Her er fem gode grunner til å bytte ut styrepapirene med en styreportal:
1. Sikkerhet
Styredokumenter er blant de aller mest sensitive dokumentene selskapet har, kommer de på avveie kan det få alvorlige konsekvenser. Tradisjonell distribusjon og oppbevaring av styrepapir er hverken sikkert eller effektivt. En styreportal derimot, løfter sikkerheten opp på det nivået den bør være og gir det papirløst styrerom.
En styreportal har blant annet disse sikkerhetsmekanismene:
- Sletting av app og innhold etter fem mislykkede innloggingsforsøk, og ved tap av enheten
- Tilgangsstyring, sporbarhet og aktivitetslogg
- Kryptert dataoverføring
- Støtte for innlogging med både bank ID og to-faktor -SMS
2. Tidsbesparelser
Tradisjonell distribusjon av styredokumenter, via epost eller postgang, kan være tidkrevende. Det er mye tid å spare på å bytte til en styreportal.
Admincontrol har kunder som opplyser å ha kuttet tiden de bruker på å sende ut styredokumenter fra åtte timer til 30 minutter etter at de byttet til styreportal.
3. Effektivitet
En styreportal er på mange måter en alt-i-ett løsning, der både for- og etterarbeidet knyttet til styremøtet administreres og selve styremøtet holdes.
Andre funksjoner som er med på å gjøre styreportalen til et effektivt verktøy i styrearbeidet:
- Annotering: Marker, tegn og ta notater, like enkelt som på papir. Del notatene, raskt og sikkert
- Arkiv: Alle dokumenter på en plass, digitalt og søkbart
- Offline-modus: Jobb videre uavhengig av internettilgang, praktisk på reise blant annet
- Signering: Elektronisk signering av styreprotokoll
- Raskt: Raskt å sette opp og gjennomføre enkle avstemninger
4. Miljøvennlig
Se for deg bunken med sakspapirene som følger med et styremøte, gang den på antall styremedlemmer og så på antall styremøter i løpet av året. Det er liten tvil om at det er miljøvennlig å gå over til et papirløst styre.
Når du i tillegg kan bruke portalen opp mot andre komiteer og utvalg, for kommunikasjon med ekstern revisor, internt i ledergruppen og i andre interne avdelinger som trenger en sikker distribusjon- og samhandlingsportal, HR og regnskap for eksempel, blir miljøgevinsten betydelig.
Styremedlemmene vil jobbe papirløst
Admincontrol gjennomfører årlig en stor kundeundersøkelse som sendes ut til over 40.000 brukere, hvor de fleste er styremedlemmer. På et av spørsmålene bes respondentene om å trekke frem de største fordelene med å bruke styreportal. År etter år er det muligheten til å jobbe papirfritt som scorer høyest, etterfulgt av det å alltid ha tilgang til sine dokumenter uansett tid og sted.
