5 sätt att förbättra styrelsens prestation

För att undvika sådana fallgropar är det viktigt att ta itu med olika aspekter, från kompetens och kultur till arbetsprocesser. I den här artikeln utforskar vi fem strategier som ökar styrelsens effektivitet.

1. Skapa rätt mix av människor och kompetens

Grunden för en högpresterande styrelse är människor som är anpassningsbara, strategiska och samarbetsvilliga. Detta innebär att större fokus måste läggas på mångfald.  Forskning från Storbritanniens Financial Reporting Council visar att mångfald direkt förbättrar styrelsernas prestation och verksamheterna de leder. Positiva effekter är bland annat bättre ekonomiska resultat, bättre samarbete i styrelserummet och större chans att nå konsensus vid viktiga beslut.

Som ett första steg bör man granska sammansättningen av styrelsen för att kontrollera att den består av en mångsidig och sakkunnig samling ledamöter. En homogen styrelse kan leda till grupptänkande och begränsade perspektiv. Att rekrytera personer som har olika bakgrund och erfarenheter kan ge nya insikter, förbättra beslutsfattandet och öka förmågan att lösa problem.

På samma sätt är det viktigt att ha en välbalanserad blandning av kompetenser, vilket bör inkludera finansiell och juridisk kunskap, branschspecifika insikter och ledarskapserfarenhet. I dag bör mixen även omfatta specialister på digitalisering och säkerhet, alltså personer som kan bedöma möjligheterna och riskerna med ny teknik som förändrar verksamheten.

Åtgärd: Utvärdera regelbundet styrelsens färdigheter och kompetenser för att identifiera förbättringsområden och rekrytera nya ledamöter efter behov. 

2. Se till att kulturen gynnar bästa praxis

Organisationskulturen är grunden för alla styrelsers framgång.  Och en gynnsam kultur börjar med ordentliga förberedelser inför möten. Det handlar om att skapa tydliga dagordningar och att tillhandahålla material i god tid. Styrelseledamöterna bör å sin sida vara redo att noggrant granska allt material och punkterna på dagordningen för att förbättra diskussioner och beslutsfattandet. De bör också vara villiga att lyssna, vara öppna för förändring och våga utmana etablerade tänkesätt.

För att gynna en sådan inställning tar man fram tydligt utformade förväntningar mot vilka varje styrelseledamots prestationer kan jämföras. De här förväntningarna bör ses över och förnyas i takt med att organisationen och dess utmaningar utvecklas. 

Onboarding och utbildning av både nya och befintliga styrelseledamöter är lika viktigt. Nya ledamöter måste förstå organisationens uppdrag, historia och utmaningar. Alla bör också vara medvetna om sina roller, sitt ansvar och den kultur som definierar hur de förväntas arbeta. 

Åtgärd: Informera och fortbilda så att alla förstår organisationens kultur och värderingar.

3. Använd rätt information för att hantera risker och förbättra problemlösning

Data är livsnerven i affärsverksamheter – information hjälper chefer på alla nivåer att hitta nya sätt att hantera kunder, effektivisera processer och minska kostnader. Datadrivna insikter är också i allt högre grad viktiga för styrelser som bättre vill förstå vilka utmaningar och risker de måste hantera.

EY:s Global Board Risk Survey visar att organisationer som hanterar risker väl är betydligt mer benägna att använda data och teknik på ett effektivt sätt. Men bilden är inte densamma för alla. EY:s undersökning visar också att mindre än 20 % av styrelserna anser att deras organisation är effektiv när det gäller att ”utnyttja data och teknik” eller ”leverera insiktsdrivna rapporter till styrelsen i rätt tid”.

Styrelser som vill förbättra sina resultat måste ta itu med det här – för det första genom att se till att få tillgång till rätt data, och för det andra genom att uppmuntra investeringar i system och processer som ger ledamöterna nödvändiga insikter för att identifiera och lösa problem.  

Det är dock inte bara organisationens ansvar att tillhandahålla information. Även styrelseledamöterna bör ta initiativ till egna undersökningar och leta externa källor för relevant data och information. En proaktiv informationsinsamling förbättrar kvaliteten på diskussioner och beslutsfattande under styrelsemötena.

Åtgärd: Pusha verksamheten och styrelsen att prioritera tillgången till rätt data.

4. Effektivisera och säkra styrelsens arbetsprocesser

Med tanke på den begränsade tid många styrelseledamöter har är effektivitet nyckeln till en högpresterande styrelse. Att effektivisera styrelsens arbetsprocesser kan spara tid, resurser och säkerställa att varje roll inom styrelsen kan arbeta så produktivt som möjligt. Bästa sättet att göra detta är att använda en bra digital styrelseportal. Dessa plattformar ger enkelt centraliserad åtkomst till aktuella och arkiverade dokument, effektiviserar kommunikationen, påskyndar beslutsfattandet och förbättrar samarbetet mellan styrelseledamöter. 

De förbättrar också säkerheten och regelefterlevnaden, håller styrelsekommunikationen säker inom portalen och begränsar åtkomsten till konfidentiella dokument. 

Man måste dock komma ihåg att styrelseportaler erbjuder olika nivåer av funktionalitet och prestanda. För att säkerställa att er styrelseportal fungerar så effektivt och produktivt som möjligt bör ni se över vad nuvarande styrelseportal erbjuder jämfört med konkurrerande lösningar på marknaden. 

De viktigaste sakerna att tänka på är: 

• Utbud av funktioner och funktionalitet 
• Tillgänglighet till appar och offlinearbete för att kunna få åtkomst till handlingar var och när som helst
• Nivån på säkerhetsåtgärder och autentiseringsuppgifter
• Stöd för SLA:er
• Leverantörens autentiseringsuppgifter och kundhistorik
• Framtida produktfärdplan och regelbundna uppdateringar

Genom att använda en avancerad digital portal går det att minska den administrativa bördan för styrelsen som därmed kan fokusera mer på strategiska diskussioner och beslutsfattande.

Åtgärd: Granska er styrelselportals funktioner med vår köpguide för styrelselportaler

5. Utvärdera styrelsen regelbundet

Den viktigaste åtgärden som hjälper organisationer att kontinuerligt förbättra styrelsens prestationer är en årlig styrelseutvärdering – en självutvärderingsprocess som hjälper organisationer att mäta effektiviteten, kapaciteten och potentialen hos sin styrelse.

Dela resultaten från utvärderingen via instrumentpanelen för styrelseutvärdering och främja en kultur av feedback, transparens och ansvarstagande. Utvärderingen innebär också ett tillfälle för styrelseledamöterna att reflektera över sina individuella och kollektiva bidrag och identifiera områden som kan förbättras.

Tänk på en utvärdering som en strategisk gap-analys på hög nivå, och som enkelt kan genomföras med hjälp av ett digitalt verktyg som Admincontrol Board Evaluation. Styrelseutvärderingar ger värdefulla insikter om styrelsens förmåga att lösa problem på ett effektivt sätt, uppfylla kompetenskrav, leverera högkvalitativa strategier, sätta upp mål, tillhandahålla välfungerande ledarskap och rapportera effektivt och i enlighet med reglerna. 

Använd dessa insikter för att skapa medvetenhet om bästa praxis, förstå styrelsens och ledningens förväntningar och planera konkreta åtgärder för att förbättra styrelsens resultat. Utvärderingsprocessen är avgörande för att skapa en feedbackkultur som hjälper styrelseledamöter och deras ordförande att arbeta enligt bästa praxis. Valberedningen kan också använda resultaten av utvärderingar för att identifiera om de behöver rekrytera nya ledamöter för att täppa till kompetensluckor. 

Utvärderingar leder till insikter på flera nivåer som kan användas för att vägleda styrelsens utveckling och förbättra den övergripande prestationen.

Åtgärd: Läs vår ultimata guide för styrelseutvärdering

Slutsats

Arbetet med att förbättra styrelsens prestationer sker på flera fronter. Det kräver att man rekryterar rätt personer med rätt kompetens, gynnar en fruktbar styrelsekultur, säkerställer tillgång till rätt information, effektiviserar processer och genomför regelbundna utvärderingar. Genom att ta itu med dessa nyckelområden kan styrelsen arbeta enligt bästa praxis, snabba upp beslutsfattandet och lösa problem mer effektivt.