At lette samarbejde og kommunikation er et centralt element i bestyrelsessekretærens rolle, ikke mindst i en tid med hybridarbejde, hvor medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer ofte arbejder hjemmefra eller på farten. Det er også stadig en nøglefaktor at styre virksomhedsledelsesmæssige og lovgivningsmæssige anliggender, men den stigende betydning af miljøforhold, socialt ansvar og virksomhedsledelse (ESG) for investorerne og den øgede risiko inden for cybersikkerhed betyder, at rollen bliver større.
Facilitatorer og katalysatorer
Nogle beskriver dem som facilitatorer og katalysatorer for effektivitet, hvor deres rolle udvides til at forsyne ledelse og bestyrelse med indsigt, fremsyn og bagudskuen. Derudover er truslen om cyberangreb, brud på databeskyttelsen og digital transformation kilde til stor bekymring. Og nu hvor kunstig intelligens (AI) bliver afprøvet i bestyrelseslokalet, og med forudsigelsen af, at virksomhedens topledelse skal blive mere og mere agil, vil rollen for bestyrelsessekretæren og den teknologi, man er afhængig af, blive stadigt vigtigere.
Bestyrelsessekretærer er derfor i en god position til at drive implementeringen af politikker og praksis, der hjælper med at sikre virksomhedens omdømme og øge effektivitet og sikkerhed. Det er sandsynligt, at det vil blive mere afgørende for den rolle og de færdigheder, der skal til for at få succes, at vejlede bestyrelsen i disse vigtige aspekter, og hvordan tilgangen med hybridarbejde påvirker organisationens medarbejdere, kunder og processer.
Indvirkningen af hybridarbejde
For bestyrelsesarbejdet byder hybridarbejdet både på udfordringer og muligheder. Nogle administrerende direktører peger på mere effektive møder som følge af de færre rejser, kortere mødedagsordener og endnu mere ligefremme og ærlige samtaler. Der er dog stadig en masse tekniske og praktiske udfordringer, som bestyrelsessekretærerne skal håndtere.
Det er vigtigt for et effektivt samarbejde og diskussionsklima at sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer har den nødvendige teknologi og dokumentation til et produktivt møde. Bestyrelsessekretærer har også måttet tilpasse sig nye måder at arbejde på. Det er ikke altid nemt at administrere virtuelle møder, især hvis deltagerne deltager fra forskellige steder eller tidszoner.
Det er tidskrævende og administrationstungt at indsamle og distribuere bestyrelsesdokumenter som f.eks. referater, bestyrelsespakker og økonomiske rapporter, når de fleste deltagere ikke er på kontoret. Bestyrelsessekretæren skal i stigende grad fjernorganisere alle disse opgaver, og alligevel er det for stor en sikkerhedsrisiko at stole på e-mail.
Implementering af digitale løsninger
For at løse disse problemer anvender flere og flere bestyrelsessekretærer digitale værktøjer, der er specielt designet til bestyrelsesarbejde. Bestyrelsesmøder skal jo stadig finde sted, dokumenter skal udarbejdes og rundsendes, og lovgivningsmæssige spørgsmål skal stadig forvaltes.
Digitale løsninger som bestyrelsesportaler automatiserer processen til forberedelse og styring af møder og giver en sikker og digital tilgang, der letter administrationsbyrden, samtidig med at der spares både tid og penge. Brugere kan dele, gennemse og digitalt underskrive bestyrelsespapirer på en enkelt platform, uanset hvor de befinder sig, eller hvilken enhed de bruger. Ud over at det fjerner behovet for endeløse e-mails og usikker offlinekommunikation giver det også tillid til, at alle har det rette dokument lige ved hånden.
Teknologiløsninger, der er udviklet til behovene i bestyrelsesarbejdet, er et vigtigt redskab til at opfylde kravene til hybridarbejde – både for ledergruppen og bestyrelsessekretæren, som alle er afhængige af for at få en effektiv proces. Ikke alene understøtter disse digitale værktøjer et mere effektivt samarbejde i topledelsen, de frigør også værdifuld tid for bestyrelsessekretæren til at fokusere på strategiske spørgsmål som ESG-faktorer, risikostyring af cybersikkerhed og de 4 P’er inden for virksomhedsledelse – people, purpose, process og performance.
Kort sagt er der to måder at udvikle bestyrelsessekretærens rolle på. Det handler om at omfavne teknologiske løsninger for at gøre bestyrelsesarbejdet nemmere i vores hybride arbejdsverden, og det handler om at udvide arbejdsopgaverne og bruge mere tid på at fokusere på strategiske spørgsmål. Bestyrelsesportaler og teknologiløsninger, der er designet til at opfylde behovene i bestyrelsesarbejde, er nogle af de nødvendige forudsætninger for denne udviklingsproces.
Hvis du vil vide mere om, hvordan en bestyrelsesportal kan hjælpe dig med at håndtere de daglige opgaver mere effektivt, skal du blot tage kontakt.
