1: SUUNNITTELU, SUUNNITTELU, SUUNNITTELU
Taustatarkistus eli yrityksen arvon arviointi on yhtiön saneerauksen ja investoinnista luopumisen kriittinen komponentti. Tyypillisesti ostaja antaa alustavan hinta-arvion, jonka hän on halukas tarjoamaan yrityksestä. Jos hinta vaikuttaa tarpeeksi kiinnostavalta, suoritetaan taustatarkistus, jossa ostaja pyrkii tunnistamaan merkittävät riskit tai ongelmat. Yrityksen lopullinen arvo määräytyy tämän tarkastusprosessin aikana.
Taustatarkistus voi olla sekä aikaa vievä että haastava, sillä yrityksen on oltava valmis paljastamaan kaikki tiedot lähtien asiakaskontakteista palkkiosopimuksiin, patentteihin ja moniin muihin asiakirjoihin. Prosessi saattaa käynnistyä ilman erityistä varoitusta, ja usein se on hoidettava päivittäisten toimintojen ohessa.
Yrityksen on varattava riittävästi aikaa etukäteissuunnitteluun ja itse prosessiin. Järjestä asiat niin, että liiketoimet jatkuvat normaaliin tapaan ilman keskeytyksiä.
Yrityskauppaan osallistuvat henkilöt on myös valittava huolella. Jotkin yritykset päättävät suorittaa suurimman osan työstä normaalin työajan ulkopuolella. Tämän vuoksi on oleellista, että avainhenkilöillä on käytössään päivitetyt asiakirjat ja hyvä dokumentaation hallinta.
2: ALOITA AJOISSA JA KÄYTÄ AIKAA TAUSTATARKISTUKSEN ENNAKOINTIIN
Vaikka divestointiprosessit voivat käynnistyä ilman ennakkoilmoitusta, yhä yleisempää on, että omistajanvaihdokset ja saneeraukset ovat osa yrityksen pitkän aikavälin strategiaa ja liiketoimintasuunnitelmaa. Tämän vuoksi on järkevää valmistautua jo ennen kuin varsinainen prosessi alkaa. Tämä toiminta tunnetaan due diligence -prosessia ennakoivana toimintana. Yksinkertaisesti se tarkoittaa luotettavan rakenteen määrittämistä liiketoiminnan kannalta kriittisille tiedoille ja asiakirjoille.
Perusteellinen valmistelu on oleellista yrityksen asianmukaista esittelyä varten. Esitetyn rakenteen ja esitettyjen materiaalien on vastattava kiinnostuneiden osapuolten kysymyksiin ja ne on dokumentoitava.
Monissa yrityksissä ollaan tietoisia aikeista omistajanvaihdoksiin jo muutamia vuosia ennen varsinaista tapahtumaa. Toisilla voi olla erilaisia strategisia syitä, miksi omistajanvaihdos voi olla odotettavissa pian. Due diligence -prosessia ennakoiva toiminta voi tuottaa ennakolta valmistellun, kattavan yleiskuvauksen asiaan sisältyvästä dokumentaatiosta. Useat yritykset hyödyntävät myös vendor due diligence -prosessia, jossa konsultit tarkastavat rakenteet, asiakirjat ja muut tärkeät tekijät, ennen kuin todelliset kiinnostuneet osapuolet tulevat esiin.
3: VALITSE OIKEAT NEUVONANTAJAT
Yrityskaupoissa juridisten ja talousasioiden neuvonantajat ovat avainasemassa. He voivat olla ratkaisevassa asemassa löytämään yritykselle juuri oikeat ostajat ja saavuttamaan parhaan mahdollisen hinnan sekä kauppaehdot. Siksi on hyvä varata riittävästi aikaa tutkimiseen, jotta löydetään henkilöt, joilla on sopiva asiantuntemus ja jotka ymmärtävät yrityksen erityistä tilannetta, toimialaa ja markkinoita ylipäätään. Valitse henkilö, joka on erikoistunut fuusioihin ja yritysostoihin (M&A) sekä taustatarkistuksiin ja jolla ihanteellisesti on myös kokemusta näistä prosesseista toimialallanne yritysten kanssa. Kyseiset asiantuntijat eivät tyypillisesti ole samoja, joita käytät normaalin liiketoiminnan konsultteina.
4: INVESTOI VIRTUAALISEEN DATAHUONEESEEN
Kaikkien asiaankuuluvien asiakirjojen hallinta on vankka perusta sekä due diligence -prosessia ennakoivalle toiminnalle että yrityksen varsinaiselle arvioinnille. On myös tärkeää muistaa, että asiakirjat ovat itse yrityksen lisäksi myös ulkoisten sidosryhmien ja kiinnostuneiden osapuolten käytettävissä. Tämän vuoksi on kriittisen tärkeää luoda suojattu jakelukanava arkaluonteisille asiakirjoille. Asiakirjojen tallennuksen ja jäsentelyn lisäksi virtuaalisen datahuoneen rooli on varmistaa, että ne voidaan jakaa suojatusti ja luottamuksellisesti ulkoisten osapuolten kanssa. Tehokas käyttöoikeuksien valvonta on ehdottoman kriittistä, kun projekti on käynnissä ja eri osapuolia kutsutaan datahuoneeseen. Kun jaetaan kaupallisesti arkaluonteista tietoa, käytössäsi on oltava myös tapahtumaloki. Siitä nähdään, ketkä lukevat mitäkin asiakirjoja ja miten kauan he käyttävät eri liiketoiminta-alueiden tarkasteluun.
5: LUO TEHOKKAAT KYSYMYS- JA VASTAUSPROSESSIT
Usein kysytyt kysymykset ja vastaukset on tärkeä osa taustatarkistusta. Hyvässä datahuoneessa on monipuolinen usein kysyttyjen kysymysten moduuli, joka tekee tästä prosessista yksinkertaisemman ja paljon tehokkaamman.
Toiminnot, joita usein kysyttyjen kysymysten moduulissa on hyvä olla:
– Kysymisvaihtoehto, joka on linkitetty suoraan datahuoneen yksittäisiin asiakirjoihin tai kansioihin.
– Järjestelmään tarvitaan hälytystoiminto, joka ilmoittaa kiinnostuneille osapuolille, kun uusi kysymys vastauksineen julkaistaan.
– Jos on kyse useammista ostajaryhmistä, heidän ei tule nähdä toistensa kysymyksiä.
– Vaihtoehto valita, kuka voi hyväksyä, delegoida, muuntaa tai hylätä kysymyksiä tai vastauksia.
