Elektroniska signaturer, även kallade e-signaturer, är precis vad det låter som – en elektronisk version av din vanliga underskrift med penna.
Kanske har du gått igenom den tidsödande processen att underteckna ett tomt pappersark, skanna och spara det på din dator som en jpg-fil och sedan kopiera och klistra in det i signaturfältet i ett dokument. I själva verket är det en mycket enkel elektronisk signatur. Processen är inte särskilt smidig och din identitet som undertecknare kan inte bevisas, så mottagaren måste helt enkelt lita på att den är äkta.
Föga förvånande innebär den tekniska utvecklingen att saker och ting har gått framåt. Det finns nu mer sofistikerade digitala signaturer som använder komplexa algoritmer för att autentisera undertecknarens identitet. Detta innebär att en elektronisk signatur kan vara juridiskt bindande. De erbjuder också ett säkrare och bekvämare sätt att signera alla dokumenttyper och på vilken enhet som helst.
Är elektroniska signaturer och digitala signaturer samma sak?
Det kan verka förvirrande, men alla elektroniska signaturer är inte digitala signaturer. Att lägga till ditt namn i ett e-postmeddelande eller kopiera och klistra in det på en PDF innebär att du har signerat dokumentet elektroniskt. Vanligtvis räcker detta bra för enklare brev eller interna dokument och även om detta skulle betraktas som en elektronisk signatur, är det inte en digital signatur.
Vid digital signering används komplex krypteringsteknik och autentiseringsmetoder, inklusive granskningsspår för att bekräfta personens identitet. För vissa kan man också logga var och när dokumentet undertecknades. Tekniken kan upptäcka om några ändringar har gjorts efteråt och identifiera signaturer som har manipulerats eller som kan vara förfalskade.
Typer av digitala signaturer
Digitala signaturer är uppdelade i olika undertyper. Terminologin för dessa grupper kan variera, men de kallas vanligtvis begränsade eller grundläggande respektive avancerade elektroniska signaturer.
Begränsad digital signering
Begränsade elektroniska signaturer använder tvåfaktorsautentisering som ett engångslösenord, vanligtvis skickat via ett SMS till användarens mobil. Detta gör att deras identitet kan autentiseras genom att deras uppgifter matchas mot det registrerade mobiltelefonnumret.
Med tanke på det extra säkerhetslagret är begränsade digital signering juridiskt bindande i de flesta länder och territorier, även om det är viktigt att kontrollera de lokala reglerna eftersom det kan finnas regionala variationer.
Avancerad digital signering
Avancerad digital signering innebär mer djupgående tekniska krav och använder ytterligare teknik, bland annat kryptografiska nycklar: en algoritm som krypterar eller dekrypterar text för att skapa en mer avancerad autentiseringsmetod. Underskriften kan visas vara unikt kopplad till undertecknaren och det går att identifiera var, när och på vilken enhet den gjordes. Denna typ av digital signering anses vara lika juridiskt bindande som en pennunderskift.
Metoder för autentisering av en avancerad signatur varierar beroende på land, men inkluderar BankID eller andra former av identifiering som är unika för undertecknaren. Det måste finnas en obestridlig och unik koppling mellan den digitala signaturen och personens identitet så att den inte kan överföras eller ändras på något sätt.
På grund av den avancerade tekniken som används vid autentisering av en avancerad signatur är de ett mer tillförlitligt sätt att signera dokument som har konsekvenser för regelefterlevnaden. Även om digitala signaturer ofta används inom finans-, juridik- och hälso- och sjukvårdssektorn har de fördelar för alla typer av företag eller organisationer. För ledningsgrupper och styrelseteam kan en avancerad signatur användas i styrnings- och röstningsfrågor och för godkännande av mötesprotokoll. De används också på kontrakt och juridisk eller efterlevnadsbaserad dokumentation, eller partnerskapsavtal inklusive investeringsbeslut eller fusions- och förvärvshandlingar.
Lagstiftning om digital signering
Runt om i världen finns det specifika juridiska krav på elektroniska signaturer, vilket innebär att deras skapande och autentisering är reglerad och måste uppfylla strikta tekniska krav.
Inom EU regleras elektroniska signaturer enligt eIDAS-lagstiftningen, som förklarar hur de skapas och vilka autentiseringsmetoder som är godkända. Sedan Brexit har den brittiska regeringen antagit EU-lagstiftningen för den brittiska marknaden och även om gränsöverskridande signaturer är allmänt erkända om de uppfyller eIDAS-kraven, rekommenderar vi att du kontrollerar hur reglerna ser ut i ditt land.
Fördelarna med elektroniska och digitala signaturer
Säkrare
Den komplexa identitetsverifieringen av begränsade och avancerade signaturer är kanske den mest uppenbara fördelen för en organisation. Autentiseringen av undertecknarens identitet, granskningsspåret som skapas och spårbarheten för hur signaturen gjordes, innebär att de erbjuder säkerhetsfunktioner som är överlägsna en underskrift med penna.
Kostnads- och tidsbesparande
Elektroniska signaturer kräver inget papper och inga post- eller budtjänster. Därför är de ett mer kostnadseffektivt alternativ till en traditionell bläcksignatur. Eftersom det går snabbare att signera och skicka in ett dokument elektroniskt än att använda post eller faxtjänster, kan företag även göra betydande tidsbesparingar.
Bättre för miljön
Elektroniska signaturer är miljövänligare. Det krävs inget papper eller bläck och det behövs inga fossila bränslen för att leverera det signerade dokumentet till dess destination. De eliminerar steg och processer i en affärsprocess på ett sätt som också hjälper till att minska koldioxidavtrycket.
Produktivitetsökning
Vissa verktyg för digital signering gör det möjligt för användare att signera flera dokument med en enda autentisering. Detta är särskilt användbart för styrelse- eller chefsteam som ofta undertecknar juridiskt bindande styrelsemötesprotokoll eller kontrakt och avtal. Det sparar tid, ökar produktiviteten och förbättrar tillsynen och kontrollen över vad som signeras och när.
Hur man skapar en elektronisk signatur
För att skapa en elektronisk signatur som är juridiskt bindande måste man använda en specifik mjukvara. Det finns ett antal olika typer av verktyg som hjälper dig att enkelt och snabbt signera ett dokument med en begränsad eller avancerad elektronisk underskrift.
På Admincontrol arbetar vi tillsammans med specialiserade leverantörer av program för digital signering för att kunna erbjuda våra kunder möjligheten att skapa både begränsade och avancerade signaturer. Processen är snabb, enkel och effektiv och överensstämmer med alla eIDAS-regler. Vi erbjuder tvåfaktors- och BankID-autentisering som är tillämpliga på de europeiska marknader vi betjänar.
