De ultieme gids voor effectief bestuurlijk leiderschap in een volatiel bedrijfsklimaat en de beste praktijken die u moet toepassen
De sleutel tot een effectief bestuur dat echt inzicht en waarde toevoegt, is een goed bestuur. Maar wat betekent het om een effectief bestuurslid te zijn als de manier van werken zo snel verandert? En wat betekent dit in een tijd waarin verhoogde geopolitieke risico's een nieuw soort bestuurlijk leiderschap en bedrijfsdoelstelling vereisen?
In deze gids behandelen we alles van de basisvereisten voor bestuursleden tot de kennis die ze nodig hebben om in het huidige klimaat effectief bestuurlijk leiderschap te kunnen bieden.
Specifiek zullen we volgende behandelen:
- het onzekere klimaat dat aanzet tot verandering op bestuursniveau
- de kwesties waarvan de bestuursleden van vandaag diepgaande kennis en bewustzijn moeten hebben
- de tijdloze grondbeginselen van goede praktijken en gedragingen van bestuursleden
- waarom bestuurders hun werkwijze moeten aanpassen aan de moderne technologie
Deze leidraad zou nuttig moeten zijn voor elke bestuurder die zijn prestaties wil herzien of verfijnen. Het biedt ook een checklist voor bestuursvoorzitters of managementteams die de prestaties van individuele bestuursleden willen beoordelen of het potentieel van nieuw aangeworven bestuursleden willen evalueren.
Het onzekere klimaat dat aanzet tot verandering op bestuursniveau
De aanhoudende gevolgen van de pandemie, klimaatveranderingsmandaten, campagnes voor sociale rechtvaardigheid en nieuwe niveaus van geopolitieke onzekerheid als gevolg van de oorlog in Oekraïne betekenen dat er nu een grote drang is om bestuurlijk leiderschap aan te passen en het doel van de onderneming te verfijnen.
Het is dan ook niet verwonderlijk dat dit recentelijk heeft geleid tot veel beweging en reorganisatie op bestuursniveau. In het Verenigd Koninkrijk, bijvoorbeeld, meldde een recent Board Monitor UK 2022 rapport een recordaantal nieuwe benoemingen in raden van bestuur van FTSE 350-bedrijven het afgelopen jaar.
Ook binnen de besturen is er animo voor verandering. De PwC 2022 Annual Corporate Directors Survey onthulde onlangs dat de helft van de bestuurders in raden van bestuur van ondernemingen (48%) meer dan één of meer van hun medebestuurders zou willen vervangen. Hun doel: nieuwe diversiteit van denken stimuleren en een frisse kijk bieden op snel opkomende uitdagingen.
De boodschap is duidelijk. Er is een sterke drang naar een andere focus op bestuursniveau. Dat betekent dat de kennis, ervaring en vaardigheden die nodig zijn om bestuurslid te worden en voor een effectief bestuurlijk leiderschap, ook veranderen.
De meest dringende kwesties waarvan bestuurders zich bewust moeten zijn om goed bestuurlijk leiderschap te bieden
Toenemende bedreigingen voor de cyberveiligheid
Naast de toenemende roep om diversiteit is een van de grootste drijfveren voor nieuwe benoemingen in raden van bestuur de noodzaak om de kennis van en ervaring met de toenemende bedreigingen van cyberbeveiliging uit te breiden. Deze bedreigingen zijn groter geworden sinds de inval van Rusland in Oekraïne en hebben geleid tot aanvallen tegen Europese energiebedrijven, financiële instellingen en communicatie-infrastructuur. Volgens de technologie-analistengroep Gartner, ziet 88% van de directies cyberbeveiliging nu als een bedrijfsrisico vergeleken met 55% van de directies die er vijf jaar geleden zo over dachten.
Het is niet voldoende om dit probleem aan te pakken door geselecteerde personen met ervaring op het gebied van cyberbeveiliging te benoemen. Alle bestuursleden, niet alleen degenen die zitting hebben in technologische directies, moeten zich bijscholen en een nieuwe leiderschapspositie innemen die dringend nodig is om de cyberbeveiligingscultuur in organisaties te hervormen. Dergelijk leiderschap is cruciaal om ervoor te zorgen dat beveiliging niet alleen wordt gezien als een technisch beleid dat alle werknemers moeten volgen. De bestuursleden van vandaag moeten over de nodige kennis beschikken om maatregelen uit te voeren die ervoor zorgen dat beveiliging een essentieel onderdeel is van het DNA van een organisatie, de corporate governance en de algemene missie en prestatiemaatregelen.
De noodzaak van klimaatverandering
Toen PwC zijn 2022 Jaarlijkse enquête onder bedrijfsleiders lanceerde, bleek dat bestuurders het minste vertrouwen hebben in hun inzicht in klimaatrisico's en -strategie in vergelijking met de uitdagingen van de dagelijkse bedrijfsvoering.
62% heeft er vertrouwen in, terwijl 92% tevreden is over hun benadering van talent en bedrijfscultuur.
De recente wereldwijde crisis in de energieprijzen en -voorziening, de voortdurende afhankelijkheid van fossiele brandstoffen om aan de vraag te voldoen en de kwesties die door de wereldleiders op de COP 27-top aan de orde zijn gesteld, betekenen dat de besturen dit gebrek aan inzicht nu dringend moeten aanpakken. Indien nodig betekent dit dat extern advies moet worden ingewonnen bij onafhankelijke normalisatie-instellingen en regelgevende instanties. Het betekent ook dat zij zichzelf moeten bijscholen, zodat zij effectief en actiegericht bestuurlijk leiderschap kunnen tonen over wat snel het belangrijkste thema van organisaties aan het worden is – niet in de laatste plaats vanwege de toenemende betrokkenheid van aandeelhouders en het activisme in verband met klimaatverandering.
De impact van digitale transformatie en ontwrichtende technologieën
De impact van digitaal zakendoen en ontwrichtende technologie is een andere belangrijke prioriteit voor bestuurders: maar liefst 86% van de besturen plaatst dit onderwerp in hun top vijf prioriteiten. Momenteel wordt hun bezorgdheid versneld door het potentieel van technologieën zoals kunstmatige intelligentie om de volgende "game changer" te zijn die industrieën zou kunnen transformeren.
Zowel bestuursvoorzitters als individuele bestuurders moeten zichzelf een aantal belangrijke vragen stellen om effectief bestuurlijk leiderschap te bieden in het licht van nieuwe kansen en risico's die samenhangen met technologie:
- Begrijpen we de risico's rond nieuwe vormen van technologie?
- Hebben wij voldoende controles om ervoor te zorgen dat machines geen ongepaste besluitvorming sturen?
- Beschikken wij over personeel met de juiste vaardigheden op het gebied van technologie en veranderingsmanagement om concurrerend te blijven?
De bestuursleden van vandaag moeten hun inzicht in deze kritieke gebieden actief ontwikkelen om ervoor te zorgen dat zij in een snel veranderend digitaal bedrijfslandschap effectieve governance en risicocontrole kunnen bieden.
Talentmanagement en concurrentie om vaardigheden
Organisaties staan momenteel voor grote uitdagingen in verband met de stijgende inflatie en de toenemende energie- en exploitatiekosten. Ook de crisis rond de kosten van levensonderhoud in heel Europa en de massale overschakeling op hybride werken betekenen dat zij veel problemen hebben met het behouden en werven van het beste talent.
Naast alle andere zaken op hun agenda betekent dit dat goed presterende bestuursleden ook volledig op de hoogte moeten zijn van het volledige HR-plaatje. Het belangrijkste is dat zij met het management bespreken hoe de huidige markt voor talent het bedrijf beïnvloedt - en in het bijzonder hoe het management tekorten aanpakt door middel van plannen om te investeren in opleiding, beloning en voordelen. Zij moeten het management ook steunen bij hun inspanningen om de diversiteit van het personeelsbestand te verbeteren, ook op de hogere niveaus, en problemen in verband met gelijke beloning aanpakken.
De fundamenten van bestuurspraktijk en -gedrag die bepalend zijn voor effectief bestuurlijk leiderschap
Uitzonderlijke bestuursleden zijn zich terdege bewust van deze dringende kwesties die gevolgen hebben voor de organisaties die zij dienen.
Zij begrijpen en weten echter ook hoe zij hun basisverantwoordelijkheden moeten uitvoeren. Er zijn bepaalde minimumeisen waarover niet onderhandeld kan worden:
Wees voorbereid op vergaderingen
Organisaties stellen vóór elke vergadering van de raad van bestuur een informatiepakket op voor de bestuurders, bekend als een bestuurspakket of bestuursdocumenten. Het bestuurspakket bevat gewoonlijk de agenda van de bestuursvergadering, notulen van vorige vergaderingen, verslagen van het C-level leadership, financiële verslagen, HR-updates, verslagen van bestuurscomités en andere discussiepunten die het executive leadership team als belangrijk heeft aangemerkt.
Meer dan ooit nemen effectieve bestuursleden de tijd om de informatie in detail door te nemen, zodat zij volledig voorbereid zijn op de vergadering en klaar zijn om waarde en inzicht toe te voegen. De best presterende bestuurders zullen ook advies inwinnen en onderzoek doen op gebieden zoals de nieuwste cyberbeveiligingsdreigingen waarmee zij niet volledig vertrouwd zijn. Dit helpt hen ervoor te zorgen dat zij klaar zijn om input te leveren voor de besprekingen van de vergadering en niet "on the job" leren terwijl de vergadering bezig is.
Houd u aan de grenzen van uw rol (en probeer niet het bedrijf te leiden)
De verleiding is groot voor bestuurders die hun eigen bedrijf hebben geleid (of dat nog steeds doen) om buiten hun verantwoordelijkheid te treden en betrokken te raken bij het nemen van managementbeslissingen. Dit kan een afleiding zijn en een ernstige belemmering voor bestuurders om hun werk effectief uit te voeren.
Het is de taak van een bestuurder om de CEO te adviseren en zoekende vragen te stellen in plaats van de strategie te dicteren. Bestuurders presteren op hun best wanneer zij zich richten op de evaluatie van managementvoorstellen met een open geest en de CEO helpen nieuw beleid te creëren. Zij putten ook uit hun kennisbank om de CEO te adviseren over eventuele rode vlaggen, alternatieve benaderingen die zij in het verleden hebben ervaren, of andere ideeën die zij door recente kennis of onderzoek hebben ontwikkeld.
Relaties opbouwen met andere bestuurders en waar mogelijk lid worden van bestuurscommissies
Organisaties moeten een nieuwe directeur altijd volledig informeren over de werking en de bijzonderheden van hun bedrijf. Goed presterende bestuurders nemen ook de tijd om relaties aan te knopen met andere bestuurders in de raad van bestuur om hun ervaring te benutten en hun eigen vaardigheden te ontwikkelen. Als er bijvoorbeeld, zoals tegenwoordig gebruikelijk is, een expert op het gebied van digitale transformatie of cyberbeveiliging in het bestuur zit, moet de rest van het bestuur ernaar streven van hen te leren, zodat hun expertise hun eigen denken kan onderbouwen.
Een andere goede manier om relaties met andere bestuurders te ontwikkelen en de fijne kneepjes van het bedrijf te leren kennen, is lid te worden van bestuurscommissies zoals audit-, prestatie- en beloningscommissies.
Andere goede praktijken voor bestuursleden zijn onder meer:
Woon zoveel mogelijk vergaderingen bij - de meeste besturen hebben een beleid waarin staat dat als bestuursleden een bepaald percentage van de vergaderingen niet bijwonen, zij onder toezicht worden geplaatst of niet mogen stemmen over besluiten.
Leer over de sector, niet alleen over het bedrijf– om een echt uitstekend bestuurslid te zijn is het niet genoeg om de werking van het bedrijf te begrijpen. Effectief bestuurlijk leiderschap betekent ook inzicht in de sector waarin het bedrijf actief is, de risico's waarmee het wordt geconfronteerd en wat de concurrenten doen om die risico's aan te pakken.
Ga niet te ver – hoewel het gebruikelijk is dat bestuursleden in meer dan één bestuur zitten, gaan de meest effectieve bestuursleden niet te ver en zitten ze niet in meer besturen dan waar ze echt tijd voor hebben - vooral als dit gevolgen heeft voor de aanwezigheid of de mate van voorbereiding die aan elke vergadering vooraf moet gaan.
Toen PwC zijn 2022 Jaarlijkse enquête onder bedrijfsleiders lanceerde, bleek dat bestuurders het minste vertrouwen hebben in hun inzicht in klimaatrisico's en -strategie in vergelijking met de uitdagingen van de dagelijkse bedrijfsvoering.
De gewoonten die effectieve bestuursteams moeten aannemen in lijn met de moderne technologie
Traditioneel waren veel leden van de raad van bestuur gewend aan een analoge manier van werken die werd gedomineerd door persoonlijke vergaderingen, gedrukte documenten en andere papieren processen.
De tijden zijn echter snel veranderd en de meeste directeuren hebben nu de mogelijkheid om digitale hulpmiddelen te gebruiken die hen helpen hun werk effectiever en efficiënter te maken.
In de meeste gevallen betekent dit het gebruik van geavanceerde online board portal-software. In dit laatste deel behandelen we hoe de meest dynamische bestuurders board portals gebruiken om hun prestaties te maximaliseren en gegevens veilig te houden.
Als uw organisatie nog geen board portal heeft en nog gebruik maakt van een ad hoc combinatie van toepassingen voor samenwerking, projectbeheer en het delen van bestanden, dan raden wij u deze gids aan om uw investeringen in bestuurstechnologie te herzien.
Wat is een board portal?
Board portal-software biedt besturen en managementteams een digitaal platform voor het delen van documenten, samenwerking, een historisch digitaal archief en toegang tot bestuursdocumenten online en offline. De documenten die via board portals worden gedeeld en geraadpleegd zijn bijvoorbeeld financiële verslagen, budgetten, HR-updates, bedrijfsstrategieën, fusievoorstellen, veiligheidsupdates en beleidsverklaringen. Een board portal is een essentieel communicatiemiddel. Het is ook een veilige opslagplaats voor vertrouwelijke informatie.
In onze laatste blog 'Wat is een board portal' komt u meer te weten over board portals.
Hoe bestuursleden board portals gebruiken
Sommige bestuursleden hebben, net als ieder ander deel van het bedrijfsleven, nog steeds weerstand tegen het gebruik van digitale oplossingen. De meest effectieve directeuren omarmen de technologie echter omdat deze hen in staat stelt effectiever samen te werken en de besluitvorming te versnellen.
In het bijzonder:
- Gebruiken ze portals om toegang te krijgen tot zowel actuele als historische informatie, waar ze zich ook bevinden
- Gebruiken ze afgeschermde communicatiekanalen binnen de portal om te netwerken met andere directeuren en beter voorbereid naar vergaderingen te komen
- Gebruiken ze E-handtekeningen om besluiten te ondertekenen en snel goed te keuren
Door volledig en correct gebruik te maken van een board portal, kunnen bestuursleden de vele problemen waarmee zij worden geconfronteerd gemakkelijker anpakken. Zij kunnen ook blijk geven van bestuurlijk leiderschap door ervoor te zorgen dat zij altijd volledig op de hoogte zijn wanneer zij advies of goedkeuring moeten geven over strategische beslissingen.
Hoe bestuursleden portals gebruiken om informatie te beveiligen
Door de toenemende wereldwijde geopolitieke spanningen moeten organisaties zich beschermen tegen een grote verscheidenheid aan cyberaanvallen van steeds agressievere bronnen. Volgens een recent rapport van HP Wolf Security omvatten deze bronnen nationale staten waarvan de "cyberaanvallen steeds frequenter, gevarieerder en opener worden; ze brengen ons dichter bij een punt van 'geavanceerd cyberconflict' dan op enig moment sinds het ontstaan van het internet".
De kwestie is bijzonder dringend voor bestuursteams. Kwaadwillende hackers hebben het lange tijd gemunt op bestuurders vanwege de zeer vertrouwelijke aard van de documenten waarmee zij werken.
Dit betekent dat besturen niet alleen moeten nadenken over cyberbeveiliging als onderdeel van hun agenda voor bedrijfsrisicobeheer. Zij moeten ook nadenken over hoe zij hun eigen communicatie beveiligen.
Effectieve bestuursleden gaan de toenemende veiligheidsrisico's tegen door ervoor te zorgen dat zij gebruik maken van de geavanceerde beveiligingsfuncties die in de meeste board portals zijn ingebouwd en zijn ontworpen om de meest vertrouwelijke informatie van organisaties veilig te houden.
Deze functies verbeteren de beveiliging door directeuren in staat te stellen:
- Veilige communicatiekanalen te gebruiken binnen de portal zodat ze nooit informatie delen via onveilige kanalen zoals e-mail
- Alle actuele en historische documenten veilig op te opslaan, te delen en in te zien
- Bestuursdocumenten veilig af te tekenen met E-handtekeningdiensten binnen de portal (bij Admincontrol gebruiken we bijvoorbeeld een E-handtekeningoplossing die geleverd wordt door Signicat AS en deel uitmaakt van de EU vertrouwenslijst)
- De toegang te beperken en te zorgen voor een strenge gebruikersverificatie
- Twee-factorenverificatie te gebruiken voor het inloggen op de portal om wachtwoorden te beschermen tegen hackers
- Te voldoen aan belangrijke gegevensbeschermingsvoorschriften zoals AVG
Veiligheidsbewuste bestuursleden gebruiken al deze functies om ervoor te zorgen dat zij werken in overeenstemming met het beleid van hun organisatie inzake veilig werken. Daarmee geven zij ook blijk van effectief bestuurlijk leiderschap - door te laten zien dat de kwestie voor hen even belangrijk is als voor de rest van de organisatie.
Ontdek meer
Er bestaat brede overeenstemming over wat een effectief bestuur is. Een goed bestuur zal strategische waarde toevoegen en inzicht hebben in evoluerende risico's. Het zal evenwichtig zijn. Het zal de aandeelhouderswaarde vertegenwoordigen en maximaliseren. Het zal zijn taken en verantwoordelijkheden volledig begrijpen. Het zal zich ook volledig inzetten voor permanente educatie en ontwikkeling.
Wij hebben in deze gids benadrukt dat er ook vele andere manieren zijn waarop individuele bestuursleden door hun benadering van de rol kunnen bijdragen aan deze doelstellingen.
Als u ook wilt onderzoeken hoe het gebruik van board portal-software bestuursleden verder kan helpen om hun manier van werken te verbeteren, kunt uhier contact opnemen.
Wij bevelen ook deze gids aan voor de bestuurskamer in 2023 en de vijf trends waarop besturen nu al moeten inspelen.
