Hallituksen vakuuttaminen hallintoalustan vaihtamisen tärkeydestä

Ymmärrät hyvin, että tietojen tehokas kulkeminen tukee kannattavuutta, joten oikean hallitusalustan valitseminen on oman työsi kannalta ensisijaisen tärkeää. Jos olemassa oleva alusta tai prosessi ei täytä enää tarpeita, tehokkaampi vaihtoehto tulisi hankkia mahdollisimman nopeasti.

Mutta miten saat muut hallituksen jäsenet vakuuttuneiksi vaihtamisen tärkeydestä?

Kymmenen vaiheen suunnitelma tehtävässä onnistumiseen

Vaihtamisen vakuuttava perusteleminen ei ole koskaan helppoa, vaikka hallitus olisi muuten kehitysmyönteinen. Vahvojen perustelujen valmisteleminen onnistuu kymmenessä vaiheessa:

1. Tarvearviointi ja puuteanalyysi

Saatat harkita uutta hallitusalustaa jo hallituksen nykyisissä ohjelmistoissa ja prosesseissa olevien ongelmien vuoksi. On mahdollista, että hallituksessa käytetään edelleen vain manuaalisia prosesseja ja laskentataulukoita, mikä vain pahentaa ongelmia ja heikentää tehokkuutta entisestään. Jotta voit perustella vaihdon vakuuttavasti, sinun on kuitenkin määritettävä tarkasti, mitä uuden alustan on tarjottava ja mitä näistä vaatimuksista nykyinen järjestelmä ei täytä.

Muista myös pohtia koko hallituksen tarpeita. Jokaisella jäsenellä on omat prioriteettinsa ja ajatuksensa siitä, millainen uuden järjestelmän tulisi olla. Kun otat huomioon kaikki tarpeet, pystyt valitsemaan paremmin kaikille sopivan työkalun. Mitä enemmän tarpeita alusta täyttää, sitä helpommin saat sidosryhmät puolellesi.

Kun selvität, mitä kaikkea tarvitaan ja mitä hallituksellasi jo on, hahmotat paremmin, missä kaikessa voi olla vielä parantamisen varaa. Analyysin pohjalta voit myös selvittää, mitä mahdollisen uuden tuotteen tulisi sisältää.

2. Strategisen yhdenmukaisuuden varmistaminen

Muutoksessa on järkeä vain, kun se on yhdenmukainen strategian kanssa. Siksi hallitusalustan vaihtamisen on oltava aina linjassa laajempien liiketoimintatavoitteiden kanssa, jotta se voi luoda aitoa lisäarvoa.

Useimmilla organisaatioilla on laaja-alaiset tavoitteet, kuten tehokkuuden parantaminen, riskien pienentäminen, turvallisuuden parantaminen, tietojen jakamisen yksinkertaistaminen ja älykkäämpi päätöksenteko. Perusteluista on kuitenkin käytävä ilmi, kuinka alustan vaihtaminen auttaa viemään organisaatiota eteenpäin. Jos vaihtaminen tukee myös tiettyjen tavoitteiden saavuttamista, perustelut ovat sitäkin vankemmat.

Kannattaa myös muistaa, että jokaisella sidosryhmällä on omat toissijaiset strategiset päämääränsä. Jos ehdotettu uusi alusta voi tukea myös näiden tavoitteiden saavuttamista, se on vahva alustan vaihtamista puoltava seikka.

3. Arvolupaus

Monille sidosryhmille on keskeisen tärkeää tietää, mitä lisäarvoa vaihtamisella saavutetaan. Ehkä vielä sitäkin tärkeämpää on selvittää, mitä hyötyä vaihtamisesta on heille itselleen. Laatimalla arvolupauksen määrität tarkalleen, kuinka paljon hyötyä odotat uuden alustan tuottavan.

Näyttöä kaipaaville sidosryhmille ehdotuksen on sisällettävä tarkkoja arvioita uusista tehokkuuseduista. Seuraavia asioita kannattaa mahdollisesti arvioida yhdessä toimittajien kanssa:

• ajansäästö
• resurssitarpeen väheneminen
• säästöt pienempien riskien ja paremman vaatimustenmukaisuuden ansiosta.

4. Sidosryhmien ottaminen mukaan

Kun otat sidosryhmät mukaan suunnitteluprosessiin jo varhaisessa vaiheessa, sinä ja kollegasi hyödytte siitä monin tavoin. Olet aloittanut tämän prosessin jo tarveanalyysivaiheessa, mutta sinun on pidettävä muut ajan tasalla, jotta he pysyvät motivoituneina ja kiinnostuneina projektin etenemisestä.

Säännöllinen sitouttaminen auttaa projektia pysymään raiteillaan ja estää sijoituksen tuoton heikkenemisen tarpeiden muuttuessa. Se kannustaa jaettuun vastuuseen, kun hallituksen jäsenet työskentelevät yhdessä projektin ja muun liiketoiminnan strategisten tavoitteiden eteen.

5. Riskien arviointi ja vähentäminen

Mikään muutos ei ole täysin riskitön, vaikka toimittaja mitä vakuuttelisi. Kun laadit uskottavaa suunnitelmaa, sinun on sekä tunnustettava mahdolliset riskit että arvioitava mahdolliset vaikutukset, jos jokin menee pieleen.

Selvittämällä riskit varhaisessa vaiheessa voidaan myös tunnistaa, miten niitä voidaan rajoittaa. Tämä osoittaa, että suunnitelma on laadittu huolellisesti, mikä sujuvoittaa siirtymää hankkeen edetessä. Riskien ja niiden pienentämiskustannusten arviointi auttaa myös suunnitelman seuraavassa vaiheessa eli sijoituksen tuoton laskemisessa.

6. Sijoituksen tuoton selvittäminen

Parhaan vaikutuksen varmistamiseksi kannattaa laskea taloudellinen arvo jokaiselle uudelle säästömahdollisuudelle, jonka uusi alusta tarjoaa. Alkusijoitus saattaa olla kallis, joten varmista, että huomioit ehdotuksessasi myös pitkän aikavälin arvonluonnin. Näin voit määrittää, milloin sijoitus alkaa maksaa itseään takaisin ja kuinka suuri sijoituksen tuoton voi realistisesti odottaa olevan.

Jos ennustettu sijoituksen tuotto on minimaalinen, sinun on päätettävä, ovatko vaihtaminen ja kulut enää perusteltavissa. Viime kädessä sijoituksen tuotto on projektin etenemisen kannalta ratkaiseva tekijä. Jos vaihtoa ei voi perustella taloudellisilla tekijöillä, sinun tulisi pohtia uudelleen, miksi alusta tulisi ylipäätään vaihtaa. Tämä suunnitelmavaihe on siis kriittisen tärkeä.

7. Hyötyjen osoittaminen

On paljon tehokkaampaa näyttää sidosryhmille, mitä mahdollisella uudella alustalla voi tehdä, kuin vain kertoa sen ominaisuuksista. Tutustumalla uuteen hallitusalustaan käytännössä sidosryhmät ymmärtävät paremmin, mihin kaikkeen se pystyy (ja miten uusi työkalu yksinkertaistaa heidän roolejaan).

Voit räätälöidä esittelyä mahdollisen toimittajan kanssa, jotta esittelystä käyvät ilmi seuraavat asiat:

• tavat, joilla alusta tukee hallituksen strategisia tarpeita
• ominaisuudet, joilla uusi ohjelmisto täyttää tietyt sidosryhmien tarpeet
• tavat, joilla järjestelmä korjaa olemassa olevien prosessien puutteet 
• se, miten tietoja suojataan tuhoutumiselta ja varkauksilta.

Esittelyt on erittäin tärkeää räätälöidä kullekin sidosryhmälle, jotta kaikki voivat tarkistaa, vastaavatko vaihtoehtoiset alustat heidän tarpeisiinsa.

8. Toimittajan valinta ja asiantuntemus

Hallitusalustan vaihtaminen tarkoittaa paljon muutakin kuin vain yhden sovelluksen vaihtamista toiseen. Uudella alustalla saattaa olla kaikki tarvittavat toiminnot ja ominaisuudet, mutta oletko perehtynyt sen takana olevaan yritykseen? 

Kun käyt läpi alustojen toimittajia, muista tutustua myös niiden historiaan ja kokemukseen. Tarvitset kumppaniksi organisaation, joka tuntee yrityksen hallituksen eri toiminnot ja osaa vastata sen tarpeisiin ohjelmistojen avulla. Parhaassa tapauksessa kumppanilla on jo satoja tai tuhansia muita asiakkaita, jotka tehostavat ohjelmiston avulla toimintaansa ja suosittelevat tuotetta kaltaisillesi potentiaalisille asiakkaille lämpimästi.

Admincontrolin tapauksessa lukumme puhuvat puolestaan: meillä on 130 000 aktiivista käyttäjää ja 7 000 aktiivista hallitusportaalia, ja asiakkaiden uusimisasteemme on 97 prosenttia. 

Lisäksi ratkaisumme sisältää lukuisia hyödyllisiä ominaisuuksia:

• Mahdollistaa yhteistyön yhden tai usean hallituksen kanssa.
• Tukee parempia hallintomenettelyjä.
• Edistää tehokasta päätöksentekoa.
• Skaalautuu tarpeisiisi kaikissa kasvun vaiheissa. 
• Tiukka tietoturva pitää arkaluonteiset tiedot suojassa. 

9. Pilottivaihe

Uuden alustan valitsemisen jälkeen kannattaa toteuttaa pilottiprojekti toimivuuden osoittamiseksi ja seuraavien asioiden arvioimiseksi:

• Täyttääkö alusta lupaukset ja odotukset?
• Toimiiko alusta käytössä asianmukaisesti?
• Ilmeneekö odottamattomia ongelmia tai riskejä?
• Tuottaako alusta ennustettuja säästöjä ja parannuksia?

Pilotti voidaan toteuttaa samalla kun vanhat prosessit ovat edelleen käynnissä. Näin alustan tarkoituksenmukaisuus voidaan varmistaa ennen vaihtoon sitoutumista. Pilotti auttaa myös IT-tiimiäsi ja muita sidosryhmiä suunnittelemaan vaiheittaisen siirtymisprosessin, joka minimoi häiriöt ja sujuvoittaa käyttöönottoa.

10. Viestintäsuunnitelma

Vaiheittaisen käyttöönoton aikana projektin saaminen päätökseen voi kestää useita kuukausia. Laatimalla viestintäsuunnitelman etukäteen varmistat, että sinulla on selkeä käsitys siitä, miten hankkeen etenemisestä kerrotaan sidosryhmille. Suunnitelmassa tulisi huomioida myös päivitysten jakamisen työntekijöille tai kolmansille osapuolille, joihin muutos voi vaikuttaa suoraan tai epäsuorasti. Tämä auttaa varmistamaan, että projekti ja sen tavoitteet saavat hyväksynnän kaikkien keskuudessa.

Yhteenveto

Uuteen hallitusalustaan vaihtaminen tai ensimmäisen hallitustyöskentelyyn tarkoitetun ohjelmistoratkaisun käyttöönotto tarjoaa merkittäviä parannusmahdollisuuksia ja mitattavissa olevia etuja. Minkä tahansa hallituksen toiminnan osa-alueen tehostamisella on heijastusvaikutuksia koko organisaation kannattavuuteen. 

Kun oikea hallitusalusta on otettu käyttöön, hallituksen jäsenet todennäköisemmin tukevat tarpeellisten muutosten edistämistä. Parempien hallinto-ominaisuuksien avulla he voivat viitoittaa tietä muutokselle, jota voidaan jäljitellä ja siivittää koko yrityksessä.