Styrer er styrende komiteer som gir tilsyn med en organisasjons økonomiske, juridiske og overholdelses-forpliktelser. De mest effektive styrene hjelper også ledergrupper med å sette bedriftspolicyer, håndtere risiko og gi råd om organisasjonens strategiske retning.
I dette innlegget vil vi dekke hvordan styrene jobber og er strukturert for å bidra til å utføre de kritiske oppgavene, inkludert:
Denne informasjonen vil være nyttig for aksjonærer eller organisasjonsfunksjoner som ønsker klarhet i hvordan et styre opererer. Det er også en rask referanseguide for enkeltpersoner som ønsker å bli med i et styre.
Styrer for børsnoterte organisasjoner oppnevnes av aksjonærer. De er hovedsakelig ansvarlige for å representere aksjonærinteresser og sikre at virksomheten drives trygt, konkurransedyktig, med tilstrekkelige ressurser og innenfor juridiske og regulatoriske samsvarskrav. Styrer er et lovkrav for børsnoterte selskaper.
Styrer for organisasjoner som ikke er børsnoterte (dvs. private selskaper) oppnevnes av utøvende ansatte eller styret selv. De spiller en lignende tilsyns- og styringsrolle, men er ikke pålagt å levere samme grad av åpenhet eller offentliggjøring som styrer for børsnoterte organisasjoner. Private selskaper er heller ikke lovpålagt å oppnevne styremedlemmer. Dett er deres valg om de vil ha et styre eller ikke.
Det er to typer styremedlemmer som sitter i styrer: administrerende direktører og ikke-administrerende direktører. Administrerende direktører trekkes fra organisasjonens ledergruppe og vil sannsynligvis være administrerende direktør (CEO), finansdirektør (CFO) og viseadministrerende direktør (COO). Ikke-utøvende styremedlemmer deltar ikke i den daglige ledelsen av organisasjonen og eksisterer for å gi råd og overvåke ledelsen. De er valgt for sin erfaring i relevante bransjer, administrere eller styre lignende organisasjoner, eller for sin kunnskap om spesialiserte tekniske områder som påvirker virksomheten, slik som for eksempel digital transformasjon eller cybersikkerhet.
I mange tilfeller må styrene også inkludere både mannlige og kvinnelige styremedlemmer. I noen regioner er dette et lovkrav. I Norge er det for eksempel en forskrift som krever at minst 40 prosent av hvert kjønn er i selskapets styre.
Det er fire hovedroller som er sentrale for hvordan styrene fungerer: styreleder, administrerende direktører, ikke-utøvende styremedlemmer og styresekretær (noen ganger også kjent som selskaps-sekretær).
Styreleder
Styreleder leder styremøter, leder resten av styret og har ansvar for å sette høye standarder for styring. Styrelederen kan også bli pålagt å gi strategisk rådgivning til administrerende direktør i tilfelle forstyrrelser og rapportere til aksjonærene etter behov.
Administrerende direktører
Administrerende direktører er ansvarlige for ledende områder som ansettelse og oppsigelse av utøvende ansatte, lønn og kompensasjon, nye investeringer og utforsking av fusjoner og oppkjøp. Noen ganger er administrerende direktør i virksomheten også styreleder. Dette er imidlertid ikke vanlig, spesielt i større organisasjoner.
Ikke-utøvende styremedlemmer
Ikke-utøvende styremedlemmer fungerer som kritiske sparringspartnere og tilbyr spesialkompetanse på områder de har kunnskap og erfaring med. De er ofte verdsatt av aksjonærer fordi de tilbyr uavhengig tilsyn med ledelsens forhold, er fokusert på å redusere risiko og tilbyr nye perspektiver som de som er involvert i den daglige driften av virksomheten, kanskje ikke kan se.
Styresekretær
Styre- eller selskaps-sekretærer er ansvarlige for å planlegge og innkalle til styremøter, utarbeide styrepakker, føre journaler, sørge for at møteprotokoller blir riktig registrert, onboarding av nye styremedlemmer og administrere signering av beslutninger som er fattet av styret. De er kritiske til hvordan styrene jobber. I økende grad er de også ansvarlige for at organisasjonen er i samsvar med relevante lover. Det er regionale forskjeller som definerer krav til sekretærer. I USA må alle selskaper ha en selskaps-sekretær ved lov. I Storbritannia er dette bare tilfelle for børsnoterte selskaper. I Norden er imidlertid ikke rollen definert i noen lov.
Det er en generell enighet om at et styre skal ha mellom 5-10 styremedlemmer til enhver tid. Større bedrifter har noen ganger styrer bestående av 15 personer eller mer. Mindre organisasjoner har gjerne mellom 5-7 styremedlemmer.
Styremedlemmer jobber vanligvis for et hvilket som helst styre i rundt ti dager i året. Denne tiden går med til å forberede og delta på styremøter og en ordinær generalforsamling per år. Styrer må også være fleksible avhengig av uvanlige forstyrrelser eller hendelser, som for eksempel et stort brudd på cybersikkerheten, et krasj i finansmarkedene eller en miljøhendelse som utgjør en risiko for lokalsamfunn.
Noen styremedlemmer bruker også ekstra tid på styrearbeid ved å bli med i styrekomiteer som består av et lite underavsnitt av styret og har et bestemt ansvarsområde. Eksempler på styrekomiteer er revisjons-, resultat- og godtgjørelsesutvalg.
Et beslutningsdyktig antall er prosentandelen av personer som må være til stede på et styremøte for at offisiell virksomhet skal finne sted eller for at saken skal være bindende. Hva som utgjør et beslutningsdyktig antall varierer og defineres vanligvis av organisasjonens retningslinjer, landet den opererer fra, eller om det er et privat eller børsnotert selskap. Generelt anses et beslutningsdyktig antall å være mellom en tredjedel til 50% av styret.
Antall styremøter som avholdes hvert år avhenger av hva organisasjonen finner nødvendig. Det finnes ikke noe lovfestet krav i Storbritannia om at privateide aksjeselskaper må holde styremøter. Det samme gjelder for land som Danmark, Finland, Nederland, Norge og Sverige. I praksis holdes møter vanligvis minst én gang i året, oftere minst fire ganger i året og ofte i forbindelse med årlige generalforsamlinger.
Før hvert møte utarbeider selskaps-sekretæren en informasjonspakke for styremedlemmer, kjent som en styrepakke. Styrepakker inneholder som regel styremøteagendaen, referater fra tidligere møter, lederrapporter på C-nivå, økonomiske rapporter, HR-oppdateringer, styrekomitérapporter og andre diskusjonspunkter som ledergruppen har identifisert som viktige.
Hvert styremedlem gjennomgår informasjonen i detalj, slik at de er fullt forberedt til møtet og klare til å tilføre verdi og innsikt.
Agendaen for møtet er vanligvis som følger:
Sette møtet
Dette er det formelle tidspunktet når styrelederen kunngjør at det er på tide å behandle agendapunktene (også kalt «sakene»).
Endringer/godkjenning av agendaen
Styrelederen spør de tilstedeværende styremedlemmene om det skal gjøres noen endringer i agendaen før de fortsetter – dette kan for eksempel være å slette saker eller agendapunkter som ikke lenger er relevante.
Godkjenning av referater
Styrelederen spør styremedlemmene om de vil gjøre rettelser eller endringer i tidligere protokoller.
Toppledelsen rapporterer
Toppledelsen (vanligvis administrerende direktør og finansdirektøren) gir rapporter og oppdateringer om strategisk retning, nye initiativer, de siste regnskapstallene, samt trender eller trusler i fremvekst.
Tidligere emner
Styret går tilbake til «åpne» agendapunkter som har blitt diskutert i tidligere møter, men som fortsatt ikke er løst og der godkjennelse og signering fortsatt er nødvendig.
Nye emner
Styrelederen, toppledelsen eller ikke-utøvende styremedlemmer legger nye agendapunkter frem for vurdering, der diskusjon og tildeling av ansvar vil være nødvendig for videre utvikling og beslutningstaking når det gjelder saker.
Avslutning
Styrelederen takker styret, formidler tidspunkt og dato for neste møte og kunngjør at møtet er avsluttet.
Etter styremøtet er det styrets sekretær sitt ansvar å distribuere protokoller og dokumenter knyttet til vedtak som krever godkjenning av saken for signering.
Finn ut mer
I Admincontrol tilbyr vi styreportalprogramvare som hjelper styrene til å jobbe mer effektivt – lær mer ved å bestille en gratis prøveperiode.
Med pågående geopolitisk risiko som sannsynligvis vil gjøre de neste tolv månedene til en annen utfordrende periode for styrer, kan du også være interessert i vår e-bok om styrerommet i 2023: 5 trender du må svare på nå.