Ultieme gids voor non-profit board portals

Koopgids voor non-profit board portals en het veilig hounden van uw informatie

Raden van bestuur van liefdadigheidsorganisaties of andere non-profit organisaties (soms trustees genoemd) spelen een soortgelijke rol als raden van bestuur in commerciële bedrijven. Er zijn echter belangrijke verschillen. Zo moeten raden van bestuur van non-profitorganisaties niet alleen een sterke bestuursfunctie vervullen, maar er ook voor zorgen dat hun organisatie voldoet aan de landspecifieke liefdadigheidswetgeving en alle andere grensoverschrijdende wetten die op haar van toepassing zijn. Dat maakt het nog belangrijker dat non-profitorganisaties de juiste board portal kiezen om hun werk nauwkeurig en efficiënt te laten verlopen. 

Deze gids helpt u die keuze zo weloverwogen mogelijk te maken. Het volgende wordt behandeld:

• Wat een non-profit board portal voor uw organisatie kan betekenen 
• De functies die u mag verwachten in een non-profit board portal 
• Het belang van e-handtekeningen binnen non-profit board portal-software
• Beveiligingsoverwegingen voor board portal-software voor non-profitorganisaties
• Vragen die u moet stellen om de veiligheidskwalificaties van een aanbieder van een non-profit board portal te bepalen
• Hoe u de kwalificaties van een aanbieder van een non-profit board portal kunt bepalen 

Wat kan een non-profit board portal voor uw organisatie doen?

Board portal software biedt non-profit raden van bestuur een veilig digitaal platform om documenten te delen en in te zien, samen te werken met andere bestuursleden en besluiten goed te keuren.

Non-profit board portals vervangen daarom traditionele werkwijzen op basis van handmatige papieren processen, grote hoeveelheden drukwerk en onveilige communicatie via e-mail. Dit is belangrijk omdat non-profitbesturen zo kostbare tijd en middelen kunnen besparen en zich kunnen concentreren op de taken die er het meest toe doen. 

Deze taken omvatten: 

• Ondersteunen en beoordelen van de prestaties van de directeur
• Besturen en bevorderen van de visie en missie van de organisatie
• De belangen van donoren en begunstigden vertegenwoordigen
• Financieel toezicht houden op kritieke operationele budgetten
• Ervoor zorgen dat de organisatie voldoet aan het besturingsdocument waarin het doel en het beleid van de organisatie zijn vastgelegd 
• Ervoor zorgen dat de organisatie werkt in overeenstemming met de wetgeving inzake non-profitorganisaties 

De documenten die non-profitbesturen delen en openen via board portals om deze taken uit te voeren zijn onder meer notulen van vergaderingen, financiële verslagen, budgetten, updates van fondsenwerving, missieverklaringen en beleidsupdates. Uw board portal is niet alleen een essentieel knooppunt voor samenwerking, maar ook een veilige opslagplaats voor al deze vertrouwelijke informatie. 

U leest er meer over in onze laatste blog: Wat is een board portal?  

De functies die u mag verwachten in een non-profit board portal 

Niet alle non-profit board portals zijn hetzelfde. Het niveau van functionaliteit waarover u beschikt, hangt af van hoe geavanceerd de oplossing is die u kiest. Als minimum   mag u verwachten dat u het volgende kunt doen: 

• Gemakkelijk vergaderagenda's en informatiepakketten maken binnen de portal 
• Veilig communiceren binnen de portal (waardoor onveilige e-mailcommunicatie overbodig wordt)  
• Zoeken in digitale documentarchieven
• Notulen maken en acties toewijzen binnen de portal 
• E-handtekeningen gebruiken voor het op afstand aftekenen van besluiten en notulen  

Vanuit het oogpunt van productiviteit en naleving zijn andere nuttige functies van board portal-software onder meer: 

• Bijhouden van gebruikersactiviteiten – zodat u weet wie wat en wanneer heeft gedaan
• Goedkeuringsproces en workflowcontrole – zodat u besluitvormingsprocessen kunt volgen en versnellen
• Compliance management – zodat u ervoor kunt zorgen dat besluitvormingsprocessen en goedkeuringen voldoen aan de richtlijnen en het beleid van de organisatie

Op administratief niveau  is het ook belangrijk om over het volgende te beschikken:

• Kalenderbeheer
• Geautomatiseerde herinneringen voor vergaderingen en acties
• Offline toegang
• Functionaliteit voor peilingen en stemmen
• Versiebeheer van documenten 

Als uw organisatie nog geen non-profit board portal heeft, gebruikt u waarschijnlijk nog een combinatie van samenwerkings-, projectbeheer- en bestandsdelingstoepassingen. Of misschien zelfs communicatie op papier. Dan mist u veel van deze mogelijkheden. Wij bevelen deze gids aan om uw investeringen in bestuurstechnologie te herzien, zodat u kunt zien waar die hiaten zitten.

Als u al een non-profit board portal gebruikt, kunt u deze gids ook gebruiken om de functies die u heeft te vergelijken met de meest geavanceerde oplossingen op de markt. 

Het belang van e-handtekeningen binnen board portal-software voor non-profitorganisaties

E-handtekeningen zijn een bijzonder belangrijke functie binnen non-profit board portal-software. Hiermee kunnen bestuursleden op afstand en veilig de notulen van vergaderingen ondertekenen en beslissingen  goedkeuren. Hierdoor kunnen non-profitbesturen sneller beslissingen nemen en hun cruciale bestuurstaak efficiënter uitvoeren.  

E-handtekeningen zijn potentieel even juridisch bindend als  fysieke handtekeningen op papier. Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat de faciliteit voor elektronische handtekeningen binnen uw non-profit board portal zowel praktisch als wettelijk in orde is. 

Zoek eerst uit of de oplossing de door u gebruikte documentformaten ondersteunt. Het is ook nuttig om een ingebouwde geautomatiseerde handtekeningenstroom te hebben. Gebruiksgemak staat voorop. Zorg ervoor dat de oplossing die u overweegt te gebruiken het gemakkelijk maakt om documenten voor te bereiden voor ondertekening. Kunt u op elk type apparaat inloggen? Ondersteunt uw oplossing geavanceerde handtekeningen voor documenten met meerdere ondertekenaars? Al deze functies zijn van cruciaal belang om efficiënter te kunnen werken en beslissingen snel goedgekeurd te krijgen. 

Ten tweede moet u controleren of uw oplossing voldoet aan de regelgeving in de gebieden waarin u actief bent. Voldoet het bijvoorbeeld aan de meest recente eIDAS-regelgeving voor Europa?

Zie onze aparte gids voor e-handtekeningen voor meer informatie. Zo weet u zeker dat u een portal kiest met het juiste nalevingsniveau voor uw behoeften. 

Beveiligingsoverwegingen voor non-profit board portals

In 2021 meldde het in Zwitserland gevestigde CyberPeace Institute dat 50% van de non-profitorganisaties zegt doelwit te zijn geweest van cyberaanvallen en 86% heeft geen cyberbeveiligingsplannen.

Raden van bestuur moeten deze bedreiging zorgvuldig overwegen omdat zij omgaan met de meest gevoelige en vertrouwelijke informatie van organisaties. Dat betekent dat ze goed moeten nadenken over de beveiliging van hun manier van werken. Board portals vormen de sleutel daartoe.

Vanuit beveiligingsoogpunt moet de non-profit board portal die uw organisatie gebruikt, het volgende omvatten:

• Afgeschermde communicatie via beveiligde communicatiekanalen binnen de portal 
• Veilige opslag voor alle actuele en historische documenten
• Naleving van de AVG 
• Twee-factorenverificatie om zwakheden in gebruikerswachtwoorden te ondervangen en om de toegang te beperken

Twee-factorenverificatie (2FA) is bijzonder belangrijk omdat bewezen is dat 90% van de wachtwoorden in minder dan zes uur kan worden gekraakt.  

2FA helpt dit probleem op te lossen omdat het een extra beveiligingslaag is die ervoor zorgt dat alleen geverifieerde gebruikers toegang krijgen tot een board portal-account. De gebruiker voert eerst zoals gebruikelijk zijn gebruikersnaam en een wachtwoord in. Zij moeten zich dan extra verifiëren via een code die naar hun telefoon wordt gestuurd, een vingerafdruk-ID of via gezichtsherkenning.

Microsoft heeft verklaard dat 2FA effectief is in het voorkomen van 99,9% van de aanvallen op accounts. Het moet altijd een belangrijk onderdeel zijn van uw verdediging tegen cyberbeveiligingsaanvallen op bestuursniveau.

Vragen die u moet stellen om de veiligheidskwalificaties van een leverancier van een non-profit board portal te bepalen

Bij de beoordeling van non-profit board portal-software moet u ook enkele andere belangrijke beveiligingsvragen stellen om vast te stellen of de oplossing die u gebruikt over de juiste maatregelen beschikt. 

Deze vragen moeten betrekking hebben op de volgende zaken. 

• Zijn alle gegevens die binnen de portal circuleren versleuteld?  
• Waar worden de gegevens opgeslagen? 
• Zijn er back-up servers?
• Is de veiligheid van de leverancier van het board portal ooit in gevaar geweest?  
• Heeft de mobiele applicatie van de board portal een schild tegen hackers?
• Hoe vaak voert de leverancier penetratie- en beveiligingstests door derden uit?
• Heeft de leverancier speciale middelen voor beveiliging en privacy? 
• Wordt de board portal-software regelmatig gecontroleerd door onafhankelijke en gerespecteerde accountants? 

Geloofwaardige leveranciers van een non-profit board portal zullen bewijs leveren van accreditaties of certificeringen. Zij moeten ook duidelijk aangeven hoe vaak hun systemen onafhankelijk worden gecontroleerd, wie de controle uitvoert, en bereid zijn die verslagen met u te delen. Lees meer over het beoordelen van de beveiliging van uw leverancier in onze gids voor de Opslag van bestuursgegevens.

Vragen die u moet stellen over de prestatiegeschiedenis en ondersteuning van de non-profit board portal

Voordat u beslist welke aanbieder van non-profit board portal-software u moet kiezen, is het ook belangrijk om klantbeoordelingen te lezen. Zo komt u te weten wat andere klanten te zeggen hebben over de samenwerking met de aanbieder die u op het oog hebt. Het zal u ook helpen het niveau van ondersteuning vast te stellen dat zij bieden. 

Stel de volgende vragen om de algemene prestatiegeschiedenis van uw potentiële leverancier te evalueren en na te gaan of hij voldoet aan de specifieke behoeften van non-profitorganisaties.  

• Heeft de leverancier gedetailleerde referenties van non-profit-klanten?
• Wat is hun non-profit (en algemene) klantverlengings- en opzeggingspercentage?
• Wat is de doorlooptijd voor ondersteuning?
• Welke talen spreekt het ondersteunend personeel van de leverancier?
• Op welke markten heeft de leverancier plaatselijke kantoren? 
• Wat zijn de ondersteunende SLA's van de leverancier? 

Een andere manier om de reputatie van een leverancier van non-profit board portal te peilen is te kijken naar hun awards en accreditaties. Hebben ze die? Van welke instanties zijn deze afkomstig? Hoe meer bewijs er is van positieve feedback uit onpartijdige bronnen, hoe groter de kans dat u een weloverwogen keuze maakt.

Ontdek meer

Wij hopen dat u deze gids voor het kiezen van een non-profit board portal nuttig vindt. Zet de volgende stap door een gratis proefversie van een non-profit board portal te boeken

Aangezien de aanhoudende economische onzekerheid de komende 12 maanden waarschijnlijk weer tot een uitdagende periode voor raden van non-profit bestuur zal maken, bent u wellicht ook geïnteresseerd in ons ebook over De bestuurskamer in 2023: 5 trends waarop u nu moet reageren.