Den ultimate veiledningen til styreportaler for ideelle organisasjoner

Innkjøpsveiledning til styreportaler for ideelle organisasjoner og til å holde informasjonen din trygg

Styrer i veldedige eller andre ideelle organisasjoner (noen ganger kalt bestyrere eller forvaltere) har en rolle som ligner på styrenes rolle i kommersielle virksomheter. Det finnes imidlertid noen viktige forskjeller. I tillegg til å spille en sterk styrende rolle, må styrer i ideelle organisasjoner for eksempel også sørge for at organisasjonen deres overholder spesifikke nasjonale lover om veldedig virksomhet og andre internasjonale lover som gjelder for dem. Dette gjør det enda viktigere for ideelle organisasjoner å velge den riktige styreportalen for å få gjort arbeidet sitt nøyaktig og effektivt. 

Denne veiledningen vil hjelpe deg til å ta et så informert valg som mulig. Vi dekker:

• hva en styreportal for ideelle organisasjoner kan gjøre for organisasjonen din 
• funksjoner du skal kunne forvente i en styreportal for ideelle organisasjoner 
• betydningen av e-signaturer i styreportalprogramvare for ideelle organisasjoner
• sikkerhetsvurderinger for styreportalprogramvare for ideelle organisasjoner
• spørsmål du bør stille for å stadfeste sikkerheten hos en leverandør av styreportaler for ideelle organisasjoner
• hvordan du kan få bekreftet at en leverandør av styreportaler for ideelle organisasjoner er seriøs 

Hva kan en styreportal for ideelle organisasjoner gjøre for organisasjonen din?

Styreportalprogramvare gir styrer i ideelle organisasjoner en trygg digital plattform der de kan dele og å ha tilgang til dokumenter, samarbeide med andre styremedlemmer og godkjenne beslutninger.

Styreportaler for ideelle organisasjoner erstatter derfor tradisjonelle arbeidsmetoder basert på manuelle papirbaserte prosesser, store mengder utskrifter og utrygg kommunikasjon via e-post. Dette er viktig fordi det gjør det mulig for styrer i ideelle organisasjoner å spare dyrebar tid og ressurser og å fokusere på sine viktigste oppgaver. 

Disse oppgavene inkluderer å: 

• støtte og gjennomgå administrerende direktørs prestasjoner
• styre og promotere visjonen og oppdraget eller organisasjonen
• representere donatorers og begunstigedes interesser
• gi økonomisk oversikt over kritiske driftsbudsjetter
• sørge for at organisasjonen overholder styringsdokumentet som definerer formålet og retningslinjene deres 
• sikre at organisasjonen opererer i samsvar med relevant lovgivning som gjelder for ideelle organisasjoner 

Dokumentene som styrer i ideelle organisasjoner deler og har tilgang til via styreportaler for å fullføre disse oppgavene, inkluderer møteprotokoll, økonomiske rapporter, budsjetter, innsamlingsoppdateringer, oppdragserklæringer og policyoppdateringer. I tillegg til å være et avgjørende samarbeidssenter, er styreportalen et sikkert oppbevaringssted for all denne konfidensielle informasjonen. 

Du kan få vite mer i den nyeste bloggen vår, Hva er en styreportal?  

Funksjonene du skal kunne forvente i en styreportal for ideelle organisasjoner 

Ikke alle styreportaler for ideelle organisasjoner er like. Funksjonsnivået vil variere etter hvor avansert løsningen du valgte er. Som et minimum     , bør du imidlertid forvente å kunne: 

• opprette møteagendaer og informasjonspakker i portalen på en enkel måte 
• kommunisere trygt i portalen (eliminerer behovet for utrygg e-postkommunikasjon)  
• søke i digitale dokumentarkiver
• opprette referater og tildele handlinger i portalen 
• bruke e-signaturer for ekstern signering av beslutninger og referater  

Fra et produktivitets- og samsvarsperspektiv inkluderer andre nyttige funksjoner for styreportalprogramvare: 

• sporing av brukeraktivitet – slik at du vet hvem som har gjort hva og når
• godkjenningsprosess og arbeidsflytkontroll – slik at du kan spore og akselerere prosesser for beslutningstaking
• administrering av samsvarsprosesser – slik at du kan sikre at prosesser for beslutningstaking og godkjenninger overholder organisasjonens retningslinjer og policyer

På administrasjonsnivå er det også viktig å ha:

• administrering av kalender
• automatiserte påminnelser om møter og handlinger
• frakoblet tilgang
• funksjon for avstemninger og stemmegivning
• versjonskontroll av dokumenter 

Hvis organisasjonen din ennå ikke har innført en styreportal for ideelle organisasjoner, er det sannsynlig at dere fortsatt bruker en kombinasjon av samarbeids-, prosjektstyrings- og fildelingsprogrammer. Eller muligens til og med papirbasert kommunikasjon. Hvis dette er tilfellet, mangler dere mange av disse funksjonene. Vi anbefaler denne veiledningen for å gjennomgå investeringene dine i styreteknologi slik at du kan se hvor manglene er hen.

Hvis du allerede bruker en styreportal for ideelle organisasjoner, kan du også bruke denne veiledningen for å sammenligne funksjonene du allerede har med de mest avanserte løsningene på markedet. 

Betydningen av e-signaturer i styreportalprogramvare for ideelle organisasjoner

E-signaturer er en spesielt viktig funksjon i styreportalprogramvare for ideelle organisasjoner. De lar styremedlemmer signere møtereferater og godkjenne beslutningsdokumenter      eksternt og trygt. Dette gjør det mulig for styrer i ideelle organisasjoner å ta raskere beslutninger og utføre sin kritiske styringsrolle på en mer effektiv måte.  

E-signaturer er også potensielt like juridisk bindende som     fysiske signaturer på papir. Dette betyr at du må sørge for at e-signaturfunksjonen i styreportalen for ideelle organisasjoner både er praktisk og etterlever alle juridiske krav. 

Finn først ut om løsningen støtter dokumentformatene dere bruker. Det er også nyttig å ha en innebygd automatisert signaturflyt. Brukervennlighet er avgjørende. Sørg for at det er enkelt å klargjøre dokumenter for signering med løsningen du vurderer å bruke. Kan signeringen utføres på alle typer enheter? Støtter løsningen avanserte signaturfunksjoner der flere skal signere dokumentet? Alle disse funksjonene er avgjørende for å kunne jobbe mer effektivt og ta beslutninger som godkjennes raskt. 

For det andre må du sjekke om løsningen overholder regler og forskrifter på stedene der du har virksomhet. Overholder den for eksempel den nyeste eIDAS-forordningen for Europa? 

Se den separate veiledningen vår om e-signaturer for mer informasjon. Dette vil hjelpe deg til å sikre at du velger en portal med riktig samsvarsnivå for behovene dine. 

Sikkerhetsvurderinger for styreportaler for ideelle organisasjoner

I 2021 rapporterte Sveits-baserte CyberPeace Institute at 50 % av ideelle organisasjoner sier de har vært mål for nettangrep og at 86 % av dem ikke har planer for nettsikkerhet.

Styrer må vurdere denne trusselen nøye, fordi de håndterer organisasjonenes mest sensitive og konfidensielle informasjon. Det innebærer at de må gjøre en grundig vurdering av hvordan de sikrer arbeidsmetodene sine. Styreportaler er en avgjørende faktor for å få dette til.

Fra et sikkerhetsperspektiv bør styreportalen for ideelle organisasjoner som organisasjonen din innfører,      inkludere:

• fullstendig sikret kommunikasjon gjennom trygge kommunikasjonskanaler i portalen 
• sikker lagring av alle gjeldende og historiske dokumenter
• samsvar med personvernforordningen 
• tofaktorautentisering for å kompensere for svakheter i brukerpassord  og for å begrense tilgang

Tofaktorautentisering (2FA) er spesielt viktig, siden det har vist seg at 90 % av passord kan knekkes på under seks timer.  

2FA løser dette problemet fordi det er et ekstra lag med sikkerhet, som sikrer at bare autentiserte brukere kan ha tilgang til en styreportalkonto. Brukeren angir først brukernavn og passord som vanlig. Deretter er de pålagt å utføre en ytterligere autentisering via en kode som sendes til telefonen, en fingeravtrykks-ID eller gjennom ansiktsgjenkjenning.

Microsoft har uttalt at 2FA effektivt forhindrer 99,9 % av alle angrep på kontoer. Det bør alltid være en viktig del av forsvaret ditt mot nettsikkerhetsangrep på styrenivå.

Spørsmål du bør stille for å stadfeste sikkerheten hos en leverandør av styreportaler for ideelle organisasjoner

Når du vurderer styreportalprogramvare for ideelle organisasjoner, bør du også stille noen andre viktige sikkerhetsspørsmål for å fastslå hvorvidt løsningen du bruker har de riktige forholdsreglene på plass. 

Disse spørsmålene bør være inkludert:

• Er alle data som går gjennom portalen krypterte?  
• Hvor blir informasjonen lagret? 
• Er det backup-servere?
• Har styreportalleverandørens sikkerhet noen gang vært i fare?  
• Er styreportal-appen på mobil vernet mot hackere?
• Hvor ofte gjennomfører leverandøren tredjepartsinntrenging og sikkerhetstesting?
• Har leverandøren spesifikke ressurser for sikkerhet og personvern? 
• Blir styreportalprogramvaren regelmessing revidert av uavhengige og anerkjente revisorer? 

Seriøse leverandører av styreportaler for ideelle organisasjoner vil kunne bevise sine akkrediteringer eller sertifiseringer. De bør også tydelig angi hvor ofte systemene deres blir uavhengig revidert og hvem som utfører revisjonen, samt være villige til å dele disse rapportene med deg. Lær mer om vurdering av leverandørens sikkerhetsoppsett ved å lese veiledningen vår om Datalagring for styrer. 

Spørsmål du bør stille om prestasjonshistorikk og støtte for en styreportal for ideelle organisasjoner

Før du bestemmer deg for hvilken leverandør av styreportalprogramvare for ideelle organisasjoner du skal velge, er det også viktig å lese omtaler fra kunder. Dette vil hjelpe deg til å finne ut hva andre kunder har å si om å jobbe med leverandøren du har i tankene. Det vil også hjelpe deg med å fastslå hvilket nivå det er på støtten de leverer. 

Still følgende spørsmål for å evaluere den potensielle leverandørens generelle prestasjonshistorikk og om de oppfyller de spesifikke behovene ideelle organisasjoner har.  

• Har leverandøren detaljerte kundereferanser fra ideelle organisasjoner?
• Hva er kundefornyelses- og -frafallsratene deres for ideelle organisasjoner (og generelt)?
  
• Hva er behandlingstiden for forespørsler om kundestøtte?
• Hvilke språk snakker leverandørens støttepersonell flytende?
• I hvilke markeder har leverandøren lokale kontorer? 
• Hvilke servicenivåavtaler (SLA-er) har leverandøren for støttetjenester? 

En annen måte å vurdere omdømmet til leverandøren av enstyreportal for ideelle organisasjoner på, er å se på prisene og akkrediteringene deres. Har de noen? Hvilke organisasjoner kommer de fra? Jo flere beviser som finnes på positive tilbakemeldinger fra upartiske kilder, jo større muligheter har du for å ta et informert valg.

Finn ut mer

Vi håper du synes denne veiledningen for å velge en styreportal for ideelle organisasjoner er nyttig. Ta neste skritt ved å bestille en gratis prøveversjon av en styreportal for ideelle organisasjoner

Med pågående økonomisk usikkerhet som sannsynligvis vil gjøre de neste tolv månedene til en annen utfordrende periode for styrer i ideelle organisasjoner, kan du også være interessert i vår e-bok om styrerommet i 2023: 5 trender du må svare på nå.