Den ultimata guiden till effektivt styrelseledarskap och bästa praxis i ett volatilt affärsklimat
Nyckeln till en välfungerande styrelse som tillför värdefulla insikter är duktiga styrelseledamöter. Men vad innebär det att vara en effektiv styrelseledamot när arbetssätten förändras så snabbt? Och vad betyder det i en tid då ökad geopolitisk risk kräver en ny typ av styrelseledning och företagssyfte?
I den här guiden tar vi upp allt från de grundkunskaper styrelseledamöterna behöver ha till den information de behöver kunna förmedla för ett effektivt styrelsearbete i dagens situation.
Vi tar specifikt upp följande:
- den osäkra omvärlden som driver förändring på styrelsenivå
- de frågor som dagens styrelseledamöter behöver ha djup kunskap och medvetenhet om
- grunderna för god styrelsesed och styrelsepraxis
- varför styrelseledamöter behöver ändra sitt sätt att arbeta och utnyttja modern teknik
Den här guiden är användbar för styrelseledamöter som vill granska eller förbättra sina prestationer. Den innehåller också en checklista för styrelseordförande eller ledningsgrupper som vill granska enskilda styrelseledamöters prestationer eller utvärdera potentialen hos nyrekryterade ledamöter.
En osäker omvärld driver förändring på styrelsenivå
Effekterna av pandemin, klimatförändringar, kampanjer för social rättvisa och nya nivåer av geopolitisk osäkerhet som utlösts av kriget i Ukraina, innebär att det nu finns en stor drivkraft att anpassa styrelseledarskapet och se över företagets syfte.
Föga förvånande har detta resulterat i en hel del förflyttningar och omorganisationer på styrelsenivå den senaste tiden. I Storbritannien, till exempel, visade rapporten Board Monitor UK 2022 nyligen ett rekordantal nya styrelseutnämningar i FTSE 350-företag förra året.
Det sker ändringar även på initiativ från styrelser. PwC:s undersökning 2022 Annual Corporate Directors Survey visade nyligen att hälften av styrelseledamöterna i bolagsstyrelser (48 %) skulle vilja ersätta minst en av ledamöterna. Deras mål: att få in nya tänkesätt och nya perspektiv på snabbt framväxande utmaningar.
Budskapet är tydligt. Det finns en stark drivkraft för förändring av fokus på styrelsenivå. Det betyder att den kunskap, erfarenhet och kompetens som krävs för att vara styrelseledamot och tillhandahålla ett effektivt styrelseledarskap också förändras.
De mest angelägna frågorna som styrelseledamöter måste vara medvetna om för att utföra ett gott styrelsearbete
Ökande cybersäkerhetshot
Förutom växande krav på mångfald är en av de största drivkrafterna bakom nya utnämningar till styrelser behovet av större kunskap om cybersäkerhetshot som blir allt vanligare. Dessa hot har blivit större sedan Rysslands invasion av Ukraina och har resulterat i attacker mot europeiska energiföretag, finansinstitut och kommunikationsinfrastruktur. Enligt teknikanalytikerföretaget Gartner är det nu 88 % av styrelserna som ser cybersäkerhet som en affärsrisk jämfört med 55 % av styrelserna för fem år sedan.
Det räcker inte att utse ledamöter med erfarenhet av cybersäkerhet för att lösa problemet. Det finns ett stort behov av att styrelseledamöter, inte bara de som sitter i tekniska styrelser, måste utbilda sig och anta en ny hållning för att skapa cybersäkerhetsmedvetna kulturer i sina organisationer. Ett sådant ledarskap är avgörande för att säkerhet inte bara ska uppfattas som en teknisk policy som alla anställda måste följa. Dagens styrelseledamöter behöver ha den kunskap som krävs för att genomföra åtgärder som gör säkerhet till en viktig del av en organisations DNA, dess bolagsstyrning och dess övergripande uppdrag och resultatmått.
Klimatförändringarnas krav
När PwC genomförde 2022 Annual Corporate Directors Survey blev det tydligt att styrelseledamöter är mindre säkra på hanteringen av klimatrisker jämfört med hur de ser på utmaningarna i den dagliga driften av verksamheten.
62 % känner sig trygga jämfört med 92 % som är nöjda med sitt förhållningssätt till talang och företagskultur.
Den senaste globala krisen för energipriser och energiförsörjning, det fortsatta beroendet av fossila bränslen för att möta efterfrågan och de frågor som belystes av världens ledare vid COP 27-toppmötet, innebär att styrelserna nu snarast måste ta itu med denna kunskapsbrist. Detta innebär att man vid behov söker extern rådgivning från oberoende standardiseringsorganisationer och tillsynsmyndigheter. Det handlar också om att ledamöterna måste utbilda sig själva så att de kan tillhandahålla en effektiv styrelseledning kring det som snabbt kommer att bli organisationens viktigaste fråga – inte minst på grund av ökat aktieägarengagemang och aktivism relaterat till klimatförändringar.
Effekterna av digital omvandling och omstörtande teknik
Påverkan av digitala affärer och omstörtande teknik är en annan betydelsefull prioritering för styrelseledamöter: hela 86 % av styrelserna rankar just nu denna fråga bland de fem viktigaste frågorna. För närvarande stiger oron pga. tekniker som artificiell intelligens som har potential att helt förändra industrier och branscher.
Både styrelseordförande och enskilda styrelseledamöter måste ställa sig flera viktiga frågor för att tillhandahålla ett effektivt styrelseledarskap mot bakgrund av nya möjligheter och risker kopplade till teknik:
- Förstår vi riskerna med ny teknik?
- Har vi tillräckliga kontroller på plats för att säkerställa att maskiner inte är inblandade i olämpligt beslutsfattande?
- Har vi personal med rätt teknik och kunskap inom förändringshantering för att säkerställa att vi är fortsatt konkurrenskraftiga?
Dagens styrelseledamöter måste aktivt skaffa sig förståelse för dessa kritiska områden och säkerställa att de kan tillhandahålla effektiv styrning och kontrollera risker i ett digitalt affärslandskap som snabbt förändras.
Talent management och konkurrens om kompetens
Organisationer står för närvarande inför stora utmaningar på grund av ökad inflation och stigande energi- och driftskostnader. På samma sätt innebär krisen i Europa med ökande levnadsomkostnader och massövergången till hybridarbete att de också måste hantera problem som handlar om att rekrytera och behålla de bästa talangerna.
Vid sidan av alla andra frågor på agendan innebär detta att högpresterande styrelseledamöter också måste vara helt à jour med hela HR-bilden. Viktigast av allt är att de diskuterar med ledningen hur den nuvarande tillgången på talanger påverkar företaget – och i synnerhet hur ledningen hanterar det genom planer på investeringar i utbildning, lön och förmåner. De måste också stödja ledningen i arbetet med att öka mångfalden bland personalen, även på högre nivåer, och ta itu med lönerelaterade jämställdhetsfrågor.
Grunderna i styrelsearbete och beteenden som definierar effektivt styrelseledarskap
Skickliga styrelseledamöter har djupgående insikter i dessa akuta frågor som påverkar organisationerna de arbetar för.
Men de vet också hur de ska utföra sina grundläggande arbetsuppgifter. Det finns vissa minimikrav här som inte är förhandlingsbara:
Kom förberedd till möten
Organisationer förbereder ett informationspaket för styrelseledamöter inför varje styrelsemöte, ett så kallat styrelsepaket. Styrelsepaketet innehåller vanligtvis styrelsens mötesdagordning, protokoll från tidigare möten, rapporter från ledningsgruppen, finansiella rapporter, HR-uppdateringar, styrelsekommittérapporter och andra diskussionspunkter som ledningsgruppen har identifierat som viktiga.
Nu mer än någonsin lägger effektiva styrelseledamöter tid på att granska informationen i detalj så att de är förberedda för mötet och redo att tillföra värdefulla synpunkter och insikter. De bäst presterande ledamöterna kommer också att söka råd om och utforska områden som de inte är helt bekanta med, till exempel de senaste cybersäkerhetshoten. Det gör dem redo att bidra i mötesdiskussioner och inte behöva lära sig "på jobbet" medan mötet pågår.
Håll dig inom gränserna för din roll (och försök inte styra företaget)
Det är mycket frestande för styrelseledamöter som har drivit ett eget företag (eller fortfarande gör det) att gå utanför sitt ansvarsområde och vilja fatta ledningsbeslut. Det kan bli en distraktion och ett allvarligt hinder för styrelseledamöter att utföra sitt arbete effektivt.
En styrelseledamots jobb är att ge råd till VD och ställa frågor snarare än att lägga upp en strategi. Styrelseledamöter presterar som bäst när de fokuserar på att utvärdera ledningsförslag med ett öppet sinne och hjälper VD att skapa nya policyer. De använder också sin kunskapsbank för att ge VD råd om eventuella röda flaggor, alternativa tillvägagångssätt som de provat tidigare eller andra idéer som de utvecklat genom att fördjupa sitt kunnande inom ett område.
Bygg relationer med andra styrelseledamöter och gå med i styrelsekommittéer där det är möjligt
Företag bör alltid informera en ny ledamot om hur verksamheten fungerar. Högpresterande styrelseledamöter tar sig också tid att odla relationer med andra styrelseledamöter för att ta till sig av deras erfarenheter och utveckla sin egen kompetens. Idag är det till exempel vanligt att styrelsen har en expert på digital transformation eller cybersäkerhet. Då bör resten av styrelsen sträva efter att lära sig av en sådan person och vidga sitt kunnande.
Ett annat bra sätt att utveckla relationer med andra styrelseledamöter och lära känna verksamhetens komplikationer är att gå med i olika styrelsekommittéer som revisions-, prestations- och ersättningskommittéer.
Annan bra praxis för styrelseledamöter:
Delta i så många möten som möjligt – de flesta styrelser har policyer som säger att om styrelseledamöter inte deltar i en viss procentandel av mötena kommer de att granskas eller hindras från att rösta om beslut.
Lär mer om branschen, inte bara om den egna verksamheten – för att vara en verkligt framstående styrelseledamot räcker det inte att förstå hur verksamheten fungerar. Effektivt styrelseledarskap innebär också att förstå branschen som verksamheten verkar inom, de risker den står inför och vad konkurrenterna gör för att hantera dessa risker.
Begränsa dig – även om det är vanligt att styrelseledamöter sitter i mer än en styrelse, deltar de mest effektiva styrelseledamöterna inte i fler styrelser än de verkligen har tid för – särskilt om detta påverkar närvaron eller nivån på förberedelserna som bör göras före varje möte.
Effektiva styrelseledningsteam använder modern teknik
Många styrelseledamöter har varit vana vid analoga arbetssätt som präglats av personliga möten, tryckta styrelsepaket och andra pappersbaserade processer.
Men tiderna förändras och de flesta ledamöter har numera möjlighet att använda digitala verktyg som hjälper dem att utföra sitt arbete både effektivare och mer ändamålsenligt.
I de flesta fall innebär detta att man använder avancerad styrelseportalmjukvara. I det här sista avsnittet kommer vi att ta upp hur de mest dynamiska styrelseledamöterna använder styrelseportaler för att maximera sina resultat och hålla data säkra.
Om din organisation ännu inte har börjat med styrelseportal utan fortfarande använder en ad hoc-kombination av samarbets-, projektlednings- och fildelningsapplikationer rekommenderar vi den här guiden för att titta på tekniklösningar för styrelsearbetet.
Vad är en styrelseportal?
Den bästa programvaran för styrelseportaler ger styrelser och ledningsgrupper en digital plattform för dokumentdelning, samarbete, ett historiskt digitalt arkiv och tillgång till styrelsedokument online och offline. De dokument som delas och nås via styrelseportaler kan innehålla finansiella rapporter, budgetar, HR-uppdateringar, företagsstrategier, fusionsförslag, säkerhetsuppdateringar och policyuttalanden. Styrelseportalen är ett betydelsefullt kommunikationsnav. Det är också ett säkert arkiv med konfidentiell information.
Läs mer om styrelseportaler i vårt senaste blogginlägg ”Vad är en styrelseportal”.
Hur styrelsemedlemmar använder styrelseportaler
Vissa styrelseledamöter, precis som vissa andra delar av näringslivet, är fortfarande tveksamma till att använda digitala lösningar. Men de mest effektiva ledamöterna omfamnar tekniken eftersom den ger dem möjlighet att samarbeta effektivare och snabbar upp beslutsfattandet.
I synnerhet gör de följande:
- Använder portaler för att kunna komma åt både aktuell och historisk information, oavsett var de befinner sig
- Använder avgränsade kommunikationskanaler inom portalen för att nätverka med andra ledamöter och komma bättre förberedda till möten
- Använder e-signaturer för att godkänna beslut och ge snabba godkännanden
Genom att använda en styrelseportal fullt ut och korrekt kan styrelsemedlemmar lättare ta itu med de många problem de står inför. De kan också uppvisa ett professionellt styrelseledarskap genom att se till att de alltid är fullt informerade när de behöver ge råd eller ska godkänna strategiska beslut.
Hur styrelsemedlemmar använder portaler för att skydda information
De ökande globala geopolitiska spänningarna gör att organisationer måste skydda sig mot en mängd olika cyberattacker från alltmer aggressiva källor. Enligt en färsk studie av HP Wolf Security inkluderar dessa källor även nationalstater vars ”cyberattacker blir allt vanligare, varierade och öppna, och vi är närmare en ’avancerad cyberkonflikt’ än någonsin sedan internets början".
Frågan är särskilt angelägen för styrelserna. Under lång tid har hackare riktat in sig på styrelseledamöter på grund av den mycket konfidentiella karaktären hos de dokument som de arbetar med.
Detta innebär att styrelser inte bara behöver överväga cybersäkerhet som en del av sin agenda för riskhantering. De måste också tänka på hur de säkrar sin egen kommunikation.
Effektiva styrelseledamöter motverkar växande säkerhetshot genom att se till att de använder de avancerade säkerhetsfunktionerna som är inbyggda i de flesta styrelseportaler och är utformade för skydda organisationers mest konfidentiella information.
Funktionerna förbättrar säkerheten genom att göra det möjligt för ledamöter att:
- Använda säkra kommunikationskanaler i portalen så att de aldrig delar information via osäkra kanaler som e-post
- Lagra, dela och få tillgång till alla aktuella och historiska dokument på ett säkert sätt
- Signera styrelsedokument på ett säkert sätt med e-signaturtjänster inom portalen (hos Admincontrol använder vi till exempel en e-signeringslösning som levereras av Signicat AS och finns med på EU trust list)
- Begränsa åtkomsten och säkerställa strikt användarverifiering
- Använda tvåfaktorautentisering vid inloggning till portalen för att skydda lösenord från hackare
- Följa viktiga dataskyddsbestämmelser som GDPR
Säkerhetsmedvetna styrelseledamöter använder alla dessa funktioner för att se till att de arbetar i linje med organisationens säkerhetspolicyer. Genom att göra det visar de också ett gott styrelseledarskap – och visar att frågan är lika viktig för dem som för resten av organisationen.
Läs mer
Det finns en bred samsyn när det gäller vad som utgör en effektiv styrelse. En bra styrelse tillför strategiskt värde och förstår föränderliga risker. Den är välbalanserad. Den representerar och maximerar aktieägarvärdet. Den förstår fullt ut sina roller och ansvarsområden. Den intresserar sig för fortsatt lärande och utveckling.
Vi har i den här guiden betonat att det också finns många andra sätt som enskilda styrelseledamöter kan bidra till dessa mål genom sitt förhållningssätt till rollen.
Om du också vill veta mer om hur styrelseportalmjukvara kan hjälpa styrelsemedlemmar att förbättra sitt arbetssätt kan du kontakta oss här.
Vi rekommenderar också den här guiden till styrelserummet 2023 och de fem trender som styrelser måste ta hänsyn till.
