Due diligence (översyn av verksamheten) är en viktig och kritisk del av omstruktureringar och företagsförsäljningar. En köpare ger inledningsvis ofta bara en indikation på hur mycket man är villig betala för företaget. Om priset är tillräckligt intressant genomförs en due diligence, där köparen undersöker om det finns några betydande risker med affären. Det är denna process som leder fram till den slutliga prissättningen av företaget.
Due diligence kan vara både tidskrävande och utmanande, och man måste vara beredd att dela med sig av allt från kundkontakter till bonusavtal, patent och mycket annat. Processen kan komma plötsligt, och ska ofta hanteras vid sidan om den dagliga verksamheten och ordinarie arbetsuppgifter.
Se därför till att ha gott om tid för planering liksom för själva processen. Se också till att den dagliga verksamheten kan fortsätta som vanligt – ”business as usual” – för om försäljningen svajar mitt i processen blir det svårare att komma i mål.
Det är också viktigt att involvera rätt personer från bolagets sida. För att orsaka minsta möjliga störning i organisationen väljer vissa att utföra en stor del av arbetet utanför ordinarie arbetstid. Då blir det särskilt viktigt att nyckelpersonerna har god kontroll över och tillgång till uppdaterade dokument.
Även om säljprocesser kan komma plötsligt, blir det allt vanligare att ägarskiften och omstruktureringar är en del av företagets långsiktiga strategi och affärsplan. Så varför inte se till att vara förberedd innan ni kastas ut i ett sådant projekt? Vi kallar detta pre-due diligence, och det handlar helt enkelt om att skapa en bra struktur för affärskritisk information och dokumentation.
Bra förberedelser är viktigt för en bra presentation av företaget. Strukturen och materialet som presenteras ska svara på frågorna från intressenterna.
Många företag är medvetna om att det planeras ett ägarbyte inom några år. För andra kan det finnas andra strategiska skäl till att byta ägare. En pre-due diligence kan hjälpa till att ge en god överblick av dokumentationen i förväg. Många företag använder sig också av en s.k. vendor due diligence, där rådgivarna går igenom struktur, dokument och andra viktiga frågor innan de verkliga intressenterna släpps in.
I en företagstransaktion är de juridiska och finansiella rådgivarna viktiga nyckelpersoner. Rådgivarna kan vara avgörande för att hitta rätt köpare och få bästa pris och villkor för företaget, så här gäller det att välja med omsorg. Gör därför en grundlig efterforskning för att hitta rätt kompetens och tillräckliga kunskaper om både företagets specifika situation och branschen. Välj någon som är specialiserad på fusioner, förvärv och due diligence. Ofta är detta andra specialister än de rådgivare som annars används i den operativa verksamheten.
God kontroll över alla relevanta dokument är en bra utgångspunkt för både pre-due diligence och själva genomgången av företaget. Dessutom är det viktigt att komma ihåg att handlingarna inte bara ska vara tillgängliga för företaget, utan också för intressenterna. Det är därför nödvändigt att upprätta en säker distributionskanal för känsliga dokument.
Med ett virtuellt datarum kan man lagra och strukturera dokument, men också se till att dessa tryggt och säkert kan delas med externa parter. Effektiv åtkomsthantering är helt avgörande när projektet drar igång och olika parter bjuds in till datarummet. När det är kommersiellt känslig information som delas bör man också ha en rapport som visar vem som läser dokumenten, och hur lång tid de ägnar åt att granska de olika affärsområdena.
Frågor och svar (Q&A) är en väsentlig del av due diligence-processen. Ett bra datarum har en smidig Q&A-modul som gör denna process enklare och mycket effektivare.
– Möjlighet att ställa frågor som är direkt relaterade till enskilda dokument eller mappar i datarummet
– Varningsfunktion som genererar ett meddelande till intressenterna när nya frågor och svar publiceras
– Om det finns fler än en köpare inne får de inte kunna se varandra eller varandras frågor
– Möjlighet att välja vem som kan godkänna, delegera, justera eller avvisa frågor eller svar.