Monimuotoisten hallitusten opas toimitusjohtajille

10 vaihetta toimitusjohtajille monimuotoisuuden ja osallisuuden varmistamiseen hallituksessa ja sen ulkopuolella

Jos hallitus ei ole riittävän monimuotoinen, siitä voi kehittyä kapeakatseinen kaikukammio, jolla ei ole kosketuspintaa henkilöstön arkeen ja todelliseen maailmaan. Nopeasti kehittyvillä markkinoilla työntekijöiden monimuotoisuuden ja osallistavan yrityskulttuurin puute ei ole yritykselle vain pieni rasite – se on valtava este, joka voi rajoittaa yrityksen sopeutumiskykyä ja innovointimahdollisuuksia.

Toimitusjohtajilla on tärkeä rooli muutoksen aikaansaamisessa, ja siksi heidän on nyt puolustettava monimuotoisuutta ja osallisuutta yrityksen päätöksenteon ja strategisen suunnan johtajina.  

Miksi hallitusten monimuotoisuus ja osallisuus on niin tärkeää? 

Koko yrityksen kattava monimuotoisuus ja osallisuus alkaa hallituksesta.  Hallituksen kokoonpano ja toimintatavat antavat vahvoja viitteitä yrityksen arvoista. Jos hallitus ei näytä esimerkkiä monimuotoisuudessa ja osallisuudessa, sen uskottavuus saattaa heiketä johdon silmissä eikä se välttämättä pysty edistämään tasa-arvoisuutta myöskään yleisessä yrityskulttuurissa.  Se myös uhkaa jäädä paitsi tärkeästä kilpailuedusta. 

Hallituksen jäsenet tuovat tehtäviinsä taitonsa, tietoisuutensa ja ymmärryksensä sekä käytännön tietämyksensä ja asiantuntemuksensa. Monimuotoinen hallitus pystyy tarkastelemaan asioita monesta eri näkökulmasta.  Kun kysymyksiä ja ideoita tarkastellaan useista eri näkökulmista, hallituksella on monipuolisempi kuva riskeistä ja ongelmista. Tämä lopulta parantaa päätöksentekoa ja tuloksia,  ja samalla myös visio laajenee ja innovointimahdollisuudet paranevat.

Sekä Euroopassa että Yhdistyneessä kuningaskunnassa on otettu käyttöön käytäntöjä, jotka edistävät johtotason muutosta. Esimerkiksi EU:ssa vuoden 2022 marraskuussa käyttöön otettu naisten johtokuntapaikkoja koskeva direktiivi on keskeinen lainsäädäntöaloite, jolla parannetaan pörssiyhtiöiden johtotason sukupuolijakaumaa.  Pörssiyhtiöiden on varmistettava vuoden 2026 kesäkuuhun mennessä, että 40 prosenttia toimivaan johtoon kuulumattomista tai 33 prosenttia siihen kuuluvista johtokunnan jäsenistä on naisia. Jos tavoitteet jäävät saavuttamatta, yhtiöille tulee kansallisen tason seuraamuksia.  Yhdistyneessä kuningaskunnassa FTSE 350 -yrityksille asetettiin tavoitteeksi, että niiden hallituksen jäsenistä 40 prosentin tulisi olla naisia 31. joulukuuta 2022 mennessä. Erillisiä seuraamuksia epäonnistumisesta ei tulisi, sillä mahdollisten mainehaittojen uskottiin motivoivan yrityksiä tarpeeksi.

Tämä kehityssuunta on nähtävissä kaikkialla maailmassa. Esimerkiksi Australiassa pörssiyhtiöillä on nyt hallintovastuita, joiden tarkoituksena on edistää monimuotoisuutta ja osallisuutta. Japanissa on puolestaan käytössä hallinto- ja ohjausjärjestelmän säännöstö, joka kattaa myös sukupuolten tasa-arvon. Yhdysvalloissa pyritään parhaillaan parantamaan yritysten hallitusten monimuotoisuutta vuoden 2023 Improving Corporate Governance Through Diversity -lailla.  

Paljon muutakin kuin pelkkää numeropeliä

Monimuotoisuus kattaa sukupuolen lisäksi monia muitakin tekijöitä. Globalisoituneessa maailmassa erilaisten etnisten ryhmien, kykyjen, suuntausten, taustojen ja taitojen yhdistäminen ei ole enää pelkkä vaihtoehto vaan strateginen välttämättömyys, jolla varmistetaan kokonaisvaltainen kasvu. 

Siitä hyötyvät toimitusjohtajien lisäksi kaikki muutkin. Työntekijät ja asiakkaat kannattavat monimuotoisuuden ja osallisuuden parantamista sekä näkyvämpää osoitusta siitä, että monimuotoisuus ja osallisuus ovat yrityksen ja brändin keskeisiä arvoja. Hyvä esimerkki tästä on se, kun Sephora julkaisi asiakkailta saadun palautteen pohjalta We Belong to Something Beautiful -kampanjan, jossa se lupasi huomioida ja palvella koko monipuolista asiakaskuntaansa. 

Myös sidosryhmät ja sijoittajat voivat edistää muutosta kyseenalaistamalla yritysten vallitsevia monimuotoisuus- ja osallisuuskäytäntöjä vuosikokouksissa sekä vaatimalla monipuolisempaa edustusta johtotehtävissä. Esimerkiksi BlackRockin kaltaiset sijoitusyhtiöt ovat alkaneet painottaa monimuotoisuuden ja osallisuuden merkitystä sijoituskohteina olevissa yrityksissä. 

Toimitusjohtajien ei kuitenkaan tule pitää monimuotoisuutta ja osallisuutta silkkana lainsäädännön, yhteiskunnan ja sijoittajien vaatimusten edellyttämänä muodollisuutena. Monimuotoisuuden ja osallisuuden on perustuttava tasavertaiseen yritysympäristöön, jossa käytössä olevat käytännöt, menettelyt, viestintäkanavat ja korvaukset hyödyttävät kaikkia.  

Vaikka tämä kaikki voikin olla haastavaa toimitusjohtajille, jotka ovat tarpeeksi kiireisiä jo ennestään, monimuotoisuuden ja osallisuuden varmistaminen on viime kädessä liiketaloudellisesti järkevää, ja tulokset puhuvat puolestaan.  

Deloitten raportin mukaan organisaatiot voivat saavuttaa jopa 30 prosenttia paremman tuoton työntekijää kohden, ovat kilpailijoitaan kannattavampia ja saavuttavat kahdeksan kertaa todennäköisemmin myönteisiä liiketoimintatuloksia, jos niissä on osallistava yrityskulttuuri ja niissä noudatetaan osallistavia osaamiskäytäntöjä.  

Gartner on puolestaan todennut, että monimuotoisissa ympäristöissä toimivilla osallistavilla tiimeillä on jopa 30 prosenttia parempi suorituskyky.  Tutkimuksessa on käynyt myös ilmi, että kun yritykset luovat ympäristön, jossa kaikki voivat tuoda äänensä kuuluviin, ne ovat kuusi kertaa todennäköisemmin innovatiivisia ja ketteriä.

PwC:n tutkimuksessa kuitenkin havaittiin, että vaikka 76 prosenttia organisaatioista on ilmoittanut monimuotoisuuden ja osallisuuden arvokseen tai painopistealueekseen, 33 prosenttia vastaajista kokee monimuotoisuuden edelleen esteeksi työntekijöiden etenemiselle. 

On selvää, että tehtävää vielä riittää.  Mitä toimitusjohtajat voivat siis tehdä sen varmistamiseksi, että hallitus ilmentää ja edistää monimuotoisuutta ja osallisuutta?  

Nämä kymmenen vaihetta auttavat edistämään myönteistä muutosta:

1. Arviointi ja tietoisuus:
   Ennen toimiin ryhtymistä on hyvä selvittää, mistä kannattaa aloittaa.  Varaa aikaa itsearvioinnin tekemiseen olemassa olevista osallisuuden hallintokäytännöistä, kehitystä hidastavista esteistä ja edellytyksistä. Voit halutessasi nimittää yritykseen osallisuuden puolustajan tai muodostaa komitean auttamaan suunnitelman laatimisessa, aloitteiden edistämisessä, tietoisuuden lisäämisessä kaikkien työntekijöiden keskuudessa, osallistavan yrityskulttuurin rakentamisessa ja monimuotoisuuden esteiden poistamisessa.
2. Johtotason sitoutuminen:
   Vastuuvelvollisuuden puute ja muiden prioriteettien aiheuttama paine voivat heikentää johdon sitoutumista monimuotoisuuteen ja osallisuuteen. Hyvä tapa vahvistaa monimuotoisuuden ja osallisuuden merkitystä on sovittaa ne yhteen johdon sitoutumisen ja tulosten kanssa sekä tehdä niistä osa tulosjohtamisen arviointia.  Esimerkiksi P&G:llä 10 prosenttia johdon palkkioista perustuu monimuotoisuustavoitteisiin.
3. Rekrytointi ja nimitykset:
   Tiedostamaton puolueellisuus voi olla toimitusjohtajan suurin kompastuskivi. Varmista uusien hallituksen jäsenten valinnassa tai seuraajasuunnittelussa, että huomioit niissä myös osallisuuden ja monimuotoisuuden. Näin strategia etenee suunnitellusti ja noudatat lakisääteisiä vaatimuksia. Toimitusjohtajana sinun tulee varmistaa, että nimität ja valitset osallistavia johtajia, ja sinun tulee myös kannustaa muita tekemään samoin.  Ehdota tarvittaessa sellaisten uusien hallituspaikkojen kehittämistä, joissa keskitytään erityisesti monimuotoisuuteen ja osallisuuteen, johtajuuteen sekä työvoiman kehittämiseen. Esimerkiksi Mastercardin Chief Inclusion Officer arvioi osallistavaa edustusta liiketoiminnan kaikilla tasoilla jatkuvasti ja raportoi sen kehityksestä.
4. Itsensä kehittäminen ja koulutus:
   Hallituksen jäsenet eivät välttämättä ole tietoisia monimuotoisuuteen ja osallisuuteen liittyvistä velvollisuuksistaan. Auta heitä valmistautumaan velvollisuuksiensa täyttämiseen tukemalla tietoon ja taitoihin keskittyviä koulutuksia ja seminaareja johtamisosaamisen kehittämiseksi.  Auta heitä kehittämään taitoja, joita tarvitaan tiettyjen puutteiden havaitsemiseen hallituksessa ja heidän omissa toiminnoissaan. Tarjoa hallituksen jäsenille myös resursseja ja välineitä, joilla he pystyvät toteuttamaan monimuotoisuus- ja osallisuusstrategioita käytännössä.  Tämän lähestymistavan mestari Bayer on jo vuosien ajan käyttänyt tehokkaita verkkokoulutusmoduuleita sekä muita tavanomaisesta poikkeavia monimuotoisuus- ja osallisuusstrategioita.
5. Osallistava viestintä:
   Varmista, että organisaatiollasi on monimuotoisuus- ja osallisuusopas, joka sisällyttää osallistavan ajattelun, kielenkäytön ja toiminnan kaikkiin asiaankuuluviin hallituksen menettelyihin ja yrityksen käytäntöihin. Varmista myös, että sinulta ja hallitukselta tulevat viestit ovat vaatimustenmukaisia.  Luo yhteisöllisessä ja sisäisessä viestinnässä mahdollisuuksia antaa tunnustusta monimuotoisuuteen ja osallisuuteen liittyville saavutuksille sekä juhlistaa niitä julkisesti.  Jos korjaustoimenpiteitä ja suunnitelmia on eritelty, pyydä hallitukselta ja koko yritykseltä tukea parannustoimille ja epäosallistavan toiminnan kitkemiselle. Esimerkiksi Apple suhtautuu epäosallistavaan toimintaan erittäin vakavasti. Se pyrkii poistamaan ja korvaamaan epäosallistavaa kielenkäyttöä myös kehittäjäyhteisöissään Xcodessa, alustan API-rajapinnoissa, ohjeissa ja avoimen lähdekoodin projekteissa.
6. Mentorointi ja sponsorointi:
   Hallituksesta, sen rakenteesta ja osanottajista on hyvä olla pitkän tähtäimen visio. Pohdi, miltä hallituksen tulisi näyttää yhden, kahden ja viiden vuoden kuluttua, ja aseta monimuotoisuus- ja osallisuustavoitteet sen mukaan. Käytä vaikutusvaltaasi hallituksessa jatkuvasti sen selvittämiseksi, mitä muuta voitaisiin vielä tehdä sen eteen, että kaikilla tasoilla työskentelevät ja kaikista taustoista tulevat henkilöt voivat halutessaan kivuta ylimmälle johtotasolle.  Mentoroinnin ja sponsoroinnin avulla voit varmistaa, että hallituksessa on tulevaisuutta ajatellen oikeanlaisia jäseniä.  Hyvä esimerkki tästä on markkinointitutkimusyritys Nielsenin monimuotoisuuden mentorointiohjelma. Siinä yhdistetään toisiinsa mentoreita ja mentoroitavia, jotka tulevat eri taustoista sekä työskentelevät eri toiminnoissa, eri liiketoimintalinjoilla ja eri työluokissa.
7. Vastuunkanto ja mittaaminen:
   Hankkeita on seurattava ja mitattava, jotta ne voivat onnistua. Varmista, että asetat tavoitteita ja huolehdit jatkuvasta arvioinnista, jotta hallituksen monimuotoisuus- ja osallisuusstrategia pysyy raiteillaan.  Se myös pitää johdon sitoutuneena ja varmistaa, että he priorisoivat strategian sekä varaavat sille riittävästi aikaa ja resursseja, jotta se voi menestyä.
8. Resurssien kohdentaminen:
   Käytä työkaluja, joiden avulla voit seurata ja hallita hallitustyöskentelyn etenemistä, viestiä siitä sekä vapauttaa aikaa monimuotoisuus- ja osallisuushankkeille. Esimerkiksi Admincontrolin hallitusportaalin kaltaiset turvalliset ohjelmistot voivat auttaa optimoimaan resursseja sekä vähentämään hallituksen hallinnollista taakkaa tehostamalla kirjanpitoa, hallinnollisia prosesseja ja menettelytapoja.  Se on turvallinen kanava, jossa toimitusjohtaja voi hallita vuorovaikutusta ja asiakirjojen jakamista johtajien ja keskeisten sidosryhmien välillä. Se on erityisen hyödyllinen ratkaisu hallituksille, joiden jäsenet työskentelevät etänä tai eri sijainneissa.
9. Ulkoiset kumppanuudet:
   Kaikilla toimialoilla ja sektoreilla on käynnissä monia hienoja monimuotoisuus- ja osallisuushankkeita.  Toimitusjohtajien tulisi olla valmiita tunnistamaan ja jakamaan hyviä käytäntöjä sekä organisaation ulkopuolelta että sen sisältä. Toinen hyvä tapa edistää monimuotoisuutta ja osallisuutta on ryhtyä yhteistyöhön ulkoisten kumppanien kanssa tiedoissa, asiantuntemuksessa tai taidoissa olevien aukkojen täyttämiseksi tai yksinkertaisesti pyytää kumppaneita jakamaan hallitukselle omia kokemuksiaan siitä, miten monimuotoisuutta ja osallisuutta kannattaa edistää.
10. Jatkuva arviointi ja parantaminen:
    Voit vaikuttaa siihen, millaisia mittareita osallisuustoimien edistymisen ja tulosten seuraamiseen käytetään sekä mitkä niistä ovat etusijalla.
    Priorisoi osallisuus hallituksen esityslistalla varaamalla hallituksen kokouksissa säännöllisesti aikaa keskusteluille monimuotoisuuden ja osallisuuden edistymisestä sekä niihin liittyvistä tavoitteista. Jos organisaation osallistamistavoitteita ei saavuteta, hallitus voi laatia yhdessä johdon kanssa suunnitelmia korjaustoimenpiteiden toteuttamiseksi. 

Monimuotoisuuden ja osallisuuden puolustaminen on sekä järkevää että palkitsevaa

Hallituksilla on suora vaikutus monimuotoisuuden ja osallisuuden kehittymiseen palvelemissaan organisaatioissa. Toimitusjohtajat voivat muovata monimuotoisuus- ja osallisuuskulttuuria varmistamalla, että hallitus itsessään on monimuotoinen, ja edistämällä yrityskulttuurin osallistavuutta.  

Tämä edellyttää seuraavia toimia: 

• Kehitä hallitusehdokkaiden valintaprosessia ja auta hallitusta pääsemään eroon puolueellisuudesta. 
• Kannusta hallituksen jäseniä haastamaan olettamuksia ja näkökulmia.
• Näytä esimerkkiä sekä osoita sitoumuksesi monimuotoisuuden ja osallisuuden edistämiseen. 
• Pidä osallistavuus hallituksen esityslistalla seuraavilla tavoilla: 
  • Esitä jatkuvasti oikeita kysymyksiä. 
  • Seuraa, miten vaikutukset näkyvät yrityksessä. 
  • Puolusta monimuotoisuuden ja osallisuuden parantamiseen tähtääviä hankkeita. 

Laaja-alaisen edustuksen varmistaminen johtotasolla voi olla toimitusjohtajille haastavaa, mutta kun sen tekee oikein, siitä hyötyvät sekä toimitusjohtaja että koko yritys, kun se parantaa suorituskykyä ja päätöksentekoa sekä vähentää riskejä.

Kun toimitusjohtajat ottavat monimuotoisuuden ja osallisuuden asiakseen, he lähettävät muulle johdolle selkeän viestin niiden tärkeydestä – sekä lainsäädännön noudattamisen kannalta että osana laajempaa velvoitetta henkilöstöä ja suurta yleisöä kohtaan.  Jos et ole vielä aloittanut matkaa kohti monimuotoisuuden ja osallisuuden edistämistä, nyt on hyvä hetki ottaa ensimmäinen askel muutoksen tiellä.