Wat is een Board Portal? De volledige gids

Inhoudsopgave

• Wat is een board portal?
• De rol van een board portal in bestuursvergaderingen
• Een cruciale functie: Faciliteren van de goedkeuring van de notulen van de raad van bestuur
• Wat zijn toestemmingsagenda's?
• Voordelen van papierloze software voor bestuursvergaderingen
• Vragen die u aan uw board portal-leverancier moet stellen

Wat is een board portal?

Een board portal, of software voor bestuursbeheer, is een gecentraliseerde, sterk beveiligde online hub ontworpen voor bestuurders en directeuren om vertrouwelijke documenten en informatie te delen en ook bestuurs- en besluitvormingsverantwoordelijkheden uit te oefenen, zelfs wanneer ze op afstand werken. Het is niet langer nodig om kopieën van documenten af te drukken, handmatig e-mails te versturen en fysiek aantekeningen samen te stellen.

Software voor bestuursvergaderingen biedt essentiële hulpmiddelen voor besturen en beheerders voor, tijdens en na bestuursvergaderingen. In deze beveiligde omgeving kunnen gebruikers:

• Toegang krijgen tot vergadermateriaal
• Communiceren tussen bestuursleden, bestuurders en management
• Verantwoordelijkheden uitvoeren op het gebied van compliance en governance

De board portal vereenvoudigt elke stap van het bestuursvergaderingsproces. Door nieuwe mobiele mogelijkheden te combineren met cloud-technologie, vervangt nieuwe software voor papierloze bestuursvergaderingen de oude praktijk van het gebruik van papieren notities, gedrukte notulen en e-mails.

Waarom heeft mijn bedrijf een board portal nodig?

Bedrijfssecretarissen moesten omslachtige papieren bestuursboeken bijhouden voordat online board portals beschikbaar kwamen. De technologie evolueert snel, dus kies een oplossing die uw bedrijfssecretaris de nodige tools geeft om uw raad van bestuur bij te staan. 

Het is een goed idee om een board portal te hebben, zowel voor goed bestuur als voor de voordelen die het de raden van bestuur biedt. Naast berichtenfuncties, stemhulpmiddelen, notulen van vergaderingen, het opstellen van een toestemmingsagenda en andere hulpmiddelen, bieden board portals samenwerkingshulpmiddelen die helpen de communicatie zo naadloos en veilig mogelijk te laten verlopen. 

Welke soorten organisaties gebruiken board portals?

Bedrijven, overheden, non-profits en academische instellingen maken gebruik van board portaloplossingen in alle sectoren en voor alle soorten organisaties. Grote ondernemingen en sterk gereguleerde sectoren hebben in het verleden gebruik gemaakt van board portal-software, maar vandaag de dag maken meer kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) en non-profitorganisaties er gebruik van. 

Non-profitorganisaties, olie- en energiebedrijven, onderwijsinstellingen, zorgverleners, financiële instellingen en verzekeringsmaatschappijen maken wereldwijd gebruik van virtuele boardroom-software. Redenen voor een snelle invoering zijn onder meer lagere eigendomskosten, betere toegankelijkheid, transparantie en de noodzaak om te voldoen aan gegevensbeveiliging en wettelijke voorschriften.

Volgens de laatste bevindingen zal de huidige wereldwijde board portalmarkt 3,34 miljard dollar waard zijn in 2022.

Het belangrijkste is dat de prognoses opwindend zijn, aangezien de markt naar verwachting zal groeien tot 7,9 miljard dollar in 2030. De volgende regio's behoren tot de topconsumenten van virtuele boardrooms:

• Noord-Amerika (Mexico, Canada en de Verenigde Staten)
• Azië en de Stille Oceaan (Vietnam, Maleisië, Filippijnen, Thailand, Indonesië, Australië, India, Korea, Japan en China)
• Europa (Turkije, Italië, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk en Duitsland)
• Afrika en het Midden-Oosten (Zuid-Afrika, Nigeria, Egypte, VAE en Saoedi-Arabië)
• Zuid-Amerika (Argentinië, Brazilië en Colombia)

Bron: MarketWatch

De rol van een board portal in bestuursvergaderingen

Board portals zijn ontworpen om knelpunten en overbodige zaken uit het proces van bestuursvergaderingen te halen en tegelijkertijd een extra beveiligingslaag toe te voegen. Deze oplossing stroomlijnt de drie fasen van een bestuursvergadering – vóór de vergadering, tijdens de vergadering en na de vergadering.

Vóór de bestuursvergadering

Een bestuursvergadering begint met het voorbereiden van de notulen. Mensen die afwezig zijn, kunnen de notulen gebruiken om te begrijpen wat er is besproken, welke besluiten zijn genomen en, als er conflicten waren, welke afspraken zijn gemaakt. Goed opgestelde notulen helpen wijzigingen op het laatste moment te voorkomen en dienen als authentieke en officiële verslagen van de standpunten en meningen van de deelnemers aan de vergadering.

De board portal dient als draaischijf voor alle bestuursgerelateerde documentatie. De bestuurssecretaris kan informatie organiseren, notulen uploaden, de beschikbaarheid van bestuurders controleren en informatie dynamisch bijwerken voordat zaken op gang komen.

Wanneer de datum van de vergadering nadert, wordt de agenda opgesteld, worden de bestuurders uitgenodigd en wordt het bestuursboek gepubliceerd – allemaal met behulp van de board portal, dankzij de ingebouwde communicatie- en documentbeheerinstrumenten.

Bestuursleden ontvangen het bestuursboek en beginnen het door te nemen. Naast het maken van aantekeningen en het delen van notities, kunnen zij vergadermateriaal uit het verleden bekijken, documenten raadplegen en met elkaar chatten, allemaal binnen een beveiligde board portal.

Tijdens de bestuursvergadering

Er mogen geen verrassingen of wijzigingen op het laatste moment zijn wanneer de bestuurders aankomen voor de bestuursvergadering. De vergadering op de rails houden is gemakkelijk met één tik navigatie tussen de secties. Met een goede board portal-toepassing kunnen bestuurders stemmen, documenten ondertekenen, taken toewijzen, deadlines stellen en vragen controleren terwijl ze worden gesteld.

Na de vergadering

Een melding waarschuwt directeuren wanneer taken moeten worden voltooid, zoals e-handtekeningen, stemmen over openstaande goedkeuringen en reageren op enquêtes. Naleving van het bestuur wordt verzekerd door elke actie, elk aanwezigheidsverslag en elke upload te volgen.

Een goede board portaloplossing moet deze workflow combineren met strenge veiligheidsmaatregelen en het bestuur en management in staat stellen efficiënt te werken. Dit is wat u mag verwachten van betrouwbare board portal-software:

Een cruciale functie: Faciliteren van de goedkeuring van de notulen van de raad van bestuur

Een productieve en efficiënte raad van bestuur is afhankelijk van het opstellen en goedkeuren van de notulen, het wettelijke, officiële verslag van de vergaderingen van de raad van bestuur. Van elke vergadering moet een nauwkeurig en uitvoerig verslag worden bijgehouden in deze notulen. Het vastleggen en goedkeuren van notulen kan de efficiëntie verbeteren, de besluitvorming versnellen en miscommunicatie voorkomen.

Er is een strikte routine voor het maken van notulen door bestuurssecretarissen die naar de vergadering luisteren en nauwkeurig noteren wat er wordt gezegd en door wie. Het volgende moet in de notulen van de vergadering worden opgenomen:

• Wat werd besloten
• Wat werd bereikt
• Wat was overeengekomen

Zolang de notulen niet zijn goedgekeurd, worden zij niet beschouwd als een officieel verslag van de vergadering. Goedkeuring is een kritieke stap die niet mag worden gemist. De door de secretaris goedgekeurde versie van de notulen wordt beschouwd als het officiële verslag. 

Het opstellen en goedkeuren van de notulen is een essentieel onderdeel van het bestuur. Het opstellen, verspreiden en goedkeuren van notulen kan worden vereenvoudigd met een board portal en geïntegreerde software voor notulen. Door duidelijke actiepunten te creëren, kunnen besturen vergadernotulen maken en samenwerken aan concepten. Met behulp van e-handtekeningen kan de bestuurssecretaris de notulen van de vergadering veilig delen en goedkeuren zodra ze klaar zijn.

Wat zijn toestemmingsagenda's?

Tijdens bestuursvergaderingen kan een toestemmingsagenda tijd besparen. Het zorgt voor goed georganiseerde en efficiënte vergaderingen en stroomlijnt de goedkeuring van reguliere vergaderpunten. 

In een toestemmingsagenda worden dagelijkse vergaderpunten gegroepeerd in één onderwerp ter bespreking. Hierdoor kan één motie worden ingediend in plaats van meerdere moties voor de gegroepeerde punten.

Een board portal kan deelnemers vooraf toegang geven tot alle documentatie in verband met agendapunten voor toestemming, zodat ze met kennis van zaken kunnen stemmen over alle gegroepeerde punten. Vóór de vergadering moeten de teamleden de documentatie doornemen, zodat zij weten welke punten zullen worden besproken.

De leden van de vergadering moeten de gelegenheid krijgen om vragen te stellen over de stemming voordat deze plaatsvindt. Alle deelnemers moeten de vragen en antwoorden kunnen zien. 

Tijdens de bespreking van een toestemmingspunt kunnen eenvoudige vragen, verduidelijkingen of korte gedachtewisselingen plaatsvinden. Om de doeltreffendheid van de toestemmingsagenda te handhaven, is het van essentieel belang dat toestemmingspunten niet volledig worden geschrapt om een eenvoudige vraag te beantwoorden. 

De toestemmingsagenda is opgenomen in de agenda van de raadsvergadering van die dag. Aan het begin van de vergadering vraagt de voorzitter de aanwezigen of iemand punten wil bespreken die niet op de toestemmingsagenda staan. 

Het beheer van de toestemmingsagenda gebeurt het best in de board portal-software. Dit kan u helpen documentatie efficiënt te beheren en de aanmaak van pakketten en de beoordeling van de inhoud te automatiseren als onderdeel van het beheer van de notulen van vergaderingen.

Topfuncties die je mag verwachten in een goed board portal

In board portals zijn twee sets tools beschikbaar: één voor de bestuursleden en één voor het administratief personeel. Een board portal moet voldoen aan de behoeften van zowel bestuurders als directeuren gedurende de gehele levenscyclus van de bestuursvergadering.

Board portal-gebruikers: Bedrijfssecretarissen en bestuurders

De bedrijfssecretaris wordt gewoonlijk aangewezen om een board portal te beheren. Soms zijn dat juridisch adviseurs en directieleden uit de C-suite. Met de board portal kunnen ze:

• Vergaderingen opstellen
• Digitale bestuurspakketten samenstellen en verspreiden
• Elektronische handtekeningen initiëren
• Documenten uploaden of bijwerken
• Meldingen verzenden
• Portalgebruikers en rechten beheren
• Documenttoegangsrechten en systeemrechten toekennen

Board portal-gebruikers: Bestuurders, CEO's en leidinggevenden

De raad gebruikt een board portal om kennisgevingen, agenda's, digitale bestuurspakketten en andere gerelateerde documenten te ontvangen. Gebruikers kunnen deze materialen delen, bekijken, bewerken en becommentariëren.

Bovendien kunnen bestuurders veilig en officieel bestuursdocumenten ondertekenen met behulp van digitale handtekeningen. Een papierloze board portal maakt het afdrukken, verspreiden en opslaan van papieren exemplaren overbodig.

Board portals voor schrijvers van rapporten

Over bestuurscommunicatie gesproken: een groep deelnemers aan bestuursvergaderingen heeft het meeste baat bij een board portal. Schrijvers van rapporten zullen direct merken dat hun inbox minder wordt belast en dat de veiligheidsrisico's van het toevoegen van gevoelige bijlagen bij hun e-mails afnemen. 

Een board portal beheert naadloos briefings, taakdeadlines en versiebeheer, allemaal op één plek. De feedback op documenten tussen schrijvers van rapporten en de bedrijfssecretaris wordt eenvoudiger, terwijl de rapporteurs toegang krijgen tot de beste praktijksjablonen, begeleiding en opleiding voor effectievere rapporten. 

Een goed board portal maakt honderden onveilige e-mailberichten overbodig en dient als platform voor de voortdurende verbetering van bestuursverslagen.

Voordelen van papierloze software voor bestuursvergaderingen 

Een effectieve board portal kan de onderneming aanzienlijk helpen, van het verminderen van materiële kosten tot het verbeteren van corporate governance.

Kostenbesparingen

Bedrijven kunnen besparen op papier- en portokosten en op het aantal werkuren door virtuele vergaderingen te organiseren, omdat het gemakkelijk is digitale bestuurspakketten te maken en te verspreiden. De tijd die nodig is om een vergadering op te zetten kan worden teruggebracht van uren tot minuten. Bestanden en documenten kunnen onmiddellijk worden gewijzigd, zodat bestuursleden altijd over de meest actuele informatie beschikken.

Gemak

Goede board portals zijn altijd en overal toegankelijk, via een mobiele app of desktop, waardoor leden de flexibiliteit hebben om overal en vanaf elk apparaat in te loggen. Via de board portal kunnen beheerders en bestuurders offline werken, bijvoorbeeld tijdens reizen of storingen, en alles wordt gesynchroniseerd zodra ze weer online zijn. Daardoor bespaart u geld op vervoer en kunt u het voor andere doeleinden gebruiken.

Snelle vergaderingvoorbereiding

Bestuursleden hebben toegang tot actueel materiaal, zodat ze zich kunnen voorbereiden op vergaderingen, taken kunnen beheren en kunnen samenwerken op een centrale locatie. De informatie is ook toegankelijk zonder het doorzoeken van fysieke borden of e-mail threads. Dit bespaart tijd door een "single source of truth" op één platform te bieden.

Verhoogde productiviteit

Door het gebruik van een board portal komt er tijd vrij voor belangrijkere taken, waardoor gebruikers productiever kunnen zijn. Met de board portal-software kunt u beslissingen nemen met de nauwkeurigheid die u verlangt. Met de zoekfunctie in uw bestanden kunt u alle benodigde informatie vinden. Deze functie maakt het ook overbodig om meerdere documenten fysiek te scannen om alle noodzakelijke details te vinden. 

Beter bestuur

Door naadloos samen te werken aan informatie en documenten van de raad van bestuur kunnen bestuurders hun productiviteit maximaliseren en hun tijd optimaal benutten. De taakgerelateerde functionaliteiten stellen gebruikers in staat om actiepunten die aandacht behoeven bij te houden en aan te pakken. Macro gezien kan dit de ervaringen met bestuursvergaderingen en de betrokkenheid van de raad verbeteren, twee cruciale hoekstenen van doeltreffend bestuur.

Sterke beveiliging en toegangscontrole

Een goede software voor bestuursbeheer biedt ook een extra beveiligingslaag. Bestuursdocumenten zijn gevoelig, dus platforms moeten beveiligingspermissies en gegevensversleuteling gebruiken om een robuuste gegevensbescherming te garanderen. Organisaties kunnen erop vertrouwen dat de wereldwijde privacy- en veiligheidsnormen worden nageleefd door een zeer veilige board portal, zodat de middelen zich op andere zaken kunnen concentreren.

Met een board portal kunnen organisaties en besturen bedrijfsgegevens beveiligen en tegelijkertijd volledige controle over het systeem behouden. Om transparantie over activiteiten en herzieningen te behouden, stelt de board portal toestemmingcontroles in en genereert het auditsporen om toegang te verlenen aan bestuursleden.

De beste board portals bieden:

• Codering in rust en tijdens overdracht
• De mogelijkheid om verificatie en toegangsrechten op fijnmazig niveau te controleren, inclusief twee-factorenverificatie en BankID
• Beschermen tegen vermiste apparaten met wissen op afstand
• Een auditspoor met alle activiteiten
• Beveiligingsaudits en penetratietests door derden, zoals ISO 27001
• Robuust bedrijfscontinuïteits- en noodherstelplan dat uptime garandeert

Papierloze bestuursvergaderingen

Papieren ordners zijn zwaar, duur om te posten en milieuonvriendelijk. Bovendien kunnen uw bestuursleden niet zo snel naar informatie zoeken als in digitale documenten. Als u papierloos gaat werken, verkleint u niet alleen uw ecologische voetafdruk, maar verbetert u ook het documentbeheer. 

Vragen die u aan uw board portal-leverancier moet stellen

Eerst moet u uw huidige boardbookoplossing evalueren en uw pijnpunten identificeren. Deze stap helpt u de "must-have items" in uw nieuwe board portal te identificeren. Vergeet niet dat uw bestuursleden misschien niet technisch onderlegd zijn, dus de ideale portal moet praktische functies combineren met eenvoud. 

Als er een paar board portals zijn die aan al uw behoeften lijken te voldoen, hoe weet u dan welke de juiste is? Het verdient aanbeveling een lijst met vragen op te stellen die u zich tijdens uw onderzoek naar een board portal kunt stellen:

• Hoe veilig is de board portal? Welke technologie uw bestuur ook gebruikt, veiligheid is een belangrijke overweging. Om ervoor te zorgen dat uw board portal veilig is, controleert u of het de meest geavanceerde beveiligingsmaatregelen toepast die voldoen aan uw regio. 
• Is uw nieuwe software gemakkelijk te implementeren? Wordt u door de leverancier begeleid bij het gebruik ervan? Misschien kunt u uw nieuwe platform navigeren met behulp van ondersteunende artikelen en ander opleidingsmateriaal. 
• Hoe responsief is hun klantenservice? Naast de initiële opleiding moet u nagaan of uw leverancier een lokale 24/7-klantendienst aanbiedt om u te helpen bij eventuele problemen.

Laatste gedachten 

Ongeacht de sector en de omvang van uw organisatie moeten besturen op dezelfde pijlers voor succes vertrouwen, waaronder goed bestuur, naleving van de regelgeving, verantwoording afleggen aan belanghebbenden en technologische innovatie. Board portals maken de bestuursvergaderingen niet alleen efficiënter maar ook effectiever. 

Admincontrol is expliciet ontworpen voor moderne leiders en stelt hen in staat hun bestuursactiviteiten te versnellen, betere beslissingen te nemen en tijd te besparen, zowel in als buiten de bestuurskamer.

Vraag hier uw demo aan om een board portal-platform in actie te zien.

Voor meer informatie over het efficiënter maken van uw bestuur en leiderschapsteam kunt u onze Ultieme gids voor moderne bestuursefficiëntie downloaden.