I den här ordlistan för styrelsearbete tar vi upp de vanligaste termer som du måste känna till för att säkerställa att styrelsen fungerar både smidigt och effektivt.
Använd den som en lathund – oavsett om du är ny när det gäller styrelsearbete eller helt enkelt vill klargöra några av de termer som är viktiga för hur en styrelse arbetar.
A
Aktieägare
En aktieägare är en person eller organisation som innehar minst en aktie i ett företags aktier. Beroende på bolagets finansiella resultat får aktieägarna utdelning, antingen årligen eller halvårsvis. Styrelser ansvarar för att företräda aktieägarnas intressen genom att säkerställa att organisationen agerar på ett strategiskt sunt och ekonomiskt ansvarsfullt sätt.
B
Bolagsstyrning
Bolagsstyrning är en av de nyckelfunktioner som styrelsen utför åt sin organisation. Genom att tillhandahålla god bolagsstyrning säkerställer styrelsen att organisationen arbetar enligt interna och externa regler och efterlevnadskrav. Bolagsstyrning balanserar också intressena hos alla intressenter – inklusive aktieägare, ledning och personal.
Bordläggning av ett styrelsemöte
Att bordlägga ett styrelsemöte är handlingen att avsluta ett styrelsemöte. Styrelsens ordförande lägger fram bordläggningen som ett förslag som styrelseledamöterna får rösta om. Eventuella oavslutade punkter på dagordningen förs sedan över till nästa möte. Om styrelsemötet har behandlats i sin helhet kan ordföranden bordlägga mötet utan omröstning.
D
DEI - Kommittén för mångfald, jämlikhet och inkludering
Mångfald, jämlikhet och inkludering (DEI) avser policyer som organisationer använder för att främja lika möjligheter och en välkomnande kultur för människor av alla kön, raser, religioner, funktionshinder, åldrar och sexuella läggningar. Kommittéer för mångfald, jämlikhet och inkludering är specialiserade styrelseutskott som består av en liten underavdelning av styrelseledamöter som har ett särskilt ansvarför att övervaka DEI-policyer och resultat i linje med överenskomna mål.
E
Elektronisk signering
Elektronisk signering, eller e-signatur är en funktion i styrelseportalens mjukvara som gör det möjligt för styrelseledamöter att signera mötesprotokoll och andra företagsdokument säkert och i enlighet med företagets och officiella riktlinjer. Elektroniska signaturer är lika bindande som fysiska signaturer på papper, även om lokala lagkrav varierar. I Europa definieras den rättsliga giltigheten för elektroniska signaturlösningar av överensstämmelsen med olika nivåer inom EU:s eIDAS-standarder. Fördelarna med att använda elektroniska signaturer inkluderar en snabbare signeringsprocess som påskyndar beslutsfattandet.
Entity Management
Entity Management är det system som moderbolag använder för att hantera arkivering och rapporter avseende dotterbolag som är juridiska enheter i sig. Företag köper eller startar vanligtvis dotterbolag för att skapa konkurrensfördelar, etablera nya tillgångar eller säkra skattefördelar. Styrelser måste regelbundet granska Entity Management för att säkerställa att alla dotterbolag presterar i linje med moderbolagets styrningskrav. De måste också se till att alla enheter följer alla relevanta lagstadgade krav.
ESG - Miljö, social hållbarhet och bolagsstyrning
Miljö, social hållbarhet och bolagsstyrning (ESG) avser ramverk som organisationer använder för att mäta och rapportera hur deras verksamhet påverkar miljön, lokalsamhällen och samhället i stort. God ESG-praxis blir allt viktigare för organisationer som måste följa lagstadgade standarder och locka investeringar från etiskt medvetna investeringsgrupper.
F
Förtroenderådet
Ett förtroenderåd styr över ett privat företag, en ideell organisation eller en välgörenhetsstiftelse som inte är börsnoterade. Termen används oftast för styrelser som leder ideella organisationer.
Styrelser för ideella organisationer har en liknande roll som styrelser i kommersiella företag. Det finns dock några viktiga skillnader. Förutom sin ledande roll måste ideella styrelser också se till att deras organisation följer landsspecifika lagar för välgörenhet och andra gränsöverskridande regler som den omfattas av.
I
Intressekonflikt
En intressekonflikt uppstår när en enskild styrelseledamot har ett intresse (t.ex. att sitter i styrelsen för en annan organisation) som kan påverka de beslut ledamoten fattar. Styrelseledamöter är skyldiga att informera om eventuella intressekonflikter innan de utses till styrelseledamot. De måste också informera om konflikter innan särskilda möten eller omröstningar i förekommande fall. I sådana fall får styrelseledamoten inte rösta.
K
Kvorum
Kvorum är andelen ledamöter som måste närvara vid ett styrelsemöte för att officiella ärenden ska kunna behandlas eller för att beslut som fattas ska vara bindande. Vad som utgör kvorum varierar och bestäms vanligen av organisationens policy, det land den verkar från eller om det är ett privat eller börsnoterat företag. I allmänhet anses dock kvorum gälla om en tredjedel till hälften av styrelsen närvarar.
O
Omsorgsplikt
Begreppet omsorgsplikt täcker många olika aspekter av att driva en organisation. I samband med styrelsearbete avser omsorgsplikt vanligtvis specifikt en styrelses förtroendeansvar att agera i god tro och vara rimligt försiktig med finansiella och andra tillgångar. Underlåtenhet att visa omsorgsplikt, som i de mest extrema fallen kan leda till konkurs och stora ekonomiska förluster, kan leda till rättsliga åtgärder från aktieägare eller kunder.
P
Protokoll
Styrelseprotokoll är det officiella protokollet över vad som diskuterades och de beslut som fattades under ett styrelsemöte. Protokoll bör innehålla:
Styrelseprotokoll är ett juridiskt dokument som senare kan presenteras i domstol. Efter mötet ska protokollet undertecknas av styrelsens sekreterare, styrelsens ordförande och varje styrelseledamot, oavsett om de var närvarande vid mötet eller inte.
R
Revisionsutskottet
Ett revisionsutskott är ett utskott i en styrelse som sköter tillsynen av en organisations finansiella rapporteringsprocesser. Utskottet består av en utvald grupp styrelseledamöter som har finansiell expertis. Revisionsutskottets ansvar inkluderar att utse externa revisorer, granska revisioner och implementera interna finansiella riskhanteringssystem och rapporter.
Röstnedläggelse
En nedlagd röst är ett beslut av en styrelseledamot att varken rösta för eller emot en motion eller ett förslag. Styrelseledamöter måste inte rösta om alla beslut. De kan avstå genom att antingen ange sina skäl eller helt enkelt låta bli att rösta. Den vanligaste orsaken till att avstå från att rösta är en intressekonflikt, i vilket fall det är obligatoriskt att lägga ned sin röst. Nedlagda röster förekommer inte ofta och ständiga röstnedläggelser gör att den enskilda styrelseledamotens värde för styrelsen kan ifrågasättas.
S
Samtyckesagenda
En samtyckesagenda är en vanlig praxis som styrelsens sekreterare och administratörer använder för att gruppera rutinmässiga punkter på dagordningen som kräver godkännande under möten under en dagordningspunkt. Syftet med en samtyckesagenda är att spara tid under styrelsemöten. Detta gör det möjligt för styrelseledamöter att fokusera på viktigare frågor.
Styrelseordförande
Styrelseordföranden leder styrelsemöten, står för ledarskapet av styrelsen och ansvarar för att hålla en hög standard på företagsledningen. Ordföranden kan ibland också ha som uppgift att ge strategisk rådgivning till VD och rapportera till aktieägarna vid behov. Styrelseordförande röstar vanligtvis inte om det inte är lika röstetal.
Styrelseutskott
Styrelseutskott är specialiserade utskott som består av en liten underavdelning av styrelsen som har ett specifikt ansvarsområde. Exempel på styrelseutskott är revision, ersättning och mångfald, jämlikhet och inkludering (DEI). Det finns i allmänhet två typer av styrelseutskott: ständiga utskott som sammanträder regelbundet och särskilda arbetsgruppsutskott som inrättats för att hantera en specifik fråga eller störande händelser (t.ex. en säkerhetsöverträdelse eller ekonomisk kris).
Styrelseledamot
En styrelseledamot är en person som sitter i en styrelse. Styrelseledamöter kan delas in i två kategorier: verkställande styrelseledamöter, som är anställda i företaget (vanligtvis VD eller CFO), och icke-verkställande styrelseledamöter, som kommer utifrån företaget och tillhandahåller oberoende översyn över ledningsgruppen. Icke-verkställande styrelseledamöter uppmanas också ofta att ge ett nytt perspektiv på strategiska frågor.
Styrelser
Styrelser är styrande kommittéer som övervakar en organisations skyldigheter när det gäller ekonomi, juridik och regelefterlevnad. Om organisationen är börsnoterad ansvarar styrelsen också för att företräda aktieägarnas intressen. De mest effektiva styrelserna hjälper också sina ledningsgrupper att fastställa företagspolicyer, hantera risker och ge råd om organisationens strategiska inriktning.
Styrelsens styrning
Med styrelsens styrning avses de processer, standarder, regler och etiska ramverk som definierar hur en styrelse arbetar och fattar beslut. Dessa strukturer definieras dels av organisationen själv, dels av det externa ramverk för regelefterlevnad som organisationen verkar inom.
Styrelsens styrning kan också avse den tjänst som styrelsen tillhandahåller organisationerna – d.v.s. att styrelsen tillhandahåller styrning och övervakning av företagets verksamhet och strategier.
Styrelsemöte
Ett styrelsemöte är en sammankomst där styrelsemedlemmarna diskuterar en förutbestämd dagordning för styrelsemötet. Mötena leds av styrelseordföranden med deltagande av styrelseledamöter, styrelsesekreterare och verkställande direktörer (till exempel VD eller CFO), som är skyldiga att rapportera till styrelsen enligt dagordningen. Under ett styrelsemöte röstar styrelsen om förslag som rör befintliga eller nya affärsfrågor.
Hur ofta styrelsemöten äger rum varierar. Det finns inget lagstadgat krav på att privata aktiebolag i Storbritannien ska hålla styrelsemöten. Detsamma gäller för länder som Danmark, Finland, Nederländerna, Norge och Sverige. I praktiken hålls möten vanligtvis minst en gång per år, ofta kvartalsvis, och även i samband med årliga aktieägarstämmor.
Dagordning för styrelsemöte
En dagordning för styrelsemötet är en lista över ämnen som styrelsen arbetar sig igenom under ett möte. Dagordningen för ett styrelsemöte brukar vara uppbyggd enligt följande:
Styrelsepaket/mötesböcker
Styrelsepaket är den information som styrelsens sekreterare förbereder för styrelseledamöterna inför styrelsemöten. Styrelsepaketet innehåller vanligtvis styrelsens mötesdagordning, protokoll från tidigare möten, rapporter från ledningsgruppen, finansiella rapporter, HR-uppdateringar, styrelsekommittérapporter och andra diskussionspunkter som ledningsgruppen har identifierat som viktiga. Styrelsepaket kallas ibland också mötesböcker.
Styrelseportalmjukvara
Styrelseportalmjukvara ger styrelser och ledningsgrupper en säker digital plattform för dokumentdelning, samarbete och enkelt skapande av styrelsepaket, dagordningar för styrelsemöten och protokoll. Styrelseportaler har också säkra digitala arkiv och tillgång till styrelsedokument online och offline. Styrelseportalmjukvaran ersätter de manuella pappersbaserade processerna, stora utskriftsvolymerna och den osäkra kommunikation via e-post som var typisk för styrelsearbete innan den digitala tidsåldern.
Funktioner i styrelseportalen omfattar vanligtvis:
V
Virtuellt styrelserum
Virtuellt styrelserum är ett annat namn för styrelseportalmjukvara som gör det möjligt för styrelser att samarbeta, dela dokument och godkänna beslut i en säker och avgränsad miljö online. Termen virtuellt styrelserum hänvisar också ibland till applikationer för onlinemöten (till exempel Microsoft Teams) som används för att underlätta virtuella styrelsemöten.