I det siste har dette spørsmålet blitt viet enda større oppmerksomhet. Styrer måtte håndtere konsekvensene av en global pandemi som ingen noen gang hadde sett maken til. Og senere har flere andre problemer oppstått – inkludert behovet for rask digital transformasjon, relaterte cybersikkerhetsrisikoer, konsekvensene av hybridarbeid, raskt stigende driftskostnader og håndtering av stadig økende geopolitisk og økonomisk ustabilitet.
Så hva er den beste måten å organisere disse kritiske møtene på i en tid med stadige endringer? Hvordan sikrer du at styrer er best mulig rustet til å gi den støtten som er nødvendig for å håndtere disse utfordringene?
Her finner du hurtigveiledningen vår om hvordan man organiserer et styremøte effektivt og sørger for at møter gir maksimal avkastning på tiden som investeres. Vi vil dekke:
- hvor mange styremøter som kreves i løpet av et år
- hvordan utarbeide en agenda for et styremøte
- tips om hvordan styremøter struktureres
- hvordan referater fra styremøter tas opp
- bruk av styreportalprogramvare (også kjent som styreprogram) for å administrere styremøter
Hvor mange styremøter kreves i løpet av et år?
Det finnes ikke noe generelt gjeldende svar på spørsmålet om hvor mange styremøter som kreves i løpet av et år. Det finnes ikke noe lovfestet krav i Storbritannia om at privateide aksjeselskaper må holde styremøter. Det samme gjelder for land som Danmark, Finland, Nederland, Norge og Sverige. I praksis holdes møter vanligvis minst én gang i året, og ofte i forbindelse med årlige generalforsamlinger.
Utfordringene nå for tiden tilsier imidlertid at styremøter bør holdes oftere, ideelt sett hver måned for å gjennomgå de økonomiske resultatene fra måneden før, gi strategisk støtte og identifisere tiltak som skal gjennomføres før neste møte. Styrer må også være fleksible alt etter rådende forhold.
Hvordan utarbeide en agenda for et styremøte
For at møter skal være fokuserte og overholde tidsplanen, bør de fleste styremøteagendaer struktureres som følger:
Overskrift
Overskriften på en styremøteagenda bør inneholde navnet og adressen til organisasjonen samt datoen, tidspunktet og stedet for møtet. Hvis møtet er nettbasert, bør overskriften også inneholde koblinger til møtet.
Sette møtet
Dette er det formelle tidspunktet når styrelederen kunngjør at «møtet er satt» og at det er på tide å behandle agendapunktene (også kalt «sakene»).
Endringer/godkjenning av agendaen
Styrelederen spør de tilstedeværende styremedlemmene om det skal gjøres noen endringer i agendaen før de fortsetter – dette kan for eksempel være å slette saker eller agendapunkter som ikke lenger er relevante.
Godkjenning av referater
Styrelederen spør styremedlemmene om de vil gjøre rettelser eller endringer av det forrige referatet.
Toppledelsen rapporterer
Toppledelsen, inkludert administrerende direktør og finansdirektøren (og av og til spesialkomiteer) gir rapporter og oppdateringer om strategisk retning, nye initiativer, de siste regnskapstallene samt trender eller trusler i fremvekst.
Tidligere emner
Styret går tilbake til «åpne» agendapunkter som har blitt diskutert i tidligere møter, men som fortsatt ikke er løst og der godkjennelse og signering fortsatt er nødvendig.
Nye emner
Styrelederen, styremedlemmene eller ledergruppen legger nye agendapunkter frem for vurdering, der diskusjon og tildeling av ansvar vil være nødvendig for videre utvikling og beslutningstaking.
Avslutning
Styrelederen takker styret, formidler tidspunkt og dato for neste møte og kunngjør at møtet formelt er avsluttet.
I disse dager hvor alt i forretningsverdenen endres raskt, er de viktigste punktene på en styremøteagenda delene med endringer av agendaen, gjennomgang av «åpne» saker og lansering av nye agendapunkter. Når du vurderer hvordan en agenda for et styremøte skal utarbeides, bør disse punktene tildeles tilstrekkelig med tid for å sikre at nye utfordringer blir oppdaget, gjennomgått og registrert.
Tips om hvordan styremøter struktureres
I tillegg til å lage en godt oppsatt styremøteagenda, er det viktig å legge til visse elementer før, under og etter møtet for å maksimere effektiviteten. Tips for beste praksis her inkluderer:
- Del styremøteagendaen i god tid før møtet – slik at medlemmene har tid til å forberede seg og komme til møter med mulige løsninger eller relevante endringer.
- Bruk programvare for styrestyringssignatur (også kalt e-signaturprogramvare) for å forenkle signeringen av tidligere referater – slik at medlemmer kan spare tid ved å gå gjennom og godkjenne referatene eksternt på en sikker måte før og etter møter.
- Sett av tid til hvert av punktene på styremøteagendaen – slik at du kan prioritere de viktigste punktene og redusere tiden som brukes på rutinemessige elementer som ikke krever særlig med evaluering.
- Tildel oppgaver på forhånd – slik at alle styremedlemmer og toppledere som må avlegge rapporter om et bestemt spørsmål kan undersøke saken og forberede seg godt før møtet.
- Gjør styremøteagendaen handlingsorientert – med en klar metode for å registrere gjøremål som er utførte og for å tildele nye gjøremål.
Hvordan referater fra styremøter tas opp
Nå du vurderer hvordan du kan ta opp referater fra et møte, er det viktig å huske på at en styremøteprotokoll ikke trenger å være en ordrett avskrift. De er imidlertid et juridisk bindende dokument som minimum bør inkludere følgende elementer:
Hvordan ta opp referater fra et møte:
- Møtested, møtedato og det nøyaktige tidspunktet da styrelederen erklærte møtet som satt
- Hvem som deltok på møtet og hvilke medlemmer som var fraværende
- Resultatet av alle forslag, inkludert hvem som kom med forslaget, hvem som var enige og hvordan hvert medlem stemte
- Gjøremål og neste tiltak som må gjøres for å løse saken
- Dato og klokkeslett for neste møte
- Det nøyaktige tidspunktet da styrelederen erklærte møtet for å være avsluttet
For å hjelpe styremedlemmer med å gjennomgå referater, er det også viktig å sørge for at referatene er skrevet på en tydelig og kortfattet måte, med en begrunnelse av alle tiltak som har blitt gjennomført eller forslag som har blitt fremmet.
Etter møtet må referater signeres av både selskapssekretæren og styrelederen. De må også bli sendt på en sikker måte til alle medlemmene så raskt som mulig – inkludert til dem som ikke var til stede. Siden møtereferater er et juridisk dokument som i ettertid kan bli lagt frem for en domstol, må du sørge for at referater lagres på en sikker måte med idiotsikre rutiner for sikkerhetskopiering.
Styreportalprogramvare for administrasjon av styremøter
For det meste, har styrer over hele verden i løpet av de siste årene tilpasset seg ved å gå fra manuelle papirbaserte prosesser til å ta i bruk digitale arbeidsmetoder som passer til bruk sammen med virtuelle møter. I noen tilfeller har dette dog involvert å bruke en provisorisk konfigurasjon av populære samarbeidsverktøyer som Teams eller Zoom og produktivitetspakker fra Microsoft eller Google. Det har imidlertid store fordeler å bruke spesialisert og dedikert styreprogramvare som er laget for å gjøre prosessen enklere. Disse fordelene inkluderer:
- raskere og mer effektive metoder for å opprette agendaer med portalen
- sikker kommunikasjonskanal for å sende agendaen og eventuell relevant støttedokumentasjon
- en enkel måte å opprette referater og tildele handlinger innen portalen på
- sikker programvare for styrestyringssignatur (eller e-signaturprogramvare) for ekstern signering av beslutninger og referater
Dedikert styreportalprogramvare (også kjent som styreprogramvare) gjør det mulig for styremedlemmer å arbeide mer effektivt mellom møter og i oppfølgingsperioden etter møtet, ved å få tilgang til konfidensiell selskapsinformasjon fra hvor som helst. De kan også til enhver tid kommunisere trygt med andre styremedlemmer via en fullstendig sikret kommunikasjonskanal. Om styremedlemmer sitter i forskjellige styrer, kan de også spare tid ved å få tilgang til all informasjonen de trenger gjennom samme portal ved å bruke ulike sikre pålogginger.
Til syvende og sist hjelper dette styrer med å forberede seg til møter grundigere, korte ned tiden til beslutninger tas og utnytte styremedlemmenes tid best mulig i møter. Disse er alle viktige faktorer i et stadig skiftende forretningsmiljø, som krever at styrer må være mer fleksible og fokuserte enn noen gang før.
For mer informasjon om styreportalprogramvare og om hvordan styremøter organiseres, gå til admincontrol.com.
- hvordan styreportaler kan hjelpe med å maksimere effektiviteten i styrearbeidet
- fordelene med styreportaler for sekretærer
- fordelene med styreportaler for toppledere
- tips for å skape et bra arbeidsforhold
- sjekkliste for å evaluere måten organisasjonen din bruker styreteknologi
