Tässä ovat tärkeimmät kysymykset, joihin sinun on varauduttava vastaamaan, sekä ehdotuksia vastauksista.
Kysymyksiä ja vastauksia hallituksen vakuuttamiseen
”Miksi meidän pitäisi harkita uuteen hallitusportaaliin vaihtamista?”
Vakuuttavien perustelujen muotoilemiseksi sinun tulee tutustua tarkasti tiettyihin aiheisiin, kuten turvallisuuteen, tukeen ja mahdollisen uuden hallitusportaalin tarjoajan taustoihin. Ensin sinun on kuitenkin kerrattava ja korostettava, miksi oikean hallitusportaalin valitseminen on niin tärkeää.
Digitaaliset hallitusportaalit nopeuttavat päätöksentekoa ja helpottavat yhteistyötä turvallisessa, aina saatavilla olevassa ja helppokäyttöisessä ympäristössä.
Edistyneimmät ja kehittyneimmät portaalit auttavat ratkaisemaan aiemmat tehokkuutta rajoittaneet ongelmat, jotta hallitus voi työskennellä nopeammin ja turvallisemmin sekä järjestää tuottavampia ja tehokkaampia kokouksia.
Muistuta, että hallituksen tarpeet täyttävä hallitusportaali tukee hallitustyöskentelyn tehokkuutta paremmin kuin sellainen, jota on vain totuttu käyttämään.
”Mitä sellaista uudessa portaalissa on, mitä nykyisessä portaalissamme ei ole?”
Tee selväksi, että kaikki hallitusportaalit eivät ole toiminnoiltaan samanlaisia. Ominaisuudet vaihtelevat sen mukaan, kuinka kehittynyt alusta on. Keskeisten toimintojen tulisi auttaa organisaatiota luomaan ja hallitsemaan kokouksia tehokkaammin, viestimään portaalissa turvallisesti sekä käyttämään sähköisiä allekirjoituksia päätösten ja pöytäkirjojen etähyväksyntään.
Muita hyödyllisiä hallitusportaaliohjelmiston ominaisuuksia:
- pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta
- käyttäjien toiminnan seuranta
- hyväksyntäprosessin ja työnkulun valvonta
- asiakirjojen turvallinen säilytys ja haku
- kalenterin hallinta
- vaatimustenmukaisuuden hallinta
- yhteistyö kommentoinnin ja muistiinpanojen avulla
- automaattiset muistutukset kokouksista ja tehtävistä
- turvallinen tiedostojen jakaminen
- offline-käyttö
- kysely- ja äänestystoiminnot
- helppo asiakirjojen haku
- asiakirjojen versiohallinta.
Kehittyneessä ja monipuolisia ominaisuuksia sisältävässä portaalissa on myös lisämoduuleja hallituksen vuosittaisen arvioinnin ja muiden kokousten ulkopuolisten prosessien hallintaan.
Tässäkin hallitusportaalien välillä on merkittäviä eroja. Esimerkiksi Admincontrolin avulla hallituksen arviointiin vastaaminen onnistuu puolet nopeammin kuin muissa vastaavissa kyselyissä. Lisäksi Admincontrolin hallituksen arvioinnit ovat edullisempia toteuttaa kuin kilpailevat ratkaisut, ja ne on myös yhdistetty Admincontrolin hallitusportaaliprosesseihin. Ne eivät myöskään edellytä uusien kirjautumistunnusten luomista tai manuaalisia väliaikaisratkaisuja. Työkalu on kehitetty tutkijoiden, hallitusten ja kokeneiden johtajien tietojen sekä lainsäädäntöjen pohjalta sen varmistamiseksi, että sen kautta saadaan kaikki tarvittavat tiedot hallituksen tehokkuuden arvioimiseen ja parantamiseen.
Suosituksemme: selvitä puuteanalyysin avulla, mitä toimintoja hallitukselta vielä puuttuu, määritä, miten uusi portaali korjaa tilanteen, ja osoita, miten se tukee hallituksen suorituskykyä.
Katso hallitusportaalin ostajan oppaastamme lisätietoja siitä, mikä tekee portaaleista tehokkaita ja mitä ominaisuuksia niiden pitäisi sisältää.
”Ovatko arkaluontoiset hallitustietomme varmasti turvassa kyberuhilta ja luvattomalta käytöltä digitaalisessa ympäristössä?”
Cybersecurity Venturesin mukaan kyberrikollisuuden kustannusten ennustetaan nousevan 8 biljoonaan dollariin vuonna 2023 ja 10,5 biljoonaan dollariin vuoteen 2025 mennessä. Turvallisuus on siis hallituksen jäsenille ratkaisevan tärkeää. Monet heistä ovat jo edustaneet organisaatioita, jotka ovat joutuneet vakavien tietoturvaloukkausten uhreiksi. Hallituksen jäsenten on perehdyttävä kyberturvallisuuteen osana yritysriskien hallintaohjelmaa. Heidän on selvitettävä, miten he voivat suojata myös oman viestintänsä.
Varmista, että sinulla on selkeät vastaukset valmiina. Tarkista huolellisesti, että mahdollinen uusi hallitusportaali sisältää kaikki tarvittavat toiminnot hallitustason asiakirjojen ja viestinnän suojaamiseen. Toimintoihin tulivat sisältyä eristetty viestintä portaalin suojattujen viestintäkanavien kautta, kaikkien nykyisten ja historiallisten asiakirjojen turvallinen säilytys sekä hallituksen asiakirjojen sähköinen allekirjoitus etähyväksyntää varten. Muita tärkeitä ominaisuuksia ovat GDPR:n noudattaminen ja kaksivaiheinen tunnistautuminen, joka korjaa käyttäjien heikkojen salasanojen puutteet, rajoittaa luvatonta pääsyä ja varmistaa käyttäjän tiukan todentamisen.
Pyydä mahdollista toimittajaa myös esittämään tarkat tiedot siitä, miten portaalissa kulkevat tiedot salataan, mihin tiedot tallennetaan ja kuinka usein ulkopuolinen testaaja varmistaa toimittajan järjestelmän suojauksen ja tietoturvan. Samoin on tärkeää selvittää, auditoivatko riippumattomat ja luotettavat auditoijat ohjelmiston säännöllisesti.
Kaikki nämä tiedot ovat olennaisen tärkeitä, kun esittelet uutta portaalia, joka tuottavuuden ja tehokkuuden parantamisen ohella suojaa paremmin myös haitallisilta hyökkäyksiltä.
”Kuinka luotettava portaali on, ja kuinka hyvin sitä tuetaan?”
Hallitusportaaliohjelmiston toimittajan suorituskykyyn ja turvallisuuteen liittyvän pätevyyden lisäksi sidosryhmät haluavat tietää, onko hallitusportaali vankka, luotettava ja hyvin tuettu. Hallituksen jäsenet ovat kiireisiä, sillä he ovat usein mukana useissa eri hallituksissa eri maantieteellisillä alueilla ja aikavyöhykkeillä ja puhuvat usein eri kieliä. Hallitusportaalin on siksi oltava helppokäyttöinen ja aina käytettävissä, ja myös täyden järjestelmätuen jatkuva saatavuus on tärkeää.
Siksi kannattaa myös tarkistaa, tarjoaako mahdollinen uusi hallitusportaalin tarjoaja kriittisiä ominaisuuksia, kuten
ympärivuorokautista tukea ja varapalvelimia, jos järjestelmä ei ole käytettävissä. Selvitä myös , kuinka kauan asiakkaiden on yleensä odotettava puhelintukea, millä kielillä toimittajan tuki on saatavilla ja millaisia toimittajan tuen palvelutasosopimukset ovat.
Myös uuteen portaaliin siirtymisen sujuvuus on tärkeää. Tarkista siis, että tarjolla on koulutusta ja perehdytystä järjestelmän käyttöön, kuten käyttäjäasetusten mukauttamiseen, sekä kerro siitä muille hallituksen jäsenille.
Myös hallitusportaaliin luotettava saatavuus kaikkialla on tärkeää kaikille järjestelmän käyttäjille. Selvitä siis, onko hallitusportaalista saatavilla sekä iOS- että Android-sovellus ja kuinka säännöllisesti niitä päivitetään. Tarkistamalla nämä asiat voit vakuuttaa hallitukselle ja muille käyttäjille, että hallitusportaalin käyttö onnistuu hyvin myös mobiililaitteilla.
”Miten hallitusportaalin toimittaja todistaa luotettavuutensa?”
Tärkeimmät sidosryhmät haluavat luonnollisestikin selvittää palveluntarjoajan pätevyyden, kuten aina otettaessa käyttöön mitä tahansa uutta teknologiaa. Sidosryhmien on saatava varmuus siitä, että he ovat tekemisissä luotettavan kumppanin kanssa, jolla on hyvä maine ja tyytyväiset asiakkaat. Tähän liittyviä keskeisiä seikkoja ovat se, milloin yritys on perustettu, kuinka monta asiakasta sillä on ja kuinka monta aktiivista hallitusportaaliasiakasta sillä on maailmanlaajuisesti. Vielä tärkeämpää on tarkistaa asiakkaiden vuosittainen uusimisaste. Admincontrolissa vuosittainen uusimisaste on 97 prosenttia.
Lue myös asiakkaiden arvioita ja katso, mitä muut asiakkaat ovat sanoneet asioimisesta palveluntarjoajan kanssa. Sekä myönteisistä että kielteisistä arvioista saa yleensä käsityksen tarjotun tuen tasosta.
”Millaisia tulevaisuuden suunnitelmia hallitusportaalin toimittajalla on?”
Ostetun tekniikan tulisi kasvaa yrityksesi mukana ja markkinoiden kehittyessä. Varmista siis myös, että valitsemasi toimittaja kehittää tuotettaan jatkuvasti asiakaspalautteen ja alan tarpeiden pohjalta.
Tarkastele mahdollisen toimittajan tuotesuunnitelmaa, jotta näet, mihin suuntaan se on kehittymässä. Mitä ominaisuuksia tuotteeseen aiotaan lisätä tulevaisuudessa? Jos yrityksesi kasvaa, voiko hallitusportaalia skaalata siten, että se kasvaa yrityksen mukana?
Oikealla toimittajalla on selkeät tuotekehityssuunnitelmat, ja se on valmis kuuntelemaan palautettasi päättäessään, mitkä parannuskohteet ovat etusijalla tulevaisuudessa.
Vahvistamalla nämä asiat sinä ja keskeiset sidosryhmät voitte varmistaa, että uusi toimittaja pystyy täyttämään kaikki nykyiset ja tulevat vaatimukset paremmin.
Yhteenveto
Organisaatioilla on tärkeää olla käytössään juuri oikea hallitusportaali, jotta ne voivat parantaa hallitustyöskentelyä, säästää samalla aikaa ja pitää luottamukselliset asiakirjat turvassa. Haluatko tietää, miten Admincontrol voisi parantaa hallituksesi työskentelyä? Tutustu ratkaisuumme varaamalla maksuton hallitusportaaliesittely jo tänään.
Jos harkitset uuteen toimittajaan vaihtamista, tämän oppaan vastauksien avulla ja perehtymällä tarkasti teknisiin ja turvallisuusvaatimuksiin sekä toimittajan taustoihin voit murtaa mahdollisen vastarinnan.
Tarvitsetko lisätietoja? Tutustu e-kirjaamme, jossa kerromme, miten saat hallitukselta hyväksynnän uudelle hallitusportaalille.
