Kattava opas tehokkaan hallituksen johtamistavan varmistamiseen epävakaassa liiketoimintaympäristössä ja keskeiset parhaat käytännöt
Avain tehokkaaseen, hyödyllisiä näkökulmia ja lisäarvoa tuottavaan hallitukseen on hyvät hallituksen jäsenet. Mutta miten voi olla tehokas hallituksen jäsen, kun työskentelytavat muuttuvat niin nopeasti? Entä mitä kaikkea tehokkaana hallituksen jäsenenä toimiminen tarkoittaa nyt, kun kohonnut geopoliittinen riski edellyttää uudenlaista hallituksen johtamistapaa ja yrityksen tarkoitusta?
Tässä oppaassa käsittelemme muun muassa hallituksen jäseniltä edellytettyjä perusasioita ja tietoja, joita he tarvitsevat tehokkaan hallituksen johtamistavan varmistamiseen nykyisessä toimintaympäristössä.
Käsittelemme oppaassa erityisesti seuraavia asioita:
- epävakaa toimintaympäristö, joka vauhdittaa muutoksia hallitustasolla
- asiat, joista nykypäivän hallituksen jäsenten on oltava tietoisia ja hyvin perillä
- hyvän hallitustyöskentelyn ja hallituksen jäsenten toiminnan ikiaikaiset käytännöt ja perusasiat
- syyt, joiden takia hallituksen jäsenten on muutettava työskentelytapojaan nykytekniikan mukaisiksi.
Epävakaa geopoliittinen ilmapiiri, joka vauhdittaa muutoksia hallitustasolla
Pandemian edelleen jatkuvat seuraukset, ilmastonmuutosvaltuudet, yhteiskunnalliseen oikeudenmukaisuuteen liittyvä kampanjointi ja Ukrainan sodan aiheuttama uusi geopoliittinen epävarmuustaso tarkoittavat, että monissa yrityksissä pyritään nyt uudistamaan hallituksen johtamistapaa ja hienosäätämään yrityksen tarkoitusta.
Ei liene mikään yllätys, että tämä on johtanut hallitustasolla moniin erilaisiin muutoksiin ja uudenlaisiin järjestelyihin. Esimerkiksi Yhdistyneessä kuningaskunnassa hiljattain julkaistussa Board Monitor UK 2022 ‑raportissa kerrotaan, että FTSE 350 ‑yrityksissä nimitettiin viime vuonna ennätysmäärä uusia jäseniä.
Muutoksiin kannustetaan myös hallitusten sisällä. PwC:n vuoden 2022 vuosittaisesta yritysjohtajatutkimuksesta kävi hiljattain ilmi, että puolet yritysten johtokunnissa olevista jäsenistä (48 prosenttia) haluaisi vähintään yhden muista jäsenistä vaihtuvan. Heillä on tavoitteenaan edistää uusien ajattelutapojen monimuotoisuutta ja etsiä uusia näkökulmia nopeasti kehittyviin uusiin haasteisiin.
Viesti on selkeä. Hallitustasolla on vahvaa halua muuttaa toiminnan painopistettä. Tämän myötä muuttuvat myös tiedot, kokemusvaatimukset ja taidot, joita tarvitaan hallituksen jäsenenä toimimiseen ja tehokkaan hallituksen johtamistavan varmistamiseen.
Tärkeimmät asiat, joista hallituksen jäsenten on oltava tietoisia hyvän hallituksen johtamistavan varmistamiseksi
Kehittyvät kyberturvallisuusuhat
Kasvavien monimuotoisuusvaatimusten lisäksi yksi keskeisimmistä tekijöistä uusien hallitusnimitysten takana on tarve laajentaa kasvaviin kyberturvallisuusuhkiin liittyvää osaamista ja kokemusta. Tällaiset uhat ovat yleistyneet Venäjän hyökättyä Ukrainaan ja johtaneet hyökkäyksiin eurooppalaisia energiayhtiöitä, rahoituslaitoksia ja viestintäinfrastruktuuria vastaan. Tekniikka-analyytikkoryhmä Gartnerin mukaan kyberturvallisuutta pidetään nyt liiketoimintariskinä 88 prosentissa hallituksista. Viisi vuotta sitten luku oli vain 55 prosenttia.
Ei riitä, että ongelmaan puututaan nimittämällä jäseniksi tiettyjä henkilöitä, joilla on kokemusta kyberturvallisuudesta. Kaikkien hallituksen jäsenten, ei pelkästään tekniikkajohtokuntiin kuuluvien, on nyt kehitettävä taitojaan ja omaksuttava uusi johtoasema. Sitä tarvitaan nyt kipeästi kyberturvallisuustietoisten yrityskulttuurien uudistamiseen eri organisaatioissa. Tällainen johtajuus on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, ettei turvallisuutta pidetä vain teknisenä käytäntönä, jota kaikkien työntekijöiden on noudatettava. Nykyisin hallituksen jäsenillä on oltava tarvittavat tiedot sellaisten toimenpiteiden toteuttamiseen, joilla varmistetaan, että turvallisuus on keskeinen osa organisaation kaikkea toimintaa, hallintokäytäntöjä, yleistä tehtävää ja suorituskyvyn mittareita.
Ilmastonmuutoksen edellyttämät muutokset
PwC:n julkaisemasta vuoden 2022 vuosittaisesta yritysjohtajatutkimuksesta kävi ilmi, että johtajat ovat vähiten varmoja ilmastoriskeihin ja -strategiaan liittyvästä tietämyksestään, toisin kuin liiketoiminnan päivittäisen johtamisen haasteisiin liittyvästä osaamisestaan.
Vastaajista 62 on varmoja omasta osaamisestaan, ja 92 prosenttia on tyytyväisiä omaan lähestymistapaansa osaamiseen ja yrityskulttuuriin liittyvissä asioissa.
Viimeaikainen maailmanlaajuinen energian hinta- ja jakelukriisi, jatkuva riippuvuus fossiilisista polttoaineista kysyntään vastaamiseksi ja maailman johtohenkilöiden COP 27 ‑huippukokouksessa esille tuomat kysymykset tarkoittavat, että hallitusten on nyt paikattava tätä tietämysvajetta kiireesti. Niiden on tarvittaessa käännyttävä ulkopuolisten tahojen puoleen kysymällä neuvoja riippumattomilta standardointielimiltä ja sääntelyviranomaisilta. Hallituksen jäsenten on myös hankittava itse tietoa, jotta he voivat varmistaa tehokkaan ja toimivan hallituksen johtamistavan tällä alueella, josta on nopeasti tulossa organisaatioiden tärkein painopiste jo pelkästään osakkeenomistajien vaikuttamisen ja ilmastonmuutokseen liittyvän aktivismin kasvamisen vuoksi.
Digitalisaation ja uusien tekniikoiden vaikutukset
Digitaalisen liiketoiminnan ja uusien tekniikoiden vaikutukset ovat toinen keskeinen painopiste hallituksen jäsenille: peräti 86 prosentissa hallituksista sitä pidetään tällä hetkellä yhtenä viidestä tärkeimmästä painopisteestä. Tällä hetkellä asiaan kohdistuvaa kiinnostusta vahvistaa entisestään tekoälyn ja muiden tekniikoiden mahdollisuus olla seuraava käänteentekevä kehitysaskel, joka voi mullistaa toimialoja.
Sekä hallitusten puheenjohtajien että yksittäisten jäsenten on esitettävä itselleen useita olennaisia kysymyksiä, jotta he voivat varmistaa tehokkaan hallituksen johtamistavan tekniikkaan liittyvien uusien mahdollisuuksien ja riskien valossa:
- Ymmärrämmekö uusiin teknologian muotoihin liittyvät riskit?
- Onko meillä käytössä riittävät valvontatoimet sen varmistamiseen, että koneet eivät hallitse päätöksentekoa sopimattomalla tavalla?
- Onko meillä henkilökuntaa, jolla on käytössään oikeaa tekniikkaa ja jolla on tarvittavat muutoksenhallintataidot, jotta voimme pysyä kilpailukykyisinä?
Nykyisin hallituksen jäsenten on kehitettävä tietämystään näillä ratkaisevilla osa-alueilla aktiivisesti, jotta he voivat varmistaa tehokkaan hallinnon ja riskienhallinnan nopeasti muuttuvassa digitaalisessa liiketoimintaympäristössä.
Kykyjen johtaminen ja osaajista kilpaileminen
Organisaatioilla on tällä hetkellä ratkaistavanaan suuria haasteita, jotka liittyvät inflaation kiihtymiseen sekä energia- ja käyttökustannusten nousuun. Koko Euroopan laajuisen elinkustannuskriisin ja hybridityön nopean yleistymisen takia organisaatioiden on ratkaistava lisäksi monia parhaiden osaajien säilyttämiseen ja palkkaamiseen liittyviä ongelmia.
Kaikkien muiden ratkaistavien ongelmien ohella tämä tarkoittaa, että myös tehokkaiden hallituksen jäsenten on pysyttävä täysin ajan tasalla koko henkilöstöhallinnon tilanteesta. Ennen kaikkea heidän tulisi keskustella johdon kanssa siitä, miten senhetkiset osaajamarkkinat vaikuttavat yritykseen ja miten johto puuttuu osaamisvajeeseen suunnittelemalla investointeja koulutukseen, palkkaan ja etuuksiin. Heidän on lisäksi tuettava johtoa toimissa, joilla pyritään parantamaan työvoiman monimuotoisuutta myös ylemmillä tasoilla ja puuttumaan samapalkkaisuutta koskeviin tasa-arvokysymyksiin.
Hallitustyöskentelyn ja hallituksen jäsenten toiminnan perusteet tehokkaan hallituksen johtamistavan varmistamiseksi
Huipputason hallituksen jäsenet tiedostavat vahvasti nämä heidän organisaatioihinsa vaikuttavat polttavat ongelmat.
He kuitenkin myös ymmärtävät perusvelvollisuutensa ja tietävät, miten ne tulee täyttää. Tähän liittyy tiettyjä vähimmäisvaatimuksia, joista ei voi tinkiä.
Kokouksiin valmistautuminen
Organisaatiot laativat hallituksen jäsenille ennen kutakin hallituksen kokousta tietopaketin, jota voidaan kutsua hallituspaketiksi tai hallituksen asiakirjoiksi. Tällaiset asiakirjat sisältävät yleensä hallituksen kokousten esityslistan, aiemman kokouksen pöytäkirjan, ylemmän tason johtamisraportteja, taloudellisia raportteja, henkilöstöhallinnon päivityksiä, hallituksen komitean raportteja ja muita johtoryhmän tärkeiksi katsomia käsiteltäviä asioita.
Varsinkin nyt tehokkaiden hallituksen jäsenten tulee tutustua kaikkiin tietoihin huolella, jotta he ovat kaikilta osin valmiina kokouksiin sekä tarjoamaan lisäarvoa ja näkemyksiään. Kaikista tehokkaimmat jäsenet pyytävät myös neuvoja ja etsivät tutkimusalueita, joista he eivät ole vielä täysin perillä. Tällainen alue voisi olla esimerkiksi kyberturvallisuusuhat. Näin he voivat varmistaa, että he ovat valmiina antamaan oman panoksessa kokouskeskusteluihin sen sijaan, että he tutustuisivat käsiteltäviin aiheisiin vasta itse kokouksessa.
Pysyttele oman roolisi rajoissa – sinun ei tarvitse hallita koko yritystä
Omaa yritystä johtavat tai aiemmin johtaneet hallituksen jäsenet saattavat innostua johtamisesta liikaa ja päätyä osallistumaan liikkeenjohdollisten päätösten tekemiseen, vaikka se ei kuuluisikaan heidän vastuualueelleen. Tästä voi tulla häiriötekijä, joka haittaa hallitusten jäsenten tehokasta työskentelyä.
Hallituksen jäsenten tehtävänä on neuvoa toimitusjohtajaa ja esittää tutkivia kysymyksiä strategian sanelemisen sijaan. Hallitustyöskentely sujuu tehokkaimmin, kun hallituksen jäsenet keskittyvät arvioimaan johdon ehdotuksia avoimin mielin ja auttavat toimitusjohtajaa uusien käytäntöjen laatimisessa. Heidän tulisi myös neuvoa toimitusjohtajaa kaiken tietämyksensä pohjalta kertomalla varoitusmerkeistä, heidän aiemmin kokeilemistaan vaihtoehtoisista lähestymistavoista tai muista ideoista, joita he ovat saaneet uusimpien tietojen tai tutkimusten kautta.
Luo suhteita muihin hallituksen jäseniin ja liity mahdollisuuksien mukaan hallituksen valiokuntiin
Organisaatioiden tulisi aina jakaa uudelle hallituksen jäsenelle kaikki tarvittavat tiedot organisaation liiketoiminnasta ja sen erityispiirteistä. Tehokkaat hallituksen jäsenet käyttävät myös aikaa suhteiden luomiseen muiden hallituksen jäsenten kanssa, jotta he voivat kehittää kokemustaan ja osaamistaan. Jos hallituksessa on mukana esimerkiksi digitalisaation tai kyberturvallisuuden asiantuntija, mikä nykyisin onkin tavallista, muiden hallituksen jäsenten tulisi pyrkiä oppimaan heiltä uutta. Näin he voivat kehittää omaa ajatteluaan asiantuntijoiden osaamisen pohjalta.
Toinen hyvä tapa kehittää suhteita muihin jäseniin ja tutustua yrityksen liiketoimintaan tarkemmin on liittyä hallituksen valiokuntiin, kuten tarkastus- ja palkitsemisvaliokuntiin.
Muita hyviä käytäntöjä hallituksen jäsenille:
Osallistu mahdollisimman moneen kokoukseen. Useimmat hallitukset ovat laatineet käytäntöjä, joiden mukaan hallituksen jäsenet joutuvat uuteen tarkasteluun tai menettävät oikeutensa äänestää päätöksistä, jos he eivät osallistu tiettyyn prosenttiosuuteen kokouksista.
Opi koko alasta äläkä pelkästä liiketoiminnasta. Jotta voit olla aidosti tehokas hallituksen jäsen, ei riitä, että ymmärrät pelkästään, miten yritys toimii. Tehokas hallituksen johtamistapa edellyttää myös sitä, että hallituksen jäsenet ymmärtävät yrityksen toimialaa ja siihen kohdistuvia riskejä sekä tietävät, mitä kilpailijat tekevät tällaisten riskien ratkaisemiseksi.
Älä rasita itseäsi liikaa. Vaikka hallituksen jäsenten keskuudessa on tavallista olla mukana useammassa eri hallituksessa, tehokkaimmat hallituksen jäsenet eivät sitoudu useampaan hallituspestiin kuin mihin heidän aikansa todellisuudessa riittää. Se ei varsinkaan saisi vaikuttaa osallistumiseen tai riittävään valmistautumiseen ennen jokaista kokousta.
Nykytekniikan mukaiset tavat varmistaa tehokas hallituksen johtamistapa
Monet hallituksen jäsenet ovat perinteisesti olleet tottuneet analogisiin työskentelytapoihin, joissa painotetaan kasvokkain järjestettäviä kokouksia, fyysisiä hallituksen asiakirjoja ja muita papereihin perustuvia prosesseja.
Ajat ovat kuitenkin muuttuneet nopeasti, ja suurimmalla osalla hallituksen jäsenistä on nyt mahdollisuus käyttää digitaalisia työkaluja, joilla hallitustyöskentelyä voidaan tehostaa.
Useimmissa tapauksissa tämä tarkoittaa edistyneiden verkkopohjaisten hallitusportaaliohjelmistojen käyttöä. Tässä viimeisessä osiossa kerromme, miten dynaamisimmat hallituksen jäsenet käyttävät hallitusportaaleja tehokkuutensa maksimoimiseen ja tietojen suojaamiseen.
Jos organisaatiossasi ei ole vielä otettu käyttöön hallitusportaalia ja se käyttää edelleen tilapäistä yhteistyö-, projektinhallinta- ja tiedostonjakosovellusten yhdistelmää, suosittelemme tutustumaan tähän oppaaseen, josta saat ohjeet hallitustekniikkainvestointien arviointiin.
Mikä on hallitusportaali?
Hallitusportaaliohjelmiston avulla hallitukset ja johtoryhmät saavat käyttöönsä digitaalisen alustan asiakirjojen jakamiseen, yhteistyön tekemiseen, historiatietojen digitaaliseen arkistointiin sekä hallituksen asiakirjojen käyttöön online- ja offline-tiloissa. Hallitusportaalien kautta voidaan jakaa ja käyttää esimerkiksi taloudellisia raportteja, budjetteja, henkilöstöhallinnon päivityksiä, yritysstrategioita, fuusioehdotuksia, turvallisuuspäivityksiä, käytäntölausuntoja ja muita asiakirjoja. Hallitusportaali on siis tärkeä viestinnän keskus. Se on myös turvallinen paikka luottamuksellisten tietojen säilyttämiseen.
Lisätietoja hallitusportaaleista on uusimmassa blogikirjoituksessamme Mikä on hallitusportaali?.
Miten hallituksen jäsenet käyttävät hallitusportaaleja?
Jotkut hallituksen jäsenet vastustavat edelleen digitaalisten ratkaisujen käyttöä, mikä on yleinen ilmiö koko yritysmaailmassa. Tehokkaimmat hallituksen jäsenet kuitenkin sopeutuvat käyttämään uutta tekniikkaa, koska se auttaa tehostamaan yhteistyötä ja nopeuttamaan päätöksentekoa.
He ennen kaikkea
- käyttävät portaaleja sekä ajankohtaisten että aiempien tietojen tarkasteluun sijainnista riippumatta
- käyttävät portaalin suojattuja viestintäkanavia verkostoituessaan muiden jäsenten kanssa ja valmistautuessaan kokouksiin
- käyttävät sähköisiä allekirjoituksia päätösten allekirjoittamiseen ja asiakirjojen nopeaan hyväksymiseen.
Käyttämällä hallitusportaalin kaikkia ominaisuuksia oikein hallituksen jäsenet voivat ratkaista kohtaamansa lukuisat ongelmat helpommin. He voivat myös noudattaa hyvän hallituksen johtamistavan käytäntöjä varmistamalla, että he pysyvät aina ajan tasalla siitä, milloin heidän neuvojaan tai hyväksyntäänsä tarvitaan strategisissa päätöksissä.
Miten hallituksen jäsenet käyttävät portaaleja tietojen suojaamiseen?
Maailmanlaajuisten geopoliittisten jännitteiden kasvaessa organisaatioiden on suojauduttava monenlaisilta kyberhyökkäyksiltä, joita tulee entistäkin aggressiivisemmista lähteistä. HP Wolf Securityn äskettäin julkaisemassa raportissa todettiin, että tällaiset lähteet voivat olla myös kansallisvaltioita, joiden kyberhyökkäykset käyvät yhä yleisemmiksi, moninaisemmiksi ja avoimemmiksi. Siksi olemmekin nyt lähempänä edistyneen kyberkonfliktin syntymistä kuin koskaan aiemmin Internetin historiassa.
Tämä on erityisen ajankohtainen ongelma hallituksille ja johtoryhmille. Pahantahtoiset hakkerit ovat jo pitkään ottaneet hallitusten jäseniä kohteikseen, koska näiden käsittelemät asiakirjat ovat yleensä erittäin luottamuksellisia.
Ei siis riitä, että hallitukset perehtyvät kyberturvallisuuteen osana yritysriskien hallintaohjelmaa. Niiden on nimittäin myös pohdittava, miten ne voivat turvata oman työskentely-ympäristönsä.
Tehokkaat hallituksen jäsenet torjuvat kasvavia turvallisuusuhkia varmistamalla, että he käyttävät useimmissa hallitusportaaleissa olevia edistyneitä suojausominaisuuksia, jotka on suunniteltu pitämään organisaatioiden luottamuksellisimmat tiedot turvassa.
Nämä ominaisuudet parantavat turvallisuutta, kun hallituksen jäsenet voivat
- käyttää suojattuja viestintäkanavia portaalissa, jotta tietoja ei koskaan jaeta sähköpostitse tai muiden suojaamattomien kanavien kautta
- tallentaa, jakaa ja tarkastella kaikkia ajankohtaisia ja historiallisia asiakirjoja turvallisesti
- allekirjoittaa asiakirjoja turvallisesti portaalin sähköisillä allekirjoituspalveluilla (esimerkiksi me Admincontrolilla käytämme Signicat AS:n sähköistä allekirjoitusratkaisua, joka on mukana EU:n luottamusluettelossa)
- rajoittaa pääsyä ja varmistaa käyttäjien tiukan todentamisen
- käyttää kaksivaiheista todennusta portaaliin kirjautumisessa salasanojen suojaamiseksi hakkereilta
- noudattaa tärkeitä tietosuoja-asetuksia, kuten GDPR:ää.
Turvallisuudesta hyvin huolehtivat hallituksen jäsenet käyttävät kaikkia näitä ominaisuuksia sen varmistamiseen, että he noudattavat organisaationsa turvalliseen työskentelyyn liittyviä käytäntöjä. Samalla he osoittavat myös hallituksen johtamistavan tehokkuuden näyttämällä, että turvallisuus on yhtä tärkeää heillekin kuin muullekin organisaatiolle.
Lue lisää
Yritysmaailmassa vallitsee laaja yksimielisyys siitä, mikä tekee hallituksesta tehokkaan. Hyvä hallitus luo strategista lisäarvoa ja ymmärtää kehittyviä riskejä. Se on tasapainoinen ja tuottaa ja maksimoi omistaja-arvoa osakkeenomistajille. Se ymmärtää tehtävänsä ja vastuunsa täysin. Se myös sitoutuu jatkuvaan oppimiseen ja kehitykseen täysin.
Olemme kertoneet tässä oppaassa, miten myös yksittäiset hallituksen jäsenet voivat edistää näitä tavoitteita monilla muilla tavoilla omassa roolissaan.
Jos haluat lisätietoja siitä, miten hallitusportaaliohjelmiston käyttäminen voi auttaa hallituksen jäseniä tehostamaan työskentelytapojaan, voit ottaa meihin yhteyttä täällä.
Suosittelemme myös tutustumaan tähän vuoden 2023 hallitustyöskentelyoppaaseen ja viiteen trendiin, joihin hallitusten tulisi sopeutua jo nyt.
