Onlangs is deze vraag nog scherper in beeld gekomen. De raden van bestuur moeten de gevolgen van een ongekende wereldwijde pandemie helpen opvangen. Daarna volgden tal van andere problemen – waaronder de noodzaak van snelle digitale transformatie, de daarmee samenhangende risico's voor cyberveiligheid, de impact van hybride werken, de stijgende bedrijfskosten en het beheer van de steeds grotere geopolitieke en economische volatiliteit.
Dus wat is de beste manier om die kritieke vergaderingen in snel veranderende tijden te organiseren? Hoe zorgt u ervoor dat besturen in de best mogelijke positie verkeren om de ondersteuning te bieden die deze uitdagingen vereisen?
Dit is onze beknopte gids voor het efficiënt organiseren van bestuursvergaderingen en om ervoor te zorgen dat de vergaderingen een maximaal rendement opleveren voor de geïnvesteerde tijd. Het volgende wordt behandeld:
- Hoeveel bestuursvergaderingen zijn er per jaar nodig
- Een agenda opstellen voor een bestuursvergadering
- Tips voor het structureren van bestuursvergaderingen
- De notulen van bestuursvergadering vastleggen
- Het gebruik van board portal-software (ook wel software voor bestuursbeheer genoemd) voor het beheer van bestuursvergaderingen
Hoeveel bestuursvergaderingen zijn er per jaar nodig?
Er is geen universele bepaling voor het aantal bestuursvergaderingen per jaar. In het Verenigd Koninkrijk zijn besloten vennootschappen niet wettelijk verplicht bestuursvergaderingen te houden. Hetzelfde geldt voor landen als Denemarken, Finland, Nederland, Noorwegen en Zweden. In de praktijk worden de vergaderingen gewoonlijk ten minste jaarlijks gehouden, vaak in samenhang met de jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen.
De huidige uitdagingen dicteren echter dat er regelmatiger bestuursvergaderingen moeten worden gehouden, idealiter elke maand om de financiële resultaten van de vorige maand door te nemen, strategische steun te verlenen en acties vast te stellen die vóór de volgende vergadering moeten worden aangepakt. De raden van bestuur moeten ook flexibel zijn, afhankelijk van de heersende omstandigheden. Klik hier om tekst in te voeren.
Een agenda opstellen voor een bestuursvergadering
Om de vergaderingen gefocust en op schema te houden, moeten de agenda's van bestuursvergaderingen gewoonlijk als volgt worden gestructureerd:
Koptekst
De koptekst van de agenda van uw bestuursvergadering moet de naam en het adres van de organisatie bevatten en de datum, het tijdstip en de locatie van de vergadering. Als de vergadering online is, moet de titel ook links bevatten om deel te nemen.
Opening
Dit is het formele moment waarop de voorzitter aankondigt dat het tijd is om de punten op de agenda te behandelen.
Wijziging / goedkeuring van de agenda
De voorzitter vraagt de aanwezige bestuurders om wijzigingen in de agenda aan te brengen alvorens verder te gaan – dit kan inhouden dat agendapunten die niet meer relevant worden geacht, worden geschrapt.
Goedkeuring van de notulen
De voorzitter vraagt de leden van de raad of zij correcties of wijzigingen op de vorige notulen hebben.
Managementverslag
Het uitvoerend management, waaronder de CEO en de CFO (en soms gespecialiseerde commissies) brengen verslag uit en brengen updates over de strategische koers, nieuwe initiatieven, de laatste financiële gegevens en opkomende trends of bedreigingen.
Oude zaken
De raad bespreekt "openstaande" punten die in vorige vergaderingen zijn besproken en die nog niet zijn opgelost en nog moeten worden ondertekend en goedgekeurd.
Nieuwe zaken
De voorzitter, de directeuren of het uitvoerend team brengen nieuwe punten ter tafel die moeten worden besproken en waarvoor de verantwoordelijkheid voor de verdere ontwikkeling en besluitvorming moet worden toegewezen.
Afsluiting
De voorzitter bedankt het bestuur, deelt het tijdstip en de datum van de volgende vergadering mee en kondigt aan dat de vergadering formeel wordt afgesloten.
In de huidige tijd, waarin het tempo van de veranderingen in het bedrijfsleven zo hoog ligt, zijn de belangrijkste agendapunten voor de bestuursvergaderingen de gedeelten voor wijzigingen in de agenda, de herziening van "openstaande" punten en de invoering van nieuwe onderwerpen. Wanneer u bedenkt hoe u een agenda voor een bestuursvergadering opstelt, moet u voor deze punten voldoende tijd uittrekken om ervoor te zorgen dat nieuwe uitdagingen worden vastgelegd, geëvalueerd en geregistreerd.
Tips voor het structureren van bestuursvergaderingen
Naast het opstellen van een goed georganiseerde agenda voor bestuursvergaderingenis het belangrijk om voor, tijdens en na de vergadering bepaalde elementen toe te voegen om de efficiëntie te maximaliseren. Tips voor beste praktijken zijn onder meer:
- Maak de agenda van uw bestuursvergadering ruim voor de vergadering bekend, zodat de leden tijd hebben om zich voor te bereiden en naar de vergadering te komen met mogelijke besluiten of relevante amendementen.
- Gebruik software voor het ondertekenen van bestuursnotulen (ook bekend als e-signature software) om het aftekenen van eerdere notulen te vergemakkelijken zodat leden tijd kunnen besparen door notulen voor en na vergaderingen op afstand en veilig te bekijken en af te tekenen.
- Wijs tijd toe aan elk agendapunt van de bestuursvergadering – zodat u de belangrijkste punten kunt prioriteren en zo min mogelijk tijd besteedt aan routinepunten die weinig evaluatie behoeven.
- Wijs vooraf taken toe – zodat elk bestuurslid of uitvoerend management dat over een bepaalde kwestie moet rapporteren, ruim voor de vergadering zijn onderzoek en voorbereiding kan doen.
- Maak de agenda van uw bestuursvergaderingen actiegericht – met een duidelijke methode voor het registreren van voltooide acties en het toewijzen van nieuwe acties.
De notulen van bestuursvergadering vastleggen
Wanneer u nadenkt over hoe u de notulen van een vergadering vastlegt, is het belangrijk te onthouden dat de notulen van bestuursvergaderingen geen letterlijke weergave hoeven te zijn. Ze zijn echter een juridisch bindend document dat minimaal de volgende elementen moet bevatten:
Het vastleggen van de notulen van een vergadering:
- De plaats, de datum en het precieze tijdstip waarop de voorzitter de vergadering bijeenriep
- Wie heeft de vergadering bijgewoond en welke leden waren afwezig
- Het resultaat van elke motie, met inbegrip van wie ze heeft voorgesteld, wie ze heeft gesteund en hoe elk lid heeft gestemd
- Actiepunten en volgende stappen die nodig zijn om tot een oplossing te komen
- De datum en het tijdstip van de volgende vergadering
- Het exacte tijdstip waarop de voorzitter de vergadering heeft gesloten
Om bestuursleden te helpen bij het nakijken van de notulen, is het ook belangrijk ervoor te zorgen dat de notulen duidelijk en beknopt zijn opgesteld en een motivering bevatten voor elke actie of motie.
Na de vergadering moeten de notulen door zowel de secretaris als de voorzitter worden ondertekend. Ze moeten ook zo snel mogelijk veilig naar elk lid worden gestuurd – ook naar degenen die niet aanwezig waren. Aangezien notulen een juridisch document zijn dat later in de rechtbank kan worden gepresenteerd, moet u er ook voor zorgen dat notulen veilig worden opgeslagen met waterdichte voorzieningen voor back-up.
Board portal-software voor het beheer van bestuursvergaderingen
Voor het grootste deel hebben besturen over de hele wereld zich de afgelopen jaren aangepast door over te stappen van handmatige papieren processen en over te stappen op digitale werkwijzen in combinatie met virtuele vergaderingen. In sommige gevallen ging het echter om een geïmproviseerde opstelling van populaire samenwerkingstools zoals Teams of Zoom en productiviteitssuites van Micosroft of Google. Er zijn echter grote voordelen verbonden aan het gebruik van gespecialiseerde software voor bestuursbeheer die ontworpen is om het proces te vergemakkelijken. Deze voordelen omvatten:
- Snellere en efficiëntere methoden voor het opstellen van agenda's met de portal
- Beveiligd communicatiekanaal voor het verzenden van de agenda en alle relevante ondersteunende verslagen
- Een eenvoudige manier om notulen te maken en acties toe te wijzen binnen de portal
- Veilige software voor bestuurhandtekeningen (of e-signature software) voor het op afstand ondertekenen van besluiten en notulen
Specifieke board portal-software (ook bekend als software voor bestuursbeheer) stelt bestuurders in staat effectiever te werken tussen vergaderingen door en in de follow-up periode door overal toegang te hebben tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Zij kunnen ook te allen tijde veilig communiceren met andere directeuren via een afgeschermd communicatiekanaal. Als bestuurders in meerdere raden van bestuur zitten, kunnen ze ook tijd besparen door met verschillende beveiligde logins via dezelfde portal toegang te krijgen tot alle informatie die ze nodig hebben.
Uiteindelijk helpt dit raden van bestuur zich grondiger voor te bereiden op vergaderingen, hun time-to-decision te versnellen en hun tijd tijdens vergaderingen optimaal te benutten. Dit zijn allemaal essentiële factoren in een snel veranderende bedrijfsomgeving die van directies meer wendbaarheid en focus vereist dan ooit tevoren.
Bezoek admincontrol.com voor meer informatie over board portal-software en het organiseren van bestuursvergaderingen .
- Hoe board portals kunnen helpen de efficiëntie van het bestuurswerk te maximaliseren
- De voordelen van board portals voor secretarissen
- De voordelen van board portals voor de C-Suite
- Tips voor een perfecte collectieve werkrelatie
- Checklists waarmee u kunt evalueren hoe uw organisatie gebruik maakt van bestuurstechnologie
