Et datarom vil i tillegg til å oppbevare og strukturere dokumenter, også sørge for at dine sensitive dokumenter sikkert og trygt kan deles med eksterne partnere. I dag blir flere og flere selskapstransaksjoner gjort på tvers av landegrenser – noe som gjør at behovet for gode datarom, som både er intuitive og brukervennlige uansett hvilket språk man snakker, er større en noen gang. Vi skriver her litt om hvilke fordeler man får ved å bruke et datarom. Du får også en enkel forklaring på noen av begrepene som ofte blir brukt i denne sammenhengen.
Hva er egentlig et datarom?
Et datarom er skreddersydd for å effektivisere og støtte opp under due diligence-prosesser. I datarommet kan selskapet dele sensitiv dokumentasjon og gjennomføre spørsmålsrunder (Q&A) i et brukervennlig, intuitivt og sikkert oppsett. Datarommet er designet for å bidra til en smidig prosess for alle parter.
Vanlige synonymer som også brukes er:
- Virtuelle datarom
- VDR
- Elektroniske datarom
- Digital datarom
Når trenger man et datarom?
Datarom gir rask, oversiktlig og sikker informasjonsdeling ved eksempelvis:
- Transaksjoner, kjøp eller salg av selskapet (M&A)
- Restrukturering av selskapet
- Børsnotering
- Kapitalinnhenting
- Innkjøp og outsourcing
Due diligence, Clean Room og andre relaterte temaer
Når man snakker om datarom, kommer man sjelden utenom andre begreper. Deriblant due diligence.
Hva er en due diligence-prosess?
Due diligence, selskapsgjennomgang, er en sentral og kritisk del av restruktureringer, salg av selskaper og ved vurdering av nye strategiske partnerskap. Man må være forberedt på å vise fram alt fra kundekontakter til bonusavtaler, patentbeviser og veldig mye annet. Kontroll på alle relevante dokumenter er et godt utgangspunkt for en effektiv due diligence.
Hvorfor bruke et datarom i en due diligence prosess?
Når man skal gjennomføre en due diligence-prosess er det viktig at man er godt forberedt. Denne prosessen er avgjørende for den endelige prissettingen av selskapet. Salgsprosesser kan komme brått på, og de er alltid på toppen av daglig drift og oppgaver. Dette er meget krevende for selskapet og datarom letter arbeidet så mye som mulig. I et datarom får du god struktur og kontroll på alle dokumenter. Ikke minst er et datarom en sikker distribusjonskanal for sensitive dokumenter.
Hva er en administrator i et datarom?
En administrator har kontroll over alle brukere, innstillinger og dokumentasjon i datarommet og kan legge til og endre brukernes tilganger. Ofte er selskapets CFO og/eller controller en administrator, men det kan også være andre som f.eks. en juridisk eller finansiell rådgiver og det kan være flere i hvert selskap.
Hva er et Clean Room?
Et Clean Room er i bunn og grunn et datarom i datarommet, som brukes til å dele informasjon med svært begrenset tilgang. Grunnen til å bruke dette kan være flere og sammensatte.
Hva er et såkalt Clean Team i et datarom?
Clean Room brukes vanligvis bare av datarommets administrator og noen få av kjøperens rådgivere – også kalt Clean Teams.
Hva er en Q&A modul i et datarom?
En Q&A-modul gir god oversikt over spørsmål og svar knyttet til dokumentasjon og informasjon. Q&A kan brukes som en enkel spørsmål og svar-funksjon, eller en kan legge til mulighet til å delegere, sortere og strukturere spørsmål. I så fall styres av en gatekeeper, som delegerer og kvalitetssikrer spørsmål og svar før de blir publisert.
Hva er en Client Manager?
En Client Manager hjelper til med oppstart og administrering av et datarom og er tilgjengelig for administratorstøtte under hele prosessen for ekstra trygghet i prosjektet.
Forhåpentligvis har du her fått en liten oversikt over fordelene og begrepene som ofte blir brukt i forbindelse med en M&A prosess.
