Hyväntekeväisyysjärjestöjen ja muiden voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallituksilla eli johtokunnilla on samankaltainen tehtävä kuin liikeyritystenkin hallituksilla. Niiden välillä on kuitenkin muutamia keskeisiä eroja. Vahvan hallinnollisen tehtävänsä lisäksi voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusten on esimerkiksi varmistettava myös, että järjestöissä noudatetaan maakohtaisia hyväntekeväisyyslakeja ja muita kansainvälisiä lainsäädäntöjä. Siksi voittoa tavoittelemattomien järjestöjen on entistäkin tärkeämpää valita juuri oikea hallitusportaali, jonka avulla ne voivat hoitaa tehtävänsä tarkasti ja tehokkaasti.
Tämän oppaan avulla voit valita sellaisen mahdollisimman vankkojen tietojen perusteella. Oppaassa käsitellään seuraavia asioita:
Hallitusportaaliohjelmisto on voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallituksille turvallinen digitaalinen alusta asiakirjojen jakamiseen ja käyttämiseen, yhteistyön tekemiseen muiden hallituksen jäsenten kanssa sekä päätösten hyväksymiseen.
Näin voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalit voivat korvata perinteiset työskentelytavat, jotka perustuvat käsin suoritettaviin paperipohjaisiin prosesseihin, valtavien paperimäärien tulostamiseen ja suojaamattomaan sähköpostiviestintään. Tämä on tärkeää, koska ratkaisun avulla voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitukset voivat säästää arvokasta aikaa ja arvokkaita resursseja sekä keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä.
Tällaisia tehtäviä ovat muun muassa seuraavat:
Voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitukset jakavat ja käyttävät hallitusportaalien kautta tehtäviensä suorittamiseksi tiettyjä asiakirjoja, kuten kokouspöytäkirjoja, taloudellisia raportteja, budjetteja, varainkeruupäivityksiä, tehtävänmäärityksiä ja käytäntöpäivityksiä. Hallitusportaalit ovat siis sekä tärkeitä yhteistyön keskuksia että turvallinen paikka kaikkien näiden luottamuksellisten tietojen säilyttämiseen.
Lisätietoja on uusimmassa blogikirjoituksessamme Mikä on hallitusportaali?
Kaikki voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalit eivät ole samanlaisia. Käytettävissä olevien toimintojen taso vaihtelee sen mukaan, kuinka edistyneen ratkaisun valitset. Portaalissa pitäisi kuitenkin olla vähintään toiminnot, joilla voit
Tuottavuuden ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta muita hyödyllisiä hallitusportaaliohjelmiston ominaisuuksia ovat seuraavat:
Hallintotasolla myös seuraavat ominaisuudet ovat tärkeitä:
Jos järjestössäsi ei ole vielä otettu käyttöön voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalia, järjestössäsi käytetään todennäköisesti edelleen yhteistyö-, projektinhallinta- ja tiedostonjakosovellusten yhdistelmää. Tai mahdollisesti jopa paperipohjaista viestintää. Jos näin on, järjestö jää paitsi monista hallitusportaalien hyödyllisistä ominaisuuksista. Suosittelemme tutustumaan oppaaseemme, josta saat ohjeet hallitustekniikkainvestointien arviointiin ja jonka avulla voit tunnistaa aukot hallituksesi käyttämässä tekniikassa.
Jos järjestössäsi käytetään jo voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalia, voit tämän oppaan avulla myös vertailla oman ratkaisusi ominaisuuksia markkinoiden edistyneimpiin ratkaisuihin.
Sähköiset allekirjoitukset ovat erityisen tärkeä ominaisuus voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaaliohjelmistoissa. Niiden avulla hallituksen jäsenet voivat allekirjoittaa kokouspöytäkirjoja ja hyväksyä päätösasiakirjoja turvallisesti missä tahansa. Näin voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitukset voivat tehdä nopeampia päätöksiä ja suorittaa tärkeät hallinnolliset tehtävänsä tehokkaammin.
Sähköiset allekirjoitukset voivat myös olla yhtä oikeudellisesti sitovia kuin paperille lisätyt fyysiset allekirjoitukset. Sinun tulisi siis varmistaa, että voittoa tavoittelemattoman järjestösi hallitusportaalin sähköinen allekirjoitustoiminto on sekä käytännöllinen että lainsäädännön mukainen.
Selvitä ensin, tukeeko ratkaisu järjestösi käyttämiä asiakirjamuotoja. Ratkaisussa olisi hyvä olla myös sisäänrakennettu automaattinen allekirjoitustyönkulku. Helppokäyttöisyys on ensisijaisen tärkeää. Varmista, että harkitsemasi ratkaisu helpottaa asiakirjojen valmistelua allekirjoittamista varten. Voiko portaaliin kirjautua eri tyyppisillä laitteilla? Tukeeko ratkaisu vahvaan tunnistautumiseen pohjautuvaa allekirjoitusta asiakirjoissa, joilla on useita allekirjoittajia? Kaikki nämä ominaisuudet ovat olennaisia tehokkaamman työskentelyn ja päätösten nopean allekirjoittamisen kannalta.
Sinun on myös varmistettava, vastaako ratkaisu yrityksen toiminta-alueiden määräyksiä. Onko se esimerkiksi Euroopan eIDAS-asetuksen uusimpien määräysten mukainen?
Lisätietoja on erillisessä allekirjoitustenoppaassamme. Oppaan avulla voit valita portaalin, jonka vaatimustenmukaisuustaso vastaa järjestösi tarpeita.
Sveitsissä toimiva CyberPeace Institute raportoi vuonna 2021, että puolet voittoa tavoittelemattomista järjestöistä on ilmoittanut joutuneensa kyberhyökkäysten kohteeksi ja että 86 prosentilla niistä ei ole kyberturvallisuussuunnitelmia.
Hallitusten on otettava tämä uhka tosissaan, sillä ne käsittelevät järjestöjen arkaluonteisimpia ja luottamuksellisimpia tietoja. Hallitusten on siis pohdittava tarkkaan, miten ne voivat suojata toimintansa. Juuri tässä hallitusportaalit voivat auttaa.
Järjestösi käyttämässä voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalissa tulisi olla seuraavat turvallisuusominaisuudet:
Kaksivaiheinen tunnistautuminen on erityisen tärkeää, koska tutkimuksissa on käynyt ilmi, että 90 prosenttia salasanoista on murrettavissa alle kuudessa tunnissa.
Kaksivaiheinen tunnistautuminen ratkaisee tämän ongelman. Se on turvallisuutta parantava lisäominaisuus, jolla varmistetaan, että ainoastaan valtuutetut käyttäjät voivat päästä hallitusportaalin tilille. Ensin käyttäjä antaa tavalliseen tapaan käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. Sen jälkeen tarvitaan toinen tunnistautuminen puhelimeen lähetetyn koodin, sormenjäljen tai kasvojentunnistuksen avulla.
Microsoft on todennut, että kaksivaiheinen tunnistautuminen estää tehokkaasti 99,9 prosenttia tileihin kohdistuvista hyökkäyksistä. Sen tulisi olla aina keskeinen osa järjestön suojausta hallitustason kyberturvallisuushyökkäyksiä vastaan.
Kun arvioit voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaaliohjelmistoa, sinun tulisi myös esittää muutamia turvallisuuden kannalta keskeisiä kysymyksiä sen selvittämiseksi, käytetäänkö ratkaisussa oikeanlaisia turvatoimia.
Selvitä ainakin seuraavat seikat:
Luotettavat voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitettujen hallitusportaalien toimittajat pystyvät todistamaan akkreditointinsa tai sertifiointinsa. Toimittajan tulisi myös ilmoittaa selvästi, kuinka usein sen järjestelmät auditoidaan riippumattomasti ja mikä taho auditoinnin tekee. Lisäksi toimittajan tulisi olla valmis toimittamaan auditointiraportit luettavaksi. Lisätietoja toimittajien turvallisuusjärjestelyjen arvioinnista on hallitustietojen säilytysoppaassamme.
Ennen kuin päätät, minkä toimittajan valitset voittoa tavoittelemattoman järjestösi hallitusportaaliohjelmistolle, myös asiakkaiden kirjoittamat arvostelut kannattaa lukea. Näin saat selville, mitä muut asiakkaat ovat olleet mieltä harkitsemastasi tarjoajasta. Samalla saat paremman käsityksen sen tarjoaman tuen tasosta.
Esittämällä seuraavat kysymykset voit arvioida toimittajan aiempaa suorituskykyä yleisesti ja sitä, vastaako se voittoa tavoittelemattomien järjestöjen erityistarpeisiin.
Toinen tapa arvioida voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin toimittajan mainetta on tarkastella sen saamia palkintoja ja akkreditointeja. Onko toimittajalla sellaisia? Miltä tahoilta ne on saatu? Mitä enemmän todisteita saat puolueettomien lähteiden antamasta myönteisestä palautteesta, sitä helpompi sinun on tehdä tietoon perustuva päätös.
Lue lisää
Toivottavasti tästä voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin valintaoppaasta on sinulle hyötyä. Ota seuraava askel pyytämällä esittely maksuttomasta voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalista.
Koska taloudelliset epävakaudet jatkuvat ja seuraavat 12 kuukautta ovat todennäköisesti edelleen haastavaa aikaa voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallituksille, suosittelemme tutustumaan e-kirjaamme Hallitus vuonna 2023: viisi trendiä, joihin hallitusten on reagoitava.