Tilrettelegging for samarbeid og kommunikasjon er en sentral del av styresekretærrollen, ikke minst nå i den hybride arbeidshverdagen der ansatte og styremedlemmer ofte jobber hjemmefra eller er på farten. Administrativ styring og regulatoriske forhold er fortsatt en nøkkelfaktor, men investorer blir stadig mer opptatt av miljømessige, sosiale og forretningsetiske forhold (ESG), samtidig som cybersikkerhetsrisikoene øker, noe som fører til at styresekretærens rolle utvides.
Tilretteleggere som bidrar til effektivitet
Noen refererer til styresekretæren som en slags tilrettelegger som bidrar til effektivitet, og utvider rollen til å omfatte rådgivning som gir styreleder og styrets medlemmer innsikt, evnen til å se kommende utfordringer og analysere tidligere hendelser. I tillegg er trusselen om cyberangrep, brudd på personvernlovgivningen og digital transformasjon svært viktige spørsmål. Og nå som kunstig intelligens (AI) prøves ut i styrerommet og det forventes at toppledelsen vil måtte bli stadig mer fleksibel, vil rollen som styresekretær og teknologien som benyttes, bli stadig viktigere.
Styresekretærer er derfor i en god posisjon til å være pådriver for implementeringen av retningslinjer og praksiser som bidrar til å ivareta bedriftens omdømme og øke effektiviteten og sikkerheten. Å veilede styret i arbeidet med disse kritiske aspektene samt bidra med innsikt i hvordan hybridtilnærmingen påvirker organisasjonens ansatte, kunder og prosesser, vil sannsynligvis bli en mer sentral del av rollen og de ferdighetene som trengs for å lykkes.
Konsekvensene av hybridarbeid
Hybridarbeid gir både utfordringer og nye muligheter for styrearbeidet. Noen administrerende direktører peker på at møtevirksomheten blir mer effektiv på grunn av mindre reising, kortere møter og direkte og mer ærlige samtaler. Likevel er det stadig mange tekniske og praktiske utfordringer som styresekretæren må håndtere.
Å sikre at alle styremedlemmene har den teknologien og dokumentasjonen de trenger for et produktivt møte, er avgjørende for effektivt samarbeid og diskusjon. Styresekretæren har også måttet tilpasse seg nye måter å jobbe på. Det er ikke alltid like lett å administrere virtuelle møter, spesielt hvis deltakerne jobber på forskjellige steder eller i ulike tidssoner.
Det er tidkrevende og innebærer mye administrasjon å sammenstille og distribuere styredokumenter som referater, sakspapirer og økonomiske rapporter når de fleste møtedeltakerne ikke er på kontoret. Styresekretæren må i større grad organisere alle disse oppgavene eksternt, men samtidig er sikkerhetsrisikoen knyttet til bruk av e-post for stor.
Dra nytte av digitale løsninger
For å løse disse problemene bruker flere og flere styresekretærer digitale verktøy som er utviklet spesielt for styrearbeid. Tross alt må jo styremøter fortsatt gjennomføres, sakspapirer forberedes og sendes ut, og regulatoriske saker håndteres.
Digitale løsninger som for eksempel styreportaler automatiserer møteforberedelsene og administrasjonsprosessen, og gir en sikker og digital tilnærming som letter arbeidsbyrden samtidig som man sparer tid og penger. Brukere kan dele, lese gjennom og signere styredokumenter digitalt på én samlet plattform, uansett hvor de befinner seg eller hvilken enhet de bruker. I tillegg til å fjerne behovet for endeløse e-postutvekslinger og usikker offline kommunikasjon, kan du være sikker på at alle har lett tilgang til riktig dokument.
Teknologiløsninger som er tilpasset styrearbeid er viktige verktøy for å håndtere hybridarbeid på en god måte – både for ledergruppen og for styresekretæren som alle er avhengige av for at prosessene skal bli effektive. Ikke bare støtter disse digitale verktøyene mer effektivt samarbeid i toppledelsen – de frigjør også verdifull tid som styresekretæren kan bruke til å fokusere på strategiske spørsmål som ESG-faktorer, risikostyring av cybersikkerhet og ledelse av mennesker, mål, prosess og ytelse.
For å oppsummere er utviklingen av styresekretærrollen todelt. Det handler om å ta i bruk teknologiløsninger som gjør styrearbeidet enklere i en hybrid arbeidshverdag, og det handler om en utvidelse av jobben som innebærer et sterkere fokus på strategiske spørsmål. Styreportaler og teknologiløsninger som er tilpasset styrearbeid er blant tilretteleggerne i denne utviklingsprosessen.
Ta kontakt med oss for en demo om du vil vite mer om hvordan en styreportal kan effektivisere de daglige oppgavene dine:
