Vad är en styrelseportal? En komplett guiden

Innehållsförteckning

• Vad är en styrelseportal?
• Styrelseportalens roll för styrelsemöten
• En avgörande funktion: Underlätta justering av styrelseprotokoll
• Vad är en samtyckesdagordning?
• Fördelar med papperslös styrelsemötesmjukvara
• Frågor att ställa till styrelseportalleverantören

Vad är en styrelseportal?

En styrelseportal, eller programvara för styrelsehantering, är ett centraliserat, mycket säkert online-nav som är utformat för styrelseadministratörer och styrelseledamöter så att de kan dela konfidentiella dokument och information, och utöva styrnings- och beslutsfattande ansvar även när de arbetar på distans. Det är inte längre nödvändigt att skriva ut dokumentkopior, skicka e-post manuellt och sammanställa anteckningar på papper.

Programvara för styrelsemöten tillhandahåller viktiga verktyg för styrelser och administratörer att använda före, under och efter styrelsemöten. I den här säkra miljön kan användarna:

• Få tillgång till mötesmaterial
• Kommunicera mellan styrelseledamöter, administratörer och ledning
• Utöva sitt efterlevnads- och bolagsstyrningsansvar

Styrelseportalen förenklar varje steg i styrelsemötesprocessen. Genom att kombinera nya mobila funktioner med molnteknik ersätter ny papperslös mjukvara för styrelsemöten den gamla praxisen med pappersanteckningar, utskrivna protokoll och e-postmeddelanden. 

Varför behöver mitt företag en styrelseportal?

Innan nätbaserade styrelseportaler blev tillgängliga var styrelsesekreteraren tvungen att hantera styrelsehandlingar i pappersformat. Tekniken utvecklas snabbt, så välj en lösning som ger din styrelsesekreterare de verktyg hen behöver för att enkelt kunna bistå styrelsen. 

En styrelseportal är bra för att underlätta god företagsledning och för alla fördelar det ger styrelsen. Förutom meddelandefunktioner, röstningsverktyg, mötesprotokoll, samtyckesdagordning och andra verktyg, tillhandahåller styrelseportaler samarbetsverktyg som hjälper till att göra kommunikationen så sömlös och säker som möjligt. 

Vilka typer av organisationer använder styrelseportaler?

Företag, myndigheter, ideella organisationer och akademiska institutioner inom alla branscher använder styrelseportallösningar. Stora företag och starkt reglerade sektorer har historiskt använt styrelseportalmjukvara, men idag används sådana lösningar av allt fler små och medelstora företag liksom ideella organisationer. 

Ideella organisationer, olje- och energiföretag, utbildningsinstitutioner, vårdgivare, finansinstitut och försäkringsbolag använder virtuell programvara för styrelserum globalt. Några av anledningarna till den snabba implementeringen är lägre ägandekostnad, bättre tillgänglighet, transparens och behovet av att följa datasäkerhets- och lagkrav.

Enligt de senaste siffrorna kommer den globala marknaden för styrelseportaler att vara värd 3,34 miljarder dollar 2022.

Framför allt ser prognoserna spännande ut eftersom marknaden förväntas växa till 7,9 miljarder dollar år 2030. Följande regioner kommer att vara bland de bästa konsumenterna av virtuella styrelserum:

• Nordamerika (Mexiko, Kanada och USA)
• Asien och Stillahavsområdet (Vietnam, Malaysia, Filippinerna, Thailand, Indonesien, Australien, Indien, Korea, Japan och Kina)
• Europa (Turkiet, Italien, Frankrike, Storbritannien och Tyskland)
• Afrika och Mellanöstern (Sydafrika, Nigeria, Egypten, Förenade Arabemiraten och Saudiarabien)
• Sydamerika (Argentina, Brasilien och Columbia)

Källa: MarketWatch

Styrelseportalens roll för styrelsemöten

Styrelseportaler är utformade för att ta bort flaskhalsar och redundanser från styrelsemötesprocessen samtidigt som de tillför ytterligare ett säkerhetslager. Den här lösningen effektiviserar de tre faserna av ett styrelsemöte – före mötet, under mötet och efter mötet.

Före styrelsemötet

Ett styrelsemöte inleds med protokollförberedelserna. Personer som är frånvarande kan använda protokollet för att få veta vad som diskuterades, vilka beslut som fattades och, om det fanns konflikter, vilka överenskommelser som gjordes. Ett ordentligt förberett protokoll bidrar till att undvika sista minuten-ändringar och fungerar som en autentisk och officiell notering över mötesdeltagarnas åsikter.

Styrelseportalen fungerar som ett nav före mötet för all styrelserelaterad dokumentation. Styrelsesekreteraren kan strukturera information, ladda upp protokoll, kontrollera ledamöternas tillgänglighet och uppdatera information dynamiskt innan allt drar igång.

När datumet för mötet närmar sig skapas dagordningen, ledamöterna bjuds in och mötesboken publiceras – allt med hjälp av styrelseportalen, tack vare dess inbyggda kommunikations- och dokumenthanteringsverktyg.

Styrelsemedlemmarna får tillgång till mötesboken och börjar granska den. Förutom att kommentera och dela anteckningar kan de granska tidigare mötesmaterial, referensdokument och chatta med varandra, allt inom en säker styrelseportal.

Under styrelsemötet

Det bör inte finnas några överraskningar eller sista minuten-ändringar när styrelseledamöterna anländer till styrelsemötet. Det är enkelt att hålla mötet på rätt spår tack vare enklicksnavigering mellan sektionerna. En bra styrelseportallösning låter styrelseledamöter rösta, underteckna dokument, tilldela uppgifter, sätta upp tidsfrister och kontrollera frågor när de uppstår.

Efter styrelsemötet

En avisering meddelar ledamöter när det finns uppgifter som måste slutföras, inklusive e-signaturer, omröstning om öppna frågor och enkäter som ska besvaras. Regelefterlevnad av bolagsstyrningskrav säkerställs genom att man kan spåra varje åtgärd, varje närvarorapport och varje uppladdning.

En bra styrelseportallösning måste kombinera detta arbetsflöde med strikta säkerhetsåtgärder så att styrelsen och ledningen kan arbeta effektivt. Här är vad man bör förvänta sig av en tillförlitlig styrelseportalmjukvara:

En avgörande funktion: Underlätta justering av styrelseprotokoll

En produktiv och effektiv styrelse är beroende av att skapa och godkänna mötesprotokoll, som är en allmän handling över styrelsemöten. Ett korrekt och omfattande protokoll ska föras över varje möte. Att registrera och godkänna protokoll kan förbättra effektiviteten, snabba upp beslutsfattandet och förhindra felkommunikation.

Det finns en strikt rutin för hur styrelsesekreteraren upprättar ett protokoll av det som sägs under mötet och av vem. Följande ska tas med i mötesprotokollet:

• Vad som beslutats
• Vad som åstadkommits
• Vad man kommit överens om

Innan mötesprotokollet godkänts betraktas det inte som en officiell notering över mötet. Godkännandet är ett kritiskt steg som inte kan uteslutas. Det officiella protokollet utgörs av styrelsesekreterarens godkända protokollversion. 

En viktig del i styrelsearbetet är att upprätta och godkänna mötesprotokollet. Skapandet, distributionen och godkännandet av mötesprotokoll kan förenklas med en styrelseportal och integrerad programvara för mötesprotokoll. Genom att skapa tydliga åtgärdspunkter kan styrelser skapa mötesprotokoll och samarbeta i utkast. Med hjälp av e-signaturer kan styrelsesekreteraren säkert dela och godkänna mötesprotokoll när de har slutförts.

Vad är en samtyckesadagordning?

Under styrelsemöten kan en samtyckesdagordning vara ett tidsbesparande verktyg. Den hjälper till att säkerställa välorganiserade och effektiva möten och snabbar upp godkännanden av vanliga mötespunkter. 

I en samtyckesdagordning samlas vardagliga mötespunkter under en diskussionspunkt. Detta gör att en motion kan lämnas in istället för flera motioner för de grupperade punkterna.

En styrelseportal kan göra det möjligt för deltagare att få tillgång till all dokumentation som är associerad med punkter på samtyckesdagordningen i förväg, så att de kan göra en informerad omröstning om alla grupperade punkter. Innan mötet bör styrelsemedlemmarna granska dokumentationen så att de vet vilka frågor som kommer att diskuteras.

Mötesdeltagarna måste ha möjlighet att ställa frågor om omröstningen innan den genomförs. Alla deltagare ska kunna se frågorna och svaren. 

Under diskussionen om en samtyckespunkt kan enkla frågor, förtydliganden eller korta utbyten ske. För att upprätthålla effektiviteten i samtyckesdagordning är det viktigt att inte ta bort samtyckespunkter helt för att svara på en enkel fråga. 

Samtyckesdagordningen ingår i dagordningen för det aktuella styrelsemötet. I början av mötet frågar ordföranden deltagarna om någon vill ta upp några punkter som inte finns med på samtyckesdagordningen. 

Hantering av samtyckesdagordningen görs bäst i styrelseportalmjukvaran. Där kan man hantera dokumentation effektivt och automatisera paketskapandet och innehållsgranskningsprocessen som en del av hanteringen av mötesprotokollet.

Viktiga funktioner man ska förvänta sig av en bra styrelseportal

I styrelseportaler finns två uppsättningar verktyg: en för styrelseledamöterna och en för den administrativa personalen. En styrelseportal bör tillgodose behoven hos både administratörer och styrelseledamöter under hela styrelsemötet.

Styrelseportalanvändare: Styrelsesekreterare och styrelseadministratörer

Styrelsesekreteraren är vanligtvis den person som administrerar en styrelseportal. Ibland kan dessa vara juridiska rådgivare och sitta med i ledningsgruppen. Med styrelseportalen kan de:

• Skapa möten
• Sammanställa och distribuera digitala styrelsepaket
• Initiera digital signering
• Ladda upp eller uppdatera dokument
• Skicka aviseringar
• Hantera portalanvändare och arbetsytor
• Bevilja åtkomstbehörigheter till dokument och system
  
  

Styrelseportalanvändare: Styrelseledamöter, vd:ar och chefer

Styrelsen använder en styrelseportal för att ta emot mötesmeddelanden, mötesdagordningar, digitala styrelsepaket och andra relaterade dokument. Användare kan dela, granska, redigera och kommentera detta material.

Dessutom kan styrelseledamöter säkert och officiellt signera styrelsedokument med digitala signaturer. En papperslös styrelseportal eliminerar behovet av att skriva ut, distribuera och lagra papperskopior.

Styrelseportaler för rapportskribenter

När det gäller tryckt styrelsekommunikation är det speciellt en grupp av mötesdeltagare som har nytta av en styrelseportal. Rapportskribenter kommer omedelbart att notera det minskade inflödet i e-posten och färre säkerhetsrisker på grund av känsliga bilagor i mejlen. 

En styrelseportal hanterar genomgångar, deadlines för uppgifter och versionskontroller, allt på samma ställe. Feedbacken på papper mellan rapportskribenter och styrelsesekreteraren blir enklare, och rapportskribenter får tillgång till mallar, vägledning och utbildning för effektivare rapporter. 

En bra styrelseportal eliminerar behovet av hundratals osäkra e-postkommunikationer samtidigt som den fungerar som en plattform för att fortsatt förbättring av styrelserapporteringen.

Fördelar med papperslös styrelsemötesmjukvara 

En effektiv styrelseportal kan bidra till betydande förbättringar för ett företag, från att minska materialkostnaderna till att förbättra bolagsstyrningen.

Kostnadsbesparingar

Företag kan spara på pappers- och portokostnader och resurstimmar med virtuella möten eftersom det är enkelt att skapa och distribuera digitala mötesböcker. Tiden det tar att skapa ett möte kan minskas från timmar till minuter. Att ändra filer och dokument kan göras direkt så att styrelsemedlemmar alltid har den mest uppdaterade informationen.

Bekvämlighet

Bra styrelseportaler är tillgängliga när som helst, var som helst, via en mobilapp eller stationär dator, vilket ger styrelsemedlemmarna flexibilitet att logga in var som helst och på vilken enhet som helst. Genom att använda styrelseportalen kan administratörer och ledamöter arbeta offline, till exempel under resor eller nätavbrott, och allt synkroniseras när de är tillbaka online. Transportkostnaderna man sparar in kan därmed används för andra ändamål.

Snabbare mötesförberedelser

Styrelsemedlemmar kan få tillgång till aktuellt, uppdaterat material, så att de kan förbereda sig inför möten, hantera uppgifter och samarbeta på en central plats. Informationen kan också nås utan att man behöver söka igenom e-posttrådar eller mötesböcker i pappersformat. Det är tidsbesparande när plattformen blir den enda källan till information.

Ökad produktivitet

Att använda en styrelseportal frigör användarnas tid för viktigare uppgifter, så att de kan vara mer produktiva. Med styrelseportalmjukvara blir det möjligt att fatta beslut med den noggrannhet du kräver. Du kan hitta all information du behöver med hjälp av sökfunktionen i dina filer. Denna funktion eliminerar också besväret med att fysiskt skanna flera dokument för att hitta alla nödvändiga detaljer. 

Bättre styrning

Genom sömlöst samarbete om information och styrelsedokument kan ledamöterna utnyttja tiden på bästa sätt och bli ännu produktivare. De uppgiftsrelaterade funktionerna gör det möjligt för användare att spåra och lyfta fram punkter som kräver uppmärksamhet. Ur ett större perspektiv kan detta förbättra upplevelsen av styrelsemötet och förbättra styrelsens engagemang, två viktiga faktorer för effektiv bolagsstyrning.

Stark säkerhet och åtkomstkontroll

En bra programvara för styrelsehantering ger också ett extra lager av säkerhet. Styrelse-dokument är känsliga, så plattformar måste använda säkerhetsbehörigheter och datakryptering för att säkerställa ett robust dataskydd. Organisationer kan vara säkra på att globala integritets- och säkerhetsstandarder uppfylls av styrelseportaler med hög säkerhet, vilket gör att resurserna kan koncentreras på andra frågor.

En styrelseportal gör det möjligt för organisationer och styrelser att säkra företagsdata samtidigt som de behåller fullständig kontroll över systemet. För att upprätthålla transparens kring aktiviteter och revisioner kan man i styrelseportalen ställa in behörighetskontroller och generera granskningshistorik för styrelsemedlemmar.

De bästa styrelseportalerna erbjuder följande:

• Kryptering i vila och under överföring
• Möjligheten att styra autentisering och åtkomsträttigheter på detaljerad nivå, inklusive tvåfaktorsautentisering och BankID
• Skydd mot saknade enheter med fjärradering
• En granskningslogg som visar all aktivitet
• Säkerhetsrevisioner och penetrationstester utförda av tredje part, till exempel ISO 27001
• Robust plan för affärskontinuitet och katastrofåterställning som garanterar drifttid

Papperslösa styrelsemöten

Pappersluntor är tunga, dyra att skicka med posten och inte särskilt miljövänliga. För att inte tala om att styrelseledamöterna inte kan söka efter information lika snabbt som i digitala dokument. En papperslös styrelse minskar inte bara sitt koldioxidavtryck utan förbättrar också dokumenthanteringen. 

Frågor att ställa till styrelseportalleverantören

Först måste man utvärdera sin nuvarande lösning för mötesbok och identifiera problemen. Det här steget hjälper till att identifiera "måste"-funktioner i den nya portalen. Tänk på att styrelseledamöter kanske inte är tekniskt kunniga, så den perfekta portalen bör kombinera praktiska funktioner med enkelhet. 

Om det finns några styrelseportaler som verkar uppfylla alla behov, hur vet man vilken som är rätt? Förbered gärna en lista med frågor att ställa när ni letar en styrelseportal:

• Hur säker är styrelseportalen? Oavsett vilken teknik styrelsen använder är säkerhet en viktig faktor. För att säkerställa att styrelseportalen är säker, kontrollera att den inkluderar moderna säkerhetsåtgärder som uppfyller nationella krav. 
• Är den nya mjukvaran lätt att implementera? Får ni en genomgång av säljaren om hur mjukvaran används? Ni kanske kan navigera på den nya plattform med hjälp av supportartiklar och annat utbildningsmaterial som de har till hands. 
• Hur är deras kundservice? Förutom en inledande utbildning bör man ta reda på om leverantören erbjuder kundservice 24/7 på det lokala språket för att hjälpa till med eventuella problem. 

Slutord 

Oavsett bransch och organisationsstorlek måste styrelser förlita sig på samma grundvalar för framgång, vilket omfattar god bolagsstyrning, regelefterlevnad, ansvarsskyldighet gentemot intressenter och teknisk innovation. Styrelseportaler gör styrelsemötena ännu mer effektiva.