Mikä on hallitusportaali – kattava opas

Sisällys

• Mikä on hallitusportaali
• Hallitusportaalin rooli hallituksen kokouksissa
• Tärkeä toiminto: helpottaa hallituksen pöytäkirjojen hyväksymistä
• Mitä ovat vakiopykälät?
• Paperittoman hallituksen kokousohjelmiston edut
• Mitä kysymyksiä hallitusportaalin toimittajalta kannattaa kysyä
  

Mikä on hallitusportaali

Hallitusportaali tai hallituksen hallinto-ohjelmisto on keskitetty ja erittäin tietoturvallinen verkkoalusta. Se on suunniteltu yritysjohdolle ja hallituksen sihteereille ja jäsenille luottamuksellisten asiakirjojen ja tietojen jakamiseen sekä hallinto- ja päätöksentekovastuiden hoitamiseen myös etätyöskentelynä. Enää ei tarvitse tulostaa asiakirjoja, lähettää sähköposteja tai tehdä fyysisiä merkintöjä.

Hallituksen kokousohjelmisto sisältää tärkeitä työkaluja hallituksille ja hallituksen sihteereille käytettäväksi ennen hallituksen kokouksia, niiden aikana ja niiden jälkeen. Tässä suojatussa ympäristössä käyttäjät voivat

• käyttää kokousmateriaaleja
• viestiä hallituksen jäsenten, hallituksen sihteerien ja johdon kesken
• hoitaa vaatimustenmukaisuuteen ja hallintoon liittyviä vastuita.

Hallitusportaali selkeyttää hallituksen kokousprosessin jokaista vaihetta. Yhdistämällä uudet mobiiliominaisuudet pilviteknologiaan uusi paperiton hallituksen kokousohjelmisto korvaa vanhat paperimuistiinpanoihin, tulostettuihin pöytäkirjoihin ja sähköpostiviesteihin perustuvat käytännöt. 

Miksi yritykseni tarvitsee hallitusportaalin

Ennen verkkopohjaisia hallitusportaaleja hallituksen sihteerien oli ylläpidettävä hallitustyöskentelyyn tarvittavien asiakirjojen hankalia paperiarkistoja. Teknologia kehittyy nopeasti, joten kannattaa valita ratkaisu, joka antaa sihteereille hallitustyöskentelyyn sopivat työkalut. 

Hallitusportaali on hyvä idea sekä hyvän hallintotavan että sen hallituksille tarjoamien etujen vuoksi. Hallitusportaalit sisältävät viestintäkanavia, äänestystyökaluja, työkaluja kokouspöytäkirjojen ja vakiopykälien luomiseen, ja lisäksi ne tarjoavat yhteistyötyökaluja, joiden avulla viestinnästä tulee mahdollisimman saumatonta ja tietoturvallista. 

Millaiset organisaatiot käyttävät hallitusportaaleja

Yritykset, hallitukset, voittoa tavoittelemattomat järjestöt ja akateemiset laitokset käyttävät hallituksen portaaliratkaisuja toimialasta ja organisaation tyypistä riippumatta. Suuret yritykset ja erittäin säännellyt alat ovat perinteisesti käyttäneet hallitusportaaliohjelmistoja, mutta nykyään myös yhä useammat pienet ja keskisuuret yritykset (pk-yritykset) sekä voittoa tavoittelemattomat järjestöt ottavat ohjelmistoja käyttöön. 

Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot, öljy- ja energiayhtiöt, oppilaitokset, terveydenhuoltopalvelujen tarjoajat, rahoituslaitokset ja vakuutusyhtiöt käyttävät virtuaalisia hallitusohjelmistoja maailmanlaajuisesti. Syitä nopeaan käyttöönottoon ovat alhaisemmat omistuskustannukset, parempi saavutettavuus, läpinäkyvyys ja tarve noudattaa tietoturva- ja sääntelyvaatimuksia.

Uusimpien tietojen mukaan maailmanlaajuisten hallitusportaalimarkkinoiden arvo on 3,34 miljardia dollaria vuonna 2022.

Mikä tärkeintä, ennusteet näyttävät jännittäviltä, sillä markkinoiden odotetaan kasvavan 7,9 miljardiin dollariin vuoteen 2030 mennessä. Seuraavilla alueilla käytetään eniten virtuaalisia kokoushuoneita:

• Pohjois-Amerikka (Meksiko, Kanada ja Yhdysvallat)
• Aasian ja Tyynenmeren alue (Vietnam, Malesia, Filippiinit, Thaimaa, Indonesia, Australia, Intia, Korea, Japani ja Kiina)
• Eurooppa (Turkki, Italia, Ranska, Iso-Britannia ja Saksa)
• Afrikka ja Lähi-itä (Etelä-Afrikka, Nigeria, Egypti, Arabiemiirikunnat ja Saudi-Arabia)
• Etelä-Amerikka (Argentiina, Brasilia ja Kolumbia)

Lähde: MarketWatch

Portaalin rooli hallituksen kokouksissa

Hallitusportaalit on suunniteltu poistamaan hallituksen kokousprosesseista pullonkauloja ja päällekkäisyyksiä sekä parantamaan tietoturvaa. Ratkaisu sujuvoittaa hallituksen kokousta kolmessa vaiheessa – ennen kokousta, kokouksen aikana ja kokouksen jälkeen.

Ennen hallituksen kokousta

Hallituksen kokouksen ensimmäinen vaihe on pöytäkirjan laatiminen. Kokouksesta poissa olevat henkilöt voivat lukea pöytäkirjasta mistä keskusteltiin, mitä päätöksiä tehtiin ja mikäli oli ristiriitoja, millaisiin sopimuksiin päästiin. Oikein laaditut pöytäkirjat auttavat välttämään viime hetken muutoksia ja toimivat aitoina ja virallisina tallenteina kokouksen osallistujien näkemyksistä ja mielipiteistä.

Hallitusportaali toimii kokousta edeltävänä keskuksena kaikelle hallituksen dokumentaatiolle. Hallituksen sihteeri voi järjestää tietoja, ladata verkkoon pöytäkirjoja, tarkistaa jäsenten käytettävyyden ja päivittää tietoja dynaamisesti ennen kuin asiat pääsevät vauhtiin.

Kun kokouspäivä lähestyy, luodaan esityslista, kutsutaan hallituksen jäsenet ja julkaistaan kokoustyöskentelyyn tarvittavat asiakirjat – kaikki tämä hallitusportaalin sisäänrakennettujen viestintä- ja asiakirjanhallintatyökalujen avulla.

Hallituksen jäsenet saavat kokousta varten koostetut asiakirjat ja alkavat tarkastella niitä. Suojatussa hallitusportaalissa he voivat tehdä muistiinpanoja ja jakaa huomioita sekä tarkastella aiempia kokousmateriaaleja, liiteasiakirjoja ja keskustella keskenään.

Hallituksen kokouksen aikana

Yllätyksiä tai viime hetken muutoksia ei pitäisi tapahtua, kun jäsenet saapuvat hallituksen kokoukseen. Kokousta on helppo seurata, kun osioiden välillä voi navigoida yhdellä napautuksella. Hyvän hallitusportaalisovelluksen avulla hallituksen jäsenet voivat äänestää, allekirjoittaa asiakirjoja, määrittää tehtäviä, asettaa määräaikoja ja tarkastella kysymyksiä saman tien.

Kokouksen jälkeen

Hallituksen jäsenet saavat ilmoituksia suoritettavien tehtävien määräajasta, mukaan lukien sähköiset allekirjoitukset, äänestykset avoimista asioista tai kyselyihin vastaaminen. Hallintotavan noudattaminen varmistetaan seuraamalla jokaista tehtävää, läsnäoloraporttia ja latausta.

Hyvän hallituksen portaaliratkaisun on yhdistettävä tämä työnkulku tiukkoihin turvatoimiin ja mahdollistettava hallituksen ja johdon tehokas työskentely. Seuraavassa on kerrottu, mitä luotettavalta hallituksen portaaliohjelmistolta tulisi odottaa.

Olennainen toiminto: helpottaa hallituksen pöytäkirjojen hyväksymistä

Tuottavalle ja tehokkaalle hallitukselle on tärkeää laatia ja hyväksyä kokouspöytäkirjat, jotka ovat virallisia todisteita hallituksen kokouksista. Kunkin kokouksen kulku on kirjattava tarkasti ja kattavasti pöytäkirjaan. Pöytäkirjojen kirjaaminen ja hyväksyminen voi parantaa tehokkuutta, nopeuttaa päätöksentekoa ja estää väärinymmärryksiä.

Hallituksen sihteerit seuraavat kokousta ja merkitsevät tarkasti muistiin, mitä kukin sanoo, ja heillä on olemassa tarkat rutiinit pöytäkirjojen laatimiseen. Kokouspöytäkirjaan kirjataan seuraavat tiedot:

• mitä päätettiin
• mitä saavutettiin
• mitä sovittiin.

Kokouspöytäkirjaa pidetään kokouksen virallisena pöytäkirjana vasta sen jälkeen, kun se on hyväksytty. Hyväksyntä on olennainen vaihe, jota ei voida jättää tekemättä. Puheenjohtajan hyväksymää pöytäkirjaversiota pidetään virallisena pöytäkirjana. 

Kokouspöytäkirjan laatiminen ja hyväksyminen on olennainen osa hallituksen työtä. Kokouspöytäkirjojen luomista, jakelua ja hyväksymistä voidaan yksinkertaistaa hallitusportaalin ja siihen integroidun kokouspöytäkirjaohjelmiston avulla. Selkeitä toimintaehdotuksia luomalla hallitukset voivat luoda kokouspöytäkirjoja ja tehdä yhteistyötä luonnosten parissa. Sähköisten allekirjoitusten avulla hallituksen sihteeri voi jakaa ja hyväksyä valmiit kokouspöytäkirjat tietoturvallisesti.

Mitä ovat vakiopykälät?

Hallituksen kokouksissa vakiopykälät voivat säästää aikaa. Tämä auttaa varmistamaan hyvin suunnitellut ja tehokkaat kokoukset ja virtaviivaistaa vakioasiakohtien hyväksymistä. 

Vakiopykälissä rutiininomaiset asiakohdat on ryhmitelty yhdeksi keskustelunaiheeksi ja päätösasiaksi. Tällöin voidaan hyväksyä ja kirjata vain yksi esitys useiden esitysten sijaan.

Hallitusportaalin avulla osallistujat pääsevät tarkastelemaan etukäteen kaikkia vakiopykäliin liittyviä asiakirjoja, jolloin he tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Ennen kokousta tiimin jäsenten tulee tutustua dokumentaatioon, jotta he tietävät, mistä asioista keskustellaan.

Kokouksen jäsenillä on oltava mahdollisuus esittää äänestykseen liittyviä kysymyksiä ennen äänestämistä. Kaikkien osallistujien täytyisi nähdä kysymykset ja vastaukset. 

Esityslistan vakioasioiden käsittelyn aikana voidaan tehdä yksinkertaisia kysymyksiä, selvennyksiä tai käydä lyhyitä keskusteluja. Esityslistan tehokkuuden säilyttämiseksi on tärkeää, että vakiopykäliä ei poisteta kokonaan yksinkertaiseen kysymykseen vastaamiseksi. 

Vakiopykälät sisältyvät hallituksen kyseisen päivän kokouksen esityslistaan. Kokouksen alussa puheenjohtaja kysyy osallistujilta, haluaako joku keskustella vakiopykälistä. 

Vakiopykälien hallinta onnistuu parhaiten hallituksen portaaliohjelmistossa. Sen avulla voi hallita tehokkaasti dokumentaatiota ja automatisoida pakettien luomista ja sisällöntarkistusprosessia osana kokouspöytäkirjojen hallintaa.

Tärkeimmät ominaisuudet, joita hyvän hallitusportaalin pitäisi sisältää

Hallitusportaaleissa on kaksi työkalusarjaa: yksi hallituksen jäsenille ja toinen hallintohenkilöstölle. Hallitusportaalin tulisi vastata sekä järjestelmänvalvojien että hallituksen jäsenien tarpeisiin koko hallituksen kokouksen elinkaaren ajan.

Hallitusportaalin käyttäjät: hallituksen sihteerit ja hallituksen kokouksen valmistelijat

Hallituksen sihteeri on yleensä nimetty hallinnoimaan hallitusportaalia. Yleensä hallituksen sihteerit ovat yrityksen lakimiehiä tai ylemmän tason johtajia. Hallitusportaalin avulla he voivat:

• luoda kokouksia
• koota ja jakaa digitaalisia hallituspaketteja
• luoda sähköisiä allekirjoituksia
• ladata asiakirjoja verkkoon tai päivittää niitä
• lähettää ilmoituksia
• hallinnoida portaalin käyttäjiä ja työtiloja
• myöntää asiakirjojen ja järjestelmän käyttöoikeuksia.
  
  

Hallitusportaalin käyttäjät: hallituksen jäsenet, toimitusjohtajat ja muu johto

Hallitus käyttää hallitusportaalia kokousilmoitusten, kokousten esityslistojen, digitaalisten hallituspakettien ja muiden asiaan liittyvien asiakirjojen vastaanottamiseen. Käyttäjät voivat jakaa, tarkastella, muokata ja kommentoida näitä materiaaleja.

Lisäksi hallituksen jäsenet voivat allekirjoittaa digitaalisesti hallituksen asiakirjoja tietoturvallisesti ja virallisesti. Paperiton hallitusportaali poistaa tarpeen tulostaa, jakaa ja tallentaa paperikopioita.

Hallitusportaalit raporttien kirjoittajille

Kun mietitään perinteistä paperista viestintää, yksi hallituskokousprosessin osanottajaryhmä hyötyy hallitusportaalista eniten. Raporttien kirjoittajat huomaavat välittömästi postilaatikoidensa pysyvän tyhjempinä ja samalla vähenevät arkaluontoisten sähköpostiliitteiden aiheuttamat turvallisuusriskit. 

Hallitusportaalissa voi hallinnoida saumattomasti yhdessä paikassa selontekoja, tehtävien määräaikoja ja asiakirjojen eri versioita. Palautteenanto raporttien kirjoittajien ja sihteerin välillä helpottuu, ja raporttien kirjoittajat voivat hyödyntää parhaiden käytäntöjen malleja, ohjeita ja koulutusta tehokkaampia raportteja varten. 

Hyvä hallitusportaali poistaa satojen suojaamattomien sähköpostiviestien tarpeen ja toimii samalla alustana, joka edistää hallituksen raporttien jatkuvaa parannusta.

Paperittoman hallituksen kokousohjelmiston edut 

Tehokas hallitusportaali voi auttaa yritystä merkittävästi, aina materiaalikustannusten vähentämisestä omistajaohjauksen parantamiseen.

Kustannussäästöt

Yritykset voivat säästää paperi- ja postituskustannuksissa sekä resurssitunneissa järjestämällä virtuaalikokouksia, koska digitaalisten hallituspakettien luominen ja jakelu on helppoa. Kokouksen luomiseen kuluva aika voi lyhentyä tunneista minuutteihin. Tiedostoja ja asiakirjoja voidaan vaihtaa välittömästi, jolloin hallituksen jäsenillä on aina ajantasaisin tieto.

Helppous

Hyvää hallitusportaalia voi käyttää milloin tahansa, missä tahansa, mobiilisovelluksella tai työpöytäversiolla. Näin jäsenet voivat kirjautua sisään sijainnista ja laitteesta riippumatta. Hallitusportaalin avulla sihteerit ja hallituksen jäsenet voivat työskennellä myös offline-tilassa esimerkiksi matkojen tai katkosten aikana, ja kaikki synkronoituu jälleen, kun he palaavat online-tilaan. Rahaa säästyy kuljetuskustannuksista ja voit käyttää sitä muihin tarkoituksiin.

Nopeammat kokousvalmistelut

Hallituksen jäsenet voivat käyttää oikea-aikaisia ja ajantasaisia materiaaleja, jotka auttavat heitä valmistautumaan kokouksiin, hallinnoimaan tehtäviä ja tekemään yhteistyötä. Tietoihin pääsee helposti käsiksi tarvitsematta etsiä fyysisiä hallituspaketteja tai selata pitkiä sähköpostiketjuja. Aikaa säästyy, kun käytettävissä on ”yksi totuuden lähde” yhdellä alustalla.

Parantunut tuottavuus

Hallitusportaalin käyttö vapauttaa käyttäjien aikaa tärkeämpiin tehtäviin ja parantaa näin tuottavuutta. Hallitusportaaliohjelmiston avulla voit tehdä päätöksiä tarvittavalla tarkkuudella. Löydät kaikki tarvitsemasi tiedot tiedostojen hakutoiminnolla. Tämän toiminnon avulla saat kaivatut yksityiskohdat esiin ilman eri asiakirjojen fyysisen läpikäymisen vaivaa. 

Parempi hallintotapa

Kun hallituksen tiedot ja asiakirjat ovat saumattomasti yhteisesti käytettävissä, hallituksen jäsenet voivat maksimoida tuottavuutensa ja ajankäyttönsä. Tehtäväkohtaisten toimintojen avulla käyttäjät voivat seurata ja käsitellä huomiota vaativia kohtia. Makronäkökulmasta tämä voi parantaa hallituksen kokouskokemusta ja sitoutumistasoa, jotka ovat molemmat tehokkaan hallinnon tärkeitä kulmakiviä.

Vahva tietoturva ja käytön valvonta

Hyvä hallitusportaali tarjoaa korkean (MFA) suojaustason. Koska hallituksen asiakirjat ovat arkaluonteisia, alustoissa on käytettävä turvallisia käyttölupia ja tietojen salausta, jotta varmistetaan vahva tietosuoja. Organisaatiot voivat luottaa siihen, että erittäin turvallinen hallitusportaali täyttää globaalit tietosuoja- ja tietoturvastandardit, jolloin resurssit voidaan keskittää muihin asioihin.

Hallitusportaalin avulla organisaatiot ja hallitukset voivat suojata yrityksen tiedot ja säilyttää samalla järjestelmän täyden hallinnan. Hallituksen portaalissa hallinnoidaan käyttöoikeuksia ja luodaan kirjausketjuja, jotka mahdollistavat käytön hallituksen jäsenille. Näin taataan toimintojen ja muokkausten seurattavuus.

Parhaissa hallitusportaaleissa on seuraavat toiminnot:

• salaus tallennettaessa (at rest) ja tietoliikenteen aikana (in transit)
• mahdollisuus hallita tunnistusta ja käyttöoikeuksia yksityiskohtaisella tasolla, mukaan lukien kaksivaiheinen todennus ja BankID
• kadonneiden laitteiden suojaus etätyhjennyksen avulla
• kirjausketju, josta käy ilmi kaikki toiminnot
• kolmansien osapuolten suorittamat tietoturva-auditoinnit ja tunkeutumistestit, kuten ISO 27001
• vahva liiketoiminnan jatkuvuus ja käyttöajan takaava järjestelmän palautussuunnitelma.

Paperittomat hallituksen kokoukset

Paperikansiot ovat painavia, kalliita postittaa ja ne kuormittavat ympäristöä. Puhumattakaan siitä, etteivät hallituksen jäsenet voi etsiä niistä tietoja yhtä nopeasti kuin digitaalisista asiakirjoista. Paperittomuus pienentää hiilijalanjälkeä ja parantaa lisäksi asiakirjojen hallintaa. 

Mitä kysymyksiä hallitusportaalin toimittajalta kannattaa kysyä

Ensin sinun on arvioitava nykyinen hallituksen asiakirjoihin käytetty ratkaisu ja tunnistettava kipupisteet. Näin voit helpommin tunnistaa uuden hallitusportaalisi välttämättömät ominaisuudet. Muista, etteivät hallituksen jäsenet ole välttämättä teknisesti taitavia, joten ihanteellisessa portaalissa pitäisi yhdistyä käytännölliset ominaisuudet ja helppous. 

Jos on olemassa useampia hallitusportaaleja, jotka vaikuttavat täyttävän kaikki tarpeesi, mistä tiedät, mikä niistä on juuri se oikea? Suosittelemme tekemään listan kysymyksistä, joita voit pohtia, kun etsit sopivaa hallitusportaalia.

• Kuinka tietoturvallinen hallitusportaali on? Käyttipä hallituksesi mitä tahansa tekniikkaa käyttää, turvallisuus on olennainen näkökohta. Varmista hallitusportaalisi tietoturvallisuus tarkistamalla, että se täyttää kaikki alueelliset tietoturvavaatimukset. 
• Onko uusi ohjelmisto helppo ottaa käyttöön? Opastaako ohjelmiston toimittaja ohjelmiston sen käytössä? Uudella alustallasi navigointi onnistuu ehkä tukiartikkeleiden ja toimittajan muiden koulutusmateriaalien avulla. 
• Miten nopeasti reagoiva toimittajan asiakaspalvelu on? Alkukoulutuksen lisäksi kannattaa selvittää, tarjoaako toimittaja lokalisoitua 24/7-asiakaspalvelua avuksi ongelmien ratkaisuun. 

Yhteenveto 

Toimialasta ja organisaation koosta riippumatta hallitusten on luotettava samoihin menestyksen peruspilareihin, kuten hyvään hallintotapaan, vaatimustenmukaisuuteen, vastuuseen sidosryhmiä kohtaan ja teknologisiin innovaatioihin. Hallitusportaalit tekevät hallituksen kokouksista tehokkaampia ja myös vaikuttavampia. 

Admincontrol on suunniteltu erityisesti nykyaikaisille johtajille, jotta he voivat nopeuttaa hallituksen toimia, tehdä parempia päätöksiä ja säästää aikaa sekä kokoushuoneessa että sen ulkopuolella.

Jos haluat tutustua hallitusportaalin toimintoihin, pyydä esittely tästä.