En central del av styrelsesekreterarens arbete är att underlätta samarbete och kommunikation, inte minst i dessa tider av hybridarbete med anställda och styrelseledamöter som ofta jobbar hemifrån eller befinner sig på resande fot. Hanteringen av styrnings- och regelfrågor är fortfarande viktig, men den växande betydelsen av faktorer som rör miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning (ESG) för investerare, och allt fler cybersäkerhetsrisker, innebär en breddning av yrkesrollen.
Facilitator och möjliggörare
Vissa beskriver dem som facilitatorer och möjliggörare av effektivare processer. Styrelsesekreterare ska ge råd och bidra med insikter och analyser till ordföranden och styrelsen. Dessutom måste de hantera hot om cyberattacker, brott mot datasekretess och den digitala omställningen. Nu när artificiell intelligens (AI) prövas i styrelserummet, och beslutsfattare på ledningsnivå kommer att behöva bli allt mer agila, får därför styrelsesekreteraren och tekniken en allt viktigare roll.
Styrelsesekreterare har därför goda förutsättningar att driva på införandet av policyer och praxis som bidrar till att skydda företagets rykte och öka effektiviteten och säkerheten. Att vägleda styrelsen i dessa kritiska frågor och hålla ett vakande öga på hybridarbetets påverkan på personal, kunder och processer kommer sannolikt att bli ännu viktigare för styrelsesekreteraren.
Effekterna av hybridarbete
Hybridarbete innebär både utmaningar och möjligheter för en styrelse. Vissa VD:ar pekar på effektivare möten genom färre resor, kortare möten och mer uppriktiga och rättframma samtal. Det finns dock fortfarande många tekniska och praktiska utmaningar som en styrelsesekreterare måste hantera.
Det är viktigt att se till att varje styrelseledamot har den teknik och dokumentation som behövs för att mötena ska bli produktiva med välfungerande samarbeten och diskussioner. Styrelsesekreterare har också varit tvungna att anpassa sig till nya arbetssätt. Det är inte alltid lätt att hantera virtuella möten, särskilt inte när deltagarna befinner sig på olika platser eller i olika tidszoner.
Att sammanställa och distribuera styrelsedokument som protokoll, styrelsedokument och finansiella rapporter är tidskrävande och administrativt tungt när majoriteten av mötesdeltagarna inte är på kontoret. Styrelsesekreteraren måste i allt högre grad sköta alla dessa uppgifter på distans, och det är en alltför stor säkerhetsrisk att förlita sig på e-post.
Digitala lösningar på frammarsch
För att lösa dessa problem använder allt fler styrelsesekreterare digitala verktyg som utvecklats specifikt för styrelsearbete. När allt kommer omkring måste styrelsemöten fortfarande genomföras, dokument utarbetas och distribueras, och regelfrågor hanteras.
Digitala lösningar som styrelseportaler automatiserar förberedelserna och hanteringen av möten, och utgör en säker och digital metod som minskar administrationsbördan samtidigt som man sparar både tid och pengar. Användarna kan dela, granska och digitalt signera styrelsedokument på en och samma plattform oavsett var de befinner sig eller vilken enhet de använder. Förutom att det eliminerar behovet av oändliga e-postkonversationer och osäker offlinekommunikation innebär det en trygghet att veta att alla har tillgång till rätt dokument.
Tekniklösningar som utformats för styrelsens behov är viktiga verktyg för att tillgodose kraven vid hybridarbete – både för ledningen och för styrelsesekreteraren som alla förlitar sig på för en effektiv process. De digitala verktygen stöder inte bara ett effektivare samarbete på ledningsnivå, utan frigör också värdefull tid för styrelsesekreteraren som kan fokusera på strategiska frågor som ESG-ärenden, hantering av cybersäkerhetsrisker och de fyra viktiga faktorerna för bolagsstyrning – människor, syfte, process och prestation.
Sammanfattningsvis sker utvecklingen av styrelsesekreterarens roll på dubbla plan. Det handlar om att anamma tekniklösningar för att underlätta styrelsearbetet i en hybridarbetande värld och om att bredda jobbeskrivningen genom större fokus på strategifrågor. Styrelseportaler och tekniklösningar som designats för styrelsearbete är några av möjliggörarna i denna utvecklingsprocess.
Vill du veta mer om hur en styrelseportal kan hjälpa dig att hantera de dagliga arbetsuppgifterna mer effektivt?
