Blog post van Mari Nygård, Head of Virtual Data Rooms, Admincontrol
Vanaf het moment dat fusies en overnames (M&A) in het begin van de 20ste eeuw gemeengoed werden, is due diligence een vanzelfsprekendheid geworden. In de loop van de tijd is de reikwijdte hiervan sterk uitgebreid, evenals het soort processen waarop het wordt toegepast. Zo zijn de gebieden uitgebreid met economische, sociale en overheidsfactoren (ESG).
Terwijl het due diligence-proces zich al meer dan 200 jaar ontwikkelt, is de digitalisering hiervan in de jaren ’80 bescheiden begonnen met de introductie van de cd-rom. In het laatste deel van de 20e eeuw werden fysieke data rooms nog steeds op grote schaal gebruikt.
Het opkomst van virtuele data rooms
In het begin van de jaren 2000 zijn de oplossingen voor virtuele data rooms (VDR) op gang gekomen en is de digitale transformatie van het due diligence-proces van start gegaan.
20 jaar later is het doorlopen van een due diligence-proces zonder een virtuele data room geen optie. Na het uiteenspatten van de internetzeepbel is de digitale transformatie weer in een stroomversnelling geraakt en heeft sindsdien vormgegeven aan de manier waarop we ons leven leiden en hoe we zaken doen. Ook hebben we een groot aantal providers zien opkomen. Van meer algemene platformen voor het delen van documenten tot zeer gespecialiseerde nichediensten.
Met de privacyregels van de afgelopen jaren, zoals de AVG en de toegenomen aandacht voor veiligheid, zien we dat de vraag naar oplossingen zoals die van Admincontrol toeneemt. Deze zijn specifiek ontworpen om het due diligence-proces te vergemakkelijken en voldoen tegelijkertijd aan de hoogste veiligheidsnormen te voldoen, toeneemt.
Due diligence op weg naar digitale transformatie
Due diligence 3.0
We maken een periode van snelle digitale transformatie door. De mogelijkheden zijn eindeloos. Maar één ding is duidelijk: we zijn nog niet klaar met het digitaliseren van het due diligence-proces.
Bij Admincontrol horen we nog steeds over het terug- en doorsturen van Excel-sheets tijdens Q&A’s, het versturen van e-mails met vertrouwelijke informatie en over de communicatie tussen teams op platformen met lagere beveiligingsniveaus dan in een volledig gecodeerde en beveiligde data room.
Nu we dus al een volwaardige data room met de hoogste beveiligingsniveaus kunnen bieden, zijn wij gepassioneerd door het vereenvoudigen van het due diligence-proces voor onze klanten. Diat gaat aanmerkelijk verder dan de huidige standaard, wat inhoudt dat we het proces verder moeten digitaliseren. Dit op een manier die het voor onze klanten gemakkelijk maakt om alle dialogen en taken binnen het optimaal beveiligde data room-platform uit te voeren.
Om dit te bereiken hebben we verschillende nieuwe initiatieven gelanceerd en werken we momenteel aan de implementatie van meer nieuwe functionaliteiten.
4 initiatieven van Admincontrol om het due diligence-proces verder te vereenvoudigen en te digitaliseren
Data rooms besteld en direct gegenereerd
Mogelijk heeft u al eens een data room besteld via onze webshop. In die situatie heeft u dan al ervaren, dat uw data room direct na de bestelling werd gegenereerd. Binnenkort kunt u ook uw abonnement beheren, upgraden of zelfs een nieuwe portal direct vanuit de data room bestellen.
Veilige communicatie binnen het M&A-team
Begin 2020 hebben we Secure Messaging gelanceerd. Secure Messaging is een berichtenmodule binnen de data room die veilige communicatie binnen elk team mogelijk maakt.
Zo kan bijvoorbeeld een teamlid aan de koopkant in de data room de annotatiefunctie gebruiken om tekst te markeren in een document en om deze notities vervolgens direct te delen met de desbetreffende overige teamleden. De dialoog binnen elk team is nooit toegankelijk voor andere teams in de data room.
Al-tool voor juridische due diligence
Ook hebben wije samengewerkt met de Artificial Intelligence AI provider Luminance, om juridische adviseurs te voorzien van een volledig veilige en gecodeerde synchronisatie tussen Admincontrol en Luminance. Hierdoor is het mogelijk de Luminance AI-tool te gebruiken in het juridische due diligence-procesdeel.
Geoptimaliseerde mappenstructuur van de data room in slechts enkele eenvoudige stappen
Due diligence-voorbereidingen binnen de data room worden verder vereenvoudigd met onze gloednieuwe functie Folder Wizard.
Deze unieke functie stelt de beheerder van de data room in staat om in slechts enkele minuten een nieuwe mappenstructuur in de data room op te bouwen. We hebben best-practice-sjablonen beschikbaar , gemaakt in samenwerking met vooraanstaande juridische en financiële adviseurs. De sjablonen kunnen worden aangepast aan uw proces. U kunt ook uw eigen sjabloon maken vanaf het begin, in deze eenvoudig te gebruiken intuïtieve tool.
Een eenvoudigere manier om de due diligence voor te bereiden en uit te voeren
Dit zijn allemaal stappen in de richting van het creëren van een eenvoudigere manier om zich voor te bereiden op de due diligence en deze uit te voeren. Voor Admincontrol houdt het hier niet op. In het vooruitzicht van 2021 is een nieuwe unieke functie die een grote sprong voorwaarts zal betekenen in de richting van ons doel om de manier waarop we in data rooms werken te digitaliseren en te vereenvoudigen.
Met de hedendaagse snelheid van de softwareontwikkelingen zal de tijd ons leren wat er mogelijk is over 10, 5 of zelfs 1 jaar? Bij Admincontrol blijven we dagelijks werken aan het vereenvoudigen van due diligence door middel van verdere digitalisering in elke stap van het proces.
