Takaisin

Hallituksen sihteeri ja hybridin työnteon evoluutio

Hallituksen sihteerin rooli on sisältänyt lainsäädäntöön ja määräyksiin liittyvää neuvonantoa sekä hallitusten kokouksiin liittyviä järjestelyitä ja asiakirjojen laatimista. Perinteisen määritelmän mukaan sihteeri toimii hallituksissa ikään kuin itsenäisenä hyvän hallintotavan neuvonantajana, mutta hallituksen sihteerin toimenkuva on nyt muuttumassa merkittävästi. 

3.marraskuuta 2022
Kirjoittanut Admincontrol

Yhteistyön ja viestimisen fasilitointi ovat hallituksen sihteerin ydintehtäviä. Tehtävien tärkeys on kasvanut hybridin työnteon aikakaudella, kun työntekijät ja hallituksen jäsenet ovat ryhtyneet tekemään töitä toimiston lisäksi myös kotitoimistolta käsin ja tien päältä. Hallinnolliset ja lainsäädännölliset tehtävät ovat edelleen tärkeitä, mutta sijoittajienkin keskuudessa esille nousevat ympäristö- ja vastuullisuusasiat sekä kasvavat kyberriskit muuttavat hallituksen sihteerin roolia.

Fasilitaattori ja mahdollistaja

Joidenkin mielestä hallituksen sihteeri on fasilitaattori ja tehokkuuden mahdollistaja. Sihteerin toimenkuva ja tehtävät ovat kuitenkin laajentumassa. Sihteeri tuottaa yhä monipuolisempaa tietoa, kuten ennusteita ja analyysejä, hallituksen puheenjohtajille ja hallituksen jäsenille. Kyberuhat, tietosuojaloukkaukset, tietomurrot ja digitaalinen transformaatio ovat hallituksille iso huolenaihe. Tekoälyn käyttökokeilut lisääntyvät hallituksissa, ja avainhenkilöiltä vaaditaan lisää ketteryyttä. Nämä asiat vaikuttavat myös hallituksen sihteerin rooliin, sillä teknologia on yhä tärkeämpää.  

Hallituksen sihteerillä on erityinen asema edistää politiikkaa ja käytäntöjä, jotka suojaavat yrityksen mainetta ja parantavat tehokkuutta sekä tietoturvaa. Sihteeri opastaa hallituksia näissä kriittisen tärkeissä asioissa, ja kertoo miten hybridi lähestymistapa vaikuttaa yrityksen henkilöstöön, asiakkaisiin ja prosesseihin. Nämä ovat yrityksen menestymisen kannalta yhä tärkeämpiä taitoja. 

Nämä asiat vaikuttavat myös hallituksen sihteerin rooliin, sillä teknologia on yhä tärkeämpää.  

Hybridin työnteon vaikutukset

Hallitustyöhön hybridi työnteko tuo sekä haasteita että mahdollisuuksia. Toimitusjohtajista osa   korostaa kokousten tehostumista, kun matkustamiseen menee vähemmän aikaa ja kokousten agendat ovat lyhentyneet. Hallituksissa käydyt keskustelut ovat osan mielestä muuttuneet suoremmiksi. Hallituksen sihteeri joutuu ratkomaan monia teknisiä ja käytännöllisiä haasteita.   

Sihteeri varmistaa, että kaikilla hallituksen jäsenillä on tarvittava teknologia ja asiakirjat tuottavaan kokoustamiseen. Hallituksen sihteerin pitää sopeutua myös uusiin tapoihin tehdä töitä. Virtuaalisten kokousten hallinta ei ole helppoa varsinkaan silloin kun kokouksiin osallistutaan eri aikavyöhykkeiltä.  

Hallituksen dokumenttien, kuten pöytäkirjojen, kokousaineistojen sekä taloudellisten raporttien kokoaminen ja jakaminen on työlästä ja vievät aikaa. Sihteeri organisoi tämän kaiken yhä useammin etänä luottaen siihen, että sähköpostin käyttö ei ole liian suuri tietoturvariski. 

Digitaalisten ratkaisujen käyttöä edistettävä

Yhä suurempi joukko hallituksen sihteereistä käyttää tänä päivänä hallitustyöhön suunniteltuja digitaalisia työkaluja. Hallitukset pitävät kokouksia jatkossakin. Asiakirjoja pitää valmistella ja jakaa sekä huomioida lainsäädäntö ja määräykset.  

Turvalliset hallitusportaalit automatisoivat kokousvalmisteluihin tarvittavia tehtäviä ja kokousten hallintaan liittyviä prosesseja. Hallitusportaalit helpottavat hallinnollista työtaakkaa sekä säästävät aikaa ja rahaa. Käyttäjät voivat jakaa, tarkastella sekä sähköisesti allekirjoittaa hallituksen asiakirjoja yhdellä alustalla henkilön sijainnista ja laitteesta riippumatta. Käyttäjät voivat luopua sähköpostien ja muiden turvattomien viestintäkanavien käytöstä. Jokainen voi luottaa siihen, että käsissä on oikea asiakirja.  

Hallitustyöhön suunniteltuja teknologiaratkaisuja tarvitaan, jotta hallitukset, johtoryhmät ja sihteerit voivat vastata hybridin maailman vaatimuksiin. Digitaaliset työkalut tehostavat yritysten avainhenkilöiden välistä yhteistyötä ja vapauttavat hallituksen sihteerin arvokasta työaikaa strategisiin asioihin, kuten vastuullisuuteen ja kyberriskien hallintaan. Aikaa vapautuu myös hallinnoinnin neljään ydinasiaan, eli ihmisiin, liiketoiminnan missioon, prosessiin ja suoritukseen.  

Yhteenvetona voisi todeta, että hallituksen sihteerin roolin evoluutiossa korostuu kaksi ulottuvuutta. Sihteerin pitää: 1) Puhua teknologiaratkaisujen puolesta ja edistää niiden käyttöä, jotta hallitustyöstä tulisi helpompaa hybridissä maailmassa. 2) Käyttää enemmän aikaa strategisten asioiden parissa.  

Hallitustyöhön suunnitellut hallitusportaalit ja teknologiaratkaisut tekevät evoluution mahdolliseksi. 

Mikäli haluat lisätietoa hallitusportaalistamme ja sen tuomista eduista päivittäisten työtehtäviesi tehostamiseen ota meihin yhteyttä.

New call-to-action