I den här bloggen diskuterar vi hur moderna virtuella datarum kan hjälpa er att bemästra dessa problem och hålla M&A-processen säker.
Vad är ett virtuellt datarum?
Ett virtuellt datarum är en webbaserad plattform där man kan lagra dokumentation rörande företaget före en försäljning eller fusion. När man har ställt i ordning rummet kan man göra det möjligt för andra parter (till exempel potentiella köpare och deras rådgivare) att få tillgång till dokumenten på ett kontrollerat och säkert sätt.
Man kan t.ex. förse det virtuella datarummet med dokumentation som kontrakt, immateriell information, information om anställda, bokslut, med mera.
I huvudsak är virtuella datarum den naturliga digitala utvecklingen av fysiska rum på kontoret med fysiska pappersbaserade dokument. Liksom de flesta digitala transformationer erbjuder de också stor flexibilitet som kan omvandla processer. När till exempel en M&A är avslutad är det lätt att exportera hela datarummet (komplett med filer, Q&A-historik och register) och skapa ett juridiskt arkiv av processen som kan användas vid retrospektiva anspråk och frågor senare.
Varför är virtuella datarum viktiga för säkerheten?
Det finns många sätt att lagra, dela och skicka information online som är sårbart för cyberattacker, exempelvis e-post och fildelning via publika molntjänster. Dessa tjänster utsätts för fler hot än någonsin när vi alla arbetar under Covid-19 och ökande distansarbete. Enligt forskning ökade e-bedrägerierna med 667 % bara efter lockdown i mars 2020. Enligt en annan källa har användarna blivit tre gånger mer mottagliga för nätfiskeattacker.
Den största fördelen med virtuella datarum ur ett säkerhetsperspektiv är att de hjälper er att kringgå alla dessa kanaler och hålla data och kommunikation inom ramen och kanalerna på plattformen.
Hur håller ett virtuellt datarum M&A-aktiviteten säker?
På tre huvudsakliga sätt: genom att styra kommunikation, lagring och åtkomst
Problemen börjar med kommunikation kring M&A när användarna frestas att kommunicera via osäkra kanaler, till exempel e-post. Virtuella datarum bidrar till att lösa detta problem genom att tillhandahålla ett säkert och produktivt alternativ för att kommunicera och samarbeta om dokument som är knutna till det pågående projektet.
En bra lösning för virtuella datarum bör till exempel innehålla en krypterad chattfunktion som alla parter kan använda som ett minimum. Admincontrols egen datarumslösning innehåller en säker meddelandemodul som gör det möjligt för användare att skicka och ta emot konfidentiella meddelanden inom plattformen. Det är en hybrid mellan mejl och chatt, så att användarna kan kommunicera säkert inom sina respektive team.
2. Styra dokumentlagringen
Problem kan uppstå i M&A när användarna börjar utnyttja kostnadsfri molnbaserad fildelning och lagring av viktiga dokument. Dessa tjänster är vanligen utformade för konsumentbruk och uppfyller inte säkerhetsstandarder i företagsklass.
Ett virtuellt datarum kan hjälpa er att komma till rätta med problemet eftersom det ger en säker plats att lagra och dela åtkomst till dokument inom plattformens funktionalitet. Det finns ingen anledning att använda någon ytterligare extern tjänst. Behöriga användare kan också lägga in kommentarer och anteckningar som andra behöriga användare kan se; det finns aldrig något behov av att skicka runt uppdaterade dokument som bilagor.
Vissa datarum har också funktioner som gör det möjligt att bygga information kring nyckelprocesser utan att skapa separata dokument. Q&A-moduler kan till exempel hjälpa er att bygga upp all den Q&A-information ni behöver inom systemet. Den här typen av inbyggd funktionalitet eliminerar behovet av att skapa separata Excel-ark för Q&A som ni sedan måste skicka runt till andra
3. Styra åtkomsten
Virtuella datarum är också perfekta för att hantera säkerheten eftersom man kan styra åtkomst och behörighter. Detta ger såväl flexibilitet som säkerhet; om till exempel en potentiell köpare hoppar av processen kan man enkelt ta bort dennes åtkomst, eller ge köpare som fortfarande är intresserade åtkomst till nya känsliga uppgifter.
Man kan också ange nivåer för åtkomst, och styra vad användarna ser i form av dokument, mappar och Q&A. Man kan till och med ställa in behörigheter för vissa begränsade aktiviteter t.ex, utskrift och nedladdning av dokument.
Avslutande tankar
Före 2020 hade de flesta säljande företag och M&A-rådgivare redan börjat använda virtuella datarum i stället för mer traditionella fysiska datarum för att hålla aktiviteten säker. Nu när vi lever i en Covid-19 dominerad värld, där resor och fysiska möten är kraftigt begränsade, har virtuella datarum blivit en nödvändighet.
Om ni är i färd med att starta upp en M&A, och är intresserade av ett virtuellt datarum, bör ni titta närmare på vår datarum-lösning.
När man väljer en datarumslösning är det också viktigt att se till att den har säkerhetscertifieringar som hjälper er att skydda era data enligt erkända internationella standarder. Läs mer om vad dessa innebär på våra säkerhetssidor.
