Ordliste for styrearbeid – en guide til begrepene du må kunne

I denne ordlisten for styrearbeid dekker vi de vanligste begrepene du må kunne for å sikre at styret jobber på en effektiv og rasjonell måte.    

Bruk det til raske oppslag – enten styrearbeid er nytt for deg eller du bare trenger informasjon om noen av begrepene som brukes i forbindelse med styrearbeid.

Ordliste for styrearbeid: A-Å

A

Abstensjon/avkall (stemme blankt) 

En abstensjon skjer når et styremedlem bestemmer seg for å avstå fra å stemme på et forslag. Styremedlemmer er ikke pålagt å stemme på alle forslag. De kan avstå ved å oppgi hvorfor de ikke stemmer, eller ganske enkelt avstå fra å stemme. Den vanligste årsaken til abstensjon er at det har oppstått en interessekonflikt. I slike tilfeller er abstensjon obligatorisk. Abstensjon er ikke noe som skjer ofte. Hvis man stadig avstår fra å stemme, kan noen spørre seg om det aktuelle styremedlemmet er nyttig/verdifull for styret. 

Aksjonær

En aksjonær er en person eller organisasjon som har minst én aksje i selskapets aksjepost. Aksjonærene får utbytte 1 eller 2 ganger per år, avhengig av selskapets økonomiske resultater. Styrene har ansvar for å representere aksjonærenes interesser ved å sørge for at organisasjonen opptrer på en strategisk forsvarlig og økonomisk klok måte.

Aktsomhetsplikt 

Begrepet aktsomhetsplikt dekker mange ulike aspekter ved driften av en organisasjon. I forbindelse med styrearbeid viser aktsomhetsplikten vanligvis til styrets spesifikke tillitsansvar for å handle i god tro og være rimelig forsiktig med organisasjonens økonomiske ressurser og andre ressurser. Manglende aktsomhetsplikt som i ekstreme tilfeller kan føre til konkurs med store økonomiske tap, kan medføre rettslige skritt fra aksjonærer eller kunder.   

E

Eierstyring og selskapsledelse

Eierstyring og selskapsledelse er en av nøkkelfunksjonene styret utfører for sin organisasjon. Ved å sørge for god eierstyring og selskapsledelse, sikrer styret at organisasjonen opererer med interne og eksterne regler og krav til overholdelse. Eierstyring og selskapsledelse sørger også for å balansere interessene til alle interessenter – inkludert aksjonærer, ledelse og ansatte.

Elektronisk signering

Elektronisk signering, eller e-signering, er en funksjon i styreportalprogrammet som gjør det mulig for styremedlemmer å signere møtereferater og andre selskapsdokumenter på en måte som er sikker og overholder selskapets og myndighetenes retningslinjer. Elektroniske signaturer er like bindende som fysiske signaturer på papir, men lokale juridiske krav kan variere. I Europa er defineres rettskraften til løsninger med elektronisk signering av om de overholder ulike nivåer innenfor EUs eIDAS-standarder. Én av fordelene med å bruke elektronisk signering er en raskere signeringsprosess og dermed raskere beslutningstaking. 

Enhetsadministrasjon

Enhetsadministrasjon er systemet som morselskaper bruker til å administrere arkiveringer og rapporter knyttet til datterselskaper som er egne juridiske "enheter". Selskaper kjøper eller etablerer vanligvis datterselskaper for å skape en konkurransefordel, etablere nye ressurser eller sikre skattefordeler. Styrene må jevnlig gjennomgå enhetsadministrasjonen for å sikre at alle datterselskaper presterer i tråd med styringskravene fra morselskapet. De må også sørge for at alle enheter overholder alle gjeldende myndighetspålagte krav.

ESG (Miljø, samfunnsforhold og bedriftsstyring)

Miljø, samfunnsforhold og bedriftsstyring (ESG) handler om rammeverkene organisasjoner bruker til å måle og rapportere om hvordan deres virksomhet påvirker miljøet, lokalsamfunnet og samfunnet for øvrig. En god ESG-praksis blir stadig viktigere for organisasjoner som må overholde myndighetspålagte standarder og tiltrekke seg investeringer fra etisk ansvarlige investorgrupper. 

F

Forstanderskap

Et forstanderskap presiderer over en privat virksomhet, ideell organisasjon eller veldedig stiftelse som ikke er børsnotert. Begrepet brukes vanligvis om styrer i ideelle organisasjoner. 

Forstanderskap/styrer for veldedige eller ideelle organisasjoner har en rolle som ligner på rollen til styrene i kommersielle virksomheter. Det finnes imidlertid noen viktige forskjeller. I tillegg til å inneha en svært styrende rolle, må styrer i ideelle organisasjoner også sørge for at organisasjonen overholder den nasjonale lovgivningen om veldedig virksomhet og andre grensekryssende lover som dekker deres virksomhet. 

H

Heve styremøtet

Det å heve et styremøte innebærer at man avslutter styremøtet. Styreleder fremmer hevingen som et forslag som styremedlemmene stemmer over. Eventuelle ubehandlede agendapunkter blir da overført til det neste møtet. Dersom styremøtet har dekket alle punktene på agendaen, kan styreleder heve møtet uten avstemning. 

I

Interessekonflikt

En interessekonflikt oppstår når ett enkelt styremedlem har et engasjement (ved for eksempel å være styremedlem i en annen organisasjon) som kan påvirke beslutningene de tar. Styremedlemmer pålegges å informere om mulige interessekonflikter før de utnevnes til et styre.  De må også informere om slike konflikter før bestemte møter eller avstemninger hvor det er aktuelt. I slike tilfeller vil ikke styremedlemmet kunne avgi stemme. 

M

Møteprotokoll/referat

Styrets møtereprotokoll er det offisielle referatet av hva som ble diskutert og hvilke beslutninger som ble fattet på et styremøte.  Møteprotokoller bør inneholde:  

• Møtested, møtedato og det nøyaktige klokkeslettet da styrelederen erklærte møtet som satt
• Hvem som deltok på møtet og hvilke medlemmer som var fraværende 
• Resultatet av alle forslag (inkludert hvem som kom med forslaget, hvem som var enige og hvordan hvert medlem stemte)
• Gjøremål og videre tiltak som må gjennomføres for å komme i mål 
• Dato og klokkeslett for neste møte
• Det nøyaktige tidspunktet da styrelederen erklærte at møtet var hevet/avsluttet

Styreprotokollen er et juridisk dokument som senere kan fremlegges for retten. Etter møtet skal protokollen signeres av styresekretær, styreleder og hvert enkelt styremedlem, enten de var til stede på møtet eller ikke. 

Q

Quorum (Beslutningsdyktig antall)

Et beslutningsdyktig antall (quorum) er hvor stor andel av medlemmene som må være til stede på et styremøte for at tjenestesaker skal kunne tas opp eller beslutninger være bindende. Hva som utgjør et beslutningsdyktig antall, varierer fra styre til styre, og defineres vanligvis basert på organisasjonens retningslinjer, landet virksomheten foregår i eller om det er et privat eller børsnotert selskap. Generelt anses et beslutningsdyktig antall å ligge et sted mellom en tredjedel og halvparten av styret. 

R

Revisjonsutvalg

Et revisjonsutvalg er et styreutvalg som fører tilsyn med organisasjonens økonomiske rapporteringsprosesser. Utvalget består av en utvalgt gruppe styremedlemmer med økonomisk kompetanse. Revisjonsutvalget har blant annet ansvar for å oppnevne eksterne revisorer, gjennomgå revisjoner og innføre interne systemer for risikostyring og rapportering. 

S

Samtykkeagenda

En samtykkeagenda er en vanlig metode som styresekretærer og administratorer bruker til å samle alle agendapunkter som krever godkjenning i løpet av møtet, under ett agendapunkt. Formålet med en samtykkeagenda er å gjøre styremøtene mer effektive. Dermed kan styremedlemmene fokusere på viktigere saker.

Styreleder

Styreleder leder styremøter, fungerer som leder for resten av styret og har ansvar for å sette en høy standard for styrearbeidet. Styrelederen kan også bli pålagt å gi strategiske råd til administrerende direktør og rapportere til aksjonærene ved behov. Styreleder stemmer vanligvis ikke over forslag med mindre det er stemmelikhet. 

Styreutvalg

Styreutvalg er fagkomiteer bestående av noen av styremedlemmene med et bestemt ansvarsområde. Noen eksempler på styreutvalg er revisjonsutvalg, godtgjørelsesutvalg og utvalg for likestilling, mangfold og inkludering (LMI). Det er generelt to typer styreutvalg: faste utvalg som møtes jevnlig, og spesielle arbeidsgruppeutvalg som opprettes for å ta opp bestemte problemer eller forstyrrende hendelser (for eksempel sikkerhetsbrudd eller økonomisk krise).

Styremedlem

Et styremedlem er en person som sitter i et styre. Styremedlemmer kommer fra to kategorier: folk fra toppledelsen som er ansatt av selskapet (vanligvis administrerende direktør eller økonomidirektør), og ikke-utøvende styremedlemmer. De siste jobber ikke i selskapet og bidrar med uavhengig tilsyn med lederteamet. Ikke-utøvende styremedlemmer blir også ofte bedt om å bidra med et nytt perspektiv på strategiske spørsmål.  

Styret

Styret er styringsutvalg som fører tilsyn med organisasjonens økonomiske og juridiske forpliktelser og samsvarsforpliktelser. Dersom organisasjonen er børsnotert, er styret også ansvarlig for å representere aksjonærenes interesser. De mest effektive styrene hjelper også lederteamene med å definere retningslinjer, håndtere risiko og gi råd om organisasjonens strategiske valg. 

Styrearbeid

Styrearbeid handler om prosessene, standardene, reglene og de etiske rammene som definerer hvordan styret jobber og kommer frem til beslutninger. Disse strukturene er delvis definert av organisasjonen selv og delvis av det eksterne samsvarsrammeverket som organisasjonen opererer innenfor.

Styrearbeid kan også handle om tjenesten styret yter til organisasjonene – det vil si at styret sørger for styring av og tilsyn med selskapets virksomhet og strategier. 

Styremøte

Et styremøte er en samling hvor styremedlemmer diskuterer en på forhånd angitt agenda for styremøtet. Møtene ledes av styrelederen, og deltakere er styremedlemmene, styresekretæren og toppledelsen (for eksempel administrerende direktør eller økonomidirektør) som er pålagt å rapportere til styret som angitt i agendaen. Under et styremøte stemmer styremedlemmene over fremlagte forslag knyttet til eksisterende eller nye forretningsspørsmål. 

Det varierer hvor ofte styremøtene avholdes. Det finnes ikke noe lovfestet krav i Storbritannia om at privateide aksjeselskaper må holde styremøter. Det samme gjelder for land som Danmark, Finland, Nederland, Norge og Sverige. I praksis avholdes møter vanligvis minst én gang i året, ofte hvert kvartal, og også i forbindelse med årlige generalforsamlinger.

Agenda for styremøte

Agendaen for et styremøte er en liste over temaer som styret skal jobbe med på møtet. En vanlig agenda for et styremøte er vanligvis strukturert slik: 

• Overskrift - inkludert navnet og adressen til organisasjonen samt dato, klokkeslett og sted for møtet. Hvis møtet er nettbasert, bør overskriften også inneholde koblinger til møtet.

• Sette møtet - styrelederen kunngjør at det er på tide å behandle agendapunktene (også kalt «sakene»).

• Endringer i / godkjenning av agenda- styreleder spør tilstedeværende styremedlemmer om agendaen trenger å endres før de går videre,

• Godkjenning av møtereferat – styrelederen spør styremedlemmene om de ønsker å korrigere eller endre de tidligere møteprotokollene.

• Rapporter fra toppledelsen - toppledelsen inkludert administrerende direktør og finansdirektøren (og av og til fagkomiteer), bidrar med rapporter og oppdateringer om strategisk retning, nye initiativer, de siste regnskapstallene samt kommende trender eller trusler.

• Tidligere emner – styret går tilbake til «åpne» agendapunkter som har blitt diskutert på tidligere møter uten å konkluderes, og der godkjennelse og signering fortsatt er nødvendig.

• Nye emner – styrelederen, styremedlemmene eller ledergruppen legger nye agendapunkter frem for vurdering, med påfølgende diskusjon og tildeling av ansvar for videre gjennomføring og beslutningstaking.
• Avslutning – styrelederen takker styret, formidler tidspunkt og dato for neste møte og kunngjør at møtet formelt er avsluttet/hevet.

Styrepakker / styredokumenter (board books)

Styrepakker er informasjonen som styresekretæren klargjør for styremedlemmene før styremøtene. Styrepakkene inneholder som regel agenda for styremøtet, referat fra tidligere møter, lederrapporter på C-nivå, økonomiske rapporter, HR-oppdateringer, rapporter fra styreutvalg og andre diskusjonspunkter som ledergruppen har identifisert som viktige. Styrepakker blir også noen ganger kalt styredokumenter (board book).

Styreportalprogramvare

Styreportalprogramvaren gir styrer og ledergrupper en sikker digital plattform for dokumentdeling, samarbeid og enkel opprettelse av styrepakker, agenda for styremøter og møteprotokoller. Styreportalene gir også mulighet til sikker digital arkivering samt nettbasert og frakoblet tilgang til styredokumentene. Styreportalprogramvaren erstatter de manuelle papirbaserte prosessene, alle papirutskriftene og den usikre e-postkommunikasjonen som var så typisk for det pre-digitale styrearbeidet. 

Styreportalfunksjoner omfatter vanligvis: 

• Sikker meldingstjeneste i portalen 
• Enkel kommentering av dokumenter 
• Elektronisk signering 
• Samtidig signering av flere dokumenter 
• Verktøy for å opprette styrepakker, agendaer for styremøter og møteprotokoller
• Personlig tilpassede instrumentbord (dashboard) for brukere
• Pålogging med tofaktorautentisering for sikker tilgang
• Sikkert og søkbart lager for arkivering av konfidensielle dokumenter

U

Utvalg for likestilling, mangfold og inkludering (LMI)

Likestilling, mangfold og inkludering (LMI) viser til retningslinjer som organisasjoner bruker til å fremme like muligheter og en kultur som godtar alle mennesker uavhengig av kjønn, rase, religion, funksjonshemning, alder og seksuell legning. Utvalg for likestilling, mangfold og inkludering er en fagkomite i styret som består av noen styremedlemmer med særskilt ansvar for å overvåke at LMI-retningslinjene følges og at LMI-resultatene samsvarer med de avtalte målene. 

V

Virtuelt styrerom 

Et virtuelt styrerom er et annet navn på styreportalprogramvare som gjør det mulig for styret å samarbeide, dele dokumenter og signere beslutninger i et trygt, fullstendig sikret og nettbasert miljø. Begrepet virtuelt styrerom vil noen ganger også vise til programmer for nettbaserte møter (for eksempel Microsoft Teams) som brukes til å tilrettelegge for virtuelle styremøter.