Kattava opas voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitettujen hallitusportaalien valitsemiseen

Ostajan opas voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalin valitsemiseen ja tietojen suojaamiseen

Hyväntekeväisyysjärjestöjen ja muiden voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallituksilla eli johtokunnilla on samankaltainen tehtävä kuin liikeyritystenkin hallituksilla. Niiden välillä on kuitenkin muutamia keskeisiä eroja. Vahvan hallinnollisen tehtävänsä lisäksi voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusten on esimerkiksi varmistettava myös, että järjestöissä noudatetaan maakohtaisia hyväntekeväisyyslakeja ja muita kansainvälisiä lainsäädäntöjä. Siksi voittoa tavoittelemattomien järjestöjen on entistäkin tärkeämpää valita juuri oikea hallitusportaali, jonka avulla ne voivat hoitaa tehtävänsä tarkasti ja tehokkaasti. 

Tämän oppaan avulla voit valita sellaisen mahdollisimman vankkojen tietojen perusteella. Oppaassa käsitellään seuraavia asioita:

• tavat, joilla voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaali voi auttaa omaa järjestöäsi 
• ominaisuudet, joita voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalissa pitäisi olla 
• sähköisten allekirjoitusten merkitys voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaaliohjelmistoissa
• turvallisuuteen liittyvää huomioitavaa voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetuissa hallitusportaaliohjelmistoissa
• kysymykset, joiden avulla voit tarkistaa, että voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin tarjoaja varmistaa portaalin turvallisuuden
• keinot, joilla voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin toimittajan luotettavuus voidaan selvittää. 

Miten voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaali voi auttaa omaa järjestöäsi?

Hallitusportaaliohjelmisto on voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallituksille turvallinen digitaalinen alusta asiakirjojen jakamiseen ja käyttämiseen, yhteistyön tekemiseen muiden hallituksen jäsenten kanssa sekä päätösten hyväksymiseen.

Näin voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalit voivat korvata perinteiset työskentelytavat, jotka perustuvat käsin suoritettaviin paperipohjaisiin prosesseihin, valtavien paperimäärien tulostamiseen ja suojaamattomaan sähköpostiviestintään. Tämä on tärkeää, koska ratkaisun avulla voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitukset voivat säästää arvokasta aikaa ja arvokkaita resursseja sekä keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä. 

Tällaisia tehtäviä ovat muun muassa seuraavat: 

• johtajien toiminnan tukeminen ja arviointi
• järjestön vision ja mission valvominen ja edistäminen
• lahjoittajien ja edunsaajien etujen ajaminen
• kriittisten toimintabudjettien taloudellinen valvonta
• sen varmistaminen, että järjestö noudattaa sääntöasiakirjaa, jossa määritellään sen tarkoitus ja käytännöt 
• sen varmistaminen, että järjestö noudattaa asiaankuuluvaa voittoa tavoittelemattomiin järjestöihin liittyvää lainsäädäntöä. 

Voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitukset jakavat ja käyttävät hallitusportaalien kautta tehtäviensä suorittamiseksi tiettyjä asiakirjoja, kuten kokouspöytäkirjoja, taloudellisia raportteja, budjetteja, varainkeruupäivityksiä, tehtävänmäärityksiä ja käytäntöpäivityksiä. Hallitusportaalit ovat siis sekä tärkeitä yhteistyön keskuksia että turvallinen paikka kaikkien näiden luottamuksellisten tietojen säilyttämiseen. 

Lisätietoja on uusimmassa blogikirjoituksessamme Mikä on hallitusportaali?  

Ominaisuudet, joita voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalissa pitäisi olla 

Kaikki voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalit eivät ole samanlaisia. Käytettävissä olevien toimintojen taso vaihtelee sen mukaan, kuinka edistyneen ratkaisun valitset. Portaalissa pitäisi kuitenkin olla vähintään toiminnot, joilla voit 

• luoda kokousten esityslistoja ja tietopaketteja helposti portaalissa 
• viestiä turvallisesti portaalissa, jottei suojaamatonta sähköpostiviestintää enää tarvita  
• hakea asiakirjoja digitaalisista arkistoista
• luoda pöytäkirjoja ja määrittää tehtäviä portaalissa 
• lisätä sähköisiä allekirjoituksia päätöksiin ja pöytäkirjoihin.  

Tuottavuuden ja vaatimustenmukaisuuden näkökulmasta muita hyödyllisiä hallitusportaaliohjelmiston ominaisuuksia ovat seuraavat: 

• käyttäjien toiminnan seuranta – jotta tiedät, ketkä ovat tehneet mitäkin ja milloin
• hyväksyntäprosessin ja työnkulun valvonta – jotta voit seurata ja nopeuttaa päätöksentekoprosesseja
• vaatimustenmukaisuuden hallinta – jotta voit varmistaa, että päätöksentekoprosessit ja hyväksynnät ovat järjestön ohjeiden ja käytäntöjen mukaisia.

Hallintotasolla myös seuraavat ominaisuudet ovat tärkeitä:

• kalenterin hallinta
• automaattiset muistutukset kokouksista ja tehtävistä
• offline-käyttö
• kysely- ja äänestystoiminnot
• asiakirjojen versiohallinta. 

Jos järjestössäsi ei ole vielä otettu käyttöön voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalia, järjestössäsi käytetään todennäköisesti edelleen yhteistyö-, projektinhallinta- ja tiedostonjakosovellusten yhdistelmää. Tai mahdollisesti jopa paperipohjaista viestintää. Jos näin on, järjestö jää paitsi monista hallitusportaalien hyödyllisistä ominaisuuksista. Suosittelemme tutustumaan oppaaseemme, josta saat ohjeet hallitustekniikkainvestointien arviointiin ja jonka avulla voit tunnistaa aukot hallituksesi käyttämässä tekniikassa.

Jos järjestössäsi käytetään jo voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalia, voit tämän oppaan avulla myös vertailla oman ratkaisusi ominaisuuksia markkinoiden edistyneimpiin ratkaisuihin. 

Sähköisten allekirjoitusten merkitys voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetuissa hallitusportaaliohjelmistoissa

Sähköiset allekirjoitukset ovat erityisen tärkeä ominaisuus voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaaliohjelmistoissa. Niiden avulla hallituksen jäsenet voivat allekirjoittaa kokouspöytäkirjoja ja hyväksyä päätösasiakirjoja     turvallisesti missä tahansa. Näin voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitukset voivat tehdä nopeampia päätöksiä ja suorittaa tärkeät hallinnolliset tehtävänsä tehokkaammin.  

Sähköiset allekirjoitukset voivat myös olla yhtä oikeudellisesti sitovia kuin     paperille lisätyt fyysiset allekirjoitukset. Sinun tulisi siis varmistaa, että voittoa tavoittelemattoman järjestösi hallitusportaalin sähköinen allekirjoitustoiminto on sekä käytännöllinen että lainsäädännön mukainen. 

Selvitä ensin, tukeeko ratkaisu järjestösi käyttämiä asiakirjamuotoja. Ratkaisussa olisi hyvä olla myös sisäänrakennettu automaattinen allekirjoitustyönkulku. Helppokäyttöisyys on ensisijaisen tärkeää. Varmista, että harkitsemasi ratkaisu helpottaa asiakirjojen valmistelua allekirjoittamista varten. Voiko portaaliin kirjautua eri tyyppisillä laitteilla? Tukeeko ratkaisu vahvaan tunnistautumiseen pohjautuvaa allekirjoitusta asiakirjoissa, joilla on useita allekirjoittajia? Kaikki nämä ominaisuudet ovat olennaisia tehokkaamman työskentelyn ja päätösten nopean allekirjoittamisen kannalta. 

Sinun on myös varmistettava, vastaako ratkaisu yrityksen toiminta-alueiden määräyksiä. Onko se esimerkiksi Euroopan eIDAS-asetuksen uusimpien määräysten mukainen? 

Lisätietoja on erillisessä allekirjoitustenoppaassamme. Oppaan avulla voit valita portaalin, jonka vaatimustenmukaisuustaso vastaa järjestösi tarpeita. 

Turvallisuuteen liittyvää huomioitavaa voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaaleissa

Sveitsissä toimiva CyberPeace Institute raportoi vuonna 2021, että puolet voittoa tavoittelemattomista järjestöistä on ilmoittanut joutuneensa kyberhyökkäysten kohteeksi ja että 86 prosentilla niistä ei ole kyberturvallisuussuunnitelmia.

Hallitusten on otettava tämä uhka tosissaan, sillä ne käsittelevät järjestöjen arkaluonteisimpia ja luottamuksellisimpia tietoja. Hallitusten on siis pohdittava tarkkaan, miten ne voivat suojata toimintansa. Juuri tässä hallitusportaalit voivat auttaa.

Järjestösi käyttämässä voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalissa tulisi olla seuraavat turvallisuusominaisuudet:

• eristetty viestintä portaalin suojattujen viestintäkanavien kautta 
• kaikkien nykyisten ja vanhempien asiakirjojen turvallinen säilytys
• yleisen tietosuoja-asetuksen noudattaminen 
• kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttäjien heikkojen salasanojen estämistä ja pääsyn rajoittamista varten.

Kaksivaiheinen tunnistautuminen on erityisen tärkeää, koska tutkimuksissa on käynyt ilmi, että 90 prosenttia salasanoista on murrettavissa alle kuudessa tunnissa.  

Kaksivaiheinen tunnistautuminen ratkaisee tämän ongelman. Se on turvallisuutta parantava lisäominaisuus, jolla varmistetaan, että ainoastaan valtuutetut käyttäjät voivat päästä hallitusportaalin tilille. Ensin käyttäjä antaa tavalliseen tapaan käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. Sen jälkeen tarvitaan toinen tunnistautuminen puhelimeen lähetetyn koodin, sormenjäljen tai kasvojentunnistuksen avulla.

Microsoft on todennut, että kaksivaiheinen tunnistautuminen estää tehokkaasti 99,9 prosenttia tileihin kohdistuvista hyökkäyksistä. Sen tulisi olla aina keskeinen osa järjestön suojausta hallitustason kyberturvallisuushyökkäyksiä vastaan.

Kysymykset, joiden avulla voit tarkistaa, että voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin toimittaja varmistaa portaalin turvallisuuden

Kun arvioit voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaaliohjelmistoa, sinun tulisi myös esittää muutamia turvallisuuden kannalta keskeisiä kysymyksiä sen selvittämiseksi, käytetäänkö ratkaisussa oikeanlaisia turvatoimia. 

Selvitä ainakin seuraavat seikat: 

• Ovatko kaikki portaalissa liikkuvat tiedot salattuja?  
• Mihin tiedot tallennetaan? 
• Onko järjestelmässä varmuuskopiointipalvelimia?
• Onko hallitusportaalin toimittajan turvallisuus ollut koskaan vaarannettuna?  
• Onko hallitusportaalin mobiilisovellus suojattu hakkereilta?
• Kuinka usein ulkopuolinen testaaja testaa toimittajan järjestelmän suojauksen ja tietoturvan?
• Onko toimittajalla erillisiä suojaus- ja tietoturvaresursseja? 
• Auditoiko itsenäinen ja luotettava auditoija hallitusportaaliohjelmiston säännöllisesti? 

Luotettavat voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitettujen hallitusportaalien toimittajat pystyvät todistamaan akkreditointinsa tai sertifiointinsa. Toimittajan tulisi myös ilmoittaa selvästi, kuinka usein sen järjestelmät auditoidaan riippumattomasti ja mikä taho auditoinnin tekee. Lisäksi toimittajan tulisi olla valmis toimittamaan auditointiraportit luettavaksi. Lisätietoja toimittajien turvallisuusjärjestelyjen arvioinnista on hallitustietojen säilytysoppaassamme. 

Kysymykset, jotka tulisi esittää voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin aiemmasta suorituskyvystä ja tuesta

Ennen kuin päätät, minkä toimittajan valitset voittoa tavoittelemattoman järjestösi hallitusportaaliohjelmistolle, myös asiakkaiden kirjoittamat arvostelut kannattaa lukea. Näin saat selville, mitä muut asiakkaat ovat olleet mieltä harkitsemastasi tarjoajasta. Samalla saat paremman käsityksen sen tarjoaman tuen tasosta. 

Esittämällä seuraavat kysymykset voit arvioida toimittajan aiempaa suorituskykyä yleisesti ja sitä, vastaako se voittoa tavoittelemattomien järjestöjen erityistarpeisiin.  

• Onko toimittajalla yksityiskohtaiset voittoa tavoittelemattomien järjestöjen asiakasreferenssit?
• Mikä on toimittajan asiakkaiden uusiutumis- ja vaihtuvuusaste voittoa tavoittelemattomien järjestöjen ja muiden asiakkaiden keskuudessa?
  
• Kuinka nopeasti tukipyyntöihin vastataan?
• Millä kielillä toimittaja voi tarjota teknistä tukea?
• Missä maissa toimittajalla on toimipisteitä?
• Millaisia toimittajan tuen palvelutasosopimukset ovat? 

Toinen tapa arvioida voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin toimittajan mainetta on tarkastella sen saamia palkintoja ja akkreditointeja. Onko toimittajalla sellaisia? Miltä tahoilta ne on saatu? Mitä enemmän todisteita saat puolueettomien lähteiden antamasta myönteisestä palautteesta, sitä helpompi sinun on tehdä tietoon perustuva päätös.

Lue lisää

Toivottavasti tästä voittoa tavoittelemattomille järjestöille tarkoitetun hallitusportaalin valintaoppaasta on sinulle hyötyä. Ota seuraava askel pyytämällä esittely maksuttomasta voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallitusportaalista.

Koska taloudelliset epävakaudet jatkuvat ja seuraavat 12 kuukautta ovat todennäköisesti edelleen haastavaa aikaa voittoa tavoittelemattomien järjestöjen hallituksille, suosittelemme tutustumaan e-kirjaamme Hallitus vuonna 2023: viisi trendiä, joihin hallitusten on reagoitava.