er spesielt presserende for styreledelsesteam. I lang tid har ondsinnede hackere rettet seg mot styremedlemmer på grunn av den svært konfidensielle informasjonen i dokumentene de jobber med.
Dette betyr at styrer ikke bare må tenke på nettsikkerhet som en del av bedriftens agenda for risikostyring. De må også tenke over hvordan de sikrer sin egen kommunikasjon.
Effektive styremedlemmer motvirker økende sikkerhetstrusler ved å sørge for at de bruker avanserte sikkerhetsfunksjoner som er innebygd i de fleste styreportaler og er utformet for å holde organisasjonenes mest konfidensielle informasjon trygg.
Disse funksjonene forbedrer sikkerheten ved å gjøre det mulig for styremedlemmer å:
- bruke sikre kommunikasjonskanaler i portalen, slik at de aldri deler informasjon via usikre kanaler som e-post
- lagre, dele og ha tilgang til alle nåværende og historiske dokumenter på en trygg måte
- signere styredokumenter sikkert med e-signaturtjenester i portalen (hos Admincontrol bruker vi for eksempel en e-signaturløsning som leveres av Signicat AS og er en del av EUs «Trusted List»)
- begrense tilgang og sikre nøye brukerverifisering
- bruke tofaktorautentisering for pålogging til portalen for å beskytte passord mot hackere
- overholde viktige databeskyttelsesforordninger, slik som GDPR
Sikkerhetsbevisste styremedlemmer bruker alle disse funksjonene for å sikre at de jobber i henhold til organisasjonens retningslinjer for sikkert arbeid. De viser på den måten også effektiv styreledelse – og viser at problemet er like viktig for dem som det er for resten av organisasjonen.
Finn ut mer
Det er generell enighet om hva som utgjør et effektivt styre. Et godt styre vil tilføre strategisk verdi og forstå fremvoksende risikoer. Det har god balanse. Det vil representere og maksimere aksjonærverdi. Det har en solid forståelse av rollene og ansvaret sitt. Det forplikter seg også til kontinuerlig læring og utvikling.
Vi har i denne veiledningen fremhevet at det også er mange andre måter de enkelte styremedlemmene kan bidra til disse målene gjennom sin tilnærming til rollen.
Hvis du også ønsker å få vite hvordan en styreportalprogramvare ytterligere kan hjelpe styremedlemmer til å forbedre måten de arbeider på – kan du ta kontakt her.
Vi anbefaler også denne veiledningen til styrerommet i 2023 og de fem trendene styrer må respondere på nå.
