Den ultimative guide til effektivt bestyrelseslederskab i et ustabilt forretningsklima og den bedste praksis, du skal indføre
Nøglen til at have en effektiv bestyrelse, der tilfører reel indsigt og værdi, er at have dygtige bestyrelsesmedlemmer. Men hvad betyder det at være et effektivt bestyrelsesmedlem, når måderne at arbejde på ændrer sig så hurtigt? Og hvad betyder det på et tidspunkt, hvor øget geopolitisk risiko kræver en ny form for bestyrelseslederskab og virksomhedsformål?
I denne guide dækker vi alt fra det grundlæggende, der kræves af bestyrelsesmedlemmer, til den viden, de har brug for for at kunne levere effektivt bestyrelseslederskab i det nuværende klima.
Vi vil især dække:
- det usikre klima, der driver forandring på bestyrelsesniveau
- de problemstillinger, som nutidens bestyrelsesmedlemmer skal have indgående kendskab til og bevidsthed om
- det tidløse grundlag for god praksis og adfærd hos bestyrelsesformanden
- hvorfor bestyrelsesmedlemmerne skal ændre den måde, de arbejder på, i overensstemmelse med moderne teknologi
Denne vejledning vil være nyttig for enhver bestyrelsesformand, der ønsker at gennemgå eller forbedre sin præstation. Den indeholder også en tjekliste til bestyrelsesformænd eller ledelsesteams, der ønsker at gennemgå det enkelte bestyrelsesmedlems indsats eller vurdere potentialet i nye kandidater.
Det usikre geopolitiske klima, der driver forandring på bestyrelsesniveau
De fortsatte konsekvenser af pandemien, tiltagende klimaforandringer, kampagner for social retfærdighed og nye niveauer af geopolitisk usikkerhed udløst af krigen i Ukraine betyder, at der nu er en stor drivkraft for at tilpasse bestyrelseslederskab og forbedre virksomhedens formål.
Ikke overraskende har dette resulteret i en masse nyere bevægelser og omorganisering på bestyrelsesniveau. I Storbritannien kunne en nylig rapport, Board Monitor UK 2022, berette om et rekordstort antal nye udnævnelser til bestyrelser for FTSE 350-virksomheder sidste år.
Også inden for bestyrelserne er der røre med ønske om forandring. PwC 2022 årlige Corporate Directors Survey afslørede for nylig, at halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne i bestyrelser med virksomhedslederskab (48 %) gerne ville udskifte mere end én eller flere af deres meddirektører. Deres mål: fremme ny tankemangfoldighed og give et nyt perspektiv på hurtigt voksende udfordringer.
Beskeden er klar. Der er et stærkt ønske om ændring af fokus på bestyrelsesniveau. Det betyder, at den viden, den erfaring og de færdigheder, det kræver at være bestyrelsesmedlem og levere effektivt bestyrelseslederskab, også ændrer sig.
De mest presserende problemer, som bestyrelsesmedlemmer skal være opmærksomme på for at kunne levere godt bestyrelseslederskab
Stigende cybersikkerhedstrusler
Ud over de stigende krav om mangfoldighed er en af de største drivkræfter bag nye udnævnelser til bestyrelser behovet for at få mere viden og erfaring med voksende trusler mod cybersikkerheden. Disse trusler er blevet større siden Ruslands invasion af Ukraine og har resulteret i angreb på europæiske energi-virksomheder, finansinstitutter og kommunikationsinfrastruktur. Ifølge teknologianalysegruppen Gartner betragter 88 % af bestyrelserne nu cybersikkerhed som en forretningsrisiko sammenlignet med 55 % af bestyrelserne, som havde samme holdning for fem år siden.
Det er ikke tilstrækkeligt at tage fat på dette problem ved at udpege udvalgte personer med erfaring inden for cybersikkerhed. Alle bestyrelsesmedlemmer, ikke kun dem, der sidder i bestyrelser med teknologilederskab, er nødt til at opkvalificere sig og indtage en ny lederskabsstilling. Det er tvingende nødvendigt for at ændre kulturer med bevidsthed om cybersikkerhed på tværs af organisationer. Lederskab af denne art er afgørende for at sikre, at sikkerhed ikke blot opfattes som en teknisk politik, som alle medarbejdere skal følge. Nutidens bestyrelsesmedlemmer skal have den nødvendige viden til at implementere foranstaltninger, der sikrer, at sikkerhed er en vigtig del af en organisations DNA, dens virksomhedsledelse og dens overordnede mission og præstationsmål.
De uomgængelige klimaforandringer
Da PwC lancerede sin 2022 Annual Corporate Directors Survey, viste den, at bestyrelsesmedlemmer har mindst tillid til deres forståelse af klimarisiko og -strategi i forhold til udfordringerne i den daglige drift af deres virksomhed.
62 % har tillid til deres rolle sammenlignet med 92 %, som er tilfredse med deres tilgang til talent og virksomhedskultur.
Den seneste globale krise i energipriser og energiforsyning, den fortsatte afhængighed af fossile brændstoffer for at imødekomme efterspørgslen og de problemer, som verdens ledere fremhævede på COP 27-topmødet, betyder, at bestyrelser nu omgående er nødt til at forholde sig til denne mangel på forståelse. Om nødvendigt vil det betyde, at man skal søge ekstern rådgivning fra uafhængige standardiseringsorganisationer og regulerende myndigheder. Det vil også betyde, at bestyrelserne skal uddanne sig, så de kan levere effektiv og handlekraftig bestyrelseslederskab omkring det, der hurtigt bliver organisationernes vigtigste problem – ikke mindst på grund af øget aktionærengagement og aktivisme i forbindelse med klimaforandringer.
Indvirkningen af digital transformation og disruptive teknologier
Indvirkningen af digital forretning og disruptiv teknologi er en anden vigtig prioritet for bestyrelsesmedlemmer: Helt op til 86 % af bestyrelserne rangerer i øjeblikket dette problem som en af deres fem vigtigste prioriteter. I øjeblikket accelereres deres bekymring af potentialet i teknologier som kunstig intelligens, der kan være den næste game changer, som kan forandre virksomheder.
Både bestyrelsesformænd og individuelle bestyrelsesmedlemmer skal stille sig selv flere centrale spørgsmål for at kunne tilbyde effektivt bestyrelseslederskab i lyset af nye muligheder og risici i forbindelse med teknologi:
- Forstår vi risikoen ved nye former for teknologi?
- Har vi tilstrækkelige kontrolforanstaltninger på plads til at sikre, at maskiner ikke har kontrol over uhensigtsmæssig beslutningstagning?
- Har vi medarbejdere med de rette færdigheder inden for teknologi og forandringsledelse til at sikre, at vi kan forblive konkurrencedygtige?
Dagens bestyrelsesmedlemmer skal aktivt udvikle deres forståelse for disse vigtige områder for at sikre, at de kan levere effektiv governance og risikostyring i et hurtigt skiftende digitalt forretningslandskab.
Talentstyring og konkurrence om færdigheder
Organisationer står i øjeblikket over for store udfordringer i forbindelse med stigende inflation og stigende energi- og driftsomkostninger. På samme måde betyder krisen for de europæiske leveomkostninger og masseskiftet til hybridarbejde, at de også står over for mange problemer i forbindelse med fastholdelse og rekruttering af de bedste talenter.
Ud over alle de andre emner på deres dagsorden betyder det, at hårdtarbejdende bestyrelsesmedlemmer også skal være helt på forkant med det komplette HR-billede. Vigtigst af alt skal de drøfte med ledelsen, hvordan det nuværende marked for talent påvirker virksomheden – og især hvordan ledelsen håndterer mangler gennem planer om at investere i uddannelse, løn og fordele. De skal også støtte ledelsen i deres arbejde med at opnå mangfoldighed i arbejdsstyrken, herunder på højt ledelsesniveau, og tage hånd om ligestillingsspørgsmål i forbindelse med lige løn.
Det grundlæggende i en bestyrelses arbejde og adfærd, som definerer effektivt bestyrelseslederskab
Dygtige bestyrelsesmedlemmer har stor forståelse for de presserende spørgsmål, der påvirker de organisationer, de arbejder for.
Men de forstår og ved også, hvordan de skal udføre deres grundlæggende ansvar. Der er visse minimumskrav her, som ikke er til forhandling:
Vær forberedt til møderne
Organisationer udarbejder en informationspakke til bestyrelsen før hvert bestyrelsesmøde. Den omtales som en bestyrelsespakke eller bestyrelsesdokumenter. Bestyrelsespakker indeholder typisk dagsordenen til bestyrelsesmødet, referater fra tidligere møder, ledelsesrapporter fra den øverste ledelse, økonomiske rapporter, HR-opdateringer, bestyrelsesudvalgsrapporter og andre punkter til diskussion, som ledelsesteamet har identificeret som vigtige.
Mere end nogensinde før tager effektive bestyrelsesmedlemmer sig nu tid til at gennemgå oplysningerne i detaljer, så de er fuldt forberedte til mødet og klar til at tilføre værdi og indsigt. De grundigste bestyrelsesmedlemmer vil også søge råd og undersøge områder som f.eks. de seneste trusler mod cybersikkerhed, som de ikke er helt fortrolige med. På den måde kan de bedre være klar til at komme med input i mødediskussioner og ikke lære ’på jobbet’, mens mødet er i gang.
Hold dig til grænserne for din rolle (og forsøg ikke at administrere virksomheden)
Det kan være en stor fristelse for bestyrelsesmedlemmer, der har drevet deres egen virksomhed (eller stadig gør det), at gå ud over deres rolleansvar og involvere sig i at træffe ledelsesbeslutninger. Dette kan være en distraktion og en alvorlig hindring for, at bestyrelsesmedlemmer udfører deres arbejde effektivt.
En bestyrelses opgave er at rådgive CEO’en og stille søgende spørgsmål i stedet for at diktere strategi. Bestyrelsesmedlemmer yder deres bedste, når de har fokus på at evaluere ledelsesforslag med et åbent sind og hjælper CEO’en med at skabe nye politikker. De trækker også på deres viden for at rådgive CEO’en om eventuelle røde flag, alternative tilgangsvinkler, som de har prøvet tidligere, eller andre ideer, de har udviklet gennem deres seneste læring eller forskning.
Opbyg relationer med andre bestyrelsesmedlemmer, og deltag i bestyrelsesudvalg, hvor det er muligt
Organisationer bør altid orientere et nyt bestyrelsesmedlem om, hvordan deres virksomhed fungerer, og hvad der er af kompleksiteter. Ambitiøse bestyrelsesmedlemmer vil også tage sig tid til at dyrke relationer med andre medlemmer i bestyrelsen for at høre deres erfaringer og udvikle deres egne færdigheder. Hvis der f.eks. i bestyrelsen sidder en ekspert inden for digital transformation eller cybersikkerhed – hvilket er almindeligt i dag – bør den øvrige bestyrelse prøve at lære af vedkommende, så ekspertisen kan inspirere dem i deres egen tankegang.
En anden god måde at udvikle relationer til andre bestyrelsesmedlemmer på og få kendskab til de komplekse forhold i virksomheden på er at deltage i bestyrelsesudvalg inden for f.eks. revision, præstationsmål og løn.
Andre gode fremgangsmåder for bestyrelsesmedlemmer kan være:
Deltag i så mange møder som muligt – de fleste bestyrelser har politikker, der siger, at hvis bestyrelsesmedlemmer ikke deltager i en bestemt procentdel af møderne, vil de blive sat under opsyn eller udelukket fra at stemme om beslutninger.
Få mere at vide om branchen, ikke kun virksomheden – for at være et virkelig dygtigt bestyrelsesmedlem er det ikke nok at forstå, hvordan virksomheden fungerer. Effektiv bestyrelseslederskab er også ensbetydende med at forstå den branche, virksomheden opererer inden for, de risici den står over for, og hvad konkurrenterne gør for at håndtere disse risici.
Forpligt dig ikke over evne – selvom det er almindeligt, at bestyrelsesmedlemmer sidder i mere end én bestyrelse, forpligter de mest effektive bestyrelsesmedlemmer sig ikke over evne og sidder i flere bestyrelser, end de egentlig har tid til – især ikke hvis det vil påvirke fremmødet eller det niveau af forberedelse, der bør gå forud for ethvert møde.
De vaner, som teams med effektivt bestyrelseslederskab skal tilegne sig i overensstemmelse med moderne teknologi
Traditionelt har mange bestyrelsesmedlemmer været vant til at arbejde på analoge måder, præget af møder ansigt til ansigt, trykte bestyrelsespakker og andre papirbaserede processer.
Tiden er dog gået hurtigt, og de fleste bestyrelsesmedlemmer har nu mulighed for at bruge digitale værktøjer, der hjælper dem med at gøre deres arbejde både hurtigere og mere effektivt.
I de fleste tilfælde betyder det at gøre brug af avanceret online-bestyrelsesportalsoftware. I dette sidste afsnit vil vi se på, hvordan de mest dynamiske bestyrelsesmedlemmer bruger bestyrelsesportaler til at arbejde så effektivt som muligt og holde data sikre.
Hvis din organisation endnu ikke har indført en bestyrelsesportal og stadig bruger en ad hoc-kombination af programmer til samarbejde, projektstyring og fildeling, anbefaler vi denne guide til gennemgang af dine investeringer i bestyrelsesteknologi.
Hvad er en bestyrelsesportal?
Bestyrelsesportalsoftware giver bestyrelser og ledelsesteams en digital platform til dokumentdeling, samarbejde, et historisk digitalt arkiv samt adgang til dokumenter online og offline. De dokumenter der deles og tilgås via bestyrelsesportaler, kan omfatte økonomiske rapporter, budgetter, HR-opdateringer, virksomhedsstrategier, fusionsforslag, sikkerhedsopdateringer og erklæringer om politikker. En bestyrelsesportal et vigtigt omdrejningspunkt for kommunikation. Det er også et sikkert lager af fortrolige oplysninger.
Du kan få mere at vide om bestyrelsesportaler i vores seneste blog 'Hvad er en bestyrelsesportal'.
Sådan bruger bestyrelsesmedlemmer bestyrelsesportaler
Ligesom i alle andre dele af forretningslivet er nogle bestyrelsesmedlemmer stadig imod brugen af digitale løsninger. De mest effektive bestyrelser tager dog teknologien til sig, fordi den giver dem mulighed for at samarbejde mere effektivt og træffe hurtigere beslutninger.
Karakteristisk er, at de:
- Bruger portaler til at få adgang til både aktuelle og historiske oplysninger, uanset hvor de befinder sig
- Bruger separate kommunikationskanaler i portalen til at netværke med andre medlemmer og er bedre forberedt til møderne
- Bruger e-signatur til at godkende beslutninger og leverer hurtig godkendelse
Ved at gøre fuld og korrekt brug af en bestyrelsesportal kan bestyrelsesmedlemmer nemmere tackle de mange problemer, de står over for. De kan også udøve bestyrelseslederskab ved at sikre, at de altid er fuldt informerede, når de har brug for at rådgive eller godkende strategiske beslutninger.
Sådan bruger bestyrelsesmedlemmer portaler til at holde oplysninger sikre
Midt i stigende globale geopolitiske spændinger er organisationer nødt til at beskytte sig mod en lang række cyberangreb fra stadigt mere aggressive kilder. Ifølge en nylig rapport fra HP Wolf Security omfatter disse kilder nationalstater, hvis "cyberangreb bliver hyppigere, mere varierede og mere åbne, og at de bringer os tættere på et punkt med ’avanceret cyberkonflikt’, end vi nogensinde har haft siden internettets start".
Problemet er særligt vigtigt for teams inden for bestyrelseslederskab. Ondsindede hackere har i lang tid rettet deres angreb mod bestyrelsesmedlemmer på grund af den meget fortrolige karakter af de dokumenter, de arbejder med.
Det betyder, at bestyrelser ikke kun skal se på cybersikkerhed som en del af deres dagsorden for risikostyring i virksomheden. De skal også tænke over, hvordan de sikrer deres egen kommunikation.
Effektive bestyrelsesmedlemmer modvirker voksende sikkerhedstrusler ved at sikre, at de bruger de avancerede sikkerhedsfunktioner, der er indbygget i de fleste bestyrelsesportaler, og som er designet til at holde organisationens mest fortrolige oplysninger sikre.
Disse funktioner forbedrer sikkerheden ved at gøre det muligt for bestyrelser at:
- Bruge sikre kommunikationskanaler i portalen, så de aldrig deler oplysninger via usikre kanaler som f.eks. e-mail
- Opbevare, dele og få adgang til alle aktuelle og historiske dokumenter på en sikker måde
- Godkende dokumenter sikkert med e-signaturtjenester i portalen (hos Admincontrol bruger vi f.eks. en e-signaturløsning, der leveres af Signicat AS, og som er en del af EU’s tillidsliste)
- Begrænse adgangen og sørge for streng brugerverificering
- Bruge tofaktorgodkendelse til at logge på portalen for at beskytte adgangskoder mod hackere
- Overholde vigtige forordninger om databeskyttelse såsom GDPR
Sikkerhedsbevidste bestyrelsesmedlemmer bruger alle disse funktioner til at sikre, at de arbejder i overensstemmelse med deres organisationers sikre arbejdspolitikker. Ved at gøre dette udviser de også effektivt bestyrelseslederskab – og viser dermed, at problemet er lige så vigtigt for dem, som det er for resten af organisationen.
Læs mere
Der er bred enighed om, hvad der skal til for at få en effektiv bestyrelse. En god bestyrelse tilfører strategisk værdi og forstår de risici, der er under udvikling. Den er afbalanceret. Den repræsenterer værdien for aktionærerne og får det maksimale ud af den. Den forstår fuldt ud sine roller og ansvar. Den engagerer sig også fuldt ud i løbende læring og udvikling.
Vi har i denne guide fremhævet, at der også er mange andre måder, hvorpå de enkelte bestyrelsesmedlemmer kan bidrage til disse mål gennem deres tilgang til rollen.
Hvis du også vil undersøge, hvordan brug af bestyrelsesportalsoftware kan hjælpe bestyrelsesmedlemmer med at forbedre den måde, de arbejder på, kan du kontakte os her.
Vi anbefaler også denne guide til bestyrelseslokalet i 2023 og de fem tendenser, som bestyrelser skal reagere på nu.
