Digitala styrelsemöten med kontinuerliga förbättringar

Vi har själva skrivit om detta – och pekat på flera sätt på vilka man tryggt kan genomföra välorganiserade och produktiva möten.

Men detta är ändå inte någon statisk situation. Det är viktigt att du som styrelseledamot, sekreterare eller högre chef ser till att fortsätta att utveckla ert arbetssätt för att anpassa er till de snabbföränderliga tiderna. 

För att få detta att hända kan det mycket väl vara värt att tillägna sig ett tankesätt om ”kontinuerlig förbättring” för att säkerställa att ni är i bästa möjliga läge för att fatta bra beslut om framtiden och uppfylla alla krav och villkor.

Här är några råd till er.

5 principer som hjälper er till fortsatta förbättringar

Om du är bekant med Lean, Kaizen, eller Six Sigma vet du redan något om principerna för vad kontinuerliga förbättringar innebär. Det är metoder som används av företag över hela världen för stegvisa förbättringar av processer och produkter. Mycket har skrivits om ämnet, men här behöver vi bara titta på de fem grundläggande principerna för kontinuerliga förbättringar som en hjälp att vidareutveckla ert nya sätt att arbeta.

Princip 1 – Förbättringarna bygger på små förändringar, inte paradigmskiften

Denna första princip om kontinuerliga förbättringar bör vara sporrande, det betyder att ni inte längre behöver tänka på stora förändringar! Det har ni redan gjort genom att frångå pappersbaserade processer och möten till onlinesamarbete och video. Ni tänker nu bara på detaljerna och där ni kan förbättra det ni redan har påbörjat.

Åtgärder ni kan vidta utifrån denna princip:

• Börja med att implementera en granskning av de system för digitala möten ni har infört. Fråga er och ert team: ”Använder vi funktionaliteten på rätt sätt, och finns det effektivare sätt att använda de verktyg vi har?”

Princip 2 – Allas idéer är värdefulla

Den kontinuerliga förbättringsmodellen bygger på tanken att alla inom ett team eller en organisation kan ge input om hur processer fungerar. Vad gäller hur styrelser fungerar – detta innebär att ingen ska stå vid sidan och helt enkelt låta den nya processen kring digitala möten ske. Alla borde ge input. Inte bara sekreterarna med mötesansvar utan alla – direktörer, ordförande och högre chefer.

Åtgärder ni kan vidta utifrån denna princip:

• Implementera ett system (eller bara en enkel onlineförslagslåda) som gör det möjligt för alla deltagare att registrera orosmoment med aktuella processer (och naturligtvis förslag för att förbättra dem)

Princip 3 – Man siktar på att ta bort och effektivisera processer snarare än att lägga till i dem

Kontinuerliga förbättringsmodeller ger små förändringar som kan uppnås utan stora kostnader. Detta beror på att många idéer innebär att eliminera delar av processer, snarare än att lägga till något i dem. Efter covid ser vi redan styrelser minska storleken på styrelseunderlagen för att bibehålla fokus under digitala möten. Detta har sparat både tid och papper. Det kan finnas många fler möjligheter för styrelser att minska onödigt arbete och förbättra effektiviteten och få ut det mesta av allas dyrbara tid.

Åtgärder ni kan vidta utifrån denna princip:

• Rapportera tillbaka till styrelseledamöter om förbättringar som har gjorts hittills och uppmuntra ytterligare förslag från alla parter om hur ytterligare slöseri skulle kunna elimineras.

Princip 4 – Förbättring bygger på kontinuerlig återkoppling

Konstant feedback är en annan avgörande komponent i den kontinuerliga förbättringsmodellen. Närhelst ni börjar utföra en förbättring som föreslagits av någon i teamet är det en bra idé att samla allas feedback om hur det fungerar för dem, få förslag på ytterligare förbättringar och göra ytterligare justeringar vid behov. Alla förblir engagerade, och ingenting presenteras som ett fullbordat faktum.

Åtgärder ni kan vidta utifrån denna princip:

• Ge alla parter som är involverade i att ordna och delta i möten feedback på eventuella förbättringar av de processer ni inför; om ni använder en säker delningsplattform som Admincontrol kommer detta att vara enkelt att genomföra och alla era diskussioner kan hållas på ett säkert sätt.

Princip 5 – Förbättring ska alltid vara mätbar

För att uppnå verklig förbättring måste man mäta effekten av åtgärderna och kommunicera detta tillbaka till alla inblandade. Om ni har börjat producera kortare styrelsematerial och har snabbare och mer fokuserade online-möten ska ni berätta detta. Om styrelserna kan se dessa siffror och resultat kommer man säkert att inspireras till att fortsätta att föreslå ytterligare förbättringar som kan göras i framtiden.

Åtgärd ni kan vidta utifrån denna princip:

• Ange KPI:er och mät effekten av eventuella ändringar som ni har gjort – särskilt där ändringarna har lett till sparad tid, minskade kostnader, mer fokuserat och snabbare beslutsfattande och strategigodkännanden.

Avslutande tankar

Genom att använda videokonferenser och säkra delningsplattformar har styrelser uppnått många fördelar i kölvattnet av covid-19. Framöver finns det utrymme att göra ytterligare vinster genom att se över vad som kan förbättras för att hjälpa organisationer att få en stabil och blomstrande långsiktig framtid.

Önskar du mer information?