Hur man organiserar styrelsemöten

Nyligen har denna fråga hamnat ännu mer i fokus. Styrelser har varit tvungna att bidra till hanteringen av konsekvenserna av en aldrig tidigare skådad global pandemi. Flera andra problem har också uppstått – behovet av snabb digital omvandling med åtföljande cybersäkerhetsrisker, effekterna av hybridarbete, skyhöga affärskostnader och hantering av ständigt ökande geopolitisk och ekonomisk volatilitet.

Så vad är bästa sättet att organisera dessa kritiska möten i snabbt föränderliga tider? Hur säkerställer man att styrelsen har bästa möjliga förutsättningar att ge det stöd som dessa utmaningar kräver? 

Här är vår snabbguide om hur man organiserar styrelsemöten effektivt och ser till att mötena ger maximal avkastning för investerad tid. Vi tar upp följande:

• Hur många styrelsemöten ska man ha per år
• Hur man förbereder dagordning för ett styrelsemöte 
• Tips på hur man strukturerar styrelsemöten
• Hur man skapar protokoll från ett styrelsemöte
• Hur man använder styrelseportalmjukvara (även kallat programvara för styrelsehantering) för att hantera styrelsemöten

Hur många styrelsemöten ska man ha per år?

Det finns ingen allmän bestämmelse för hur många styrelsemöten som krävs under ett år. Det finns inget lagstadgat krav på att privata aktiebolag i länder som Sverige, Danmark, Finland, Norge, Nederländerna och Storbritannien ska hålla styrelsemöten.  I praktiken hålls möten vanligtvis minst en gång per år, och ofta i samband med årliga aktieägarstämmor. 

Dagens utmaningar dikterar att styrelsemöten bör hållas mer regelbundet, helst varje månad för att granska föregående månads ekonomiska resultat, ge strategiskt stöd och identifiera åtgärder som ska åtgärdas före nästa möte. Styrelserna behöver också vara flexibla beroende på rådande förutsättningar. Klicka här för att skriva in text.

Hur man förbereder dagordning för ett styrelsemöte

För att hålla mötena fokuserade och på rätt spår bör dagordningen för styrelsemötet struktureras enligt följande: 

Rubrik

Rubriken för styrelsemötets dagordning ska innehålla organisationens namn och adress samt datum, tid och plats för mötet. Om mötet är online bör rubriken även innehålla länkar för anslutning.

Öppna mötet

Detta är den formella punkten när ordföranden meddelar att mötet har öppnats.

Ändringar/godkännande av dagordning

Ordföranden frågar närvarande ledamöter om eventuella ändringar som behöver göras i dagordningen innan man går vidare. Detta kan inkludera att ta bort dagordningspunkter som inte längre ses som relevanta.

Godkännande av protokoll

Ordföranden frågar styrelseledamöterna om de har några rättelser eller ändringar till det föregående protokollet.

Rapporter från ledningen 

Företagsledningen inklusive VD och CFO (och ibland specialinbjudna) förmedlar rapporter och uppdateringar om strategisk inriktning, nya initiativ, de senaste ekonomiska siffrorna och nya trender eller hot.

Gamla affärer

Styrelsen återkommer till "öppna" frågor som har diskuterats vid tidigare möten och som ännu inte har lösts och som fortfarande kräver behandling och godkännande.

Nya affärer

Ordföranden, styrelseledamöterna eller ledningsgruppen presenterar nya ärenden som kräver diskussion och ansvarsfördelning för vidareutveckling och beslutsfattande.

Avslutning

Ordföranden tackar styrelsen, meddelar tid och datum för nästa möte och avslutar formellt mötet.

Numera, när tempot i affärsverksamheten är hög, är de viktigaste punkterna på styrelsens dagordning avsnitten som rör ändringar av dagordningen, genomgång av "öppna" frågor och tillägg av nya verksamhetsrelaterade punkter. När man förbereder en dagordning för ett styrelsemöte, bör dessa punkter tilldelas tillräckligt med tid för att säkerställa att nya utmaningar fångas upp, granskas och registreras. 

Tips på hur man strukturerar styrelsemöten

Förutom att skapa en välorganiserad dagordning för styrelsemötet är det viktigt att lägga till vissa element före, under och efter mötet för att maximera effektiviteten. Några tips:  

• Dela styrelsemötets dagordning med mötesdeltagarna i god tid före mötet så att de har tid att förbereda sig och kan komma till mötet med potentiella lösningar eller relevanta ändringar.
  
• Använd signeringsmjukvara för styrelseledning (även kallat e-signaturmjukvara) för att underlätta signering av tidigare protokoll – så att ledamöterna kan spara tid genom att säkert granska och signera protokoll på distans och före och efter möten.
  
• Tilldela tid till varje dagordningspunkt för styrelsemötet – så att du kan prioritera de viktigaste punkterna och minimera tiden som spenderas på rutinfrågor tar lite tid i anspråk.
  
• Tilldela uppgifter i förväg – så att alla styrelseledamöter eller ledningen som förväntas rapportera om en viss fråga kan förbereda sig i god tid före mötet.
  
• Gör dagordningen åtgärdsorienterad – med en tydlig metod för att registrera genomförda åtgärder och tilldela nya åtgärder.

Hur man skapar protokoll från ett styrelsemöte

När man funderar på hur man skriver mötesprotokoll är det viktigt att komma ihåg att protokollet inte behöver vara en ordagrann utskrift. De är dock ett rättsligt bindande dokument som minst bör innehålla följande element: 

Hur man skapar mötesprotokoll: 

• Mötesplatsen, datum och den tidpunkt när ordföranden öppnade mötet
• Vilka som deltog i mötet och vilka medlemmar som var frånvarande 
• Resultatet av varje motion, inklusive vem som föreslog den, vem som stöttade den och hur varje medlem röstade
• Åtgärdspunkter och steg som krävs för att nå en lösning 
• Datum och tid för nästa möte
• Tidpunkten då ordföranden förklarade mötet avslutat

För att hjälpa styrelsemedlemmar att granska protokoll är det också viktigt att protokollen är tydliga, kortfattade och innehåller en motivering för varje åtgärd eller förslag. 

Efter mötet måste protokollet undertecknas av både styrelsesekreteraren och ordföranden. Det ska också skickas säkert till varje medlem så snart som möjligt – inklusive de som inte var närvarande. Med tanke på att protokoll är ett juridiskt dokument som skulle kunna läggas fram i domstol, måste man också se till att protokoll arkiveras säkert med tillförlitliga rutiner för säkerhetskopiering.

Styrelseportalmjukvara för hantering av styrelsemöten

Styrelser över hela världen har till stor del anpassat sig under de senaste åren genom att gå från manuella pappersbaserade processer till digitala arbetssätt som fungerar med virtuella möten. I vissa fall har detta dock inneburit att man använder en provisorisk uppsättning populära samarbetsverktyg som Teams eller Zoom och produktivitetsprogram från Micosroft eller Google. Det finns dock stora fördelar med att använda specialiserad programvara för styrelsehantering som är utformad för att underlätta processen. Några av fördelarna: 

• Snabbare och effektivare metoder för att skapa dagordningar med portalen 
• Säker kommunikationskanal för att skicka dagordningen och eventuella relevanta rapporter 
• Ett enkelt sätt att skapa protokoll och tilldela åtgärder i portalen 
• Säker signeringsmjukvara (eller e-signaturmjukvara) för underskrift på distans av beslut och protokoll  

Specifik styrelseportalmjukvara (även kallad programvara för styrelsehantering) gör det möjligt för styrelseledamöter att arbeta effektivare mellan möten och under mötesuppföljningsperioden genom att de har tillgång till konfidentiell företagsinformation var som helst ifrån. De kan också kommunicera säkert med andra ledamöter när som helst via en avgränsad kommunikationskanal. Om styrelseledamöter sitter i flera styrelser kan de också spara tid på att komma åt all information de behöver via samma portal med olika säkra inloggningar.  

I slutändan hjälper detta styrelser att förbereda sig för möten mer noggrant, korta tiden till beslut och utnyttja mötestiden på bästa möjliga sätt. Allt detta är viktiga faktorer i ett snabbt föränderligt affärslandskap som kräver att styrelser är mer agila och fokuserade än någonsin tidigare.

För mer information om styrelseportalmjukvara och hur man organiserar styrelsemöten, besök admincontrol.com. 

Du kanske också är intresserad av vår guide till modernt och effektivt styrelsearbete, som inkluderar råd om:

• Hur styrelseportaler kan bidra till att maximera effektiviteten i styrelsearbetet
• Fördelarna med styrelseportaler för styrelsesekreterare
• Fördelarna med styrelseportaler för ledningsgruppen
• Tips för hur man skapar en god relation mellan olika arbetsgrupper
• Checklistor som underlättar en utvärdering av organisationens användning av styrelseteknik