Miten hallituksen kokous järjestetään

Kuinka monta hallituksen kokousta tarvitaan vuodessa

Ei ole olemassa mitään yleistä määräystä sille, kuinka monta hallituksen kokousta tarvitaan vuodessa. Yhdistyneessä kuningaskunnassa ei ole lakisääteistä vaatimusta, jonka mukaan yksityisten osakeyhtiöiden olisi pidettävä hallituksen kokouksia. Sama pätee esimerkiksi Tanskaan, Suomeen, Alankomaihin, Norjaan ja Ruotsiin. Käytännössä kokouksia kuitenkin pidetään yleensä vähintään vuosittain, ja usein vuotuisten yhtiökokousten yhteydessä. 

Nykyiset haasteet edellyttävät, että hallituksen kokouksia olisi pidettävä säännöllisemmin, ihannetapauksessa kuukausittain. Näin voitaisiin tarkastella edellisen kuukauden taloudellista tulosta, tarjota strategista tukea ja tunnistaa ennen seuraavaa kokousta hoidettavia tehtäviä. Hallitusten on myös osattava joustaa vallitsevien olosuhteiden mukaan. Click here to enter text.

Miten laatia esityslista hallituksen kokousta varten

Jotta kokoukset pysyisivät asiassa ja aikataulussa, hallituksen kokouksen esityslistan olisi hyvä olla rakenteeltaan seuraavanlainen: 

Otsikko

Hallituksen kokouksen esityslistan otsikossa on oltava organisaation nimi ja osoite sekä kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka. Jos kokous on verkossa, otsikon täytyy sisältää myös linkit liittymistä varten.

Kokouksen avaaminen

Tämä on se hetki, jolloin puheenjohtaja ilmoittaa, että on aika aloittaa esityslistalla olevien asioiden käsittely.

Esityslistan muutokset tai esityslistan hyväksyminen

Puheenjohtaja kysyy, haluavatko läsnä olevat hallituksen jäsenet tehdä esityslistaan muutoksia ennen siirtymistä eteenpäin. Tässä yhteydessä voidaan myös poistaa merkityksettömäksi muuttuneita esityslistan kohtia.

Pöytäkirjan hyväksyminen

Puheenjohtaja kysyy hallituksen jäseniltä, haluavatko nämä esittää korjauksia tai muutoksia edelliseen pöytäkirjaan.

Johdon raportit 

Toimiva johto, mukaan lukien toimitusjohtaja ja talousjohtaja (ja mahdolliset asiantuntijaryhmät), antaa raportteja ja päivityksiä yrityksen strategisesta suunnasta, uusista aloitteista, uusimmista taloustiedoista sekä uusista suuntauksista tai uhista.

Vanhat asiat

Hallitus tarkastelee uudelleen avoinna olevia asioita, joista on keskusteltu aiemmissa kokouksissa, mutta joita ei ole vielä ratkaistu, ja jotka vaativat edelleen varmennusta ja hyväksyntää.

Uudet asiat

Puheenjohtaja, hallituksen jäsenet tai johtoryhmä esittelevät harkittavaksi uusia asioita, jotka edellyttävät keskustelua ja vastuunjakoa jatkokäsittelyä ja päätöksentekoa varten.

Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja kiittää hallitusta, ilmoittaa seuraavan kokouksen päivämäärän ja kellonajan sekä päättää virallisesti kokouksen.

Koska liiketoiminnan muutosvauhti on nykyisin niin kova, tärkeimpiä hallituksen kokouksen esityslistan kohtia ovat esityslistan muutokset, avoimien asioiden tarkastelu ja uusien asioiden esittely. Kun mietit miten laatia esityslista hallituksen kokousta varten, näille asioille tulisi varata riittävästi aikaa, jotta varmistetaan uusien haasteiden esittely, käsittely ja kirjaaminen. 

Vinkkejä hallituksen kokousten jäsentämiseen

Yhtä tärkeää kuin hyvin jäsennetyn hallituksen kokouksen esityslistan luominen, tehokkuuden maksimoinnin kannalta on tärkeää lisätä tiettyjä elementtejä ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen. Seuraavassa vinkkejä parhaista käytännöistä:  

• Jaa hallituksen kokouksen esityslista hyvissä ajoin ennen kokousta, jolloin jäsenillä on aikaa valmistautua ja osallistua kokouksiin, joissa tehdään päätöksiä tai tärkeitä muutoksia.
• Nopeuta aiempien pöytäkirjojen allekirjoittamista käyttämällä hallitusportaalin sähköistä allekirjoitustoimintoa. Jäsenet säästävät aikaa tarkistamalla ja allekirjoittamalla pöytäkirjat tietoturvallisesti etänä ennen kokouksia ja niiden jälkeen.
• Allokoi aikaahallituksen kokouksen esityslistan kuhunkin kohtaan – näin voit priorisoida tärkeimmät kohdat ja minimoida helposti käsiteltäviin rutiinikohtiin käytettävän ajan.
• Määritä tehtävät etukäteen, jotta hallituksen jäsenet tai tietystä asiasta raportoivat johtajat voivat tutkia ja valmistella asiat hyvissä ajoin ennen kokousta.
• Tee toimintakeskeinen hallituksen kokouksen esityslista, jossa on selkeä menetelmä suoritettujen tehtävien kirjaamiseen ja uusien tehtävien määrittämiseen.

Miten hallituksen kokouksen pöytäkirja tallennetaan

Kun mietit, miten kokouksen pöytäkirja tallennetaan, on tärkeää muistaa, ettei hallituksen kokouspöytäkirjojen tarvitse olla sanatarkkoja. Ne ovat kuitenkin oikeudellisesti sitovia asiakirjoja, joten niiden on sisällettävä tietyt, jäljempänä mainitut tiedot. 

Miten kokouksen pöytäkirja tallennetaan 

• Kokouspaikka, päivämäärä ja tarkka kellonaika, jolloin puheenjohtaja avasi kokouksen.
• Ketkä osallistuivat kokoukseen ja ketkä jäsenistä olivat poissa. 
• Kunkin esityksen tulos, mukaan lukien se, kuka ehdotti sitä, kuka kannatti sitä ja miten kukin jäsen äänesti.
• Toimintakohteet ja seuraavat vaiheet, joita tarvitaan päätöksen saavuttamiseen. 
• Seuraavan kokouksen päivämäärä ja kellonaika.
• Tarkka aika, jolloin puheenjohtaja päätti kokouksen.

Jotta hallituksen jäsenet voivat tarkistaa pöytäkirjat, on tärkeää varmistaa, että pöytäkirjat on kirjoitettu selkeästi ja ytimekkäästi, ja että ne sisältävät perustelut jokaiselle tehdylle tehtävälle tai esitykselle. 

Kokouksen jälkeen sekä hallituksen sihteerin että puheenjohtajan on allekirjoitettava pöytäkirja. Pöytäkirja on lähetettävä myös tietoturvallisella tavalla jokaiselle jäsenelle mahdollisimman pian – myös niille, jotka eivät olleet läsnä. Koska pöytäkirjat ovat oikeudellisia asiakirjoja, jotka voidaan myöhemmin esittää tuomioistuimessa, on myös varmistettava, että niitä säilytetään tietoturvallisesti ja taataan varmuuskopiointi. 

Hallitusportaaliohjelmisto hallituksen kokousten hallinnointiin

Hallitukset ympäri maailman ovat suurelta osin mukauttaneet toimintaansa ja siirtyneet manuaalisista paperipohjaisista prosesseista virtuaalikokouksiin ja digitaalisiin työskentelytapoihin. Joissakin tapauksissa tämä on kuitenkin edellyttänyt suosittujen yhteistyötyökalujen, kuten Teamsin tai Zoomin, ja Microsoftin tai Googlen tuottavuusohjelmistojen käyttöönottoa hätäavuksi. Erityisen hallitusportaalin käytössä on kuitenkin paljon etuja, sillä se on suunniteltu nimenomaan helpottamaan prosessia. Tällaisia etuja ovat muun muassa seuraavat: 

• nopeammat ja tehokkaammat tavat esityslistojen luomiseen portaalin avulla 
• tietoturvallinen viestintäkanava esityslistan ja siihen liittyvien raporttien lähettämiseen 
• yksinkertainen tapa pöytäkirjojen luomiseen ja tehtävien määrittämiseen portaalissa 
• tietoturvallinen hallituksen hallintojärjestelmän allekirjoitusohjelmisto (tai sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto) päätösten ja pöytäkirjojen allekirjoittamiseen etänä.  

Erillinen hallitusportaaliohjelmisto mahdollistaa hallituksen jäsenille tehokkaamman työskentelyn kokousten välillä, koska heillä on sijainnista riippumatta pääsy yrityksen luottamuksellisiin tietoihin. Jäsenet voivat myös milloin tahansa kommunikoida tietoturvallisesti keskenään eristetyn viestintäkanavan ansiosta. Jos jäsenet istuvat useissa hallituksissa, he voivat myös säästää aikaa, koska kaikki tarvittavat tiedot ovat käytettävissä saman portaalin kautta erilaisten suojattujen kirjautumisten avulla.  

Viime kädessä tämä auttaa hallituksia valmistautumaan kokouksiin perusteellisemmin, nopeuttamaan päätöksentekoa ja hyödyntämään mahdollisimman hyvin kokouksissa vietetyn ajan. Nämä ovat elintärkeitä tekijöitä nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä, jossa hallitusten on oltava ketterämpiä ja keskittyneempiä kuin koskaan ennen.

Lisätietoja hallitusportaaliohjelmistosta ja hallituksen kokousten järjestämisestä saat vierailemalla sivustollamme admincontrol.com. 

Saatat myös olla kiinnostunut oppaastamme Kattava opas nykyaikaiseen ja tehokkaaseen hallitustyöskentelyyn, joka sisältää mm. seuraavaa: 

• tavat, joilla hallitusportaalit voivat auttaa maksimoimaan hallitustyöskentelyn tehokkuuden
•  hallitusportaalien edut sihteereille
• hallitusportaalien hyödyt ylemmälle johdolle
• vinkkejä täydellisen kollektiivisen yhteistyösuhteen luomiseen
•  tarkistuslistat organisaatiosi hallitustekniikan käyttötapojen arviointiin.