Uitleg over elektronische handtekeningen

In dit bericht bekijken we de kenmerken, het gebruik en de voordelen van elektronische of e-handtekeningen:

• Soorten elektronische handtekeningen
• Hoe ze worden gemaakt en gebruikt
• Het verschil tussen elektronische en digitale handtekeningen
• Zijn ze juridisch bindend
• Hun voordelen

Wat is een e-handtekening?

Elektronische handtekeningen, ook bekend als e-handtekeningen, zijn bijna precies zoals ze klinken – een elektronische versie van uw normale handtekening met inkt. 

Misschien hebt u het lange proces doorlopen van het ondertekenen van een blanco vel papier, het scannen en opslaan op uw computer als jpg-bestand, en het vervolgens kopiëren en plakken in het handtekeningveld van een document. In feite is dit een zeer eenvoudige elektronische handtekening. Het proces is niet erg slim en uw identiteit als ondertekenaar kan niet worden bewezen, dus de ontvanger moet er maar op vertrouwen dat het echt is. 

Het is dan ook niet verwonderlijk dat de technische ontwikkeling een stap vooruit betekent. Er zijn nu meer geavanceerde digitale handtekeningen die complexe algoritmen gebruiken om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Dit betekent dat een elektronische handtekening juridisch bindend kan zijn. Ze bieden ook een veiligere en handigere manier om elk type document en op elk apparaat te ondertekenen. 

Is een elektronische handtekening hetzelfde als een digitale handtekening?

Het kan verwarrend lijken, maar niet alle elektronische handtekeningen zijn digitale handtekeningen. Uw naam toevoegen aan een e-mail of kopiëren en plakken in een PDF betekent dat u het document elektronisch hebt ondertekend. Gewoonlijk is dit prima voor eenvoudige brieven of interne documenten, en hoewel dit wordt beschouwd als een elektronische handtekening, is het geen digitale handtekening. 

Digitale handtekeningen maken gebruik van complexe encryptietechnologie en verificatiemethoden, waaronder auditsporen, om de identiteit van de persoon te bevestigen. Sommige kunnen ook registreren waar en wanneer het document is ondertekend. De technologie kan detecteren of er achteraf wijzigingen zijn aangebracht en handtekeningen identificeren waarmee is geknoeid of die mogelijk frauduleus zijn. 

Soorten digitale handtekeningen

Digitale handtekeningen worden onderverdeeld in verschillende subtypes. De terminologie voor deze groepen kan variëren, maar gewoonlijk worden ze aangeduid als beperkte of basis- en geavanceerde elektronische handtekeningen.

Beperkte elektronische handtekeningen

Soorten digitale handtekeningen

Digitale handtekeningen worden onderverdeeld in verschillende subtypes. De terminologie voor deze groepen kan variëren, maar gewoonlijk worden ze aangeduid als beperkte of basis- en geavanceerde elektronische handtekeningen.

Beperkte elektronische handtekeningen

Beperkte elektronische handtekeningen maken gebruik van twee-factorenverificatie, zoals een eenmalig wachtwoord, meestal verzonden via een sms naar het mobiele apparaat van de gebruiker. Zo kan hun identiteit worden geverifieerd door hun gegevens te vergelijken met het geregistreerde mobiele telefoonnummer. 

Gezien de extra beveiligingslaag zijn beperkte elektronische handtekeningen in de meeste landen en gebieden wettelijk bindend, hoewel het belangrijk is de plaatselijke regelgeving te controleren, aangezien er regionale verschillen kunnen zijn.

Geavanceerd elektronische handtekeningen

Geavanceerde elektronische handtekeningen vergen meer diepgaande technische eisen en maken gebruik van aanvullende technologie zoals cryptografische sleutels: een algoritme dat tekst versleutelt of ontsleutelt om een meer geavanceerde verificatiemethode te creëren. Er kan worden aangetoond dat de handtekening op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden en er kan worden vastgesteld waar, wanneer en op welk apparaat de handtekening is gezet. Dit type elektronische handtekening wordt beschouwd als even juridisch bindend als een versie met inkt. 

De methoden voor de verificatie van een geavanceerde handtekening verschillen per grondgebied, maar omvatten BankID's of andere vormen van identificatie die uniek zijn voor de ondertekenaar. Er moet een onbetwistbaar en uniek verband bestaan tussen de digitale handtekening en de identiteit van de persoon, zodat deze op geen enkele wijze kan worden overgedragen of gewijzigd. 

Door de geavanceerde technologie die bij de verificatie van een geavanceerde handtekening wordt gebruikt, zijn zij een betrouwbaardere manier om documenten te ondertekenen die gevolgen hebben op het gebied van naleving. Hoewel ze vaak worden gebruikt in de financiële, juridische en gezondheidszorgsector, hebben digitale handtekeningen voordelen voor elk type bedrijf of organisatie. Voor hoger management en bestuursteams kan een geavanceerde handtekening worden gebruikt voor bestuur en stemmingen en voor de goedkeuring van de notulen van vergaderingen. Ze worden ook gebruikt op contracten en juridische of op naleving gebaseerde documentatie, of partnerschapsovereenkomsten met inbegrip van investeringsbeslissingen of fusie- en overnamepapier. 

Verordening elektronische handtekening

Wereldwijd zijn er specifieke wettelijke voorschriften voor elektronische handtekeningen, wat betekent dat de vervaardiging en verificatie ervan gereglementeerd zijn en aan strenge technische eisen moeten voldoen. 

In de EU worden elektronische handtekeningen gereguleerd onder eIDAS-wetgeving waarin wordt uitgelegd hoe zij worden aangemaakt en welke verificatiemethoden aanvaardbaar zijn. Sinds Brexit heeft de Britse regering de EU-wetgeving voor de Britse markt aangepast en hoewel grensoverschrijdende handtekeningen over het algemeen worden erkend als ze voldoen aan de eIDAS-vereisten, raden we toch aan om de begeleiding te controleren op basis van de lokale wetgeving in uw regio. 

De voordelen van elektronische en digitale handtekeningen

Veiliger

Elektronische handtekeningen vereisen geen papier of post- of koeriersdiensten. Daarom zijn ze een goedkoper alternatief voor een traditionele inkthandtekening. Aangezien het elektronisch ondertekenen en indienen van een document sneller gaat dan per post of fax, levert dit ook voor een bedrijf een aanzienlijke tijdsbesparing op.

Beter voor het milieu

Elektronische handtekeningen zijn milieuvriendelijk. Er is geen papier of inkt voor nodig en er worden geen fossiele brandstoffen gebruikt om het ondertekende document op de plaats van bestemming af te leveren. Ze elimineren stappen en processen in een bedrijfsproces en helpen zo ook de koolstofvoetafdruk te verminderen.

Productiviteitsimpuls

Met sommige tools voor elektronische handtekeningen kunnen gebruikers meerdere documenten ondertekenen met één enkele verificatie. Dit is vooral nuttig voor bestuurs- of seniorteams die vaak juridisch bindende notulen van bestuursvergaderingen of contracten en overeenkomsten ondertekenen. Dit bespaart tijd, verhoogt de productiviteit en verbetert het toezicht en de controle op wat wanneer wordt ondertekend.

Hoe maak je een elektronische handtekening?

Om een elektronische handtekening te maken die juridisch bindend is, moet u specifieke software gebruiken. Er zijn verschillende soorten tools waarmee u gemakkelijk en snel een document kunt ondertekenen met een beperkte of geavanceerde elektronische handtekening. 

Bij Admincontrol werken we samen met gespecialiseerde leveranciers van software voor elektronische handtekeningen om onze klanten de mogelijkheid te bieden zowel een beperkte als een geavanceerde handtekening te creëren. Het proces is snel, eenvoudig en doeltreffend en voldoet aan alle eIDAS-voorschriften. Wij bieden twee-factorenverificatie en BankID-verificatie die van toepassing zijn op alle Europese markten die wij bedienen.

Lees meer over onze oplossing voor elektronische handtekeningen