Hvad er en bestyrelsesportal? Den komplette guide

Indholdsfortegnelse

• Hvad er en bestyrelsesportal?
• En bestyrelsesportals rolle i bestyrelsesmøder
• En afgørende funktion: Lette godkendelse af bestyrelsesreferater
• Hvad er samtykkedagsordener?
• Fordele ved software til papirløse bestyrelsesmøder
• Spørgsmål til din leverandør af bestyrelsesportaler

Hvad er en bestyrelsesportal?

En bestyrelsesportal eller software til bestyrelsesadministration er en centraliseret, meget sikker onlinehub designet til bestyrelsesadministratorer og bestyrelser, hvor man kan dele fortrolige dokumenter og oplysninger og også udøve ansvar inden for governance og beslutningstagning, også ved fjernbaseret arbejde. Det er ikke længere nødvendigt at udskrive dokumentkopier, sende e-mails manuelt og indsamle kommentarer fysisk.

Software til bestyrelsesmøder giver vigtige værktøjer, som bestyrelser og administratorer kan bruge før, under og efter bestyrelsesmøder. I dette sikre miljø kan brugerne:

• Få adgang til mødemateriale
• Kommunikere mellem bestyrelsesmedlemmer, administratorer og ledelse
• Udførelse af ansvar vedrørende compliance og governance

Bestyrelsesportalen forenkler hvert trin i bestyrelsesmødeprocessen. Ved at kombinere nye mobile funktioner med cloudteknologi erstatter ny software til papirløse bestyrelsesmøder den gamle praksis med at bruge papirnoter, trykte referater og e-mails. 

Hvorfor har min virksomhed brug for en bestyrelsesportal?

Virksomhedssekretærer måtte vedligeholde besværlige trykte bestyrelsesbøger, før der blev adgang til onlinebestyrelsesportaler. Teknologien udvikler sig hurtigt, så vælg en løsning, der giver jeres virksomhedssekretær de værktøjer, vedkommende har brug for til at aktivere jeres bestyrelse. 

Det er en god idé at have en bestyrelsesportal både af hensyn til god governance og de fordele, det giver bestyrelser. Ud over meddelelsesfunktioner, afstemningsværktøjer, mødereferater, oprettelse af samtykkedagsorden og andre værktøjer leverer bestyrelsesportaler samarbejdsværktøjer, der bidrager til at gøre kommunikationen så problemfri og sikker som muligt. 

Hvilke typer organisationer bruger bestyrelsesportaler?

Virksomheder, myndigheder, nonprofitorganisationer og akademiske institutioner bruger bestyrelsesportalløsninger i alle brancher og på tværs af alle typer organisationer. Store virksomheder og stærkt regulerede sektorer har historisk set benyttet software til bestyrelsesportaler, men i dag anvendes det af flere små og mellemstore virksomheder (SMV'er) og nonprofitorganisationer. 

Nonprofitorganisationer, olie- og energiselskaber, uddannelsesinstitutioner, sundhedsudbydere, finansielle institutioner og forsikringsselskaber verden over bruger virtuel bestyrelsessoftware. Blandt årsagerne til hurtig implementering er lavere ejeromkostninger, bedre tilgængelighed, gennemsigtighed og behovet for at overholde datasikkerhed og lovgivningsmæssige krav.

Ifølge de seneste resultater vil det nuværende globale marked for bestyrelsesportaler udgøre en værdi på 3,34 milliarder dollars i 2022.

Vigtigst af alt: fremskrivningerne ser spændende ud, da markedet forventes at vokse til 7,9 milliarder dollars i 2030. Følgende regioner vil være blandt de største forbrugere af virtuelle bestyrelseslokaler:

Nordamerika (Mexico, Canada og USA)
Asien og Stillehavsområdet (Vietnam, Malaysia, Filippinerne, Thailand, Indonesien, Australien, Indien, Korea, Japan og Kina)
Europa (Tyrkiet, Italien, Frankrig, Storbritannien og Tyskland)
Afrika og Mellemøsten (Sydafrika, Nigeria, Egypten, UAE og Saudi-Arabien)
Sydamerika (Argentina, Brasilien og Columbia)

Kilde: MarketWatch

Portalens rolle i bestyrelsesmøder

Bestyrelsesportaler er designet til at fjerne flaskehalse og redundans fra bestyrelsesmødeprocessen og samtidig tilføje et ekstra lag af sikkerhed. Denne løsning strømliner de tre faser af et bestyrelsesmøde – før, under og efter mødet.

Før bestyrelsesmødet

Et bestyrelsesmøde begynder med udarbejdelsen af referatet. Folk, der ikke kan være tilstede, kan bruge referatet til at forstå, hvad der blev drøftet, hvilke beslutninger der blev truffet, og – hvis der var konflikter – hvilke aftaler der blev indgået. Når referatet er udarbejdet korrekt, hjælper det med at undgå ændringer i sidste øjeblik og fungerer som autentiske og officielle optegnelser over mødedeltagernes synspunkter og meninger.

Bestyrelsesportalen fungerer som et hub før mødet for al bestyrelsesrelateret dokumentation. Bestyrelsessekretæren kan organisere information, uploade referater, kontrollere bestyrelsens tilgængelighed og opdatere oplysninger dynamisk, før tingene går i gang.

Når datoen for mødet nærmer sig, oprettes dagsordenen, bestyrelsesmedlemmerne inviteres, og bestyrelsesbogen udgives – alt sammen ved hjælp af bestyrelsesportalen takket være dens indbyggede kommunikations- og dokumenthåndteringsværktøjer.

Bestyrelsesmedlemmer modtager bestyrelsesbogen og begynder at gennemgå den. Ud over at kommentere og dele noter kan de gennemgå tidligere mødematerialer, referencedokumenter og chatte med hinanden, alt sammen i en sikker bestyrelsesportal.

Under bestyrelsesmødet

Der bør ikke være nogen overraskelser eller ændringer i sidste øjeblik, når medlemmerne ankommer til bestyrelsesmødet. Det er nemt at holde mødet på sporet med navigation med et enkelt tryk mellem sektionerne. Et godt bestyrelsesportalprogram giver bestyrelsen mulighed for at stemme, underskrive dokumenter, tildele opgaver, angive deadlines og tjekke spørgsmål, når de fremsættes.

Efter mødet

En notifikation adviserer bestyrelsesmedlemmerne, når der skal udføres opgaver, herunder e-signaturer, afstemning om åbne godkendelser og besvarelse af undersøgelser. Overholdelse af governance sikres ved at spore hver handling, hver fremmøderapport og hver upload.

En god bestyrelsesportalløsning skal kombinere denne arbejdsgang med strenge sikkerhedsforanstaltninger og give bestyrelsen og ledelsen mulighed for at arbejde effektivt. Følgende er, hvad du bør forvente af pålidelig software til bestyrelsesportal:

En afgørende funktion: Lette godkendelse af bestyrelsesreferater

En produktiv og effektiv bestyrelse er afhængig af at oprette og godkende mødereferater, som er den juridiske, officielle registrering af bestyrelsesmøder. Der skal føres et nøjagtigt og omfattende referat af hvert møde i disse referater. Registrering og godkendelse af referater kan forbedre effektiviteten, fremskynde beslutningstagningen og forhindre fejlkommunikation.

Der er en meget fast rutine for, at bestyrelsessekretærer opretter referater, da de lytter til mødet og registrerer nøjagtigt, hvad der bliver sagt og af hvem. Følgende skal medtages i mødereferatet:

• Hvad der blev besluttet
• Hvad der blev opnået
• Hvad der blev aftalt

Først når mødereferatet er godkendt, betragtes det som et officielt referat af mødet. Godkendelse er et afgørende og nødvendigt skridt i processen. Sekretærens version af det godkendte referat betragtes som den officielle optegnelse. 

Oprettelse og godkendelse af mødereferater er en væsentlig del af bestyrelses-governance. Oprettelse, distribution og godkendelse af mødereferater kan forenkles med en bestyrelsesportal og integreret software til mødereferater. Ved at oprette klare handlingspunkter kan bestyrelser oprette mødereferater og samarbejde om udkast. Ved hjælp af e-signaturer kan bestyrelsessekretæren sikkert dele og godkende mødereferater, når de er afsluttet.

Hvad er samtykkedagsordener?

På bestyrelsesmøder kan en samtykkedagsorden være et tidsbesparende værktøj. Det er med til at sikre velorganiserede og effektive møder og strømline godkendelser af almindelige mødepunkter. 

I en samtykkedagsorden er hverdagsmødepunkter grupperet i ét emne til drøftelse. Dette gør det muligt at indgive ét forslag i stedet for flere forslag til de grupperede punkter.

En bestyrelsesportal kan give deltagerne adgang til al dokumentation, der er knyttet til punkter på samtykkedagsordenen på forhånd, så de kan foretage en informeret afstemning om alle grupperede punkter. Før mødet skal teammedlemmerne gennemgå dokumentationen, så de ved, hvilke spørgsmål der vil blive drøftet.

Medlemmerne af mødet skal have mulighed for at stille spørgsmål i forbindelse med afstemningen, før den finder sted. Alle deltagere skal kunne se spørgsmål og svar. 

Under diskussionen af et samtykkepunkt kan der stilles enkle spørgsmål, foretages præciseringer eller korte meningsudvekslinger. For at opretholde effektiviteten af samtykkedagsordenen er det vigtigt ikke helt at fjerne samtykkepunkter for at få besvaret et simpelt spørgsmål. 

Samtykkedagsordenen indgår i bestyrelsens dagsorden på dagen. Ved mødets start spørger formanden de fremmødte, om der er nogen, der ønsker at drøfte punkter, der ikke står på samtykkedagsordenen. 

Styring af samtykkedagsorden udføres bedst i bestyrelsesportalsoftwaren. Dette kan hjælpe dig med effektivt at administrere dokumentation og automatisere processen med oprettelse af pakker og gennemgang af indhold som en del af styringen af mødereferater.

Topfunktioner, du kan forvente at finde i en god bestyrelsesportal

I bestyrelsesportaler er der to sæt værktøjer til rådighed: et til bestyrelsesmedlemmerne og et andet til det administrative personale. En bestyrelsesportal skal opfylde både administratorers og bestyrelsens behov i hele bestyrelsesmødets livscyklus.

Bestyrelsesportalbrugere: Virksomhedssekretærer og bestyrelsesadministratorer

Virksomhedssekretæren er normalt udpeget til at administrere en bestyrelsesportal. Lejlighedsvis kan det være juridiske rådgivere og topledere. Med bestyrelsesportalen kan de:

• Oprette møder
• Kompilere og distribuere digitale bestyrelsespakker
• Starte elektroniske signaturer
• Uploade eller opdatere dokumenter
• Sende notifikationer
• Administrere portalbrugere og arbejdsområder
• Give tilladelser til dokumentadgang samt systemrettigheder

Bestyrelsesportalbrugere: bestyrelsesmedlemmer, administrerende direktører og topledere

Bestyrelsen bruger en bestyrelsesportal til at modtage mødemeddelelser, mødedagsordener, digitale bestyrelsespakker og andre relaterede dokumenter. Brugere kan dele, gennemgå, redigere og kommentere disse materialer.

Derudover kan bestyrelsesmedlemmer sikkert og officielt underskrive bestyrelsesdokumenter ved hjælp af digitale signaturer. En papirløs bestyrelsesportal eliminerer behovet for at udskrive, distribuere og opbevare papirkopier.

Bestyrelsesportaler for rapportforfattere

Når vi taler om trykt bestyrelseskommunikation, har en gruppe af deltagere i bestyrelsesmødeprocessen mest gavn af en bestyrelsesportal. Rapportforfattere vil øjeblikkeligt bemærke mindre af presset på deres indbakker og sikkerhedsrisiciene ved at inkludere følsomme vedhæftede filer i deres e-mails. 

En bestyrelsesportal administrerer problemfrit briefinger, opgavedeadlines og versionskontrol, alt sammen på ét sted. Feedback på papirer mellem rapportforfattere og virksomhedssekretæren bliver mere ligetil, mens rapportforfattere får adgang til bedste praksis-skabeloner, vejledning og træning, så de kan udarbejde mere effektive rapporter. 

En god bestyrelsesportal vil fjerne behovet for hundredvis af usikre e-mail-kommunikationer, samtidig med at den fungerer som en platform, der kan drive den løbende forbedring af bestyrelsesrapporter.

Fordele ved software til papirløse bestyrelsesmøder 

En effektiv bestyrelsesportal kan hjælpe virksomheden betydeligt – lige fra at nedbringe materialeomkostninger til at forbedre virksomhedens governance.

Omkostningsbesparelser

Virksomheder kan spare papir- og portoomkostninger og ressourcetimer ved at afvikle virtuelle møder, fordi det er nemt at oprette og distribuere digitale bestyrelsespakker. Den tid, det tager at oprette et møde, kan mindskes fra timer til minutter. Ændring af filer og dokumenter kan ske med det samme, så bestyrelsesmedlemmer altid har de mest opdaterede oplysninger.

Bekvemmelighed

Gode bestyrelsesportaler kan tilgås når som helst og hvor som helst via en mobilapp eller en computer. Det giver medlemmerne fleksibiliteten til at logge på hvor som helst og på en hvilken som helst enhed. Ved at bruge bestyrelsesportalen kan administratorer og medlemmer arbejde offline, for eksempel på rejser eller ved udfald, og alt synkroniseres, når de går online igen. Som et resultat sparer du penge på transport og kan bruge dem til andre formål.

Hurtigere mødeforberedelse

Bestyrelsesmedlemmer kan få adgang til rettidige, opdaterede materialer, så de kan forberede sig til møder, administrere opgaver og samarbejde på et centralt sted. Oplysningerne kan også tilgås uden at skulle søge gennem fysiske bestyrelsespakker eller e-mailtråde. Det sparer tid ved at levere en "enkelt kilde til sandhed" på én platform.

Øget produktivitet

Brug af en bestyrelsesportal frigør brugernes tid til vigtigere opgaver, så de kan være mere produktive. Med software til bestyrelsesportaler vil du være i stand til at træffe beslutninger med den nøjagtighed, du selv forlanger. Du kan finde alle de oplysninger, du har brug for, ved at bruge søgefunktionen i dine filer. Denne funktion eliminerer også besværet med fysisk at scanne flere dokumenter for at finde alle de nødvendige oplysninger. 

Bedre governance

Gennem problemfrit samarbejde om bestyrelsesinformation og dokumenter kan bestyrelsen maksimere deres produktivitetsniveauer og bruge deres tid bedst muligt. De opgaverelaterede funktioner giver brugerne mulighed for at spore og følge op på handlingspunkter, der kræver opmærksomhed. Ud fra et makroperspektiv kan dette forbedre oplevelserne af bestyrelsesmøder og forbedre engagementet i bestyrelsesarbejdet, to kritiske hjørnesten i effektiv governance.

Stærk sikkerheds- og adgangskontrol

En god software til bestyrelsesadministration giver også et ekstra lag sikkerhed. Bestyrelsesdokumenter er følsomme, så platforme skal bruge sikkerhedstilladelser og datakryptering til at sikre robust databeskyttelse. Organisationer kan være sikre på, at globale standarder for beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed overholdes i kraft af en meget sikker bestyrelsesportal, så ressourcerne kan koncentrere sig om andre spørgsmål.

En bestyrelsesportal vil gøre det muligt for organisationer og bestyrelser at sikre virksomhedsdata, samtidig med at de bevarer fuld kontrol over systemet. For at opretholde gennemsigtighed om aktiviteter og revisioner angiver bestyrelsesportalen tilladelseskontroller og genererer revisionsspor for at give adgang til bestyrelsesmedlemmer.

De bedste bestyrelsesportaler tilbyder:

• Kryptering både under opbevaring og overførsel
• Muligheden for at kontrollere godkendelse og adgangsrettigheder på granulært niveau, herunder tofaktorgodkendelse og BankID
• Beskyttelse af manglende enheder med fjernsletning
• Et revisionsspor, der viser al aktivitet
• Sikkerhedsrevisioner og penetrationstest udført af tredjeparter, såsom ISO 27001
• Robust forretningskontinuitet og katastrofeberedskabsplan, der garanterer oppetid

Papirløse bestyrelsesmøder

Papirmapper er tunge, dyre at sende og miljøbelastende. For ikke at nævne, at dine bestyrelsesmedlemmer ikke kan søge efter information så hurtigt som i digitale dokumenter. Når du vælger den papirløse løsning, mindsker du ikke kun dit CO2-aftryk, men forbedrer også dokumenthåndteringen. 

Spørgsmål til din leverandør af bestyrelsesportaler

Først skal du evaluere din nuværende løsning til bestyrelsesbøger og identificere dine smertepunkter. Dette trin hjælper dig med at identificere de "must-have-elementer", du har brug for i din nye bestyrelsesportal. Husk, at dine bestyrelsesmedlemmer muligvis ikke er teknisk kyndige, så den ideelle portal skal kombinere praktiske funktioner med enkelhed. 

Hvis der kun er nogle enkelte bestyrelsesportaler, der ser ud til at opfylde alle dine behov, hvordan ved du da, hvilken der er den rette? Det anbefales, at du udarbejder en liste over spørgsmål, du kan stille dig selv under din research efter en bestyrelsesportal:

• Hvor sikker er bestyrelsesportalen? Uanset hvilken teknologi din bestyrelse bruger, er sikkerhed en væsentlig overvejelse. For at sikre, at din bestyrelsesportal er sikker, skal du kontrollere, at den implementerer de nyeste sikkerhedsforanstaltninger, der er i compliance med dit område. 
• Er din nye software nem at implementere? Bliver du guidet gennem brugen af den af leverandøren? Du kan muligvis navigere på din nye platform ved hjælp af supportartikler og andet træningsmateriale, de har ved hånden. 

• Hvor responsiv er deres kundeservice? Ud over indledende træning skal du finde ud af, om din leverandør tilbyder lokaltilpasset kundeservice 24/7 med hjælp til eventuelle problemer. 

Afsluttende tanker 

Uanset hvilken branche og størrelse organisation du arbejder i, bruger bestyrelser de samme søjler for succes, herunder god governance, compliance, ansvarlighed over for interessenter og teknologisk innovation. Bestyrelsesportaler gør bestyrelsesmøderne mere effektive. 

Admincontrol er eksplicit designet til moderne ledere, så de kan accelerere deres bestyrelsesaktiviteter, træffe bedre beslutninger og spare tid både i og uden for bestyrelseslokalet.

Hvis du vil se en bestyrelsesportalplatform i aktion, kan du anmode om din demo her.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du gør din bestyrelse og dit ledelsesteam mere effektivt, kan du downloade vores ultimative guide til effektivitet i moderne bestyrelse.